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Dicas para excelência no atendimento aos clientes internos

Tão importante quanto o cliente externo é o cliente interno, aquele para o qual temos que “vender” ideias. Assim como os clientes externos buscam satisfação e prazer na aquisição de um produto ou serviço, os clientes internos (todos os colaboradores) também precisam estar satisfeitos para que se comprometam com os objetivos da organização. E para que esses colaboradores superem expectativas e agreguem um valor maior às vendas e à imagem da empresa, é preciso excelência no atendimento aos clientes internos.

 

Clientes internos e externos

Estamos mais acostumados a ouvir e falar sobre como conquistar um cliente externo, ou seja, aquele que mantém a empresa financeiramente, mantendo algum tipo de relacionamento comercial ou institucional. Estão inclusos nos clientes externos quem compra os produtos mas também os fornecedores, fiscais do governo, prestadores de serviços e instituições.

Já o cliente interno engloba quem faz parte do cotidiano no ambiente de trabalho, como o diretor da empresa, o gerente, a recepcionista. Isso significa que o cliente interno pode ser alguém para quem prestamos serviços com produtos e mão de obra dentro da própria organização. Há aqui uma relação de interdependência entre os colaboradores, o que pressupõe a importância de um bom atendimento.

A lógica é simples: para atender o cliente externo melhor, é preciso motivar os clientes internos antes, para que, assim, possam refletir essa situação no atendimento, satisfazendo os clientes externos.

 

Impactos do bom atendimento ao cliente interno

 

  • No funcionamento da empresa

Quando o ambiente de uma empresa é agradável e as pessoas se tratam com respeito, o fluxo de papéis, informações, produtos ou serviços é mais rápido e fluido.

 

  • Na imagem da organização

O cliente externo consegue perceber o clima ruim em uma empresa. Você provavelmente já percebeu isso ao visitar um estabelecimento ou empresa em que as pessoas não se relacionam bem ou estão sempre de mau humor.

 

Dicas para atendimento ao cliente de excelência

É importante desenvolver ações de excelência no atendimento aos cliente internos, tais como:

 

  • Promover a filosofia, as políticas, os métodos, os comportamentos, os procedimentos e as formas de trabalho da organização;

 

  • Agir com ética e profissionalismo com clientes externos e internos;

 

  • Criar um ambiente de trabalho adequado e motivador;

 

  • Promover o desenvolvimento do espírito de camaradagem e trabalho em equipe;

 

  • Mostrar a importância que os colaboradores têm para a organização, como profissionais e seres humanos;

 

  • Recompensar clientes internos que se destaquem no atendimento ao cliente externo;

 

  • Delegar autoridade para tomada de decisões;

 

  • Ouvir os clientes internos e colocar as ideias deles em prática sempre que possível. Caso contrário, explicar por que não foram utilizadas;

 

  • Fornecer feedback sobre o desempenho dos colaboradores, reconhecendo o trabalho bem feito e melhorando o que precisa, sempre aplicando a inteligência emocional;

Fica evidente que, para atender bem ao público externo, é preciso primeiro cuidar da parte interna da empresa. Com funcionários bem preparados e motivados, alcançar a excelência no atendimento ao cliente externo fica muito mais fácil.

Lembre-se de que todos os clientes são importantes, dentro ou fora de uma empresa. O papel da organização é tratá-los da melhor forma possível, conquistando excelência no atendimento aos clientes internos e externos.

 

Agora que você sabe da importância de valorizar os clientes internos da sua empresa, que tal saber mais sobre as boas práticas na gestão de projetos?

Gestão de projetos para pequenas empresas

Muita gente acha que a gestão de projetos só pode ser aplicada em grandes empresas, mas isso não é verdade. Em um mercado altamente competitivo, é preciso buscar vantagens estratégicas, seja qual for o tamanho da sua organização. Reduzir os riscos e maximizar as oportunidades deve ser o norte de todo o processo de gestão e, por isso, as rotinas e técnicas da gestão de projetos são tão importantes. Mas não é uma tarefa fácil.

 

Principais dificuldades na gestão de projetos enfrentadas por pequenas empresas

Ao buscar a otimização de planos estratégicos para obter melhores resultados e maiores lucros, as pequenas empresas estão percebendo a importância da gestão de projetos. Porém, como as PMEs geralmente têm cultura familiar forte e rotinas enraizadas, é muito mais desafiador aplicar metodologias de gestão.

A falta de conhecimento sobre planejamento acaba fazendo com que os empreendedores partam logo para a execução para ver o que acontece. Assim, à medida que o tempo passa, as empresas vão solucionando os problemas e as falhas quando aparecem, sem notar que essa prática é altamente prejudicial para o futuro do negócio. A falta de metodologias nas PMEs implicam diversas consequências, como custos elevados, prazos de execução muito longos, excesso de medidas corretivas, retrabalho e a falta de documentações.

 

Comunicação ineficaz

A falha na comunicação está entre as três maiores deficiências na gerência de projetos, de acordo com o 5º Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil, realizado anualmente pelo Project Management Institute (PMI). Nas pequenas empresas, o problema tende a ser ainda maior, já que a manutenção da base de dados é deficiente ou inexistente. Isso porque, se os colaboradores não registram todas as informações em uma base de dados compartilhada e centralizada, muitas decisões são tomadas sem base real. Isso resulta em trabalhos refeitos, projetos atrasados e ausência do histórico de projetos.

Essa situação é típica em PMEs com administração familiar, na qual cada pessoa começa seu projeto com base naquilo que conhece, e não baseada em dados consistentes. O pior disso tudo é que a maioria não registra essas experiências (bem-sucedidas ou não) para que haja uma base de dados por experimentação.

 

Ausência de ferramentas ou recursos adequados

Para que a gestão de projetos funcione, o gestor precisa de uma série de recursos, como conhecimento e expertise dos colaboradores, entendimento da cultura da empresa, dados de projetos passados e ferramentas tecnológicas. O problema é que muitas vezes esses recursos não estão disponíveis ou estão obsoletos no ambiente da PME.

Também é comum achar que, como a empresa é pequena e todos se conhecem, não há necessidade de adotar certas tecnologias, métodos, sistemas e controle.

Por isso, muitas vezes o gestor de projetos tem que gerenciar projetos com tecnologia inadequada e administrar os poucos recursos materiais e humanos disponíveis.

 

Benefícios da gestão de projetos para pequenas empresas

O gerenciamento de projetos está cada dia mais sendo utilizado por várias empresas, independentemente do porte. As metodologias de gestão podem gerar grandes benefícios para a empresa, como também grandes prejuízos se não usadas corretamente.

Nem todos os benefícios são monetários. A gestão de projetos para pequenas empresas pode gerar um melhor controle dos projetos, comunicação interna eficaz, integração de diferentes unidades de negócios para um mesmo objetivo e novos projetos. Além disso, o gestor tem a garantia de que o projeto vai gerar um bom retorno econômico.

 

Veja outros benefícios da gestão de projetos para pequenas empresas:

 

  • Melhor gestão de recursos: se há um cumprimento de prazo, não há desperdício de budget;

 

  • Produtividade: como os projetos têm data de início e fim, além de um ordenamento na execução, a produtividade aumenta;

 

  • Resposta ágil às mudanças: as mudanças só podem ser bem gerenciadas se forem previstas e bem comunicadas.

 

Quer um exemplo de como aplicar a gestão de projetos? Uma pequena empresa pode utilizar sua experiência e conhecimentos de seus colaboradores para criar uma ferramenta administrativa de gerenciamento dos processos, por exemplo.

 

A dica para que a gestão de projetos funcione é o envolvimento de toda a organização e superação das resistências. E para quebrar os paradigmas dos colaboradores é preciso apresentar a nova metodologia com clareza. Simplesmente modificar alguns hábitos e processos não será suficiente, já que ao longo do tempo a tendência é que todos voltem a fazer como antes.

Por isso, é importante que a nova metodologia seja levada a sério por todos e implantada de maneira consistente e com ampla divulgação. Só assim, você vai justificar todo esforço, envolvimento e investimento.

Gostou das dicas de hoje? Que tal saber mais sobre a importância do fluxo de informações para a gestão de projetos?
 

Colaboração e sinergia: palavras-chave na gestão de projetos

Incentivar a equipe a trabalhar em conjunto para superar desafios em prol dos objetivos de um projeto deve ser meta de todo gestor. E para que este cenário torne-se real, duas palavras são essenciais e devem permear todas as ações do time de projetos: colaboração e sinergia. Neste artigo, você vai entender o que cada uma delas representa para a gestão de projetos e como fomentar a cooperação entre a equipe.

 

O que é sinergia

Cooperar para atingir uma meta. Em poucas palavras, sinergia é isso, ou seja, quando um objetivo comum é priorizado e torna-se maior que objetivos específicos ou individuais. Para que haja sinergia no andamento de um projeto, o entrosamento entre os membros da equipe, a constante motivação e uma liderança verdadeiramente ativa são ferramentas essenciais.

 

Por que a colaboração é importante em um projeto

Colaboração requer um relacionamento forte e intenso entre as organizações que também partilham recursos, alinham atividades e trabalham em conjunto, mas que também traz um alto grau de risco e a necessidade de um nível intenso de compromisso e confiança entre os participantes

De acordo com o site da Harvard Business Review Brasil, a tendência é que as empresas adotem cada vez mais um ambiente de trabalho colaborativo. O motivo? Com uma cultura de colaboração imperando na gestão de projetos, algumas organizações reduziram taxas de erro em 75% e aumentaram a produtividade em 10%.

Não é novidade que, para realizar um projeto, a combinação de habilidades, conhecimentos e experiências distintas é essencial. Tudo isso operando em conjunto, ajuda a enxergar oportunidades de mercado, combinar ideias e desenvolver soluções melhores.

Os principais benefícios da colaboração são:

 

  • Redução no tempo de execução de tarefas;

  • Maior capacidade de resolver problemas complexos;

  • Maior criatividade para gerar alternativas;

  • Tomada de decisões mais assertivas;

  • Melhoria na comunicação;

  • Maior estímulo à inovação.

 

Dicas para incentivar atitudes colaborativas

Combinar conhecimentos e experiências diferentes é fundamental para entregar projetos no prazo, dentro do orçamento e do escopo. Por isso, cada vez mais organizações criam meios de incentivar atitudes colaborativas dentro do ambiente de trabalho. Há quem ofereça atividades extracurriculares que estimulam o trabalho em grupo, mas não é necessário um grande investimento.

A principal causa para a falta de cooperação é a falta de comunicação. Geralmente, os processos são muito lentos e cheios de ruídos de comunicação ou a equipe não entende a importância dos canais. A parte boa é que esses problemas podem ser facilmente solucionados. Para começar:

 

  • Inclua os processos de comunicação nos próprios fluxos de trabalho;

  • Defina um propósito comum;

  • Fomente a ética da colaboratividade dentro da empresa;

  • Desenvolva processos que estimulem o trabalho em grupo, com flexibilidade e disciplina;

  • Crie um ambiente que valorize a colaboração e o compartilhamento.

 

Aplicativos colaborativos

Alguns aplicativos podem ser usados de forma colaborativa, tais como:

 

  • Planilhas online: para compartilhar dados;

  • Google drive: para compartilhar documentos;

  • Agendas compartilhadas: para que todos tenham conhecimento dos eventos;

  • Softwares de gestão de tarefas: para acompanhar os processos e etapas do projeto;

  • Software de gestão de projetos: para que todos possam enxergar o que cada uma das equipes está desempenhando, em que fase do projeto se encontram e como determinada atividade impacta o trabalho individual.

     

 

Como está a cultura de colaboração dentro da sua empresa? Você considera que há sinergia na gestão de projetos? Comente!

 

Analisando a cultura organizacional na gestão de projetos

A cultura organizacional representa as normas informais que norteiam o comportamento dos colaboradores de uma empresa no cotidiano. Dependendo da cultura vigente, essas orientações, se não bem definidas e alinhadas com a estratégia da organização, podem se tornar uma barreira para uma gestão de projetos eficiente.

Neste artigo, vamos analisar e esmiuçar os aspectos e a importância da cultura organizacional para os membros de um projeto.

 

O que é a cultura organizacional

A cultura organizacional pode ser definida como o resultado de um aprendizado coletivo, ou seja, um conjunto de padrões de comportamento que dominam as rotinas de uma organização. Isso significa que essa mentalidade vai direcionar o comportamento diário das equipes, de forma positiva ou negativa.

É fácil observar alguns aspectos da cultura empresarial: uma jornada de trabalho flexível, o uso de roupas informais, políticas de valorização dos profissionais, formas de conduzir as atividades diárias etc. No entanto, há também outros componentes mais internalizados que não são visíveis para qualquer pessoa, como os valores, a missão e os objetivos da empresa.

 

Componentes da cultura organizacional

A cultura organizacional é composta de três elementos distintos: artefatos, valores compartilhados e pressupostos. Entenda cada nível:

 

1º. Artefatos

É o mais superficial e, por isso, mais visível e perceptível. Estão nesse grupo as coisas concretas, como produtos, serviços e padrões de comportamento. Um visitante pode reparar em como os colaboradores se vestem, como falam e como se comportam, por exemplo.

 

2º. Valores compartilhados

Neste grupo, estão os valores essenciais para os profissionais da empresa. Eles definem as razões pelas quais esses profissionais se comportam e funcionam como justificativas aceitas por todos. Alguns desses valores são definidos pelos fundadores da empresa e incorporados pelos colaboradores.

 

3º. Pressupostos

É o terceiro e último nível da cultura organizacional e, por isso, mais íntimo, profundo e difícil de enxergar. São crenças, percepções e sentimentos que os colaboradores da empresa acreditam, refletem e compartilham.

 

Importância da cultura organizacional na gestão de projetos

O sucesso da gestão de projetos depende de uma série de fatores. Um deles é a cultura organizacional, já que ela afeta o momento que a organização está vivendo e como está lidando com os desafios diários, além de definir toda a forma de trabalho corporativo. Para escolher pessoas e setores adequados para o projeto, compreendendo as metodologias existentes, o gestor deve conhecer profundamente a cultura organizacional da empresa.

A cultura organizacional está enraizada em comportamentos e detalhes e, por isso, o gestor precisa aprender a “ler” essas características. Se o serviço de gestão de projetos for contratado externamente, de forma terceirizada, por exemplo, será necessário que a equipe se adeque a cultura organizacional da contratante. Somente desta forma, os colaboradores estarão alinhados aos valores e metodologias, aumentando a funcionalidade e a satisfação na entrega de um projeto.

Da mesma forma, isso vale para a cultura interna da equipe de gestão de projetos. Ter os valores bem definidos e compartilhados por todos gera um impacto positivo no comportamento dos colaboradores. Uma cultura organizacional positiva e forte pode transformar o ambiente de uma organização e trazer melhores resultados e mais produtividade e qualidade aos projetos em andamento, além de sintonia entre os membros da equipe.

 

O mundo está passando por um momento de mudança cultural, que também envolve a mudança nas práticas de gestão de projetos. Por isso, o gestor deve transmitir e ajudar a consolidar aspectos positivos da cultura, mudando aqueles que não fazem mais sentido.

Você já analisou a fundo a cultura organizacional da sua empresa? Como essa cultura tem impactado na gestão de projetos? Comente!

 

A importância do fluxo de informação no ambiente de projetos

O fluxo de informação no ambiente de projetos tem sido visto, cada vez mais, como uma parte importantíssima da estratégia. Com a intensidade desse fluxo aumentando em todas as empresas, agilidade e eficiência na comunicação são requisitos fundamentais para a conclusão de um projeto no prazo e na conformidade acordada.

A boa notícia é que, com os avanços tecnológicos, a capacidade e efetividade da troca de informações foram ampliadas, tornando a gestão de projetos mais eficiente. Isso porque a informação entregue, recebida ou compartilhada é essencial para o processo de desenvolvimento de projetos e é a base para as tomadas de decisão. Neste contexto, fontes de informação, canais de acesso, documentos gerados e os canais de disseminação desses documentos são extremamente relevantes para a conclusão do projeto.

 

A importância do fluxo de informação no ambiente de projetos

Comunicação é palavra-chave

Independentemente do projeto, resultados positivos só serão alcançados com a participação de pessoas, o que faz da comunicação um pilar fundamental. Para compreender o escopo, contribuir e executar um projeto, é preciso que o fluxo de informação seja o mais fluido possível, ou seja, é preciso reduzir os ruídos e barreiras naturalmente existentes no ambiente de gestão de projetos.

Além disso, o tempo e a forma de manuseio dessas informações, junto com o conhecimento da sua existência, são responsáveis por grande parte dos custos de um projeto. O desafio enfrentado a todo momento é o aumento da comunicação entre os envolvidos no projeto para, então, diminuir o tempo gasto na busca de dados arquivados e informações atualizadas.

 

Como melhorar o fluxo de informação

Melhorar o fluxo de informação significa otimizar os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações de um projeto. Para alcançar essa meta, é fundamental que as informações sejam compartilhadas de forma que não impeçam o acesso direto ao local de armazenamento, em qualquer fase das atividades e durante todo o ciclo do projeto.

Fora isso, é preciso investir na integração entre as disciplinas de forma sincronizada, ou seja, na busca de dados armazenados em uma única solução de gestão. Tecnologias disponíveis no mercado, como um software de gerenciamento eletrônico de documentos, tendem a minimizar os erros e a perda de tempo na obtenção de melhores resultados finais.

 

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

Em um mercado marcado por dinamismo e heterogeneidade, mais empresas (de todos os portes) investem na aquisição de tecnologias que integram e entregam informações confiáveis. Por isso, é recomendável que grandes projetos utilizem os softwares de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) disponíveis no mercado para superar desafios, complexos ou não.

Um software GED agrega tecnologias que possibilitam a gestão inteligente de documentos ou arquivos em qualquer plataforma. Isso garante o gerenciamento dos documentos e informações de qualquer lugar e no momento desejado. Essa virtualização do processo formaliza e padroniza as interações dos participantes do projeto e facilita o envio de feedbacks para e pela equipe.

 

Confira alguns benefícios de um GED:

 

  • Redução de tempo da análise de documentos;

  • Diminuição dos custos com armazenamento, recuperação e duplicação;

  • Facilidade, rapidez e precisão de controle e acesso das informações;

  • Segurança e confiabilidade dos dados;

  • Integração.

 

Para manter um fluxo de informação no ambiente de projetos, o gestor precisa analisar quais são os tipos, estilos e canais de comunicação mais adequados para a organização. Assim, poderá evitar bloqueadores de comunicação e retrabalho, mantendo a equipe de projeto o mais próximo possível. O resultado final será um projeto bem executado e, talvez, em até menos tempo do que o imaginado.

Você já utiliza algum software para melhorar o fluxo de informação no ambiente de projetos? Como isso ajudou a gestão de projetos? Comente!

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Inteligência emocional na gestão de projetos

Você já ouviu falar em inteligência emocional? Essa habilidade é a capacidade de gerenciar as emoções de forma positiva, aliviando o estresse momentâneo e abrindo caminho para uma comunicação eficaz bem como para resolução de desafios e conflitos. Esse tipo de inteligência tem sido cada vez mais abordado na área de gestão de projetos e você provavelmente já deve estar imaginando o motivo. Confira no post de hoje!

Inteligência emocional na gestão de projetos

Os modelos de gestão estão mudando bastante e ficando mais humanizados. Isso significa que a competência técnica, embora muito importante, não é suficiente para o sucesso na gestão de projetos. Sabemos que no ambiente de trabalho as emoções têm um grande peso, já que as conexões que criamos influenciam significativamente no modo como o trabalho é realizado e nas decisões tomadas.

Saber ouvir o problema de um colaborador ou conseguir lidar com a sua frustração – e de toda a equipe – quando um membro comete um erro, são exemplos de oportunidades para agir com inteligência emocional.

Por causa disso, a inteligência emocional é uma ferramenta imprescindível para gerentes que queiram melhorar sua capacidade de lidar com suas emoções e também com as dos membros da equipe.

 

Importância e benefícios da inteligência emocional

Ao aplicar habilidades relativas à inteligência emocional, o gerente de projetos torna-se um verdadeiro líder, já que consegue se comunicar de maneira mais eficaz e melhorar seu relacionamento com a equipe e com os stakeholders.

Ao utilizar essa compreensão das emoções para se relacionar melhor com a equipe, o gestor gera um nível alto de aceitação e apoio. Dessa forma, mantém o time motivado e tem mais chances de êxito no alcance das metas do projeto. Ao desenvolver as habilidades da inteligência emocional o gestor conseguirá:

 

  • Expressar o que sente mais facilmente;

  • Entender como os outros estão se sentindo e exercer a empatia;

  • Lidar facilmente com as complexidades sociais do local de trabalho;

  • Liderar e motivar os outros;

  • Manter sua saúde física e mental reduzindo o estresse.

 

Como estimular a inteligência emocional

Para mudar seu comportamento quando se encontra sob pressão, há um longo caminho. Você tem de aprender a superar o estresse ao mesmo tempo que permanece emocionalmente consciente. E para desenvolver as habilidades da inteligência emocional não existe mágica: é necessário praticar diariamente. Abaixo, você confere algumas das principais maneiras:

 

Acalmar-se rapidamente sob estresse momentâneo

Altos níveis de estresse geralmente sobrecarregam a mente e o corpo. Quando isso acontece, sua capacidade de entender uma situação e de se comunicar diminuem. Por isso, tente se acalmar o mais rápido possível, já que assim mantém equilíbrio, foco e controle da situação. Que tal fazer alguns exercícios de respiração ou ouvir uma música?

 

Desenvolver consciência emocional   

É preciso estimular sua consciência emocional, ou seja, se conectar com as emoções. Descubra como suas emoções influenciam seus pensamentos e ações, entenda-as e esteja ciente de que não podemos eliminá-las, mas aceitá-las e compreendê-las.

 

Controlar a comunicação não-verbal   

Um bom comunicador sabe que a linguagem corporal, às vezes, fala mais que a verbal. Principalmente em situações de alta carga de estresse. A dica é estimular diariamente sua capacidade de ler e responder com precisão aos sinais não-verbais das outras pessoas.

 

Resolver conflitos de maneira construtiva

Embora conflitos e divergências sejam inevitáveis em algum momento do projeto, é possível resolvê-los de maneira positiva e saudável. Assim, você reforça a confiança entre os envolvidos e estimula as negociações e ponderações dentro da equipe.

 

Viu como a inteligência emocional pode ser trabalhada intensamente na área de gestão de projetos? E se o gestor estiver consciente disso, vai perceber que, com o tempo, engajar equipe e stakeholders a atingirem os mesmos objetivos ficará cada vez mais fácil.

 

Você utiliza alguma habilidade da inteligência emocional no seu trabalho? Comente!

Ano novo, projetos novos: já planejou sua carteira para 2017?

Como foi o resultado do ano da sua empresa e o como você contribuiu para isso? Provavelmente você já se fez essa pergunta este mês, o qual finaliza um ano cheio de desafios e nos faz olhar para o futuro. Portanto, momento propício para planejar o ano que vem; esta época não deve se resumir apenas a listas com promessas, deve-se olhar para os projetos passados, avaliar os resultados, definir metas e preparar estratégias para o próximo ciclo.

Se você quer começar o ano com o pé direito e pronto para alavancar seu lugar no mercado, é preciso muito planejamento desde já. Você, gerente de projetos, já definiu o portfólio de projetos para o ano que vem? Já qualificou, priorizou e iniciou o planejamento dessa carteira? Ainda há tempo! Por isso, separamos algumas dicas para organizar seu portfólio de projetos de 2017, mas também para melhorar processos e estruturar pessoas.

 

Dicas para organizar o seu portfólio de projetos

 

#01 Elabore uma estratégia

Compreender o momento e os objetivos do negócio é fundamental para avaliar os critérios de um projeto, como rentabilidade, riscos e duração. Por isso, você deve elaborar uma estratégia que ajude a organizar e priorizar os projetos.

 

#02 Estabeleça critérios de priorização de projetos

Além de garantir que todos os projetos tenham condições básicas garantidas (como recursos e prazos), o gestor deverá estabelecer critérios claros e mensuráveis de avaliação. Errar na priorização de projetos tira a credibilidade e confiabilidade do processo e, provavelmente, irá levar à perda de resultados e insatisfação de membros da equipe.

 

#03 Reforce o engajamento e as lideranças

Em um projeto, stakeholders e equipes precisam estar engajados e conhecer os objetivos estratégicos além do andamento das atividades. Uma maneira de garantir que todos estejam a par das nuances do projeto é reforçando as lideranças, capazes de disseminar valores entre todos os envolvidos.

 

#04 Use a tecnologia

Para monitorar seus projetos em tempo real, aposte na tecnologia.  Melhor ainda se essa solução de gerenciamento de portfólio for capaz de centralizar todas as informações relativas aos projetos.

 

Dicas para estruturar pessoas e organizar processos

 

#01 Faça um balanço do ano

A avaliação do ano que passou é fundamental, já que permite corrigir erros e guiar a estratégia para o próximo ano.

Recupere informações e faça um levantamento completo de dados. Depois disso, pergunte-se (e pergunte ao todos os envolvidos):

 

  • As metas foram atingidas?

  • As estratégias funcionaram?

  • Qual foi o desempenho das equipes?

  • Os resultados foram satisfatórios?

 

 

#02 Projete cenários

Nesse momento, é recomendado considerar possíveis ameaças que poderão afetar o desempenho dos projetos, já que cenários realistas diminuem a possibilidade de um estouro no orçamento.

 

#03 Trace metas e objetivos

O que você deseja alcançar no próximo ano? Coloque suas metas no papel, levando em conta a projeção de demanda, abrangência geográfica do negócio, fornecedores, cenários financeiros, viabilidade do negócio etc.

 

#04 Estruture sua equipe

Essa é a hora de revisar as responsabilidades, tarefas e o desempenho do seu time. Assim, fica mais fácil definir a alocação dos colaboradores nos próximos projetos.

 

#05  Organize o orçamento anual

O orçamento anual, embora quase sempre mude, é fundamental para o planejamento de uma empresa. Nele, inclua receitas que a operação vai gerar e os gastos relacionados à execução (fixos e variáveis). Além dos gastos, preveja investimentos destinados a ativos fixos e também ao uso de capital de giro pela empresa.

 

E aí, você já planejou ou está planejando sua carteira para 2017? Compartilhe sua opinião conosco!

Linha de chegada: você atingiu as metas de sucesso estabelecidas?

Você sabia que apenas 39% dos projetos atendem às expectativas iniciais? E pior: 18% são cancelados antes de sua conclusão, de acordo com o manifesto Chaos Report 2013 elaborado pelo Instituto Standish Group e publicado pelo PMBK. Em um cenário tão preocupante, efetuar uma correta definição de escopo, metas e expectativas, além de controlar, com excelência, o desempenho de projetos, tornou-se fundamental para a reversão desse quadro.

Estabelecer os critérios de sucesso em projetos é a melhor forma de analisar se as metas definidas foram atingidas. Apesar de todos os esforços para atingir metas e objetivos, sem o estabelecimento correto dos critérios de sucesso, nem sempre um projeto entregue será um projeto completo e satisfatório. Neste artigo, vamos elucidar como avaliar se as metas de um projeto foram atingidas.

 

Como saber se o projeto atingiu as metas de sucesso

Existem três tipos de indicadores essenciais para avaliar o sucesso ou o fracasso de um projeto: a eficiência, a eficácia e a efetividade. Embora muitos utilizem essas palavras como sinônimos, na verdade, elas possuem significados bem diferentes.

Abaixo, explicamos como estes três indicadores devem ser analisados para concluir se o projeto atingiu as metas pré-estabelecidas.

 

  • Eficiência: uso racional dos recursos

A eficiência de um projeto avalia o uso racional de recursos, ou seja, os resultados das metas propostas depois da produção dos resultados dos projetos. Isso inclui prazos e metas de gastos estabelecidas no início do projeto – se foram extrapoladas ou não. Caso haja um aumento expressivo de custos, ou seja, desperdício, provavelmente o resultado do projeto vai perder competitividade.

É simples: se você gasta mais dinheiro para produzir algo, o valor cobrado por esse produto ou serviço também será maior. Ou, se você gasta mais tempo para entregar uma solução, isso gera prejuízos na produtividade ou funcionalidade da empresa. Medir a eficiência de um projeto vai ajudar o gestor a enxergar se o mesmo ajudou a organização a aumentar o faturamento, fidelizar o cliente etc.

 

  • Eficácia: conclusão das etapas

Todo o escopo, os objetivos e as metas foram conquistados? Verificar a eficácia do projeto é exatamente isso: conquistar cada uma dessas etapas. Vamos exemplificar: se uma escola faz uma campanha para vacinar todos os alunos contra a gripe (digamos que sejam 500) em uma semana e ambas as metas foram alcançadas, pode-se dizer que o projeto foi concluído com eficácia.

 

  • Efetividade: impacto do projeto

A efetividade revela os verdadeiros impactos de um projeto, ou seja, se o objetivo geral do projeto foi alcançado. Como base, o gestor pode utilizar os resultados a longo prazo e a contribuição do projeto para a empresa ou sociedade. Avaliar a efetividade de um projeto também é descobrir se ele atingiu seu propósito central.

No caso da vacinação escolar, por exemplo, não dá para ficar satisfeito apenas com a execução do plano. Se o objetivo era diminuir o número de faltas por causa da gripe e o número de alunos doentes aumentou, a campanha não foi efetiva, embora tenha sido eficaz. Para não cair nessa armadilha, é necessário monitorar os impactos reais de um projeto. Do contrário, o gestor terá apenas uma visão parcial e micro dos resultados do projeto.

 

Vamos a um exemplo mais próximo da realidade do gerenciamento de projetos: uma empresa resolveu que a prioridade é um projeto para redução de custos. As ações para a minimização de gastos são implantadas agora, mas não será possível analisar se o objetivo foi atingido na próxima semana. Caso isso seja feito, provavelmente, a análise vai levar a pensar que o projeto não foi efetivo, quando na verdade ainda não se pode saber, porque não houve o tempo necessário para calcular a economia. Por isso, é fundamental definir um período após a conclusão do projeto para que a avaliação da efetividade seja realizada.

 

A avaliação de um projeto depende de diversos fatores para ser condizente com a realidade. Por isso, na hora de medir o sucesso do seu projeto, lembre-se de considerar esses três fatores: eficiência, eficácia e efetividade.

Pronto para avaliar suas metas de sucesso?

A tomada de decisão na gestão de projetos

O processo de tomada de decisão é um dos fatores mais críticos na área de gestão de projetos. É nesse momento em que o gestor deverá decidir o que deve ou não ser feito.

Por isso, não dá para fazer tudo intuitivamente e torcer para que dê certo. Não é uma questão de sorte, mas de planejamento, cálculo de riscos e análise, tanto qualitativa quanto quantitativa. Existem diversos métodos e metodologias para tornar a tomada de decisão na gestão de projetos mais assertiva e rápida.

 

O que é uma tomada de decisão assertiva

Primeiramente, precisamos saber o que é uma decisão assertiva, ou seja, aquela decisão precisa e fundamentada. Ela deve suportar e refletir os objetivos do projeto, além de respeitar a hierarquia de prioridade das etapas do projeto. Para isso, é preciso integrar ferramentas e técnicas, utilizar o conhecimento disponível e envolver as pessoas corretas. Uma decisão efetiva deve ser tomada na hora certa (o timing é fundamental) e ser o mais objetiva e racional possível.

 

Antes da tomada de decisão

Há algumas dicas simples para utilizar quando uma questão for identificada no projeto e exigir a tomada de decisão do gestor. Essas ações podem ajudar na classificação e ordenação das melhores alternativas.

Antes de tomar uma decisão, o responsável pelo projeto deve:

 

  • Reunir o máximo de informação, baseada em fatos e dados, possível,

  • Analisar riscos (probabilidade x impacto e urgência);

  • Buscar possíveis alternativas para encaminhamento da resolução;

  • Mostrar as opções para os tomadores de decisão, sempre com antecedência necessária para o melhor resultado esperado.

 

Depois disso, o gestor precisa garantir que a decisão será corretamente implementada, ou seja, gerenciar a implantação dessa decisão como se fosse de um projeto.  

 

Tipos de tomadas de decisão

Há três maneiras bastante utilizadas para tomar uma decisão dentro de um grupo: por consenso, por maioria ou por autoridade.

 

Decisões consensuais

Esse tipo de decisão vem do diálogo e debate entre as pessoas de um grupo que podem ter ideias divergentes, porém possuem o mesmo objetivo. Isso significa que o que for decidido pode não ser o caminho ou o processo predileto de todos, porém, satisfaz o objetivo.

 

Decisões por maioria

Acontecem quando mais da metade do grupo é a favor de uma opção. O problema nesse tipo de decisão é que a minoria pode ficar desmotivada para realizá-la. Portanto, o processo deve ser realizado de maneira que essa minoria não se sinta excluída ou desanimada em relação à execução do projeto.

 

Decisões pela autoridade

Esse tipo de decisão é feito baseado no poder de uma pessoa ou de um grupo pequeno. Essa pessoa/grupo pode tomar determinada decisão porque tem autoridade. Por isso, é preciso atentar para não virar uma ditadura, permitindo que outras decisões sejam discutidas abertamente com os outros membros do projeto. Além de enxergar o problema sobre outras óticas, o responsável não será visto como um “chefe”, mas um líder.

 

Fatores de tomada de decisão

A tomada de decisão assertiva é precedida de paciência, objetividade, método e inteligência.

 

  • Paciência: ajuda a driblar o desejo de tomar uma decisão muito rapidamente, compreender a incerteza e mudanças (sempre há) e aceitá-las como parte do projeto.

 

  • Objetividade: elimina apego emocional a uma ideia só porque ela era sua. Ser objetivo também implica questionar tudo e ser pragmático. E, claro, aceitar que nenhuma ideia é perfeita.

 

  • Método: combina técnicas, facilitando a troca de informações e ideias.

 

  • Inteligência: traz informações críticas para que as decisões sejam embasadas em fatos e dados reais.

 

Impacto da tomada de decisão na gestão de projetos

O gestor que conseguir tomar o maior número de decisões certas irá:

 

  • Maximizar as chances de sucesso dos projetos;

  • Reduzir os impactos dos riscos que, por ventura, venham a se concretizar;

  • Melhorar a performance de controle do fluxo de desembolso;

  • Alavancar a imagem de excelência do departamento;

  • Melhorar a imagem do departamento;

  • Melhorar o desempenho da equipe;

  • Dar retorno ao investimento planejado e realizado.

 

De que maneira a tomada de decisão na gestão de projetos é conduzida em sua empresa? Comente os principais desafios enfrentados!
 

Gestão de riscos: como e por que fazer?

Os riscos de um projeto podem afetar diretamente seus objetivos e levar o resultado final para uma direção diferente do que foi planejado inicialmente. Isso ocorre porque riscos têm o poder de, no mínimo, alterar o escopo, prazo e custo. Se esses riscos não forem mapeados, identificados, qualificados, priorizados e, principalmente, não tiverem um plano de resposta devidamente elaborado e compartilhado com todos os stakeholders do projeto, seu projeto poderá ser um grande fracasso.

Sejam internos ou externos ao projeto, os riscos devem ter planos de respostas eficientes para que, caso o risco vire realidade, impacte o mínimo possível no projeto. Neste artigo, você vai entender por que e como fazer a gestão de riscos dos seus projetos.

 

Benefícios da gestão de riscos para a gestão de projetos

Ao analisar sistematicamente os riscos existentes, o gestor do projeto pode tomar decisões assertivas, baseadas em critérios, e não na sorte. Quando uma empresa aposta na gestão de riscos, promove a melhoria contínua e aumenta o grau de maturidade da gestão de projetos. Além disso, há outros benefícios, tais como:

  • Aumento da probabilidade de alcance dos objetivos estabelecidos;

  • Auxílio no planejamento estratégico e utilização eficaz dos recursos disponíveis;

  • Menos imprevistos e mais oportunidades;

  • Maior tranquilidade das partes envolvidas.

Além desses benefícios, a melhoria no processo decisório de todos os aspectos do negócio é um dos pontos decisivos para fazer a gestão de riscos de um projeto.

Dicas para uma gestão de riscos eficiente

Gerenciar as variáveis de um projeto (tanto positivas quanto negativas) é essencial para que sua equipe atinja as metas e objetivos estabelecidos no planejamento. Para isso, um conjunto de ações deve ser tomado para tentar maximizar os riscos positivos e diminuir os negativos.

Abaixo, você confere algumas dicas para fazer a gestão dos riscos do seu projeto:

 

Saiba quais são os componentes da gestão de riscos

Há três componentes principais no gerenciamento de riscos: o evento (risco em si), a probabilidade de acontecer e o impacto que causará caso ocorra. Sabendo disso, a cada risco identificado, você deve fazer essa análise e classificá-lo por ordem de gravidade, para tratar os mais importantes primeiro.

Depois disso, é preciso criar um plano de ação para eliminar ou reduzir a probabilidade de riscos negativos e aumentar as chances de impactos positivos. O objetivo dessa etapa é estar preparado para agir rapidamente caso um problema surja ou para aproveitar oportunidades inesperadas.

 

Identifique e dimensione os riscos com precisão

Se um risco for – mesmo que a probabilidade seja mínima – passível de ocorrer, é preciso identificar as consequências. Lembre-se de que riscos impactam, ao menos, uma das três áreas críticas de um projeto: escopo, tempo e custos.

Deixar de identificar um risco ou dimensionar mal é subestimar o quão prejudicial um problema pode ser no resultado final do projeto. Se houver acréscimo financeiro, por exemplo, como você vai justificá-lo para o cliente?

 

Monitore os riscos

É preciso utilizar mecanismos eficazes para acompanhar as probabilidades e evolução dos riscos. Esse monitoramento é imprescindível para que a equipe esteja a postos na hora de dar respostas efetivas a riscos que se tornem realidade.

 

Ajuste e continue

A atualização do plano de gestão de riscos também é peça-chave para que os projetos futuros tenham resultados cada vez melhores. Quando um concorrente entra no mercado, por exemplo, pode representar um risco negativo para um projeto. A dica é estar atento às nuances que surgirem e adaptar seu plano ao longo do tempo.

 

A gestão de riscos em projetos é fundamental para equilibrar ações e diminuir incertezas de eventos que possam ou não ocorrer. E quanto mais preparado o seu time estiver para lidar com esses riscos, maior segurança e tranquilidade a equipe vai ter para entregar projetos de excelência.

Você faz a gestão de riscos dos seus projetos? Qual é o maior desafio? Comente!

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