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6 motivos para investir em planejamento durante a crise

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O cenário de crise no Brasil que vem se arrastando ao longo dos últimos dois anos tem provocado sérios danos nos diversos setores da economia. Enquanto o Real se desvaloriza e a inflação sobe, nas empresas os gestores se veem com a difícil tarefa de atingir suas metas entregando seus resultados cada vez com menos recursos. Além se esforçarem para fazer mais com menos, tem sido primordial planejar com excelência para minimizar os riscos presentes nas várias áreas da gestão de projetos, já que, em um contexto de instabilidade, qualquer deslize pode ser decisivo.

Para ter sucesso nessa empreitada, se faz necessário conhecer e aplicar processos e ferramentas que permitam enxergar a situação atual da carteira de projetos da empresa e como eles poderão ser implantados a curto, médio e longo prazos e atingirem seus objetivos no futuro. Essa visão estratégica é proporcionada pelo planejamento. Com processos diferenciados que possam prever e antecipar os detalhes do que se pode encontrar lá na frente fica mais simples desenvolver uma estratégia para driblar os obstáculos que a crise apresenta a cada novo dia e, assim, aumentar as chances de sucesso dos projetos.

Dessa maneira, detalhamos 6 motivos pelos quais não se pode deixar de investir em planejamento, principalmente, em tempos de crise.

Gestão mais eficiente

Em tempos de instabilidade, é ainda mais importante o controle sobre o status dos projetos contidos no  plano de investimentos em capital da organização. E esse domínio sobre a gestão é maior quando se tem uma visão completa do programa. Saber as metas, objetivos, etapas, prazos e recursos ajudam a controlar imprevistos que possam aparecer durante o desenvolvimento. Caso surjam situações adversas, o tempo de reação tem que ser instantâneo e assim, tornar mais fácil se conseguir a condição necessária para se reverter os impactos.

Facilita a tomada de decisão

Ao estipular metas, objetivos e as etapas para atingi-los, o planejamento orienta e otimiza a tomada de decisões. Isso porque ele facilita a visualização dos caminhos alternativos que podem ser tomados e quais resultados se esperar no  futuro. Com profundidade de análise, necessária nessa importante fase de qualquer projeto, menores são as chances de se tomar decisões equivocadas. Se não há planejamento, é comum que sejam escolhidas as alternativas mais fáceis, com benefícios imediatos, mas que podem trazer sérios problemas no futuro. E sabemos que, em situações delicadas como a atual, não podemos nos dar a chance de errar, apesar de ela sempre existir.

Garante o cumprimento de metas

Além de explicitar com clareza os objetivos e metas do projeto, o planejamento detalha quais as ferramentas e métodos que, através da aplicação de boas práticas de gerenciamento, serão usados ao longo da jornada de qualquer projeto para que os mesmo possam ser atingidos.

Quanto mais esses processos e práticas são esmiuçados no planejamento, melhores serão os processos subsequentes, tais como fiscalização, garantia da qualidade do projeto, comunicação e integração sobre o andamento de cada fase do projeto. Consequentemente, mais rápidas são as reações a qualquer situação adversa que possa atrasar o projeto. E todos sabemos que atrasos significam perda de credibilidade na gestão, além de perda de dinheiro e geração de stress.

Otimiza os recursos

Conhecer, com profundidade, os dados sobre os recursos investidos no projeto é primordial para medir sua eficiência e sustentabilidade. Durante períodos de crise econômica isso é ainda mais importante pois nunca se sabe quando será necessário reduzir os custos de um projeto. Entender a estratégia adotada ajuda a otimizar a alocação de recursos humanos, financeiros e físicos em caso de necessidade. Assim, além de certificar o controle sobre os gastos, é possível otimizar os recursos e garantir o cumprimento de metas cada vez mais apertadas.

Aponta as brechas para inovação

Para fazer mais com menos, não é só fazer mais do mesmo. Inovar é uma das melhores maneiras de se enfrentar crises e ainda tirar proveito delas. Encontrar formas de executar um processo de maneira mais eficiente é o que vai fazer um negócio se diferenciar dos seus concorrentes.É nos períodos de crise que novos processos e ferramentas são criados desde que as pessoas de sua organização estejam preparadas para serem constantemente desafiadas a "saltar a barra".

Sabemos que a superação dos obstáculos depende, integralmente, de que sejam encontradas ou criadas oportunidades para se atender às necessidades do ambiente. E para isso, só conhecendo muito bem a situação atual para identificar o quê e onde se é possível mudar, ou seja, inovar. Um planejamento detalhado permite olhar para esse labirinto de possibilidades e encontrar uma saída.

Apoia a comunicação integrada

E para finalizar, os resultados esperados, previamente planejados e colocados no papel, somente serão alcançados e concretizados se todos os colaboradores envolvidos nos projetos estiverem devidamente informados dos benefícios que os mesmos trarão para o ambiente 360 graus da organização através de um robusto processo de comunicação propiciado por organizações onde a gestão do conhecimento é um dos seus pilares de sustentação. 

Ao se conhecer e esclarecer a importância de cada etapa do programa de projetos para os resultados finais da organização, aumentamos a motivação e o foco em resultados da equipe. E com uma estratégia clara e o engajamento do grupo, maiores são as chances de o projeto ser executado com maestria e resultados de excelência sejam entregues ao nosso cliente.

 

O planejamento é essencial em todos os momentos, não apenas durante a crise. Mas em época de maiores dificuldades, ele se torna essencial para o sucesso e sobrevivência de qualquer negócio. E na sua empresa, como está o planejamento dos projetos? Conte para nós nos comentários.

 

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