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Objetivos e justificativas do projeto: como fazer

 

Os objetivos e justificativas do projeto são dois pontos iniciais da sua elaboração e estão intimamente ligados com o que o projeto pretende atingir e porque esse esforço é necessário.

Basicamente, sem objetivos instituídos o projeto não tem metas, e portanto não tem um caminho definido para sua conclusão. Realizando uma análise ao pé da letra, um projeto sem objetivos não chegará a lugar algum. Algo similar acontece com as justificativas: sem elas, não há razão para o projeto existir.

É claro que essa abordagem dos objetivos e justificativas do projeto é bem rigorosa, sendo que na prática não é isso que ocorre: o projeto tem seus objetivos e justificativas, mas o que falta em muitos casos é uma análise para chegar a esses conceitos de forma que englobe a real situação do projeto, o que por sua vez resulta em KPIs não satisfatórios e metas que não correspondem à realidade.

Objetivos e justificativas do projeto: um esforço de norteamento

Mas precisamos deixar um ponto claro antes de começar: os objetivos e justificativas do projeto não costumam ser longos em sua execução, mas devem ser convincentes. A justificativa gira em torno de 300 palavras, enquanto os objetivos devem ser apresentados de forma concisa, clara e – é claro – objetiva.

A maior parte do trabalho, porém, acontece antes da elaboração dos objetivos e justificativas do projeto. A apresentação desse argumento só é convincente quando há uma extensa identificação das suas necessidades e do que os stakeholders estão buscando solucionar. 

Identificando o que o projeto pode oferecer

O que perpassa a elaboração da justificativa é onde está o verdadeiro longo trabalho. Justificar um projeto, em suma, é demonstrar aos stakeholders como o projeto é essencial através de argumentos sólidos obtidos com pesquisas e análises.

Para começar a pesquisa, uma análise do ambiente é fundamental. Identifique quais são as condições da área onde você pretende atuar. Vai trabalhar para uma empresa oferecendo algum serviço? Identifique suas necessidades e procure justificar seu projeto a partir delas. O que deve ser seu norteador nessa etapa é a identificação de uma situação e a busca da melhor forma de resolvê-la.

Elaborar os objetivos e justificativas do projeto não são dois trabalhos completamente diferentes, como você pode perceber. Em posse das informações que a justificativa trouxe para o projeto, os objetivos passam a ser a mitigação dessa necessidade presente ou latente, mas com uma grande diferença: com metas bem estabelecidas e KPIs para traçar o progresso do projeto.

Analisando os impactos do projeto

O próximo passo para elaboração dos objetivos e justificativas do projeto é a análise prática dos impactos que ele pode causar na empresa onde ele está operando.

Esse ponto age no entendimento dos objetivos e justificativas do projeto também de forma sinérgica, servindo aos dois pontos. É necessário entender quais são os pontos positivos, negativos e neutros que o andamento do projeto trará em questões práticas, as quais podemos destacar questões como o orçamento, ROI, riscos, dentre outras.

Na justificativa do projeto, a identificação desses impactos traz maior validação ao seu argumento, pois é possível provar a viabilidade do projeto. Na elaboração dos objetivos, esse ponto passa a ser fundamental como norteadores de direção, criando caminhos a serem seguidos ou evitados.

Como formalizar os objetivos e justificativas do projeto?

A última etapa, que é de longe a menos trabalhosa e a que mais assusta os gestores é a validação dos objetivos e justificativas do projeto.

Aqui, é importante estar atento ao padrão exigido pelos stakeholders a quem você está oferecendo seu documento para validação. Estar baseado nesses princípios já é um ponto absolutamente positivo, pois mostra atenção à detalhes e a conformidade com o que se espera logo na primeira reunião.

Se a empresa – que pode ser a sua, uma parceira ou uma cliente – espera a justificativa junto com a introdução do projeto, ótimo. Se ela quer um relatório de objetivos sucinto, direto ao ponto, tudo bem também. Adequar-se é uma das maiores qualidades que você deve ter como gestor de projetos.

De qualquer forma, o maior segredo para a elaboração de objetivos e justificativas do projeto é fazer um bom trabalho inicial, antes de entregá-lo. Com isso, esse documento formal passa a fazer o sentido imaginado para ele em primeiro lugar: a culminação dos seus esforços de familiarização com o que se pretende realizar e como o projeto irá atuar nessa questão.

 

Simples, não é? Não há motivos para temer os objetivos e justificativas do projeto, eles só são o resultado do seu trabalho de fazer o projeto acontecer em primeiro lugar.

Para mais dicas como essas, não deixe de conhecer nossos materiais exclusivos que separamos para você. Temos e-books, guias e estudos para te auxiliar em cada uma dessas etapas. Venha conhecer!

Mapeamento de necessidades do cliente em um projeto

 

Realizar o mapeamento de necessidades do cliente em um projeto é fundamental para entender o que ele realmente espera e o que é possível oferecer em serviços e produtos, a fim de equilibrar suas necessidades com as suas expectativas.

É possível obter muitos resultados positivos com o mapeamento de necessidades do cliente, pois suas operações tornam-se mais dinâmicas e centradas na resolução do que realmente importa: a tarefa de resolver uma dor ou dificuldade do seu cliente.

Dessa forma, realizar o mapeamento de necessidades é uma situação ganha-ganha: você sabe o que o cliente espera e, portanto, pode oferecer o seu melhor, e o seu cliente tem a garantia de ter suas necessidades atendidas pelo projeto.

Tem dúvidas sobre como realizar melhor o mapeamento de necessidades do cliente? Então confira este infográfico que preparamos para você!

 

Planejamento

Antes de tudo, é fundamental que você faça um bom planejamento para mapear os seus pontos fortes. Nesse ponto inicial, você deve entender o que você oferece de melhor e o que um cliente que necessita dos seus produtos ou serviços pode encontrar de vantagens ao trabalhar com o seu projeto.

É interessante se perguntar:

  • Em linhas gerais, o que o projeto oferece de melhor?

  • Quais são os diferenciais do projeto?

  • O que esses diferenciais e pontos fortes podem representar para o cliente?

 

Perguntas estratégicas

Após entender quais são os seus pontos fortes, você precisa formular perguntas estratégicas para conseguir transmitir para o cliente o que o seu projeto oferece de melhor, e também entender o que ele está procurando. Com essas perguntas, você identifica as dores do cliente e pode, com sucesso, mostrar como os seus produtos ou serviços agem na sua mitigação.

É interessante perguntar ao cliente:

  • Qual é a sua experiência no segmento?

  • Você está satisfeito com a atuação de algum setor?

  • O que você entende como cenário ideal?

 

Saber ouvir

É importante que você entenda que cada cliente possui necessidades específicas e, portanto, um roteiro ou um script de apresentação para o mapeamento dessas necessidades não deve ser seguido à risca, sem espaço para uma boa troca de ideias. Escute o cliente, entenda o que ele quer e tenha uma conversa amigável sobre o que você pode oferecer a ele.

É interessante prestar atenção a:

  • Pontos específicos, como receios com o ROI e os custos do projeto;

  • O que o cliente espera que o seu projeto trará de ganhos para ele;

  • Como o cliente entende a relação dele próprio com o projeto.

 

Conclusões factíveis

 É crucial que você se adapte às necessidades do seu cliente e, para isso, todos os aspectos mostrados anteriormente agem em conjunto para que você possa tirar conclusões factíveis sobre as verdadeiras necessidades do cliente. Mostre isso para ele, compartilhe o seu conhecimento, já que muitas vezes nem o próprio cliente pode estar ciente de algumas necessidades que ele possui.

É interessante procurar entender:

  • Quais são as dores do cliente;

  • Quais são os processos que estão causando essas dores;

  • Quais são as medidas para a sua mitigação.

 

O que há além

Além das conclusões que podem ser tomadas pela observação dos fatos e pelo que o cliente diz, é necessário entender todos os aspectos em torno da sua operação, mesmo que eles não sejam por si mesmos operacionais. É interessante conversar com colaboradores, chefes e pessoas em posições de autoridade, como gestores de RH, para entender a fundo como o seu cliente funciona de fato.

É interessante observar:

  • Como se dão as relações interpessoais do seu cliente;

  • Como é o dia a dia da empresa;

  • Como isso impacta nos seus resultados.

 

Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a Planit!

Checklist de fechamento dos projetos do Plano de 2017

Com o fechamento de 2017, muitos projetos também atingiram seus objetivos e, portanto, precisam ser concluídos pelos seus gestores. Mas para saber se eles foram satisfatórios e para ter certeza de que os seus objetivos foram cumpridos com a máxima eficácia, é necessário fazer uma checklist de fechamento.

Uma checklist de fechamento não é nada além de um conjunto de informações que serve para analisar o desempenho do projeto durante a sua execução, podendo-se assim garantir que ele realmente foi bem-sucedido e que sua conclusão não deixou a desejar.

Aliás, em muitos casos, pequenos deslizes ao final de um projeto são grandes motivadores de um olhar negativo sobre todo o seu progresso. Dessa forma, a checklist de fechamento surge como uma forma de garantir que tudo foi feito da maneira correta e evitar erros na etapa final, tão fundamental para concluir o andamento do projeto durante o ano.

Continue lendo o infográfico para saber mais!

5 erros que o gerenciamento de projetos eficaz resolve!

O gerenciamento de projetos é a melhor forma de evitar erros comuns de operação nos projetos da sua empresa, erros que podem parecer pequenos inicialmente, mas que sem a devida atenção podem se transformar em grandes problemas.

Por isso, neste infográfico, reunimos os 5 erros mais comuns que o gerenciamento de projetos eficaz resolve, mostrando porque eles normalmente acontecem e o que especificamente a gestão de projetos faz para saná-los. Continue a leitura para saber mais!

 

Gostou desse infográfico? Venha conhecer o blog da Planit!

Padronização de processos: qual a sua importância na gestão?

A padronização de processos dentro da gestão de projetos é um salto essencial que todo gestor deve dar. Com ela, é possível medir a eficácia dos seus esforços de um jeito muito mais seguro, pautado na razão e na observação, com parâmetros que aproximam o projeto da realidade de forma mais fiel.

Mas esse não é o único benefício da padronização de processos. Na verdade, são vários, indo desde o estabelecimento de modelos de comparação até um significativo aumento na produtividade, na velocidade e na qualidade do trabalho.

Quer saber o que é exatamente a padronização de processos e suas vantagens na gestão de projetos? Continue a leitura para saber mais!

 

O que é a padronização de processos exatamente?

 

A padronização de processos dentro da realidade da gestão de projetos é exatamente o que o seu nome implica: um esforço para seguir modelos operacionais em relação a qualquer atividade que está sendo conduzida, seja ela de conceituação, elaboração de estratégias, planejamento, desenvolvimento de engenharia ou reports de projetos para os stakeholders e a diretoria da empresa.

Dessa forma, se o seu projeto envolve a produção, a padronização dos processos estabelece linhas gerais e específicas na criação do seu produto, sempre de acordo com as expectativas do mercado e com o que o projeto pretende entregar.

O mesmo acontece com os serviços. A padronização dos processos dita a forma com que eles são oferecidos, executados, cobrados e relatados, o que elimina a variação e aumenta a confiabilidade do serviço com o cliente. Eventualmente, isso se traduz em maior produtividade, menor incidência de erros e outros pontos de alta vantagem.

Conceituando, podemos dizer que a padronização dos processos é a formalização das atividades de um projeto seguindo um modelo amplo de operação, um que ao mesmo tempo é rígido e flexível: o trabalho é padronizado, mas o pensamento dos colaboradores não, pois eles devem se sentir livres para inovar e usar a criatividade quando possível.

 

Quais são as vantagens da padronização de processos?

 

A padronização de processos funciona na prática como uma forma de medir a eficiência do trabalho sendo realizado no projeto e para aumentar a produtividade e a confiabilidade. Quer saber como isso ocorre?

 

Método de trabalho

Quando todos os colaboradores envolvidos no projeto possuem um método de trabalho bem definido, a produtividade com certeza irá aumentar.

Isso porque a padronização dos processos no estabelecimento de um método de trabalho faz com que os colaboradores saibam perfeitamente o que deve ser realizado a qualquer hora do dia, como um “roteiro” do que deve ser feito.

Além disso, um método de trabalho bem estabelecido resolve problemas como a falta de qualidade dos produtos ou serviços, prazos não sendo respeitados etc.

 

Comparação fiel

Com a padronização de processos, é muito mais fácil comparar projetos com outros durante sua execução ou após o seu encerramento.

Isso se dá porque, já que todos os projetos seguem a padronização de processos, todos guardam as informações da mesma forma, com os mesmos parâmetros e, basicamente, falando a mesma linguagem.

Dessa forma, você estabelece uma chave mestra para a comparação, um modelo amplo e eficiente de medição, e consegue entender o projeto não como um esforço só, mas um que está inserido em um amplo universo.

 

Qualidade impecável

Quando você tem um modelo padrão baseado na melhor qualidade possível de se entregar, todos os produtos ou serviços que o projeto oferecer serão, por lógica, os melhores possíveis.

Dessa forma, a sua qualidade dá um grande salto, pois a forma de fazer o produto da melhor maneira já foi encontrada, tudo o que é preciso fazer é seguir instruções. O melhor de tudo? A padronização dos processos melhora a qualidade e torna o serviço mais simples e fácil de se fazer.

 

Redução dos custos

Os custos também são diretamente impactados pela padronização de processos, com uma lógica similar à do item anterior: se foram estabelecidos padrões de controle gastos baseados em boas práticas da gestão de projetos, as operações futuras levarão essas melhores formas de controle adiante, criando um ciclo de redução de custos que se sustenta praticamente sozinho.

A padronização de processos é muito importante na realidade da gestão de projetos, sendo um passo fundamental para um controle melhor do que está se passando no nível operacional dos mais variados projetos da empresa.

No fim das contas, todos se beneficiam: os stakeholders por um modelo de comunicação bem embasado e relevante, a diretoria pela redução de gastos e aumento na qualidade e os próprios gestores de projetos, que conseguem atingir grandes resultados.

 

Se você gostou desse artigo, não deixe de explorar o nosso blog e nossos materiais exclusivos! Temos muito mais para você transformar sua área de gestão de projetos completamente.

Infográfico: cases de sucesso em gestão de projetos

O gerenciamento de projetos proporciona um ambiente seguro e estável de desenvolvimento, buscando sempre a melhora dos projetos da sua empresa por meio de ações pontuais pautadas pelas necessidades da sua empresa e da metodologia de sucesso do PMI.

Neste infográfico, você descobre como as boas práticas da gestão de projetos foram essenciais na construção de dois cases de sucesso: grandes empresas reconhecidas internacionalmente que se beneficiaram das soluções da Planit no seu dia a dia empresarial.

Continue a leitura para saber mais!

Quer saber mais sobre como essas empresas usaram as técnicas de gerenciamento a seu favor? Então leia o nosso eBook “Planit apresenta 2 cases de sucesso em gestão de projetos”!

Como fazer um relatório de status de projeto matador

Fazer o relatório de status de projeto é uma tarefa comum dentro do cenário da gestão, sendo que a grande maioria dos gestores a realiza cotidianamente para reportar a situação atual do projeto tanto para a diretoria quanto para os stakeholders.

Exatamente por isso, esse processo é de suma importância para que as partes interessadas no seu desenvolvimento otimizado tenham segurança de que o investimento dos recursos garanta a entrega dos produtos e objetivos do projeto.

Você sabe como fazer um relatório de status de projeto matador? Neste artigo, você vai descobrir. Vamos mostrar a sua importância, boas práticas na sua realização e oferecer uma checklist assertiva para ajudá-lo. Vamos começar?

 

Por que fazer o relatório de status de projeto?

 

O relatório de status de projeto diz respeito à coleta e distribuição de informações relevantes sobre o andamento do projeto, suas metas, seus prazos, o que foi gasto e o quanto está se arrecadando — ou sendo feito, no caso de projetos focados no desenvolvimento de certas competências na própria empresa.

O PMBOK estabelece o relatório de status de projeto como “eventos regulares para a troca de informações sobre o projeto (PMBOK, 2004, p. 233)”, sendo que geralmente esse relatório é elaborado em uma reunião com frequência pré-estabelecida pelos gestores. Após a elaboração do relatório, ele é enviado para os stakeholders e para a diretoria conforme as especificações desses setores.

Essa disseminação de informações é importante tanto para os envolvidos na realização prática do projeto quanto para os stakeholders.

Os gestores e colaboradores entendem, a partir do relatório de status de projeto, a situação em que ele se encontra, amparados por dados concretos e pela deliberação dos envolvidos na prática, enquanto os stakeholders garantem a segurança do seu investimento.

 

Como fazer um relatório de status de projeto matador?
 

Ao elaborar esse documento, você precisa levar alguns pontos cruciais em consideração. Confira nosso guia:

 

Nunca siga somente a intuição

A elaboração de um relatório de status é um evento importante para a saúde do projeto e a sua credibilidade.

Dessa forma, é fundamental que você participe das reuniões preparado, com dados embasados, sem improvisos ou “achismos”. Essa atitude garante que não se perca tempo na elaboração do relatório.

 

Dicas:

  • Peça para os colaboradores elaborarem relatórios contundentes da sua área de atuação no projeto, abrangendo o período compreendido entre a elaboração do relatório atual e o último feito;

  • Direcione a reunião: saiba quais são os tópicos importantes a se levantar e elabore um roteiro de antemão;

  • As informações mencionadas devem ser relevantes para o entendimento do panorama atual do projeto, e podem conter tópicos importantes de cada setor, rendimentos, conquistas obtidas desde o último report etc.

 

Deixe alguém responsável pelas informações

Uma ótima maneira de facilitar o trabalho de elaboração do documento é deixar um colaborador responsável por manter relatórios diários, semanais e mensais.

Quando chegar a hora de elaborar o relatório de status de projeto, as informações já estarão organizadas, possibilitando maior agilidade e precisão.

 

Dicas:

  • As conquistas devem ser exaltadas, assim como as falhas. As informações anotadas devem ser sempre transparentes para maior precisão;

  • Use softwares e disponibilize esses relatórios na nuvem para o acompanhamento das partes interessadas, mas é interessante que apenas você, como gestor, e a pessoa responsável pela guarda das informações consiga alterá-las.

 

Checklist de informações necessárias

 

Para que seu relatório de status de projeto seja ainda melhor, nós preparamos uma pequena checklist de informações que precisam ser inseridas nele.

É válido ressaltar que essas informações são recomendações e normalmente figuram na maioria dos projetos. Dados adicionais podem ser necessários dependendo da atuação do projeto.

Confira:

 

Informações gerais do projeto:

  • Nome do projeto;

  • Nome do responsável do projeto;

  • Objetivo do projeto;

  • Número de colaboradores;

  • Departamentos do projeto;

 

Sumário de atividades:

  • Atividades realizadas pelo projeto desde o último relatório;

  • Data de completude;

  • Custos em relação ao budget;

  • Prazos em relação à deadline.

 

Metas:

  • Dados de gerenciamento de tempo;

  • Metas cumpridas (ou não);

  • É possível cumprir as metas com o prazo dado?

 

Riscos:

  • Quais foram os problemas apresentados;

  • Quais são os planos de resposta;

  • Atualização dos riscos.

 

Com essas informações básicas, você já consegue montar um relatório de status de projeto matador!

Você quer saber mais sobre a gestão de projetos? Que tal conhecer mais sobre as áreas fundamentais que norteiam a sua gestão? Siga o nosso blog para descobrir um mundo inteiro de artigos sobre a gestão de projetos.
 

3 dicas para identificar os stakeholders-chave do projeto

Identificar os stakeholders-chave do projeto é de extrema importância para agir pautado em boas práticas e ações que terão relevância significativa nos negócios das partes interessadas.

Nós falamos sobre os stakeholders de um projeto em vários artigos pelo blog, sempre deixando claro que eles são fundamentais para o seu bom funcionamento, sendo inseridos na realidade do projeto de forma proeminente.

Este artigo, por sua vez, procura entender o que realmente são os stakeholders, e trazer uma outra questão: como identificar os stakeholders-chave do projeto.

 

 

 

O que são stakeholders e stakeholders-chave do projeto

 

Não existe uma tradução perfeita para stakeholder, mas nós podemos defini-los como partes interessadas no projeto e que são afetadas por ele. Stake significa interesse e risco, como uma área cinzenta entre esses dois conceitos, e holder é aquele que segura e que possui.

Os stakeholders são as pessoas, organizações e empresas que vão ser impactados com o decorrer do projeto, seja ele qual for. Assim, se o seu projeto procura trazer novos aspectos operacionais para o setor de RH, nós podemos dizer que o gestor de pessoal da empresa é um stakeholder.

Os stakeholders-chave do projeto possuem uma definição similar, mas com uma diferença primordial: eles são impactados diretamente pelo projeto e também impactam o projeto da mesma maneira. No exemplo citado acima, o diretor de RH da empresa poderia ser considerado um stakeholder-chave do projeto.

Assim, a maior diferença entre os dois conceitos é que os stakeholders-chave do projeto precisam de mais informações sobre ele, e estão diretamente relacionado com o seu sucesso e o seu fracasso.

 

3 dicas para identificar os stakeholders-chave do projeto

 

O processo de identificação dos stakeholders-chave do projeto é fundamental para uma operação eficaz e de sucesso.

Os stakeholders podem ser vários, e podem ainda se apresentar de acordo com o segmento no qual o projeto está inserido e a área de atuação da empresa. Os stakeholders-chave do projeto, porém, não costumam ser muitos, e estão mais relacionados com o projeto especificamente.

Mas como encontrá-los? Como ter certeza de quem são os stakeholders-chave do projeto? Continue a leitura para descobrir!

 

1 – Brainstorming em conjunto

 

Reúna a sua equipe de gestão e operação e procurem definir, juntos, quais são as partes mais impactadas pelo projeto. Isso, é claro, irá depender da sua área de atuação e do seu segmento.

Em um primeiro momento, é necessário entender o que o projeto procura realizar e para quem: a resposta para essa segunda pergunta normalmente irá revelar quem são os seus stakeholders.

Para entender quem são os stakeholders-chave do projeto, é necessário ir além e aprofundar esse brainstorm, analisando condições específicas, riscos e quem depende mais do sucesso do projeto.

 

2 – Enumere a influência e crie rankings

Com esse brainstorm em conjunto bem realizado, você provavelmente irá conseguir uma boa lista de partes interessadas no andamento do projeto, com vários nomes com diferentes impactos no andamento no projeto e interesses diversos.

Para conseguir entender quem são os stakeholders-chave do projeto, você precisa criar um ranking com o nível de impacto de cada um desses stakeholders, levando em consideração o interesse no bem-estar do projeto, investimentos realizados, parcerias firmadas e, principalmente, o poder de cada um.

Quais são os stakeholders capazes de finalizar o projeto ou estendê-lo? Esses, que irão se encontrar no topo da sua lista, possuem alta probabilidade de serem os stakeholders-chave do projeto.

 

3 – Não ignore o espaço além das empresas

Muita gente, quando pensa em stakeholders, automaticamente os associa com a diretoria da empresa, gestores da área interessada e colaboradores-chave e com influência. Todas essas pessoas podem muito bem ser seus stakeholders e até stakeholders-chave do projeto, mas a identificação deve ir um pouco além do cenário organizacional, dependendo da sua área de atuação.

Se você trabalha com obras, por exemplo, e instaura um projeto de drenagem de algum terreno, o dono do terreno é um stakeholder, a firma contratada para a execução também, os vizinhos também podem ser, os órgãos municipais que regulam a construção, e por aí vai.

Pensar que os stakeholders são somente seus clientes e seus chefes é uma visão muito simples, que pode levar o projeto a ter problemas no futuro simplesmente por falta de comunicação e de apoio dos stakeholders-chave que não foram identificados a tempo.

 

Se você quiser saber mais sobre o mundo da gestão de projetos e entender a influência dos stakeholders, não deixe de acompanhar nosso blog.

Trazemos informações precisas como essas a todo o tempo, para ajudá-lo a tomar as decisões corretas no seu projeto.

Como fazer uma reunião de kickoff de projeto eficiente!

A reunião de kickoff de projeto é um momento crucial para o seu funcionamento e que tem impactos durante toda a extensão do projeto. Dependendo da impressão causada e da forma de difusão das informações, essa reunião poderá ser lembrada até mesmo no momento da sua conclusão.

 

Mas como uma reunião de kickoff de projeto, feita antes mesmo das atividades começarem, possui tanto poder? É simples: é ela que origina as expectativas do projeto e também pauta a forma de lidar com a sua equipe e como ela encara seu próprio trabalho.

Pensando por esse lado, você já deve ter percebido a importância da reunião de kickoff do projeto, não é? Quer saber o que é necessário para fazer uma reunião de kickoff de projeto eficiente? Este artigo tem as respostas. Continue a leitura para descobrir!

 

O que é a reunião de kickoff de projeto?

 

É comum pensar que a reunião de kickoff de projeto é um momento para a equipe se conhecer e também para que as partes interessadas na sua resolução conheçam a maneira de seu funcionamento. Isso é verdade, mas é uma forma simplificada de se pensar.

Na verdade, a reunião de kickoff de projeto é uma grande proporcionadora da transparência do projeto e irá direcionar as suas interações com a equipe e as partes interessadas presentes.

Muito mais do que um momento para fazer um social e também completamente diferente de um espaço para apresentar expectativas pautadas na pura e fria matemática, a reunião de kickoff de projeto é, na verdade, o momento para firmar o projeto como relevante, responsável e capaz de proporcionar um ambiente que preza pelo engajamento e ótima produtividade.

 

A primeira impressão é a que fica: a importância da reunião de kickoff de projeto

O que estamos querendo dizer é que, em muitos casos, a primeira impressão é a que fica. Se você explica para o seu cliente que suas metas são fixas e que nada no mundo irá fazer com que o seu projeto as atrase, ele irá acreditar e irá cobrar essa resolução durante todo o projeto.

O mesmo acontece com a sua equipe, mesmo de forma não intencional: se, desde a reunião de kickoff de projeto, há um ambiente colaborativo e baseado na interação, os resultados com engajamento e trabalho em equipe serão muito mais satisfatórios do que os obtidos quando a reunião é feita de forma individualista e impessoal.

Isso também vale para o estabelecimento da sua liderança, que dá sua primeira impressão na reunião de kickoff de projeto. Se você chega preparado, a equipe, clientes e stakeholders vão confiar muito mais nas suas habilidades, e o contrário, nessa caso, infelizmente, também é verdadeiro.

Mas o que fazer para ter uma reunião de kickoff matadora? No próximo tópico damos a dica. Continue lendo!

 

Como fazer uma reunião de kickoff de projeto eficiente

 

O segredo para uma reunião de kickoff de projeto eficiente e produtiva é entender que, na realidade, não existe segredo, mas sim uma boa dose de trabalho e ótimas habilidades de comunicação.
 

Planejamento

O planejamento diz respeito ao trabalho realizado antes da própria reunião de kickoff de projeto.

Nessa etapa, você precisa ter a declaração de escopo do projeto já elaborada, ter a lista de stakeholders em mãos e planejar-se pensando no público-alvo da sua reunião.

Também é uma ótima ideia ter um cronograma inicial já preparado para a reunião, ter as funções pré-definidas e saber bem quem são as pessoas que compõem a sua equipe e o seu currículo. Metas, KPIs e indicadores de sucesso também devem estar disponíveis e devem ser divulgados no ato convocatório da reunião.

 

Performance

Não é o desempenho no nível administrativo, estamos falando das suas habilidades de comunicação mesmo: é necessário dominar a atenção das pessoas que estão participando da reunião, de forma a estabelecer a sua liderança e o seu controle total sobre o projeto.

Cumprimente cada um que passa pela porta, se possível, converse com quem você conhece e, quando a reunião começar, apresente-se, apresente a equipe e tenha controle sobre a sala.

Deixe claro que você está apresentando o projeto e os seus objetivos, mas que há espaço para a flexibilidade. Esteja aberto para perguntas – que devem ser feitas depois da apresentação –, fale que as sugestões serão consideradas e, caso haja necessidade, informe que serão aplicadas e colocadas em prática.

O importante na performance é demonstrar que o projeto não é seu, é de todos, mas que você é o responsável por desbravar o caminho para o sucesso e que é plenamente capaz de realizar essa tarefa.

 

Instigue a interação

Muitas vezes, você irá querer ilustrar os seus pontos com dados e números, sendo que os participantes da reunião de kickoff de projeto só irão observá-los e concordar com eles. Isso acontece em várias reuniões, mas há uma forma um pouco mais interessante de realizar essa demonstração.

Faça com que os participantes interajam com você e com os outros. Peça para que eles ilustrem os problemas relacionados com a sua área de atuação, que serão os mesmos identificados por você, que fez o trabalho de pesquisa e entendeu que seu projeto é justificado.

Dessa forma, você não está se colocando como vendedor, mas sim como um facilitador de mudanças.
 

Estabeleça metas realistas e incentive a participação dos envolvidos

Mostre que as suas metas são fundamentadas na realidade, não em ideais impossíveis de serem alcançados. Lembra do que falamos sobre atrasos? O melhor nesse caso é mostrar que sua equipe é capacitada o suficiente para não atrasar, mas que, caso ocorram problemas, você está preparado e possui planos de resposta e gerenciamento de riscos para lidar com eles.

Deixe claro que o projeto é acessível a todos e que você está presente em canais de comunicação para auxiliar na resolução de qualquer dúvida ou contratempo. É só isso que você precisa para encantar clientes e colaboradores: não a garantia de sucesso, mas sua constante procura e a sua honestidade em reconhecer erros e corrigi-los.
 

Viu só como é importante realizar uma ótima reunião de kickoff de projeto? Esperamos que nossas dicas possam ajudá-lo nas próximas que você terá, e em caso de outras dúvidas, venha consultar nosso blog!

 

Retrospectiva 2017: análise de desempenho dos projetos

Um novo ano está começando e, com ele, um ciclo se fecha e outro se abre na realidade da gestão de projetos.

Mesmo que o seu projeto ainda não esteja finalizado, ou seja, com seus objetivos iniciais cumpridos, o ciclo anual é uma milestone importante de se considerar. Para começar 2018 de forma mais assertiva, é essencial realizar a análise de desempenho dos projetos.

Você sabe como realizar essa avaliação? Quais informações considerar? Se não, este artigo foi feito para você. Continue a leitura para entender como elaborar o melhor relatório de desempenho anual para o seu projeto!

 

A importância da análise de desempenho dos projetos

 

A análise de desempenho dos projetos feita de forma anual é muito importante para identificar suas vitórias no decorrer do ano, assim como entender o que é possível melhorar para o próximo.

O seu projeto muito provavelmente possui suas próprias metas, e é muito comum que elas sigam um calendário bem definido, que encerram seu ciclo dentro do projeto quando o ano também se finda.

Dessa forma, mesmo que o seu ainda não tenha sido concluído, realizar a análise de desempenho dos projetos anualmente é crucial para entender como ele se comportou durante o ano. Essas informações vão mostrar:

 

  • Ganhos: o que o projeto representou em ganhos para a empresa, tanto em expertise quanto financeiramente, dependendo da sua área de atuação;

  • Conformidade: a análise de desempenho dos projetos torna possível entender se o projeto esteve de acordo com os valores da empresa e normas regulamentadoras;

  • Rendimento dos colaboradores e da gestão: quando você realiza a análise de desempenho dos projetos de forma anual, é possível entender o rendimento de todos os envolvidos nele, inclusive o da gestão. As metas foram concluídas no prazo? Quais foram as responsabilidades assumidas pelos colaboradores? Todos esses dados trazem interpretações valiosas.

  • Áreas a desenvolver: é possível entender o que é necessário desenvolver melhor para obter mais produtividade, lucro, motivação e satisfação. Pense em seus pontos fortes, aqueles que você já domina, e os fracos, que podem ser repensados.

 

Como realizar a análise de desempenho dos projetos?

 

Para fazer uma boa análise, você precisa entender a diferença das abordagens e as informações específicas que elas trarão na sua retrospectiva.

Cada uma dessas abordagens, que podem ser objetivas ou subjetivas, em um escopo que foca o projeto, os colaboradores ou a gestão, deve ser analisada em um primeiro momento de forma isolada, depois convergida para interpretações mais amplas.

Veja como fazer a análise de desempenho:

 

Análise objetiva

Na análise objetiva, você deve levar em conta os aspectos práticos do projeto, como as metas do ano, se os prazos imaginados no planejamento anual foram cumpridos e se o projeto ofereceu lucro para a empresa — tanto no nível financeiro como no operacional.

Com a junção dessas informações, é possível fazer uma análise de desempenho dos projetos focada nos números e indicadores, que são medidas exatas e objetivas e, a partir daí, entender se no aspecto prático o projeto pôde ser considerado viável durante o ano.

 

Análise subjetiva

Essa análise está mais centrada não somente na quantidade de trabalho realizado e nos números, mas no que foi feito para se atingir esses resultados.

A gestão de tempo foi bem realizada durante o ano? Colaboradores-chave sofreram com o overworking enquanto outros não foram delegados a funções fundamentais? Como o projeto lidou com os riscos durante o ano? Foram elaborados planos de resposta contundentes?

Todos esses dados são importantes para criar o panorama de sucesso dos projetos, não apenas objetivamente, mas sim de forma mais ampla, o que irá trazer um entendimento muito maior do seu rendimento real.

 

Análise dos colaboradores

Para entender a saúde de um projeto ao longo do ano, é fundamental que se entenda como os seus colaboradores trabalharam nele.

É necessário entender se eles se sentiram motivados durante o ano, se aprenderam novas skills, se procuraram se desenvolver e como foi a sua rotina de trabalho.

Com esse entendimento, é possível compreender como os seus colaboradores enxergam o projeto e como eles o transformam, o que é um passo decisivo para realmente entender como o trabalho se desenrolará no próximo ano.

 

Análise do gestor

Com a ajuda do seu PMO, é crucial que você entenda como foi a sua própria performance, quais foram os seus pontos fortes e fracos, para que você consiga melhorar no próximo ano e aplicar as habilidades de maior aproveitamento. Que tal pedir o feedback dos colegas, dos stakeholders, dos seus chefes e dos seus subordinados?

Quando você identifica acertos e erros na sua própria gestão com um olhar analítico, o seu trabalho provoca maior rendimento e motivação, o que impacta diretamente no sucesso do projeto durante o próximo ano.

 

Viu só como fazer a análise de desempenho dos projetos não é tão complicado assim? Para mais informações como essas, não deixe de acompanhar nosso blog!

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