7 dicas para melhorar sua gestão do tempo e não atrasar mais nenhum projeto
Não faltam razões para que a gestão de tempo seja um dos pontos mais críticos quando o assunto é gerenciamento de projetos. Talvez o maior desafio de um coordenador seja justamente entregar todas as demandas no prazo previamente estabelecido.
Lidar com diversos profissionais, manter contato com diferentes departamentos e ainda gerenciar serviços terceirizados não é uma tarefa simples. Saber administrar o tempo é, antes de tudo, conseguir manter distância de fatores que diminuem a produtividade e tiram o foco do objetivo principal. Entre os vilões da perda de tempo estão:
- Excesso de e-mails e ligações.
- Interrupções para conversas casuais de escritório
- Procrastinação
- Reuniões desnecessárias
- Sobrecarga de trabalho
- Conflito de prioridades
- Incapacidade de dizer ‘não’
Além do que foi citado acima, existem outros fatores que prolongam as horas trabalhadas de maneira desnecessária. A seguir, apresentamos sete dicas para perder o medo dos prazos de entrega.
1 – Delegue responsabilidades
Não hesite em passar as tarefas do projeto aos seus subordinados ou aos membros da equipe. Lembre-se de que nenhum profissional é competente e eficaz o suficiente a ponto de não precisar da colaboração de outras pessoas.
Querer fazer tudo, quase sempre, significa não fazer nada direito. Além disso, você poderá passar a impressão de que não confia em seus subordinados. Líderes são pessoas que inspiram as ações daqueles que estão a sua volta. Portanto, se você almeja uma equipe colaborativa, comece a buscar auxílio em quem está a sua volta.
2 – Aprenda a tomar decisões rápidas
Esperar demais para tomar uma decisão pode gerar mais problemas do que optar por um caminho indesejado. Essa demora pode gerar conflitos e ainda criar mecanismos que bloqueiam a ação.
A melhor forma de lidar com esse problema é decidir rapidamente o que é mais simples e deixar um tempo maior para as decisões que exigem maior análise.
3 – Encare as tarefas mais difíceis primeiro
Criar uma hierarquia na sua lista de tarefas é melhor forma de otimizar seu tempo. Não deixe para resolver o que é mais difícil por último. Coloque as decisões mais complexas em primeiro lugar.
Assim você não terá dificuldade em resolver as tarefas mais simples caso o prazo esteja no fim. Além disso, os gestores tendem a valorizar a execução das tarefas mais complexas.
4 – Execute reuniões eficazes
Reuniões improdutivas são muito comuns em empresas de todos os portes e segmentos. Certifique-se de que as pessoas certas participarão das reuniões. Evite que muitas vozes opinem sem que se chegue a lugar algum.
O ideal é que todos os envolvidos saibam o que será tratado e já venham com possíveis resoluções e contribuições. Aqueles que precisam mostrar resultados, podem fazer uma demonstração rápida, por exemplo.
5 – Avalie a necessidade de viajar
Há gestores que acreditam que não conseguirão tomar decisões sem antes encontrar pessoalmente os envolvidos no projeto. Coloque no papel a soma de horas gastas durante o translado. Será que tantos encontros são mesmo imprescindíveis?
Questione-se sobre a o quanto sua presença será importante para viabilizar o projeto. Use a tecnologia a seu favor. Abuse das novas ferramentas de comunicação como conferências telefônicas, videoconferências e hangouts.
6 – Supere o hábito da procrastinação
Navegar na internet de forma deliberada, ter conversas informais no ambiente de trabalho, conversar com amigos durante o expediente. Tudo isso é muito bom desde que não atrapalhe o andamento do seu projeto. Ao reduzir os fatores que causam a procrastinação, você certamente irá aumentar a sua eficiência e a da sua equipe.
7 – Aprenda a dizer não
Reconhecer os próprios limites é uma das principais características de um líder. Isso engloba estabelecer critérios para o que você consegue ou não fazer. Por isso, um simples “não” pode ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo. Essa também é uma forma de priorizar tarefas e de se concentrar no que realmente importa.
Gostou destas dicas? Elas o ajudarão a gerir melhor seus projetos? Deixe seu comentário!