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Dicas práticas para ajudar no sucesso do gerenciamento do projeto

O gerenciamento de projetos pode ajudar a administrar estrategicamente muitos aspectos de uma empresa em crescimento. Desde o desenvolvimento de produtos até a criação e ajustes nos processos de negócio, passando por testes, atendimento ao cliente, publicidade, marketing, gestão de pessoas, controladoria etc. Bem utilizado, é uma excelente maneira de refinar, ajustar e criar formas mais eficazes e eficientes de fazer o negócio andar para frente.

Com o gerenciamento de projetos, a empresa passa a ter uma estrutura (métodos, práticas) para ajudar a alcançar os objetivos em tempos e com orçamentos pré-determinados.

Para muitos empresários que administram empresas de pequeno porte, o termo ‘Gerenciamento de Projetos’ pode parecer distante de sua realidade. Isto é um engano. Basicamente, gerenciamento de projetos tem a ver com conhecer e planejar o que deve acontecer, saber quando deve acontecer e quem deve fazer e, sobretudo, um direcionamento do que se espera como resultado.

Para isso, os gerentes de projetos utilizam metodologias e boas práticas amplamente testadas e reconhecidas como eficientes, otimizando os resultados, reduzindo custos e aproveitando melhor a produtividade da equipe para fazer entregas nas datas programadas.

Saiba mais sobre o planejamento e diretrizes dos projetos

Todos os projetos bem-sucedidos têm um plano, que é criado no início e regularmente revisto e atualizado conforme o andamento das atividades. O plano normalmente irá mostrar:

·     O que precisa ser feito (âmbito, resultados e qualidade);

·     Resultados-chave (o que está sendo criado) e marcos (metas e prazos);

·     Quem está realizando as diversas tarefas (recursos);

·     Quais são os recursos necessários e disponíveis – ou que precisam ser adquiridos;

·     Em quais datas é necessário atingir cada etapa;

·     Quais são os custos de realização do projeto como um todo e de cada etapa;

·     Etc.

Ao seguir estas diretrizes, as chances de obter resultados satisfatórios aumentam significativamente. Sem esta linha de direcionamento, é possível que os custos saiam do esperado, que haja atrasos e desgastes que coloquem o projeto em risco entre outras consequências.

Dicas para um gerenciamento de projetos bem sucedido

Dito isso, vamos a alguns pontos que precisam ser considerados no gerenciamento para que sua empresa atinja seus objetivos em quaisquer projetos:

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Entenda o que é o gerenciamento de risco do projeto

Muitas vezes, para atingir o impacto esperado, um projeto precisa ser ousado e arriscar. Porém, para que o resultado seja um sucesso, avaliar os riscos é essencial. O Guia PMBOK® define como risco um evento ou uma condição incerta que tem efeito pelo menos sobre um resultado final do projeto. Segundo o guia, cada projeto tem um componente de incerteza no momento em que é concebido.

Incerteza pode ter uma ou mais causas e um ou mais impactos sobre a qualidade de um projeto assim como sobre o escopo, cronograma ou custo. Já os riscos podem ser tanto internos como externos em relação ao projeto e ambos têm tanto um impacto quanto uma probabilidade. Se por acaso um risco se concretiza, isso se torna um problema.

Assim, a vantagem do planejamento formal de gestão de risco do projeto é que você terá mais tempo para se concentrar sobre os riscos imprevistos, porque você já decidiu como lidar com os esperados. A gestão de risco em um projeto pode guiar a equipe no monitoramento da probabilidade e do impacto de riscos. Vamos ver mais sobre isso a seguir:

Entenda o que é o gerenciamento de risco do projeto

O risco mais importante e, que deve ser levado em conta, é que o projeto final não atenda as expectativas dos patrocinadores ou das partes interessadas. Ao adotar um plano de gestão de risco, a equipe envolvida não apenas demonstra a intenção de gerenciar o risco como também demonstra como que esse risco será gerido.

A maior parte da quantidade dos riscos está presente no início de um projeto quando acontece a maior quantidade de incerteza. Por isso, o risco deve ser gerido de forma proativa e contínua ao longo de cada uma das fases do ciclo de vida. Também é importante calcular precisamente a probabilidade assim como os riscos negativos e positivos.

Os riscos são inerentes a todos os projetos, independentemente do tamanho, duração ou extensão. É fundamental implantar o processo formal de gerenciamento de risco com intuito de permitir que a equipe do projeto possa se antecipar e responder adequadamente.

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Os principais desafios de montar uma equipe produtiva (e como enfrentá-los)

Como gerente de projetos você se depara com uma grande variedade de decisões estratégicas difíceis mesmo antes do início de um projeto. Uma delas está diretamente relacionada à formação da equipe de trabalho. Muito do seu sucesso se deve à sua capacidade de reunir em um time, pessoas competentes que devem somar forças para realizar tudo com máxima qualidade. Do contrário, sem as pessoas certas atuando nas frentes certas, surgem os erros, os atrasos, as inconformidades – pior ainda, aumentam as chances de decepcionar o cliente do projeto.

Pensando nisso, preparamos este post com algumas dicas para que você enfrente os principais percalços encontrados durante a formação de um time com mais facilidade. Acompanhe!

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Como aproveitar bem as lições aprendidas (e como isso pode fazer toda diferença)

Ao analisarmos a história da humanidade, vemos que os grandes estrategistas levaram em consideração os erros dos seus antepassados e fizeram das lições aprendidas, grandes histórias de sucesso e superação. O mesmo acontece dentro do gerenciamento de projetos. Cada fase, gera uma vasta base de conhecimento proveniente das experiências, dos sucessos e insucessos das atividades executadas.

Assim, é importante que exista uma reunião para que seja montada uma base de conhecimento, composta de informações relevantes, de fácil entendimento e que sejam utéis para a execução assertiva de um projeto futuro. Segundo o PMI – Project Management Institute, a reunião de lições aprendidas faz parte do processo de encerramento do projeto. Essa troca de conhecimento é muito importante dentro da gestão de projetos e precisa ser encarada como um longo e contínuo processo de aprendizado. Também como uma chance de implantar melhorias dos gargalos e obstáculos que apareceram durante o desenvolvimento do projeto.

Como aproveitar bem as lições aprendidas

Se as lições aprendidas nos projetos forem adequadamente absorvidas, avaliadas, estruturadas e assimiladas poderão trazer inúmeros benefícios para projetos futuros. Gerenciamento adequado dos gastos, garantia de qualidade do produto final, alinhamento do escopo com as necessidades de negócio do cliente são algumas das vantagens. Além de, claro, ajudar no cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma do projeto. Por isso que trabalhar com as lições aprendidas e aplicá-las juntamente com a Gestão do Conhecimento pode fazer TODA a diferença para sua empresa. E além dos benefícios citados, traz vantagem competitiva.

Os projetos criam uma base de conhecimento e utilizá-la pode ajudar a aprimorar todos os processos futuros. Assim, é necessário que as lições aprendidas sejam registradas e documentadas com o objetivo de distribuir o conhecimento para todos os participantes e os stakeholders. Além disso, criar uma base sólida de experiências adquiridas ajuda a minimizar o risco durante o projeto, reduz os custos, estimula a troca de informações e agiliza o processo de tomada de decisão.

Vale lembrar: para que o registro das lições aprendidas seja eficaz, a base sempre deve estar atualizada, as informações devem ser extremamente confiáveis e disponíveis a todos que tiverem permissão, a qualquer hora, e por vários meios.

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As 5 competências pouco conhecidas que os líderes deverão ter nos próximos anos

Chegamos a um ponto em que tudo evolui muito rápido, e o mundo está constantemente mudando. O reflexo desse fenômeno pode ser facilmente observado no ambiente empresarial: anos atrás as comunicações se davam apenas por telefone ou fax e as reuniões eram marcadas com muita antecedência, enquanto hoje em dia temos comunicação instantânea com qualquer lugar do globo. Além disso, observamos uma tendência cada vez maior de startups – que constituem um modelo muito diferente da empresa tradicional que estávamos acostumados a ver. Tudo isso influi diretamente na capacidade de liderança de um bom gestor, que deve estar preparado para acompanhar esse turbilhão de novidades.

Apesar de a base fundamental de uma boa liderança continuar em torno de conceitos como boa comunicação, capacidade de motivar uma equipe e, tantas outras características sempre citadas, quando trabalhamos sobre o assunto, novas competências que cercam as inúmeras mudanças que vivenciamos precisam ser adquiridas. De acordo com as mudanças previstas para a próxima década, quais serão as competências necessárias para bons gestores de equipes e projetos?

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A surpreendente verdade que nunca contaram a você sobre como ser um gerente de projetos feliz

É normal que exista a preocupação de ser bem sucedido na profissão. Muito se fala sobre ser altamente eficaz, produtivo e eficiente como gerente de projeto. Mas há pouca, ou quase nenhuma, publicação que trate de como ser ser um gerente de projetos feliz e satisfeito.

A verdadeira pergunta é: qual é o sentido em ser bem sucedido profissionalmente se você não se sentir plenamente satisfeito e feliz com a sua carreira?

O primeiro passo para ser pleno é se conscientizar de que isso requer algumas habilidades que não são fáceis de desenvolver. É preciso aprimorar as qualidades que o profissional já tem e adquirir outras que o habilitem a fazer um trabalho primoroso e prazeiroso ao mesmo tempo. Essas habilidades não são ensinadas nos treinamentos técnicos e de liderança típicos ou em livros best seller sobre gerenciamento de projetos.

Pensando nisso, preparamos esta série de atitudes fundamentais para alcançar o sucesso e a felicidade na carreira de gerenciamento de projetos. Acompanhe!

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Conheça os processos e áreas de conhecimento que o PMBOK reconhece

PMBOK Guide é a sigla para ‘A Guide to The Project Management Body of Knowledge’, ou Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos em português. É um livro que reúne um conjunto de processos e áreas de conhecimento aceito como a melhor publicação prática no âmbito da disciplina de gerenciamento de projetos pelos especialistas da área.

Em sua quinta edição, lançada em 2013, o PMBOK é de autoria do comitê de padronização do Project Management Institute – PMI®, maior e mais reconhecida entidade de classe quando se trata de gestão de projetos.

A história do PMBOK Guide

Era 1976 quando o PMI promoveu um congresso em Montreal no Canadá. Lá, durante as mesas de debate, surgiu a ideia de documentar as melhores práticas em gerenciamento de projetos. A discussão entre os especialistas perdurou pelos próximos cinco anos e, em 1981, foi aprovado um projeto de desenvolvimento de procedimentos para a área de gerenciamento de projetos com objetivo de estruturar e documentar o conhecimento já existente. Assim, em 1983, surge o que hoje pode ser considerado o embrião do PMBOK. Ele abrangia gerenciamento do escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos e comunicação.

Mais tarde, em 1986, é lançada uma versão revisada na qual se inclui também o gerenciamento das aquisições e de riscos. Oficialmente, a primeira edição, com todas as áreas do conhecimento juntas é trazida ao mercado em 1987. Em 2000, 2004, 2008 são lançadas a segunda, terceira e quarta edição respectivamente. Elas já incluiam novas implementações de conteúdos, melhorias e revisões na abordagem.

Em 2013, chega ao mercado a quinta e mais atual edição do PMBOK. Também neste ano a publicação alcança dez idiomas, além do inglês: português, espanhol, italiano, alemão, árabe, chinês, coreano, francês, japonês e russo.

Ao longo dos anos, o PMBOK ganhou reconhecimento e hoje é o alicerce para a realização do exame de certificação Project Management Professional (PMP), a mais desejada entre os profissionais da área em cerca de 165 países.

PMBOK não é uma metodologia

A principal característica que comprova que o PMBOK não é uma metodologia é o fato de ele distinguir os diferentes tipos de projetos. Ele também não faz uso de peculiaridades de linguagens que respeitem a cultura de diferentes tipos de empresas, além de não apresentar modelos especificos de documentos para serem preenchidos.

Acima de tudo, o PMBOK® Guide é um manual que expõe as melhores práticas no universo de conhecimentos da gestão de projetos. Em outras palavras, ele não é um passo a passo, apesar de ter se firmado como um um padrão internacional que inspira quase todas as metodologias existentes na área.

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Estratégia é uma vantagem competitiva. Saiba porque.

Muitos profissionais ouvem falar da importância do planejamento estratégico e de como sua correta aplicação implica no sucesso da gestão do negócio. Mas mesmo assim, deixam essa informação entrar por um ouvido e sair pelo outro. O pensamento que muitas vezes passa pela cabeça é: “isso é muito complexo e serve apenas para grandes empresas”. Estamos aqui para mostrar que pensar assim não traz nenhum benefício para a dinâmica da empresa – muito menos para os resultados esperados.

O planejamento estratégico não é um bicho de sete cabeças. Na verdade, é apenas a construção de um projeto que deve ser ensinado para todos os componentes da equipe. Deve ser compartilhado, primeiramente, com os cabeças chaves das organização, os responsáveis pela gestão, que devem transmitir as informações bases para os demais colaboradores. O essencial é que todos tenham conhecimento das metas da empresa e quais são os resultados esperados de cada departamento e aqui a comunicação se torna fundamental.  Aí também é interessante inspirar todos os envolvidos no projeto: somente pessoas engajadas em todos os níveis organizacionais podem executar um planejamento com maestria.

Esse preconceito em torno do conceito de estratégia por parte dos pequenos e médios empresários termina se tornando em desvantagem competitiva. A estratégia pode ser utilizada por empresas de qualquer porte, que atuem em qualquer segmento e, ainda, para aquelas que ainda nem saíram do papel. E um bom planejamento estratégico implica em inúmeras vantagens que podem alavancar os resultados de uma organização. Veja abaixo como uma estratégia pode ajudar no crescimento orgânico:

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É possível ser um profissional multitarefas e produtivo?

Veja se parece um típico dia de trabalho para você.

Enquanto você está no meio da segunda reunião do dia (que muitas vezes podem ser várias calls no Skype), você tenta responder seus e-mails no celular. Depois, quando volta para sua mesa, interrompe suas atividades para atender outra demanda – como conferir a estratégia de um novo projeto. Então, finalmente, você pode voltar para sua prioridade do dia. No segundo em que senta na sua cadeira, o telefone toca. Outra emergência que você precisa atender… parece que nunca acaba. A solução poderia ser: resolver rapidamente aquelas tarefas que aparecem de forma inesperada no decorrer do dia e depois dedicar atenção exclusivamente para a sua principal atividade prevista no cronograma. Mas nem sempre isso é possível.

No momento em que você chega em casa e analisa seu dia o sentimento que te inunda é: você está se esforçando, mas não está se sentido realizado. A sensação é que você fez várias coisas, o dia inteiro, mas não fez nenhuma por completo. Esse é um sentimento comum nos profissionais que precisam lidar com muitas atividades ao mesmo tempo, consideradas multitarefas – ou multitasking em inglês. Se identificou?

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Por que a comunicação é tão importante durante a execução de um projeto?

A comunicação é um dos cuidados mais importantes que os gestores devem ter para obter sucesso em seus projetos. Se a equipe do projeto não sabe quais são as suas tarefas, ou como realizá-las, a tendência é que hajam paralisações e atrasos nas entregas. Se o gestor não sabe o que o pessoal do projeto está fazendo, não obtém feedbacks constantes, ele perde sua capacidade de monitorar o progresso das ações. Por outro lado, sem saber exatamente o que cada ator envolvido no projeto espera dele, fica difícil chegar a algum lugar.

A manutenção de canais regulares e precisos de comunicação com todos os profissionais que atuam diretamente no projeto, bem como as demais partes interessadas, é essencial para garantir o bom fluxo de instruções, alertas suficientes dos riscos e mudanças para permitir a avaliação precoce e a preparação para o trabalho.

Para o Guia PMBOK®, manual de gerenciamento de projetos desenvolvido pelo PMI e reconhecido no mundo todo como um guia que oferece as melhores práticas de gestão de projetos, o planejamento de comunicação é necessário para conectar as partes envolvidas, garantir alinhamento e agilizar a tomada de decisões.

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