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Estratégia é uma vantagem competitiva. Saiba porque.

Muitos profissionais ouvem falar da importância do planejamento estratégico e de como sua correta aplicação implica no sucesso da gestão do negócio. Mas mesmo assim, deixam essa informação entrar por um ouvido e sair pelo outro. O pensamento que muitas vezes passa pela cabeça é: “isso é muito complexo e serve apenas para grandes empresas”. Estamos aqui para mostrar que pensar assim não traz nenhum benefício para a dinâmica da empresa – muito menos para os resultados esperados.

O planejamento estratégico não é um bicho de sete cabeças. Na verdade, é apenas a construção de um projeto que deve ser ensinado para todos os componentes da equipe. Deve ser compartilhado, primeiramente, com os cabeças chaves das organização, os responsáveis pela gestão, que devem transmitir as informações bases para os demais colaboradores. O essencial é que todos tenham conhecimento das metas da empresa e quais são os resultados esperados de cada departamento e aqui a comunicação se torna fundamental.  Aí também é interessante inspirar todos os envolvidos no projeto: somente pessoas engajadas em todos os níveis organizacionais podem executar um planejamento com maestria.

Esse preconceito em torno do conceito de estratégia por parte dos pequenos e médios empresários termina se tornando em desvantagem competitiva. A estratégia pode ser utilizada por empresas de qualquer porte, que atuem em qualquer segmento e, ainda, para aquelas que ainda nem saíram do papel. E um bom planejamento estratégico implica em inúmeras vantagens que podem alavancar os resultados de uma organização. Veja abaixo como uma estratégia pode ajudar no crescimento orgânico:

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É possível ser um profissional multitarefas e produtivo?

Veja se parece um típico dia de trabalho para você.

Enquanto você está no meio da segunda reunião do dia (que muitas vezes podem ser várias calls no Skype), você tenta responder seus e-mails no celular. Depois, quando volta para sua mesa, interrompe suas atividades para atender outra demanda – como conferir a estratégia de um novo projeto. Então, finalmente, você pode voltar para sua prioridade do dia. No segundo em que senta na sua cadeira, o telefone toca. Outra emergência que você precisa atender… parece que nunca acaba. A solução poderia ser: resolver rapidamente aquelas tarefas que aparecem de forma inesperada no decorrer do dia e depois dedicar atenção exclusivamente para a sua principal atividade prevista no cronograma. Mas nem sempre isso é possível.

No momento em que você chega em casa e analisa seu dia o sentimento que te inunda é: você está se esforçando, mas não está se sentido realizado. A sensação é que você fez várias coisas, o dia inteiro, mas não fez nenhuma por completo. Esse é um sentimento comum nos profissionais que precisam lidar com muitas atividades ao mesmo tempo, consideradas multitarefas – ou multitasking em inglês. Se identificou?

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Por que a comunicação é tão importante durante a execução de um projeto?

A comunicação é um dos cuidados mais importantes que os gestores devem ter para obter sucesso em seus projetos. Se a equipe do projeto não sabe quais são as suas tarefas, ou como realizá-las, a tendência é que hajam paralisações e atrasos nas entregas. Se o gestor não sabe o que o pessoal do projeto está fazendo, não obtém feedbacks constantes, ele perde sua capacidade de monitorar o progresso das ações. Por outro lado, sem saber exatamente o que cada ator envolvido no projeto espera dele, fica difícil chegar a algum lugar.

A manutenção de canais regulares e precisos de comunicação com todos os profissionais que atuam diretamente no projeto, bem como as demais partes interessadas, é essencial para garantir o bom fluxo de instruções, alertas suficientes dos riscos e mudanças para permitir a avaliação precoce e a preparação para o trabalho.

Para o Guia PMBOK®, manual de gerenciamento de projetos desenvolvido pelo PMI e reconhecido no mundo todo como um guia que oferece as melhores práticas de gestão de projetos, o planejamento de comunicação é necessário para conectar as partes envolvidas, garantir alinhamento e agilizar a tomada de decisões.

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O que é PMO?

A gestão e gerenciamento de projetos é um tema recorrente no meio empresarial. Ainda assim, algumas expressões utilizadas pelos especialistas suscitam dúvidas. É o caso do PMO. A sigla vem do termo Project Management Office (Escritório de Gerenciamento de Projeto).

Trata-se de um departamento cujas responsabilidades variam de acordo com o desempenho e objetivo da equipe. O PMO atua diretamente na otimização das práticas de projetos da organização.

Isso significa que os especialistas que atuam no PMO podem ser responsáveis por definir e gerir padrões de gerenciamento, acompanhar todas as etapas da implementação, produzir registros dos resultados alcançados, concentrar as lições aprendidas e fornecer padrões de armazenamento das informações.

Cabe ao escritório apresentar relatórios sobre o andamento dos serviços e eventuais problemas, bem como definir as ferramentas estratégicas que irão nortear as escolhas dos tomadores de decisão.

De forma resumida, podemos dizer que o PMO dá suporte aos grupos de gestão de projetos. Mas há também outras responsabilidades, conforme os objetivos das empresas. Para explicar melhor o papel desse escritório, elencamos algumas curiosidades sobre o trabalho do PMO.

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Entenda porque a comunicação é a chave do sucesso de um projeto

Não faltam razões para que os gestores de projetos estejam constantemente focados na eficiência da comunicação de sua equipe. Afinal, com uma comunicação eficaz é possível conectar pessoas, ideias e informações e, dessa forma, garantir o sucesso de um projeto.

Apesar de a gestão da comunicação ser a chave para o sucesso de um planejamento, essa área, muitas vezes, é negligenciada pelos gestores. O resultado desse descuido aparece nas estatísticas. De acordo com o relatório do Project Management Institute (PMI), cerca de 74% dos projetos não são concluídos com êxito por causa de falhas na comunicação.

Os objetivos da gestão da comunicação de um projeto

Para garantir a eficiência dos canais de comunicação e obter êxito na execução das ações referentes ao projeto, é importante criar um plano de comunicação que responda de forma satisfatória as seguintes questões:

  • Quais canais de comunicação são mais eficientes para o projeto em questão? (Reuniões de gestão e equipe, relatórios, informes por e-mail)
  • Quais setores precisam se comunicar e com qual frequência?
  • Quais os principais pontos que devem ser abordados entre a equipe?

A partir dessas questões é possível estabelecer e executar a comunicação de maneira mais eficiente e organizar os próximos estágios.

De acordo com o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), o processo de comunicação envolve seis etapas principais:  identificação, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e organização eficiente.

A execução de cada etapa visa atingir uma série de objetivos. Dentre eles, estão:

  • Gerar a conexão entre todos os atores envolvidos no projeto, mediando os diferentes interesses, culturas e formas de pensamento;
  • Mediar conflitos;
  • Engajar todos os profissionais envolvidos;
  • Evitar erros, falhas e retrabalhos;
  • Alinhar discursos e conduzir as metas e os objetivos de acordo com o que foi traçado anteriormente;
  • Estabelecer geração, disseminação, arquivamento, recuperação e descartes de informações referentes ao projeto;
  • 3 resultados de uma comunicação eficiente

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Como escolher os profissionais certos para integrar a equipe do seu projeto

A qualidade no desenvolvimento de cada fase de um projeto – da iniciação ao encerramento – vai depender das pessoas escolhidas para executar cada ação. Por isso que tão importante quanto gerenciar uma equipe é a escolha dos profissionais que formarão seu time.

A seleção dos colaboradores deve ser feita de acordo com os processos empresariais e estar alinhada às necessidades da organização. São bastante comuns os casos em que líderes avaliam apenas o conhecimento técnico e deixam de lado aspectos comportamentais no momento da contratação.

Acontece que um erro de avaliação pode comprometer todo o projeto. Além de atrasar as entregas e comprometer resultados, corre-se o risco de ter uma equipe desmotivada.

Os três pilares de análise profissional

Equilibrar a experiência do profissional, sua postura assumida diante das dificuldades e a forma como ele organiza as atividades diárias é um dos maiores desafios na hora de recrutar um profissional.

A seguir, separamos algumas dicas que vão auxiliar os responsáveis pelo recrutamento na hora de selecionar um candidato. Entenda melhor cada uma das três características que devem ser estudadas na hora de contratar um novo integrante do projeto.

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4 dicas para inspirar a liderança de equipes

O Gerente de Projetos (GP) é aquele profissional qualificado para garantir que todas as etapas e requisitos do planejamento sejam cumpridos. Além de conhecimento técnico, o cargo demanda habilidade de gerir processos e, principalmente, pessoas. Uma tarefa que exige capacidade de liderança.

A relação entre o GP e sua equipe precisa estar sincronizada de acordo com os interesses da empresa. Esse é o casamento que garante o cumprimento de prazos de entrega e a qualidade do serviço prestado.

Como alcançar os melhores resultados na gestão de seus projetos 

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5 erros no gerenciamento de projetos que você deve evitar

A capacidade das empresas de executar um plano estratégico de forma eficiente é um critério essencial para definir o sucesso ou fracasso dos projetos criados pela companhia.

Projetos com alto valor agregado exigem competência e experiência por parte da equipe responsável. Acontece que até mesmo gestores qualificados comentem equívocos. Para evitar futuras dores de cabeça na hora de colocar suas ideias em prática, elaboramos uma lista com os erros mais comuns no gerenciamento de projetos e apresentamos dicas de como evitá-los.

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7 dicas para melhorar sua gestão do tempo e não atrasar mais nenhum projeto

Não faltam razões para que a gestão de tempo seja um dos pontos mais críticos quando o assunto é gerenciamento de projetos. Talvez o maior desafio de um coordenador seja justamente entregar todas as demandas no prazo previamente estabelecido.

Lidar com diversos profissionais, manter contato com diferentes departamentos e ainda gerenciar serviços terceirizados não é uma tarefa simples. Saber administrar o tempo é, antes de tudo, conseguir manter distância de fatores que diminuem a produtividade e tiram o foco do objetivo principal. Entre os vilões da perda de tempo estão:

  • Excesso de e-mails e ligações.
  • Interrupções para conversas casuais de escritório
  • Procrastinação
  • Reuniões desnecessárias
  • Sobrecarga de trabalho
  • Conflito de prioridades
  • Incapacidade de dizer ‘não’

Além do que foi citado acima, existem outros fatores que prolongam as horas trabalhadas de maneira desnecessária. A seguir, apresentamos sete dicas para perder o medo dos prazos de entrega.

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Life is a project

A vida é um projeto. Esforço temporário empreendido para criar um resultado exclusivo. Começamos nosso Blog com este vídeo sensacional, Existence – a Timelapse Project. Esperamos que inspire líderes, coordenadores, gerentes, team members, ou seja lá qual for a sua função, a alcançar a excelência em sua existência. Não deixe o tempo passar sem você deixar a sua marca, fazer o bem, transformar a vida do próximo. Afinal, a vida é um projeto e nós fomos escolhidos como gerentes.

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