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Infográfico: quais são os melhores softwares para gestão de projetos?

Quais são os principais softwares utilizados em uma boa gestão de projetos? Tomando como base alguns dos parâmetros do PMI – Project Management Institute, conforme apresentados no PMBOK – Project Management Body of Knowledge, apresentamos no nosso infográfico alguns softwares que podem auxiliar (e muito) a gestão das áreas a seguir: escopo, tempo, custos, riscos, comunicação e RH.

Principais softwares para a gestão do seu projeto

Comece agora mesmo uma gestão de projetos eficiente, utilizando os softwares recomendados aqui, e não deixe de acompanhar o blog da Planit para mais dicas de gestão de projetos, tempo, equipe e muito mais!

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Como integrar recursos humanos à gestão de projetos

A área de recursos humanos passou a assumir função estratégia dentro das empresas. E não é por acaso: melhorando a gestão dos recursos humanos, é possível observar ganhos de 20% a 50%, de acordo com o PMI – Project Management Institute. Por isso, integrar recursos humanos à gestão de projetos pode ser uma alternativa mais eficaz de ganhar competitividade do que investir em outras áreas e processos.

Nesse cenário, o gerente de projetos deve entender de gestão de pessoas, já que os resultados dos projetos dependem diretamente do conhecimento e das habilidades de sua equipe. Entender e utilizar os recursos humanos para inspirar os stakeholders vai ajudar no trabalho em conjunto e facilitar o alcance dos objetivos do projeto.

 

Por que recursos humanos na gestão de projetos são fundamentais?

A gestão de recursos humanos integrada à gestão de projetos é fundamental, já que são os profissionais que determinam o sucesso ou fracasso dos projetos. Assim, além de uma equipe com gente bem qualificada, deve-se saber gerenciá-la. Em um ambiente de alta competitividade, as organizações que querem sobreviver precisam de algum diferencial. E esse diferencial pode ser encontrado em seus recursos humanos.

Mas é aqui que começa o desafio. Mesmo que os gestores de projetos saibam das necessidades especiais de cada membro da equipe, na maioria dos casos, eles são essencialmente orientados para tarefas. Portanto, ainda que delegar tarefas seja uma das principais funções do gestor, ele precisa buscar maneiras de maximizar a capacidade produtiva por meio do desempenho de sua equipe.

 

Motivação na gestão de projetos: o papel do gestor

Um líder deve criar um ambiente encorajador, em que a comunicação seja aberta e eficaz. Além disso, a motivação e comprometimento também devem ser fomentados, já que incentivam os profissionais a produzirem o seu melhor e gerarem resultados de extrema qualidade.

É a motivação que movimenta os profissionais e fornece a energia necessária para concluir tarefas dentro de um projeto. Por isso, quando encontramos uma equipe altamente motivada, notamos que há um corte significativo de custos, maior qualidade nas entregas e também alta produtividade. Já na falta de motivação dentro das equipes, há conflitos, estresse, pouca confiança e baixa produtividade.

 

Teorias de motivação: como integrá-las à gestão de projetos

As teorias motivacionais ajudam a identificar e analisar os fatores que estimulam o comportamento dos profissionais. Essas teorias levam em conta três estímulos do comportamento humano: ganho material, realização pessoal e reconhecimento social.

 

Por causa disso, são ferramentas que podem ser utilizadas para que o gestor compreenda, influencie e preveja as atitudes dos membros da equipe. Existem diversas teorias motivacionais, mas iremos abordar as duas principais:

 

Teoria da Hierarquia das Necessidades

Abraham Maslow, autor da teoria, enxergava a motivação humana como uma hierarquia de cinco necessidades: das mais básicas até as mais elevadas de autorealização.

 

 

1ª Fisiologia: geralmente é atendida nas organizações, com um ambiente de trabalho adequado à saúde dos profissionais, água, lanche, iluminação etc.

 

2ª Segurança: também pode ser facilmente atendida, com um local de trabalho protegido e estável.

 

3ª Amor/Relacionamento: caso os colaboradores não se sintam parte integrante da organização, sentem-se frustrados e provavelmente não responderão às oportunidades e incentivos das próximas necessidades.

 

4ª Estima: é preciso fomentar o desejo de realização, competência e reconhecimento. É natural que os profissionais queiram fazer um bom trabalho e sentir que estão realizando algo importante. Por isso, o gestor de projetos deve integrar a equipe e deixá-la a par dos benefícios e importância do projeto do qual farão parte.

 

5ª Realização pessoal: são as necessidades de crescimento que uma pessoa possui. Isso inclui a realização, o aproveitamento de todo o potencial próprio e fazer o que se gosta.

 

A conclusão a que se chega é que não adianta colocar esforços para fomentar realização pessoal dos membros da equipe se as necessidades anteriores ainda não foram, pelo menos, parcialmente satisfeitas.  Por isso, é necessário identificar em que nível da pirâmide cada profissional está para investir em estratégias mais adequadas às suas demandas.

 

 

Teoria dos Dois Fatores

Para Frederick Herzberg, satisfação e insatisfação no trabalho são resultados de dois conjuntos separados de fatores: higiênicos e motivantes.

 

  • Fatores higiênicos: são relativos às ferramentas e estruturas oferecidas pela organização e compreendem salário, condições de trabalho e política da empresa. Os fatores higiênicos são independentes dos fatores de motivação, ou seja, o profissional  pode ser altamente motivado no trabalho e estar insatisfeito com o ambiente corporativo. Além disso, quando estão presentes, não causam, necessariamente, motivação do colaborador. Porém, ausentes, causam insatisfação.

 

  • Fatores motivantes: são fatores que causam motivação em relação ao trabalho. O gestor deve ajudar a equipe na busca por realização, reconhecimento e progresso,  já que esses fatores estão relacionados ao conteúdo do projeto e às recompensas pelo desempenho profissional.

 

Independentemente da teoria escolhida, a nova realidade com que o gestor de projetos precisa conviver inclui a gestão de recursos humanos no projeto. Por isso, a saída está na integração com a área de recursos humanos, que pode apoiar o gestor, fornecendo informações e dados acerca das competências da equipe, além de ferramentas que auxiliem no gerenciamento dos colaboradores.

 

Mesmo que o gestor prepare-se e planeje-se para lidar com todos as atividades, recursos e pessoas do seu negócio, é normal que imprevistos e desafios surjam. Por isso, que tal saber mais sobre a resiliência em gestão de projetos?

Checklist: preciso de uma consultoria em gestão de projetos?

Você já se viu em uma situação em que um projeto tinha tudo para dar certo, mas fracassou? Provavelmente, depois disso, todos procuraram culpados, mas acabaram encontrando diversas falhas e erros (muitas vezes próprios) pelo caminho. O problema nesses casos é que o gerenciamento do projeto não foi realizado corretamente. E, quando erros passam a se repetir nas diversas tentativas, o resultado é frustração, prejuízo além de dinheiro e tempo jogados fora.

Se você percebeu que tem algo errado com a área de projetos da sua empresa, já é um bom sinal. Sabemos que a gestão de projetos é um conjunto complexo de processos, técnicas e ferramentas. Por causa disso, às vezes, a melhor maneira de otimizá-la é pedindo auxílio de quem é especialista na área. Uma consultoria em gestão de projetos, por ser um agente externo, isento de conflitos e com uma visão ampla, será capaz de administrar expectativas, analisar e implantar uma metodologia alinhada aos objetivos organizacionais e às expectativas da sua empresa.

 

Checklist: sua empresa precisa de consultoria em gestão de projetos?

Consultores em projetos podem descobrir os pontos fortes da área de gestão de projetos e potencializá-los, mas também encontrar os gargalos e falhas, orientando o gestor a reorganizar o tabuleiro, jogando com segurança, critérios, inovação e estratégia. Apostar em uma consultoria em gestão de projetos pode ser a garantia de que seus projetos terão competitividade.

 

Se você não tem certeza de que precisa de uma consultoria, confira o checklist com sinais para identificar o momento de contratar o serviço:

 

  • Você não sabe a metodologia que combina com seu negócio

Embora algumas organizações tentem implementar metodologias de gestão de projetos, muitas delas falham ao tentar isso por conta própria. Não é um treinamento de poucas horas que vai tornar os colaboradores aptos a definirem a metodologia mais adequada para a realidade e natureza de um negócio. 

A metodologia é uma abordagem usada como guia (um compilado de etapas e processos) pela equipe de projeto durante o desenvolvimento do plano do projeto. Portanto, ela é um fator crítico de sucesso. Além de melhorar o desempenho durante a execução, também cria as condições para aumentar a confiança dos clientes. Isso significa que se sua empresa escolher a metodologia inadequada, ela será ineficaz. Uma consultoria pode ajudar no dimensionamento da metodologia conforme a natureza e o porte dos projetos.

Por exemplo, no desenvolvimento de um produto, será que é melhor usar um fluxo linear, com cada etapa dependente da anterior, ou será mais eficiente usar um fluxo circular, com vários grupos desenvolvendo ao mesmo tempo? Para responder a essa pergunta, a consultoria avalia todos os fatores, como tamanho da equipe, porte da empresa, tipo do projeto, prazos etc.

 

  • Você não tem certeza sobre a viabilidade de um projeto

Fazer a análise de viabilidade de um projeto reduz os riscos e garante que as informações críticas sejam analisadas e documentadas. É a garantia de que os processos irão funcionar sem problemas e de que o projeto será finalizado.

Se sua empresa não consegue identificar prioridades estratégicas, principais stakeholders e, claro, a capacidade financeira, jamais saberá, de fato, a viabilidade de um projeto. Não saber qual é o potencial financeiro do seu projeto, por exemplo, é sinal de que você precisa de uma consultoria urgentemente. Isso porque, para ter sucesso nos negócios, você precisa saber se um projeto é economicamente viável e se os resultados fazem sentido para a empresa em determinado momento.
 

  • Você não possui um método para gestão do portfólio de projetos

Fazer a gestão do portfólio de projetos é uma garantia de que as necessidades da empresa na administração dos seus produtos e serviços por meio de projetos está garantida. Se sua organização não tem um método bem definido, está perdendo benefícios para a tomada de decisão baseada em informações estratégicas e prioridades. Contratar uma consultoria em gestão de projetos pode ajudar a equilibrar os critérios táticos e estratégicos usados nas políticas de prioridades dos projetos.
 

  • Você sente a necessidade de suporte ou acompanhamento da equipe

Um consultor tem uma visão privilegiada em relação à empresa e é contratado para essa função específica. Como ele enxerga tudo da perspectiva externa, não viciada e não influenciada pelas expectativas dos participantes da empresa, além de atuar com dedicação exclusiva dentro do prazo estipulado, ele consegue dar o suporte necessário e acompanhar a equipe de perto. Assim, enquanto os colaboradores estão concentrados em suas tarefas, o consultor pode focar em problemas específicos, ajudando a solucioná-los.

 

  • Você quer montar um escritório de projetos (PMO)

Caso o gestor queira montar um centro de apoio ao gerenciamento de projetos (Project Management Office), é recomendável que contrate uma consultoria para auxiliá-lo. Empresas que sentem a necessidade de adotar as técnicas de gerenciamento de projetos e, ao mesmo tempo, de um sistema padrão que garanta a nova forma de condução destes projetos podem usar o apoio de uma consultoria na criação do plano de projeto e do escritório de projeto (PMO).
 

  • Os projetos não estão gerando o resultado esperado

Quando os projetos estouram prazos e orçamentos, significa que algo está errado e precisa ser revisto. Ao contratar uma consultoria em gestão de projetos, é realizada uma auditoria de processos de gerenciamento de projetos, que vai identificar os problemas já existentes bem como os potenciais. Ao encontrar as áreas de melhorias em um projeto, a consultoria irá ajudar o gestor a criar soluções imediatas e realistas, economizando tempo e dinheiro a longo prazo.

Se você se identificou com algum(ns) dos pontos da checklist, significa que é hora de procurar uma consultoria adequada ao perfil da sua empresa. Procure por uma empresa com experiências que correspondam às suas necessidades e que se encaixem no orçamento.

Precisa de um diagnóstico e recomendações voltados à gestão de projetos? Converse com nossa equipe.

Você sabe o que é resiliência em gestão de projetos?

Em um ambiente de negócios atual bem mais complexo, liderar equipes de projetos tornou-se uma atividade extremamente estratégica. Essa liderança exige do gestor de projetos uma característica fundamental: resiliência. Você sabe o que é isso? Se ainda não sabe, vamos explicar por que a resiliência em gestão de projetos é fundamental para manter uma equipe focada e capaz de lidar com diferentes cenários e desafios.

 

O que é resiliência?

O que fazer quando tudo dá errado? A resiliência é uma competência essencial para lidar com problemas com o máximo de flexibilidade, adaptando-se às condições desfavoráveis. Em meio a crises e grandes transformações que um projeto pode gerar, essa competência tem sido cada vez mais procurada nos profissionais. Ao recuperar-se e ajustar-se facilmente a mudanças, o profissional transforma o estresse em energia positiva.

 

Características de profissionais resilientes

Pessoas que lidam bem com estresse físico e psicológico geralmente acreditam em três coisas que profissionais menos resilientes acabam esquecendo diante de problemas:

 

  • Comprometimento: o projeto é importante e por isso vale a pena se empenhar.

  • Controle: suas ações são capazes de influenciar o resultado dos acontecimentos.

  • Desafio: enxergam exigências de um projeto como oportunidades, e não como ameaças.

 

Como a resiliência afeta a gestão de projetos

A resiliência pode gerar vantagem competitiva em projetos, já que ajuda na condução de conflitos e situações de crise. Há diversos benefícios em manter o foco diante das adversidades na execução de um projeto. Com uma equipe mais resiliente, o ambiente de trabalho fica mais equilibrado, agradável e fomenta a troca de ideias e os feedbacks.

 

Veja alguns dos benefícios da resiliência em uma equipe de projetos:

 

  • Emoções controladas;

  • Maior empatia;

  • Articulação em apoios estratégicos;

  • Proatividade;

  • Flexibilidade;

  • Mais iniciativas para tomada de decisões e resolução de problemas;

  • Persistência na resolução de problemas;

  • Maior compreensão do projeto como um todo.

 

Em suma, uma equipe mais autossuficiente, flexível e articulada poderá lidar facilmente com problemas e desafios ao longo do projeto, atuando com o mesmo senso de propósito.

 

Dicas para desenvolver resiliência em gestão de projetos

A resiliência é uma habilidade, podendo ser aprendida e desenvolvida por qualquer pessoa. Veja, abaixo, algumas dicas para desenvolvê-la:

 

  • Idealize os objetivos do projeto, já que sonhar com um projeto é confortante e reduz a ansiedade;

 

  • Utilize métodos práticos de gerenciamento;

 

  • Mantenha a harmonia, ponto de apoio essencial para recuperar-se;

 

  • Amplie os conhecimentos e a autoconfiança;

 

  • Assuma riscos calculados;

 

  • Use a criatividade para solucionar problemas complexos;

 

  • Pratique esportes, métodos de relaxamento e meditação;

 

  • Seja mais otimista;

 

  • Aprimore o senso de humor para desarmar os pessimistas;

 

  • Saiba diferenciar quem você é dos resultados do que você faz;

 

  • Permita-se sentir e recuar para, em seguida, retornar ao estado original.

 

 Ser criativo e encontrar soluções, ainda que com poucos recursos, é um desafio diário na rotina de um gestor de projetos. Mesmo assim, a resiliência é, mais do que nunca, valorizada pelo mercado de trabalho. Quem não quer em sua equipe alguém capaz de se manter otimista e com alto desempenho mesmo em situações adversas?

 

Você sabia que a inteligência emocional é uma capacidade que tem tudo a ver com resiliência? Saiba mais sobre inteligência emocional na gestão de projetos!

Como melhorar o processo de definição de escopo de um projeto

O escopo é uma parte fundamental de um projeto, já que contém todo trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado, incluindo características e funções. Aqui no blog, já abordamos as principais diferenças entre escopo de produto e de projeto, mas não dicas práticas para melhorar o processo de definição do escopo. Neste blog post, separamos maneiras de você otimizar essa etapa de planejamento e garantir melhores resultados.

 

Para que serve o escopo de um projeto?

O documento deve conter os resultados que o projeto deve gerar, assim como condições e termos em que será realizado. Tudo para que o projeto seja bem-sucedido, respeitando entregas, prazos, custos, requisitos e leis. Mas, para isso, o documento precisa ser desenvolvido e compartilhado com toda a equipe envolvida, que precisa concordar com os termos e premissas da declaração.

 

Dicas para aprimorar o processo de definição de escopo

Ao definir o escopo do projeto de forma eficaz, o gestor consegue evitar falhas de cronograma e de orçamento, além de entregar um produto de acordo com as expectativas do cliente. No entanto, quando o escopo é mal elaborado, os problemas gerados vão de retrabalho até o completo desastre. Mesmo que a equipe consiga encontrar caminhos alternativos para a execução do projeto, provavelmente o resultado final não será satisfatório, seja por atraso ou por não conformidade.

 

Um escopo com falhas também vai gerar um cliente insatisfeito, que pediu uma coisa e recebeu outra. Essa insatisfação pode criar um conflito dentro da própria equipe, que, na busca por um culpado, esquece de analisar e estudar o escopo.

Para evitar isso, e aprimorar cada vez mais o processo de definição de escopo, separamos algumas dicas essenciais. Confira:

 

  • Certifique-se de que todos entenderam o objetivo do projeto. Somente dessa forma haverá consenso quanto ao resultado que deve ser buscado e atingido.

 

  • Escute o cliente com atenção. Assim, você pode sugerir o que ele precisa para resolver o problema, e não apenas concordar com o que ele pede para ser feito.

 

  • Saiba o que o cliente não quer. Não adianta ficar empurrando algo no escopo se o cliente sinalizar que não deseja aquilo. Afinal, é ele quem está pagando e você precisa entregar uma solução adequada.

 

  • Defina com o cliente o que não vai ser feito no projeto. Este senso de realidade evita que o cliente comece a pedir coisas mirabolantes quando o projeto começar.

 

  • Determine recursos necessários. Levante o que será preciso para que o projeto seja realizado.

 

  • Defina prioridades. Há os requisitos obrigatórios e os desejáveis, que devem ser marcados segundo a prioridade do cliente.

 

  • Seja realista. Não adianta dizer que vai fazer várias coisas se essas tarefas não têm condições de serem realizadas (seja por recursos humanos, financeiros ou de tempo).

 

  • Chame a equipe de projeto para a reunião de definição do escopo. Assim, dúvidas e problemas técnicos podem ser levantados e solucionados antes do início do projeto.

 

  • Proteja o seu escopo. Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução raramente cumprem o cronograma e acabam estourando o orçamento.

 

  • Documente meticulosamente. Um escopo é quase um contrato, embora não contenha cláusulas de penalidade ou rescisão. É muito comum quando o produto começa a tomar forma que o cliente fale: “não é bem isso que eu queria”. Evite este tipo de estresse detalhando ao máximo o escopo, confirmando informações e evitando interpretações diversas. Ele servirá como prova e guia dos seus resultados.

 

  • Fuja do Scope Creep. O termo se refere ao aumento descontrolado do produto do projeto sem ajustes de tempo, custos e recursos.

 

  • Evite o Gold Plating. Dar ao cliente mais do que o necessário, ou seja, o que não está no escopo, pode trazer prejuízo para a empresa.

 

Ao começar um projeto, lembre-se de que o objetivo final do escopo é o sucesso. Por isso, preste bastante atenção no processo de definição de escopo de um projeto antes de começar, de fato, sua execução.

 

Ficou com alguma dúvida? Compartilhe conosco nos comentários ou entre em contato!

Como montar uma equipe de trabalho para um projeto eficiente

Montar equipes de trabalho para projetos pode ser uma dor de cabeça para os gestores, já que envolve demandas dos stakeholders, recursos humanos e uma avaliação dos perfis necessários para a equipe. A maior dificuldade está exatamente nisso: seres humanos são diferentes, mas precisam seguir um objetivo em comum para que um projeto seja bem-sucedido.

Importância de montar equipes de trabalho coesas e diversas

Se uma equipe é integrada, consegue atingir níveis de sucesso de um projeto muito acima das metas. Isso porque utilizar a motivação, uma comunicação adequada e com poucos ruídos, além de respeito e alocação adequada de conhecimentos, resulta em uma equipe unida e eficiente. No entanto, se há conflitos diários, desrespeito e falta de conhecimento técnico, o projeto está fadado ao fracasso.

 

Em um grupo ideal, todos procuram maneiras de fazer seu papel da forma mais eficiente, com menos recursos e em consonância com as ideias da empresa. Mas além disso, precisa haver uma espécie de harmonia e colaboração, que ajuda na hora de vencer obstáculos, superar dificuldades e buscar resultados positivos. Sabe aquele velho ditado de que “a união faz a força?”. Embora seja um clichê, continua sendo a premissa de qualquer projeto eficiente.

 

Processos de seleção e definição de perfil

Como, então, selecionar uma equipe de trabalho? Para começar, é essencial desenvolver e aplicar sua inteligência emocional, já que ela vai ajudar, e muito, a identificar talentos, reconhecer habilidades e respeitar diferenças.

Além disso, é essencial ter um processo de seleção organizado e alinhado com as necessidades do projeto. Abaixo, separamos alguns modelos de seleção de profissionais, que podem contemplar soft e hard skills.

 

Entrevista

A entrevista é a técnica mais utilizada, já que se aplica a qualquer função. Essa técnica permite conhecer muito sobre o profissional, porém, para alguns projetos, não é suficiente.

 

Testes de conhecimentos ou capacidade

Estes instrumentos permitem mensurar o grau de conhecimentos profissionais e técnicos, assim como o grau de capacidade ou habilidade exigidos para a função a ser exercida.  Podem ser provas orais, escritas ou mesmo de performance (execução de um trabalho ou tarefa com limite de tempo).

 

Testes psicométricos

Os testes psicométricos tentam determinar em que porcentagem as aptidões existem em cada pessoa (físicas, intelectuais ou de personalidade) comparadas com padrões de resultado de uma amostra representativa.

 

Testes de Personalidade

Esses testes mapeiam traços de personalidade inatos e adquiridos, ou seja, características que distingue este profissional dos outros.

 

Testes de simulação

As técnicas de simulação são aplicadas em grupo. Há uma dramatização de um possível acontecimento no futuro e os candidatos devem simular seu desempenho neste contexto.

 

Dicas práticas para montar equipes de trabalho

Uma equipe de trabalho deve ser mista. O ideal é mesclar profissionais com diferentes habilidades e perfis (soft e hard skills), para que cada um complemente o outro. Se uma pessoa é pouco comunicativa, mas é bastante focada, pode fazer tarefas que normalmente exigem um grande nível de atenção. Ao mesmo tempo, você pode escolher um profissional mais comunicativo para lidar com atividades que demandem essa habilidade.

 

Conhecendo a fundo as habilidades dos colaboradores, você poderá montar uma equipe mais produtiva, já que, quando alguém atua em uma área em que tem conhecimento e habilidade, a produtividade costuma ser bem maior — e o resultado final também.

 

Veja mais algumas dicas para montar equipes de trabalho para projetos eficientes:

 

  • Defina os planos e processos: antes de escolher os profissionais, você precisa saber quais atividades serão desenvolvidas, já que cada etapa do projeto necessita de combinações variadas de habilidades (hard-skills).

 

  • Defina as habilidades de cada membro: agora é o momento de definir o perfil comportamental (soft-skills) necessário para o cumprimento de todas as etapas do projeto. Quais são os comportamentos desejados e não desejados?

 

Está pronto para montar equipes de trabalho para seus projetos? Que tal saber mais sobre a importância da colaboração e sinergia para a gestão de projetos?

Você já mapeou soft skills e hard skills para maior produtividade em 2017?

Na gestão de projetos, a importância de procedimentos e ferramentas jamais poderá sobrepor o fator humano. Isso porque equipes de alto desempenho não se constituem apenas de conhecimento técnico, mas também de relações interpessoais. Para que a produtividade seja maior, os colaboradores precisam desenvolver constantemente habilidades conhecidas como soft skills e hard skills. Você sabe quais são as habilidades dos membros da sua equipe de projetos?

O que são soft e hard skills?

De forma simples, as soft skills agrupam as capacidades mentais e emocionais, enquanto as hard skills correspondem às capacidades técnicas, ou seja, mais lógicas.

Soft Skills

São as competências comportamentais, mentais, emocionais e sociais. Pessoas com um bom nível de soft skills têm alta inteligência emocional, o que impacta diretamente na qualidade das relações interpessoais. Essas habilidades são mais difíceis de serem ensinadas e mensuradas.

Veja alguns exemplos:
 

  • Pensamento crítico e criatividade: ajuda a trabalhar com colaboradores e stakeholders a fim de alcançar soluções inovadoras e propor novas ideias.

  • Facilidade de comunicação: a habilidade facilita a interação entre colegas, permitindo a abertura de novas oportunidades e incentivando o fluxo de informações.

  • Solução de conflitos: competência fundamental para um gestor de projetos, que nunca deve impor argumentos ou fazer do seu jeito, mas encontrar uma solução que seja adequada para todos os envolvidos.

  • Habilidades de negociação: permite entender até quando ceder e com o que não é possível se comprometer. É uma habilidade complementar à solução de conflito.

  • Percepção e intuição: observar o panorama e determinar possíveis cenários, facilitando a tomada de decisão, evitando uma determinada situação ou agindo proativamente quando necessário.

  • Gestão de pessoas e colaboração: projetos geralmente envolvem a colaboração entre pessoas de diferentes cargos, personalidades e conhecimentos que devem trabalhar na direção de um objetivo comum. Essa habilidade é fundamental em uma equipe de projetos.

  • Positivismo: enfrentar problemas e motivar os colaboradores é essencial para o andamento e continuidade dos projetos.

Hard Skills

São as habilidades técnicas do profissional, normalmente relacionadas com conhecimentos profissionais, ferramentas e técnicas. Boa escrita e leitura, conhecimento sobre um software ou assunto são alguns exemplos. Nota-se que estas competências técnicas são ensinadas e podem ser facilmente testadas e medidas.

Alguns exemplos:

 

  • Domínio de Excel avançado

  • Certificação do PMI

  • Certificação PMP

  • Programação

  • Contabilidade

  • Estatística

  • Inglês comercial

  • Resolução de problemas logísticos

  • Estatística

 

Importância para empresa e para a gestão de projetos

Os dois modelos são complementares, já que aliam alto conhecimento técnico com habilidades interpessoais. Se forem balanceados, a empresa terá profissionais motivados e qualificados para ajudá-la a atingir seus objetivos estratégicos, além de aumentar a produtividade em geral.

Os profissionais com soft-skills mais desenvolvidas têm habilidades que podem ser bastante úteis em negociações, gerenciamento de conflitos, resolução de problemas e até na motivação de equipes. Já os que apresentam mais hard-skills dominam as habilidades técnicas da área em que atuam, sendo especialistas em determinadas áreas de conhecimento. Seja qual for o tipo de profissional que você tenha na equipe, é importante que ele use suas habilidades para buscar maneiras novas e criativas de ajudar a sua organização.

A busca deve ser pelo equilíbrio entre essas habilidades. Se houver só profissionais muito técnicos (hard-skills), o relacionamento entre a equipe pode ficar comprometido. Da mesma forma, se os membros forem extremamente habilidosos no trato social (soft-skills), mas não possuírem conhecimento técnico adequado, o projeto pode ficar parado ou ter qualidade inferior.

Por isso, busque profissionais com características distintas e aproveite para mapear aqueles que já estão na sua empresa. Assim, você pode oferecer cursos e promover palestras que incentivem o desenvolvimento das habilidades interpessoais e técnicas de cada um deles.

 

Você já mapeou as habilidades dos colaboradores em 2017? Que tal começar agora e garantir um aumento de produtividade dos seus projetos? Para identificar e entender seus colaboradores, elaboramos um post sobre inteligência emocional, confira!

Sustentabilidade e gestão de projetos: parceria de sucesso

Ações de sustentabilidade vindas de empresas são essenciais para preservação do meio ambiente. Por isso, existem diversos incentivos do governo, como redução de impostos e financiamentos. No entanto, não são apenas esses os benefícios de aliar sustentabilidade à gestão de projetos. O conceito está sendo incorporado pelas empresas, já que está integrado ao conceito de responsabilidade social. Finalmente, há um consenso de que não há crescimento econômico a longo prazo se não houver progresso social e respeito ao meio ambiente.

 

Por que é tão importante adotar atitudes sustentáveis

Quando uma empresa desenvolve um projeto deve levar em conta o impacto que cada ação tem sobre cada stakeholder e também sobre o ambiente em que está inserida. Assim, é extremamente importante agir pautado em três aspectos: econômico, social e ambiental. E, embora muitas organizações ainda deem preferência à dimensão econômica, a transformação rumo à sustentabilidade é inevitável. E o melhor: empresas que adotaram a sustentabilidade como diretriz estão apresentando melhores resultados econômicos.

 

Alguns dos benefícios que atitudes sustentáveis geram são:

 

  • Contribuição positiva para imagem da empresa;

  • Cumprimento de critérios, protocolos e declarações ambientais;

  • Redução dos impactos ambientais nos processos;

  • Melhoria da qualidade de trabalho;

  • Aplicação de conceitos de consumo consciente e cidadania corporativa.

 

O que sua empresa pode fazer pelo mundo?

Para que iniciativas sustentáveis perdurem em uma empresa, é preciso que o gestor de projetos participe ativamente, incentivando todos os colaboradores a participarem. Somente quando todos fizerem sua parte, os resultados irão aparecer. Abaixo, separamos algumas dicas importantes de sustentabilidade para serem implementadas nas empresas que desejam realizar mudanças no ambiente corporativo e no hábito das pessoas.

 

Instalar lixeiras para reciclagem

Aos instalar lixeiras próprias para reciclagem e realizar campanhas internas para o seu uso, sua empresa está contribuindo para o descarte correto do lixo. Procure locais estratégicos para colocá-las e mostre para os funcionários que a sustentabilidade começa no ambiente de trabalho.

 

Utilizar recursos da empresa de forma inteligente

Quantos papéis e copos de plástico são descartados diariamente na sua empresa? Consumir de forma inteligente também faz parte de uma estratégia sustentável e diminui a quantidade de resíduos sólidos, além de ajudar na redução de custos para a empresa. Ainda tem lâmpadas comuns no ambiente de trabalho? Troque para lâmpadas fluorescentes, que além de durarem até dez vezes mais, ainda podem ser recicladas. Outra dica é trocar o papel comum pelo reciclado, dar preferência para materiais sustentáveis e incentivar a impressão de documentos consciente. Que tal fazer bloquinhos de rascunho com papel já utilizado?

 

Incentivar carona solidária

Se há colaboradores que têm a mesma escala de trabalho e moram próximos uns dos outros, por que não irem juntos ao trabalho? Incentivar a carona solidária é só uma das maneiras de reduzir o impacto do ser humano no ambiente. Caso existam funcionários morando próximo ao escritório, incentive-os a substituir o uso do carro pelo transporte público, bicicleta ou mesmo por uma caminhada. O meio ambiente agradece.

 

Economizar energia elétrica

Além de economizar na conta de luz, o uso de menos energia também ajuda o meio ambiente. Em dias mais quentes, liberar o uso de roupas mais leves evita que o ar condicionado tenha de ser utilizado na capacidade máxima. Outra dica é desligar o aparelho cerca de meia hora antes do fim do expediente. A instalação de janelas também é uma boa solução, já que melhora a circulação de ar no ambiente e aumenta a entrada de luz. Utilizar tons claros nas paredes vai ajudar que o local fique mais fresco e iluminado.

 

Pensar em uma estratégia de sustentabilidade junto à gestão de projetos é trazer um novo modelo de negócios com uma perspectiva de longo prazo. Ademais, incluir sistematicamente visão e demandas sustentáveis no cotidiano de um projeto e de uma empresa vai ajudar na transição para esse novo modelo de negócios. Nele, os princípios, a ética e a transparência sempre estarão atrelados à implementação de processos e criação de produtos e serviços.

 

Sua empresa se preocupa com a sustentabilidade na gestão de projetos? Compartilhe as iniciativas e os impactos resultantes.

 

Gestão do tempo: gerenciando projetos com produtividade

Os atrasos na conclusão dos projetos são comuns, porém danosos. Ainda que quase 90% dos projetos (de TI) apresentem atrasos no cronograma, segundo um estudo do Standish Group International, nenhum gestor quer que isso aconteça. Atrasos de projeto podem comprometer o custo, retardar a entrega de produtos e, consequentemente, o início da operação. Por que será, então, que mesmo sabendo desses prejuízos, quase nenhum projeto termina no prazo previsto? Resposta: gestão do tempo ineficaz.

 

O que é gestão do tempo

A resposta não é única, mas a gestão do tempo tem grande peso no atraso de projetos. De acordo com o guia PMBOK, gerenciar tempo significa administrar todos os processos necessários para terminar o projeto no prazo estimado, desde o planejamento até a entrega final. A gestão de tempo demanda disciplina e um monitoramento eficiente e constante. Só assim será possível corrigir, em tempo hábil, eventuais problemas com prazos e impedir que se tornem graves ou mesmo irreversíveis.

 

Importância da gestão do tempo na gestão de projetos

Uma coisa é certa: não há como garantir que um projeto terminará no prazo. No processo de execução, ocorrem mudanças, situações inesperadas e, às vezes, incontroláveis – imagine, por exemplo, uma grande tempestade que causa a falta de energia por vários dias. Porém, o gerenciamento de tempo de um projeto oferece ferramentas para prever, minimizar e evitar atrasos. No pior dos casos, mostra com antecedência que um prazo não será cumprido.

A gestão do tempo ajuda a calcular o tempo gasto para desenvolver o projeto por meio da definição e do sequenciamento de atividades, da estimativa dos recursos necessários, da duração das etapas e do desenvolvimento e controle do cronograma. Este processo é extremamente necessário, já que os atrasos na entrega de um projeto podem gerar quebra de contrato, multa por atraso e prejuízos na imagem da organização.

 

Dicas e métodos para aumentar a produtividade e eficiência

A gestão de tempo é um aspecto importante para a qualidade de um projeto. Isso porque ao aproveitar o tempo da melhor forma, o gestor consegue fazer mais e melhor com tempo e orçamento.

 

Abaixo, você confere algumas dicas para otimizar o seu tempo gerenciando projetos:

 

1. Organize-se e programe-se

Listar as etapas do projeto em andamento e programar o tempo necessário para a execução de cada uma delas é essencial. Assim, você consegue distribuir melhor o tempo e agilizar a execução das tarefas. Isso também ajuda o responsável por cada tarefa a se organizar.

 

2. Aposte em um sistema de gestão de projetos

Um sistema de gestão de projetos mostra as tarefas e o tempo necessário para executá-las. Além disso, é possível ter uma visão holística do andamento do projeto, o que facilita bastante o gerenciamento das tarefas e permite enxergar com antecedência se alguma atividade irá atrasar ou não.

 

3. Utilize o PMBOK

O guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) mostra todas as etapas de planejamento, execução e acompanhamento de projetos. Se você seguir as etapas conforme o livro ensina, as chances de cumprir qualquer projeto no prazo serão bem maiores, seja qual for o tamanho ou complexidade.

 

4. Distribua tarefas

Ao delegar tarefas que não precisam ser realizadas necessariamente pelo gestor, sobra mais tempo para cuidar da gestão do tempo e do projeto em si. Utilize bem sua equipe!

 

5.  Invista na comunicação

A comunicação eficaz evita retrabalho, já que uma tarefa não irá sofrer prejuízos por causa de um mal entendido. Ao evitar que tarefas precisem ser refeitas ou que sejam realizadas mais de uma vez (por engano), a comunicação torna-se a base da gestão do tempo em projetos.

 

Variações de escopos, metas, objetivos e interesses dos envolvidos em um projeto tornam as estimativas de tempo um desafio constante. Por isso, a utilização de metodologias eficientes e boas práticas são essenciais para o cumprimento de prazos nos projetos. Ao perceber desvios em tempo hábil, o gestor poderá atuar em suas correções e entregar o projeto no tempo acordado.

Como você está gerenciando o tempo na sua empresa? Que tal, agora, saber mais sobre outro aspecto muito importante na gestão de projetos? Leia nosso post sobre gestão de riscos!

Gestão de projeto: você já definiu os produtos para este ano na sua empresa?

Escolher em que tipo de produtos sua empresa irá investir e dedicar tempo e esforço não é algo tão simples. Definir os produtos é uma decisão que envolve muito planejamento. E mais que isso: deve ser uma decisão tomada com antecedência, para que a gestão dos projetos possa ser feita com qualidade!

Por que definir os produtos com antecedência?

Para definir um produto ou serviço, você precisa analisar se sua ideia será uma oportunidade de negócio ou inviável para o momento (orçamento, público, economia, etc.). Nem sempre o que parece uma boa ideia será um produto adequado para o mercado. Por causa disso, é necessário avaliar com antecedência e ser realista. Dessa forma, fica mais fácil para a equipe de gestão de projetos trabalhar, com tempo, planejamento e recursos. No entanto, é muito comum deixar tudo para o meio do ano, o que acaba prejudicando o desenvolvimento do produto e atrasando as entregas. O resultado: o produto não sai como esperado, consome mais tempo e gera mais custos de produção.

O que deve ser feito para definir os produtos da empresa?

Depois de estabelecer os objetivos do projeto, é chegado o momento de definir o produto ou serviço que atenda, de fato, a esses objetivos. Será um produto de marketing? Uma nova ferramenta interna? Um serviço?

Suas ideias são oportunidades de negócio?

Depois de listar ideias de acordo com seus objetivos, avalie se realmente são boas oportunidades de negócio. Existem algumas perguntas básicas para descobrir se o produto é viável, antes de investir tempo e dinheiro no projeto.

  • Existem consumidores dispostos a pagar por este produto ou serviço?

  • Há tempo e capital suficientes para investir no projeto?

  • Existem pessoas qualificadas na equipe (ou budget para contratar profissionais) para executar o projeto?

  • O projeto irá agregar valor à empresa?

 

Produção

Como será produzido seu produto ou serviço? Que tecnologia será necessária? De qual material será feito? Será desenvolvido artesanalmente ou industrialmente? Quais as ferramentas necessárias e como será feito o controle de qualidade? Essas são apenas algumas questões que deverão ser respondidas com antecedência, antes do início do projeto.

E como os produtos possuem padrões, o nível e qualidade deverão ser definidos na etapa inicial e todos os envolvidos no projeto deverão estar de acordo com o objetivo final.

 

Mapeamento dos stakeholders

Stakeholders são os interessados em um projeto e que podem, de alguma forma, influenciar no sucesso do produto. Você terá que “vender” para todos eles sua ideia e a forma como será executada. Além disso, é preciso assegurar-se de que as expectativas e necessidades de todos os stakeholders sejam reconhecidas e consideradas.

 

Distribuição

Como será feita a distribuição do produto nos pontos de venda? Defina se o modelo será distribuído em pontos de venda físicos ou virtuais, ou por intermediários. Essa escolha deve ser justificada.

Se o produto é interno, é importante definir quais canais serão utilizados para a disponibilização do produto: intranet, e-mail, site, instalação por profissionais de TI em cada departamento etc.

Estratégias Promocionais

Além de produzir e distribuir seu produto, você terá que promovê-lo para que o consumidor final o conheça e o compre. Essa divulgação pode ser feita em meios de comunicação em massa (TV, rádio, jornal), na internet (blogs, anúncios, mídias sociais), na intranet, em pontos de venda, entre outras opções. Novamente, é preciso justificar quais desses meios são mais adequados para o produto a ser desenvolvido e para o público-alvo, é claro.

 

Percebeu quantos pontos devem ser analisados para que seu produto seja um sucesso? Antecipar a definição de produtos para o início do ano é um modo de evitar atrasos e excesso de trabalho acumulado. Assim, fica mais fácil detectar eventuais falhas e corrigi-las a tempo.

Sua empresa já decidiu os produtos para este ano? Continue acompanhando o blog da Planit e saiba mais sobre gestão de projetos!

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