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Gestor de projetos: como engajar sua equipe?

Engajar equipes é um dos maiores desafios organizacionais dos gestores. Por isso, apontar uma direção a seguir e garantir que todos saibam seu papel e o cumpram efetivamente deve ser prioridade do gestor de projetos.

No entanto, um cenário no qual os profissionais estão engajados e motivados ainda é um sonho para muitas empresas. Duvida? De acordo com pesquisa de 2016 da Aon sobre tendências globais de engajamento, a América Latina tem um índice de engajamento de 72% — superior ao índice global de 65% — e alguns dos fatores críticos incluem: gestor imediato e liderança sênior.

Esse número, que retrata "o nível de investimento emocional e intelectual dos funcionários na organização", mostra que, apesar de termos colaboradores mais engajados do que a média global, ainda existe um grande espaço para melhora. Para superar esse desafio, o gestor de projetos deve ser um verdadeiro líder e motivar sua equipe de modo a envolver e acompanhar os profissionais em direção ao objetivo do negócio.

A importância de uma boa liderança

O engajamento das equipes só acontece se existe uma boa liderança dentro da organização. É esse líder quem vai exercer influência sobre um grupo para que ele atinja metas a serem seguidas, conduzindo-os na direção desejada.

Além disso, o desenvolvimento das pessoas também é responsabilidade do líder, que vai além do auxílio na aquisição de novas habilidades profissionais. A boa liderança irá incentivar o envolvimento e desenvolvimento das equipes constantemente. Nesse relacionamento próximo e transparente, o gestor vai atender às expectativas das equipes, ganhando  pontos para uma maior aceitação e, consequentemente, engajamento. Ou seja, é um ciclo de ações de liderança e resultados de envolvimento!

Dicas de como motivar e engajar sua equipe

Agora que você já sabe a importância de uma boa liderança, veja algumas dicas para engajar e motivar os grupos dentro da sua empresa:

#01 Comunique-se claramente (e tenha certeza de que foi compreendido)

O alinhamento de entendimento é ter certeza de que todos os membros da equipe entenderam exatamente para onde o projeto está indo e quais são os objetivos. Ser compreendido vai ajudar que as pessoas envolvam-se no projeto e entreguem ferramentas e resultados muito mais alinhados com o seu propósito final.

#02 Construa soluções com a equipe

Jamais entregue uma solução pronta. Ao fazer isso, o gestor tira uma oportunidade enorme de amadurecimento da equipe. Permita que os profissionais compartilhem o conhecimento que têm, aumentando assim o engajamento entre todos.

#03 Explique o motivo das decisões

Sua equipe precisa saber por que uma escolha foi feita em detrimento de outra, já que o resultado disso afeta a relação dela com o projeto. Além do mais, quando os membros compreendem a lógica por trás da tomada de decisão, mesmo que não concordem, respeitam.

#04 Compartilhe informações

Crie sistemas abertos de informações do projeto. Permita que cada membro da equipe acompanhe o que acontece, possa opinar e dar ideias. Quem sabe até agir como gerente de projetos às vezes. Não há mal nisso. Seu trabalho não é ser um ditador, e sim um facilitador.

Como melhorar seu relacionamento com a equipe

Um bom gestor sabe gerenciar conflitos interpessoais e estabelecer uma comunicação clara, direta e objetiva. Mas, para isso, precisa demostrar carisma, entusiasmo, criatividade, flexibilidade e uma boa dose de disciplina. Isso significa que um gestor de projetos deve ser multidisciplinar. Então, quais características você, como gestor, deve aprimorar para melhorar o relacionamento com a sua equipe? Veja abaixo algumas delas:

  • Organização: Inúmeras vezes você terá mais de um projeto para gerenciar, envolvendo diferentes equipes e prazos. Sem organização, você enfrentará alguns problemas e poderá ser mal visto pelos membros da equipe, além de prejudicar entregas, compromissos e, claro, o cliente interno e externo.

  • Liderança: Um bom gestor é um agente da mudança, ou seja, engaja e inspira o seu time a seguir uma determinada direção junto com ele.

  • Comunicação: Trabalhe diariamente para que o processo de comunicação com sua equipe seja aberto e transparente. O incentivo à troca de ideias e opiniões é um dos fatores mais importantes para engajar um grupo.

  • Negociação: Um profissional que precisa lidar o tempo todo com interesses distintos deve ter a capacidade de buscar um acordo que satisfaça, de algum jeito, todas as partes. Isso significa, muitas vezes, convencer pessoas a fazerem o que não querem, pedir um prazo maior ou até mais recursos para uma tarefa.

Você é gestor de projetos e tem alguma dica que utilizou para engajar sua equipe? Deixe sua opinião nos comentários!

 

 

Como uma consultoria em gestão de projetos pode ajudar minha empresa?

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Em um cenário de instabilidade econômica, o controle sobre os projetos de uma empresa torna-se ainda mais importante como processo para suportar esse período de travessia turbulenta, típico da crise que estamos imersos. O domínio sobre a gestão pressupõe uma visão completa do projeto, e isso inclui o conhecimento das metas, objetivos, etapas, prazos e recursos.

Assim, a organização consegue controlar imprevistos durante o desenvolvimento e diminuir o tempo de reação, revertendo mais facilmente os impactos negativos gerados pela crise. No entanto, muitas empresas estão falhando nesse processo fundamental para o sucesso dos negócios. A solução para muitas dessas organizações pode ser a contratação de uma consultoria em gestão de projetos.

Sua empresa precisa de uma consultoria em gestão de projetos?

Embora algumas organizações já tenham se dado conta da importância de trabalhar com metodologias de gestão de projetos, muitas delas falham ao tentar implantá-las por conta própria. Não é por meio de um treinamento de algumas horas que seus colaboradores estarão aptos a definir a metodologia mais adequada para a realidade e natureza do seu negócio.

E quando uma equipe não consegue gerenciar projetos mesmo depois dessas tentativas, o resultado é frustração, prejuízo e muito dinheiro e tempo jogados fora.

Se esse foi o caso da sua empresa, não desanime! A gestão de projetos é um conjunto complexo de processos, técnicas e ferramentas, por isso só será realizada com sucesso com o auxílio de quem é especialista na área. Ao mesmo tempo em que a empresa adquire maturidade para que os projetos funcionem, um consultor pode auxiliar durante todo esse processo.

Além de ser um agente externo e isento de conflitos, o consultor poderá gerenciar expectativas, analisar e implantar uma metodologia alinhada aos objetivos organizacionais.

Alguns sinais de que você precisa de uma consultoria:

  • Não sabe a metodologia que combina com seu negócio;
  • Não tem certeza sobre a viabilidade de um projeto;
  • Não possui um método para gestão do portfólio de projetos;
  • Sente a necessidade de suporte ou acompanhamento da equipe;
  • Quer montar um escritório de projetos (PMO);
  • Os projetos não estão gerando o resultado esperado.

Importância de contratar uma consultoria adequada

Como abordamos acima, o gerenciamento de projetos bem executado pode ajudar na administração estratégica de uma empresa. Isso inclui as etapas inicias (como o desenvolvimento de produtos) e envolve a criação e ajustes nos processos de negócio, passando por testes, atendimento ao cliente, marketing, gestão de pessoas, controladoria e assim por diante. Isso significa que, se você quer refinar, ajustar e criar formas mais eficazes e eficientes de crescimento da sua empresa, a gestão de projetos é um dos caminhos.

No entanto, de nada adianta contratar uma consultoria para ajudar sua equipe se ela não estiver adequada às necessidades específicas da sua organização. Só assim a consultoria poderá fazer um diagnóstico e recomendações voltadas ao ambiente de projetos da sua empresa, incluindo suas peculiaridades. Esse olhar diferenciado sobre o negócio de quem entende sua empresa ajuda a perceber pequenos detalhes que passariam despercebidos pela equipe.

As vantagens de contratar uma consultoria adequada às suas necessidades incluem:

  • Avaliar objetivamente processos atuais;
  • Comparar processos com as melhores práticas do mercado;
  • Identificar áreas de melhoria no gerenciamento de projetos;
  • Focar as oportunidades de melhoria;
  • Auxiliar sua equipe a obter melhores resultados na execução do seu negócio.

Como encontrar uma consultoria qualificada

Ao fazer uma busca rápida na internet, você certamente irá se deparar com uma gama enorme de empresas de consultoria atuando no mercado. Por isso, encontrar a que melhor se encaixa no perfil do que sua empresa pretende é um grande desafio.

Como encontrar a mais qualificada?

  • Analise o tipo de consultoria: procure por uma com experiências que correspondam às suas necessidades.
  • Avalie as qualificações profissionais, incluindo:
    • Profundidade e tempo de experiência;
    • Familiaridade com a sua indústria ou tipo de projeto;
    • Competência técnica;
    • Capacidade de desenvolver recomendações práticas;
    • Capacidade de construir a confiança e trabalhar com colaboradores;
    • Capacidade de gerenciar tarefas no prazo e dentro do orçamento.
  • Pesquise o histórico: analise os cases da consultoria.
  • Pondere o custo: em termos de ganhos gerais, já que nem sempre o menor valor resultará no melhor custo-benefício.

 

Viu como uma consultoria em gestão de projetos pode ajudar sua empresa? Não deixe de acompanhar o blog da Planit para ler mais dicas e conhecer mais sobre gestão de projetos!

6 motivos para investir em planejamento durante a crise

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O cenário de crise no Brasil que vem se arrastando ao longo dos últimos dois anos tem provocado sérios danos nos diversos setores da economia. Enquanto o Real se desvaloriza e a inflação sobe, nas empresas os gestores se veem com a difícil tarefa de atingir suas metas entregando seus resultados cada vez com menos recursos. Além se esforçarem para fazer mais com menos, tem sido primordial planejar com excelência para minimizar os riscos presentes nas várias áreas da gestão de projetos, já que, em um contexto de instabilidade, qualquer deslize pode ser decisivo.

Para ter sucesso nessa empreitada, se faz necessário conhecer e aplicar processos e ferramentas que permitam enxergar a situação atual da carteira de projetos da empresa e como eles poderão ser implantados a curto, médio e longo prazos e atingirem seus objetivos no futuro. Essa visão estratégica é proporcionada pelo planejamento. Com processos diferenciados que possam prever e antecipar os detalhes do que se pode encontrar lá na frente fica mais simples desenvolver uma estratégia para driblar os obstáculos que a crise apresenta a cada novo dia e, assim, aumentar as chances de sucesso dos projetos.

Dessa maneira, detalhamos 6 motivos pelos quais não se pode deixar de investir em planejamento, principalmente, em tempos de crise.

Gestão mais eficiente

Em tempos de instabilidade, é ainda mais importante o controle sobre o status dos projetos contidos no  plano de investimentos em capital da organização. E esse domínio sobre a gestão é maior quando se tem uma visão completa do programa. Saber as metas, objetivos, etapas, prazos e recursos ajudam a controlar imprevistos que possam aparecer durante o desenvolvimento. Caso surjam situações adversas, o tempo de reação tem que ser instantâneo e assim, tornar mais fácil se conseguir a condição necessária para se reverter os impactos.

Facilita a tomada de decisão

Ao estipular metas, objetivos e as etapas para atingi-los, o planejamento orienta e otimiza a tomada de decisões. Isso porque ele facilita a visualização dos caminhos alternativos que podem ser tomados e quais resultados se esperar no  futuro. Com profundidade de análise, necessária nessa importante fase de qualquer projeto, menores são as chances de se tomar decisões equivocadas. Se não há planejamento, é comum que sejam escolhidas as alternativas mais fáceis, com benefícios imediatos, mas que podem trazer sérios problemas no futuro. E sabemos que, em situações delicadas como a atual, não podemos nos dar a chance de errar, apesar de ela sempre existir.

Garante o cumprimento de metas

Além de explicitar com clareza os objetivos e metas do projeto, o planejamento detalha quais as ferramentas e métodos que, através da aplicação de boas práticas de gerenciamento, serão usados ao longo da jornada de qualquer projeto para que os mesmo possam ser atingidos.

Quanto mais esses processos e práticas são esmiuçados no planejamento, melhores serão os processos subsequentes, tais como fiscalização, garantia da qualidade do projeto, comunicação e integração sobre o andamento de cada fase do projeto. Consequentemente, mais rápidas são as reações a qualquer situação adversa que possa atrasar o projeto. E todos sabemos que atrasos significam perda de credibilidade na gestão, além de perda de dinheiro e geração de stress.

Otimiza os recursos

Conhecer, com profundidade, os dados sobre os recursos investidos no projeto é primordial para medir sua eficiência e sustentabilidade. Durante períodos de crise econômica isso é ainda mais importante pois nunca se sabe quando será necessário reduzir os custos de um projeto. Entender a estratégia adotada ajuda a otimizar a alocação de recursos humanos, financeiros e físicos em caso de necessidade. Assim, além de certificar o controle sobre os gastos, é possível otimizar os recursos e garantir o cumprimento de metas cada vez mais apertadas.

Aponta as brechas para inovação

Para fazer mais com menos, não é só fazer mais do mesmo. Inovar é uma das melhores maneiras de se enfrentar crises e ainda tirar proveito delas. Encontrar formas de executar um processo de maneira mais eficiente é o que vai fazer um negócio se diferenciar dos seus concorrentes.É nos períodos de crise que novos processos e ferramentas são criados desde que as pessoas de sua organização estejam preparadas para serem constantemente desafiadas a "saltar a barra".

Sabemos que a superação dos obstáculos depende, integralmente, de que sejam encontradas ou criadas oportunidades para se atender às necessidades do ambiente. E para isso, só conhecendo muito bem a situação atual para identificar o quê e onde se é possível mudar, ou seja, inovar. Um planejamento detalhado permite olhar para esse labirinto de possibilidades e encontrar uma saída.

Apoia a comunicação integrada

E para finalizar, os resultados esperados, previamente planejados e colocados no papel, somente serão alcançados e concretizados se todos os colaboradores envolvidos nos projetos estiverem devidamente informados dos benefícios que os mesmos trarão para o ambiente 360 graus da organização através de um robusto processo de comunicação propiciado por organizações onde a gestão do conhecimento é um dos seus pilares de sustentação. 

Ao se conhecer e esclarecer a importância de cada etapa do programa de projetos para os resultados finais da organização, aumentamos a motivação e o foco em resultados da equipe. E com uma estratégia clara e o engajamento do grupo, maiores são as chances de o projeto ser executado com maestria e resultados de excelência sejam entregues ao nosso cliente.

 

O planejamento é essencial em todos os momentos, não apenas durante a crise. Mas em época de maiores dificuldades, ele se torna essencial para o sucesso e sobrevivência de qualquer negócio. E na sua empresa, como está o planejamento dos projetos? Conte para nós nos comentários.

 

Um bom gerente de projetos também é vendedor

Uma pessoa responsável por gerenciamento de projetos tem muitos pontos em comum com um profissional de vendas. Muitas vezes, mais do que ele sequer imagina. Mesmo que as funções possam ser completamente diferentes na prática, a comunicação multidimensional usada para conseguir manter uma equipe unida e um cliente satisfeito, durante o processo de desenvolvimento de um produto ou serviço, pode ser comparada à habilidade de persuasão que um vendedor aplica diariamente.

Mas como exatamente um gerente de projetos se assemelha ao profissional de vendas? Como a comunicação multidimensional realizada por vendedores é necessária para desenvolver uma liderança colaborativa?

O gerente de projetos vende seus serviços e habilidades

Como gerente de projetos você mostra aos seus clientes de que você tem as habilidades necessárias para entregar os seus serviços com qualidade todos os dias. Não importa se o contrato já esteja assinado, a equipe já tenha começado a produção e a data de entrega esteja próxima. O cliente faz inúmeras ligações cobrando atualizações constantes, e por mais que você consiga levar o gerenciamento de projetos da maneira mais profissional possível, é sempre necessário fazer com que ele entenda que tem o melhor time da empresa, de que a dedicação é sempre constante e que ninguém mais no mercado oferece esse tipo de serviço.

Nessa hora você consegue vender todos os detalhes do projeto novamente, lembra que as etapas são complexas e mostrar os pontos principais que elas envolvem. Você sabe bem que falar sobre os profissionais extremamente qualificados que colaboram para fazer o melhor trabalho possível, e como eles foram cuidadosamente escolhidos para atingir os melhores resultados, é uma prática comum que tranquiliza clientes. Por isso você também é um vendedor, usando o seu serviço e o de todos os que trabalham com você para vender suas idéias, todo o tempo.

Às vezes você sabe que os problemas podem ser um pouco maiores, como quando o cliente pede alguma alteração e você precisa trabalhar com a liderança colaborativa e balancear os interesses de quem recebe os seus serviços com os da sua equipe.

O gerente de projetos vendedor trabalha com liderança colaborativa

Quando o cliente fica insatisfeito por conta de um problema que aconteceu durante a produção, ou com o produto final que foi entregue, é quando você como gerente de projetos consegue trabalhar a liderança colaborativa. Aqui é a hora em que seu papel de vendedor se torna mais visível: na mediação entre os interesses da empresa, do cliente, e dos seus próprios usando uma comunicação multidimensional.

Bons vendedores conseguem balancear essas demandas quando tentam vender mais – agradando o contratante – por um preço mais baixo, para que o cliente faça a compra, enquanto busca manter os interesses da empresa. Mas você já sabe que em gerenciamento de projetos essa etapa se torna mais complexa, e os argumentos usados quando alguma coisa da errado – protegendo a sua equipe e a empresa – são feitos com calma pedindo a compreensão do cliente.

No fim das contas, você como bom vendedor sempre consegue fazer com que o cliente saiba que seus serviços cumprem tudo o que foi prometido, e acaba não duvidando da capacidade do time responsável por conta de um pequeno problema. Mas se isso acontece, você respira fundo e se prepara, para mais uma vez, vender o seu projeto.

Você acha que é um bom gerente de projetos vendedor? Deixe um comentário!

Liderança positiva: 5 características de um bom líder

Em tempos de crise, a pressão sobre os colaboradores das empresas cresce ainda mais. Neste cenário, a gestão de pessoas eficaz é requisito para bons resultados. Os líderes se tornam ainda mais fundamentais para as organizações e ambientes de projetos, afinal, eles inspiram, dão segurança e servem como um guia para a equipe. Bons líderes sabem como motivar equipes na superação de obstáculos e desafios do dia a dia das organizações. Pensando nisso, separamos cinco características de uma liderança positiva e quais os impactos dessa prática em equipes e projetos:

1. Autoconhecimento

Um profissional que não se conhece e não sabe se guiar, não é um líder. Um líder vai precisar gerenciar suas emoções e deixar de lado aquela frustração, quando ela aparecer. Isso significa que um líder consegue transformar estados emocionais chamados improdutivos (medo, insegurança, depressão, ansiedade, estresse) em combustível para a equipe. Ele sabe que essas emoções não podem se tornar um obstáculo, nem para o projeto, nem para a equipe.

 

2. Espírito de equipe e comprometimento

Um líder sabe que o espírito de equipe é essencial para que um projeto saia do papel. Esses profissionais não ficam apontando o dedo para quem cometeu falhas, mas encontram caminhos para resolvê-las. A liderança positiva também requer determinação, já que sem ela, a equipe pode sentir certa desconfiança em relação ao alcance dos resultados almejados. Quando é necessário, um bom líder também tem humildade suficiente para colocar a mão na massa junto com o time.

Outra característica de quem tem espírito de equipe é o comprometimento. Um gestor que falte vários dias da semana ou sempre chegue atrasado não demonstra muito comprometimento com a empresa, não é mesmo? Se ele não mostra como está preocupado com os resultados, por que a equipe deveria se preocupar? Ademais, há o otimismo, intrínseco aos verdadeiros líderes. O líder precisa ser positivo e encorajar a equipe, principalmente em tempos de dificuldade. Ninguém quer um líder negativo dizendo que tudo vai dar errado e que não tem jeito.

 

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Dicas práticas para ajudar no sucesso do gerenciamento do projeto

O gerenciamento de projetos pode ajudar a administrar estrategicamente muitos aspectos de uma empresa em crescimento. Desde o desenvolvimento de produtos até a criação e ajustes nos processos de negócio, passando por testes, atendimento ao cliente, publicidade, marketing, gestão de pessoas, controladoria etc. Bem utilizado, é uma excelente maneira de refinar, ajustar e criar formas mais eficazes e eficientes de fazer o negócio andar para frente.

Com o gerenciamento de projetos, a empresa passa a ter uma estrutura (métodos, práticas) para ajudar a alcançar os objetivos em tempos e com orçamentos pré-determinados.

Para muitos empresários que administram empresas de pequeno porte, o termo ‘Gerenciamento de Projetos’ pode parecer distante de sua realidade. Isto é um engano. Basicamente, gerenciamento de projetos tem a ver com conhecer e planejar o que deve acontecer, saber quando deve acontecer e quem deve fazer e, sobretudo, um direcionamento do que se espera como resultado.

Para isso, os gerentes de projetos utilizam metodologias e boas práticas amplamente testadas e reconhecidas como eficientes, otimizando os resultados, reduzindo custos e aproveitando melhor a produtividade da equipe para fazer entregas nas datas programadas.

Saiba mais sobre o planejamento e diretrizes dos projetos

Todos os projetos bem-sucedidos têm um plano, que é criado no início e regularmente revisto e atualizado conforme o andamento das atividades. O plano normalmente irá mostrar:

·     O que precisa ser feito (âmbito, resultados e qualidade);

·     Resultados-chave (o que está sendo criado) e marcos (metas e prazos);

·     Quem está realizando as diversas tarefas (recursos);

·     Quais são os recursos necessários e disponíveis – ou que precisam ser adquiridos;

·     Em quais datas é necessário atingir cada etapa;

·     Quais são os custos de realização do projeto como um todo e de cada etapa;

·     Etc.

Ao seguir estas diretrizes, as chances de obter resultados satisfatórios aumentam significativamente. Sem esta linha de direcionamento, é possível que os custos saiam do esperado, que haja atrasos e desgastes que coloquem o projeto em risco entre outras consequências.

Dicas para um gerenciamento de projetos bem sucedido

Dito isso, vamos a alguns pontos que precisam ser considerados no gerenciamento para que sua empresa atinja seus objetivos em quaisquer projetos:

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Entenda o que é o gerenciamento de risco do projeto

Muitas vezes, para atingir o impacto esperado, um projeto precisa ser ousado e arriscar. Porém, para que o resultado seja um sucesso, avaliar os riscos é essencial. O Guia PMBOK® define como risco um evento ou uma condição incerta que tem efeito pelo menos sobre um resultado final do projeto. Segundo o guia, cada projeto tem um componente de incerteza no momento em que é concebido.

Incerteza pode ter uma ou mais causas e um ou mais impactos sobre a qualidade de um projeto assim como sobre o escopo, cronograma ou custo. Já os riscos podem ser tanto internos como externos em relação ao projeto e ambos têm tanto um impacto quanto uma probabilidade. Se por acaso um risco se concretiza, isso se torna um problema.

Assim, a vantagem do planejamento formal de gestão de risco do projeto é que você terá mais tempo para se concentrar sobre os riscos imprevistos, porque você já decidiu como lidar com os esperados. A gestão de risco em um projeto pode guiar a equipe no monitoramento da probabilidade e do impacto de riscos. Vamos ver mais sobre isso a seguir:

Entenda o que é o gerenciamento de risco do projeto

O risco mais importante e, que deve ser levado em conta, é que o projeto final não atenda as expectativas dos patrocinadores ou das partes interessadas. Ao adotar um plano de gestão de risco, a equipe envolvida não apenas demonstra a intenção de gerenciar o risco como também demonstra como que esse risco será gerido.

A maior parte da quantidade dos riscos está presente no início de um projeto quando acontece a maior quantidade de incerteza. Por isso, o risco deve ser gerido de forma proativa e contínua ao longo de cada uma das fases do ciclo de vida. Também é importante calcular precisamente a probabilidade assim como os riscos negativos e positivos.

Os riscos são inerentes a todos os projetos, independentemente do tamanho, duração ou extensão. É fundamental implantar o processo formal de gerenciamento de risco com intuito de permitir que a equipe do projeto possa se antecipar e responder adequadamente.

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Os principais desafios de montar uma equipe produtiva (e como enfrentá-los)

Como gerente de projetos você se depara com uma grande variedade de decisões estratégicas difíceis mesmo antes do início de um projeto. Uma delas está diretamente relacionada à formação da equipe de trabalho. Muito do seu sucesso se deve à sua capacidade de reunir em um time, pessoas competentes que devem somar forças para realizar tudo com máxima qualidade. Do contrário, sem as pessoas certas atuando nas frentes certas, surgem os erros, os atrasos, as inconformidades – pior ainda, aumentam as chances de decepcionar o cliente do projeto.

Pensando nisso, preparamos este post com algumas dicas para que você enfrente os principais percalços encontrados durante a formação de um time com mais facilidade. Acompanhe!

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Como aproveitar bem as lições aprendidas (e como isso pode fazer toda diferença)

Ao analisarmos a história da humanidade, vemos que os grandes estrategistas levaram em consideração os erros dos seus antepassados e fizeram das lições aprendidas, grandes histórias de sucesso e superação. O mesmo acontece dentro do gerenciamento de projetos. Cada fase, gera uma vasta base de conhecimento proveniente das experiências, dos sucessos e insucessos das atividades executadas.

Assim, é importante que exista uma reunião para que seja montada uma base de conhecimento, composta de informações relevantes, de fácil entendimento e que sejam utéis para a execução assertiva de um projeto futuro. Segundo o PMI – Project Management Institute, a reunião de lições aprendidas faz parte do processo de encerramento do projeto. Essa troca de conhecimento é muito importante dentro da gestão de projetos e precisa ser encarada como um longo e contínuo processo de aprendizado. Também como uma chance de implantar melhorias dos gargalos e obstáculos que apareceram durante o desenvolvimento do projeto.

Como aproveitar bem as lições aprendidas

Se as lições aprendidas nos projetos forem adequadamente absorvidas, avaliadas, estruturadas e assimiladas poderão trazer inúmeros benefícios para projetos futuros. Gerenciamento adequado dos gastos, garantia de qualidade do produto final, alinhamento do escopo com as necessidades de negócio do cliente são algumas das vantagens. Além de, claro, ajudar no cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma do projeto. Por isso que trabalhar com as lições aprendidas e aplicá-las juntamente com a Gestão do Conhecimento pode fazer TODA a diferença para sua empresa. E além dos benefícios citados, traz vantagem competitiva.

Os projetos criam uma base de conhecimento e utilizá-la pode ajudar a aprimorar todos os processos futuros. Assim, é necessário que as lições aprendidas sejam registradas e documentadas com o objetivo de distribuir o conhecimento para todos os participantes e os stakeholders. Além disso, criar uma base sólida de experiências adquiridas ajuda a minimizar o risco durante o projeto, reduz os custos, estimula a troca de informações e agiliza o processo de tomada de decisão.

Vale lembrar: para que o registro das lições aprendidas seja eficaz, a base sempre deve estar atualizada, as informações devem ser extremamente confiáveis e disponíveis a todos que tiverem permissão, a qualquer hora, e por vários meios.

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As 5 competências pouco conhecidas que os líderes deverão ter nos próximos anos

Chegamos a um ponto em que tudo evolui muito rápido, e o mundo está constantemente mudando. O reflexo desse fenômeno pode ser facilmente observado no ambiente empresarial: anos atrás as comunicações se davam apenas por telefone ou fax e as reuniões eram marcadas com muita antecedência, enquanto hoje em dia temos comunicação instantânea com qualquer lugar do globo. Além disso, observamos uma tendência cada vez maior de startups – que constituem um modelo muito diferente da empresa tradicional que estávamos acostumados a ver. Tudo isso influi diretamente na capacidade de liderança de um bom gestor, que deve estar preparado para acompanhar esse turbilhão de novidades.

Apesar de a base fundamental de uma boa liderança continuar em torno de conceitos como boa comunicação, capacidade de motivar uma equipe e, tantas outras características sempre citadas, quando trabalhamos sobre o assunto, novas competências que cercam as inúmeras mudanças que vivenciamos precisam ser adquiridas. De acordo com as mudanças previstas para a próxima década, quais serão as competências necessárias para bons gestores de equipes e projetos?

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