Gerenciamento de Projetos

Como o novo cenário econômico pode afetar a gestão de projetos

Diante do novo cenário econômico no país, há muita gente se perguntando qual rumo a área de gestão de projetos irá tomar. A forte crise econômica está forçando as empresas a repensarem suas prioridades, inovarem e trabalharem com maior eficácia. Esse panorama afeta intensamente a gestão dos projetos, já que leva a uma abordagem mais estruturada dos projetos e exige flexibilidade para ajustá-los às flutuações do mercado.

Além disso, o momento torna ainda mais importante a implementação de uma metodologia que garanta resultados, mesmo com previsões pessimistas para o mercado.

 

Como o novo cenário econômico pode impactar a gestão de projetos

Não é a primeira vez que enfrentamos uma crise econômica e, por isso, temos de olhar para trás para imaginar o que o futuro reserva para a área de gestão de projetos. Sendo assim, podemos arriscar algumas previsões: 

 

  • Desaceleração de projetos de expansão: projetos com custos elevados de curto prazo e benefícios somente no longo e médio prazo não terão mais prioridade, como aquisição de bens de capital e implantação de novos sistemas;

 

  • Aumento das restrições em projetos executivos: com a crise, haverá uma redução desses projetos (construções, eventos etc.) com objetivos de diminuir os recursos utilizados;

 

  • Crescimento do número de projetos de reestruturação processual: projetos que possam reduzir custos produtivos, como mapeamento, análise e otimização de processos técnicos e administrativos, serão priorizados dentro das empresas;

 

  • Ampliação dos projetos de terceirização: sabe aquelas atividades organizacionais secundárias? Todas que representarem um custo menor quando adquiridas ocasionalmente serão terceirizadas, como planejamento, orçamento, contabilidade e advocacia.

 

O que pode ser feito para contornar a crise?

A gestão de projetos está ajudando as empresas a lidar com o novo cenário econômico. Abaixo, separamos algumas ações que podem ser praticadas em qualquer empresa com a ajuda de uma boa gestão de projetos:

  

  • Focar na redução de custos: o gestor de projetos pode investir em ações de aumento de produtividade, buscar tecnologias alternativas, analisar os custos globalmente, rever orçamentos, reduzir desperdícios etc;

 

  • Redesenho radical dos processos de negócios: com a reengenharia de processos, procura-se atingir melhorias na produtividade, ciclos e qualidade;

 

  • Elaboração de equipes enxutas e multifuncionais;

  

Como a gestão de projetos pode ajudar os negócios

As empresas precisam se conscientizar, principalmente em momentos de crise, de que existe uma forma melhor de gerenciar projetos.

 Veja como a gestão de projetos pode ser utilizada a favor do novo cenário econômico: 

 

  • Melhor gestão de recursos: se há um cumprimento de prazo, não há desperdício de budget.

 

  • Produtividade: como os projetos têm data de início e fim, além de um ordenamento na execução, há aumento na produtividade.

 

  • Minimização de riscos: aumenta a capacidade de evitar ou reduzir a exposição da empresa a riscos financeiros, de governança, da má utilização de recursos e de esforços mal direcionados.

 

  • Resposta ágil às mudanças: as mudanças só podem ser bem gerenciadas se forem previstas e comunicadas com agilidade e precisão.

 

  • Tomada de decisão assertiva: o acesso a dados críticos ajuda a conduzir melhores decisões de negócio. A gestão de projetos aumenta a visibilidade e é fundamental tanto para uma perspectiva estratégica quanto para uma perspectiva tática.

 

  • Criatividade: a criatividade ajuda na montagem e gerenciamento de recursos para resolver um problema ou alcançar um objetivo durante um período de tempo específico. Pode ser empregada na comunicação, nas apresentações, reuniões, motivação e compensação da equipe, ferramentas, entre outros fatores da área de gestão de projetos. Fomentar a criatividade ao longo do fluxo de trabalho vai agilizar a resolução de problemas.

 

  • Maximização de recursos: pesquisar como está a procura global e específica do projeto pode ajudar na realocação dos seus recursos de acordo com a demanda. Além disso, com um bom banco de dados, é possível encontrar rapidamente o recurso certo para cada tarefa. Isso otimiza o gerenciamento de recursos, como demandas, alocações e capacidades.

 

 

Nos últimos anos, houve um crescimento considerável na aplicação das melhores práticas e a certeza de que é possível alinhar a gestão de projetos ao planejamento estratégico de forma eficiente e eficaz. Dessa forma, o gestor tem a garantia de que o projeto vai gerar um bom retorno econômico.

 

Como você acha que o novo cenário econômico pode afetar sua empresa? Sua área de gestão de projetos está preparada? Entre em contato com a Planit para tirar dúvidas ou obter mais informações sobre soluções de gestão de projetos.

Infográfico: as principais técnicas de gestão de tempo de projetos

Tempo é dinheiro. Esse clichê não deixa de ser verdade no mundo dos negócios, porém, o tempo é um bem sem preço nos dias de hoje. Saber fazer uma gestão de tempo eficiente é essencial para ter produtividade, satisfação dos clientes (internos e externos) e qualidade de vida! Por isso, confira no nosso infográfico algumas dicas de Dos and Don’ts ou O que fazer e o que não fazer na gestão de tempo de projetos:

 

 

 

Quer saber ainda mais sobre gestão de tempo de projetos? Confira o nosso post Gerenciando projetos com produtividade.

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Infográfico: quais são os melhores softwares para gestão de projetos?

Quais são os principais softwares utilizados em uma boa gestão de projetos? Tomando como base alguns dos parâmetros do PMI – Project Management Institute, conforme apresentados no PMBOK – Project Management Body of Knowledge, apresentamos no nosso infográfico alguns softwares que podem auxiliar (e muito) a gestão das áreas a seguir: escopo, tempo, custos, riscos, comunicação e RH.

Principais softwares para a gestão do seu projeto

Comece agora mesmo uma gestão de projetos eficiente, utilizando os softwares recomendados aqui, e não deixe de acompanhar o blog da Planit para mais dicas de gestão de projetos, tempo, equipe e muito mais!

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Como integrar recursos humanos à gestão de projetos

A área de recursos humanos passou a assumir função estratégia dentro das empresas. E não é por acaso: melhorando a gestão dos recursos humanos, é possível observar ganhos de 20% a 50%, de acordo com o PMI – Project Management Institute. Por isso, integrar recursos humanos à gestão de projetos pode ser uma alternativa mais eficaz de ganhar competitividade do que investir em outras áreas e processos.

Nesse cenário, o gerente de projetos deve entender de gestão de pessoas, já que os resultados dos projetos dependem diretamente do conhecimento e das habilidades de sua equipe. Entender e utilizar os recursos humanos para inspirar os stakeholders vai ajudar no trabalho em conjunto e facilitar o alcance dos objetivos do projeto.

 

Por que recursos humanos na gestão de projetos são fundamentais?

A gestão de recursos humanos integrada à gestão de projetos é fundamental, já que são os profissionais que determinam o sucesso ou fracasso dos projetos. Assim, além de uma equipe com gente bem qualificada, deve-se saber gerenciá-la. Em um ambiente de alta competitividade, as organizações que querem sobreviver precisam de algum diferencial. E esse diferencial pode ser encontrado em seus recursos humanos.

Mas é aqui que começa o desafio. Mesmo que os gestores de projetos saibam das necessidades especiais de cada membro da equipe, na maioria dos casos, eles são essencialmente orientados para tarefas. Portanto, ainda que delegar tarefas seja uma das principais funções do gestor, ele precisa buscar maneiras de maximizar a capacidade produtiva por meio do desempenho de sua equipe.

 

Motivação na gestão de projetos: o papel do gestor

Um líder deve criar um ambiente encorajador, em que a comunicação seja aberta e eficaz. Além disso, a motivação e comprometimento também devem ser fomentados, já que incentivam os profissionais a produzirem o seu melhor e gerarem resultados de extrema qualidade.

É a motivação que movimenta os profissionais e fornece a energia necessária para concluir tarefas dentro de um projeto. Por isso, quando encontramos uma equipe altamente motivada, notamos que há um corte significativo de custos, maior qualidade nas entregas e também alta produtividade. Já na falta de motivação dentro das equipes, há conflitos, estresse, pouca confiança e baixa produtividade.

 

Teorias de motivação: como integrá-las à gestão de projetos

As teorias motivacionais ajudam a identificar e analisar os fatores que estimulam o comportamento dos profissionais. Essas teorias levam em conta três estímulos do comportamento humano: ganho material, realização pessoal e reconhecimento social.

 

Por causa disso, são ferramentas que podem ser utilizadas para que o gestor compreenda, influencie e preveja as atitudes dos membros da equipe. Existem diversas teorias motivacionais, mas iremos abordar as duas principais:

 

Teoria da Hierarquia das Necessidades

Abraham Maslow, autor da teoria, enxergava a motivação humana como uma hierarquia de cinco necessidades: das mais básicas até as mais elevadas de autorealização.

 

 

1ª Fisiologia: geralmente é atendida nas organizações, com um ambiente de trabalho adequado à saúde dos profissionais, água, lanche, iluminação etc.

 

2ª Segurança: também pode ser facilmente atendida, com um local de trabalho protegido e estável.

 

3ª Amor/Relacionamento: caso os colaboradores não se sintam parte integrante da organização, sentem-se frustrados e provavelmente não responderão às oportunidades e incentivos das próximas necessidades.

 

4ª Estima: é preciso fomentar o desejo de realização, competência e reconhecimento. É natural que os profissionais queiram fazer um bom trabalho e sentir que estão realizando algo importante. Por isso, o gestor de projetos deve integrar a equipe e deixá-la a par dos benefícios e importância do projeto do qual farão parte.

 

5ª Realização pessoal: são as necessidades de crescimento que uma pessoa possui. Isso inclui a realização, o aproveitamento de todo o potencial próprio e fazer o que se gosta.

 

A conclusão a que se chega é que não adianta colocar esforços para fomentar realização pessoal dos membros da equipe se as necessidades anteriores ainda não foram, pelo menos, parcialmente satisfeitas.  Por isso, é necessário identificar em que nível da pirâmide cada profissional está para investir em estratégias mais adequadas às suas demandas.

 

 

Teoria dos Dois Fatores

Para Frederick Herzberg, satisfação e insatisfação no trabalho são resultados de dois conjuntos separados de fatores: higiênicos e motivantes.

 

  • Fatores higiênicos: são relativos às ferramentas e estruturas oferecidas pela organização e compreendem salário, condições de trabalho e política da empresa. Os fatores higiênicos são independentes dos fatores de motivação, ou seja, o profissional  pode ser altamente motivado no trabalho e estar insatisfeito com o ambiente corporativo. Além disso, quando estão presentes, não causam, necessariamente, motivação do colaborador. Porém, ausentes, causam insatisfação.

 

  • Fatores motivantes: são fatores que causam motivação em relação ao trabalho. O gestor deve ajudar a equipe na busca por realização, reconhecimento e progresso,  já que esses fatores estão relacionados ao conteúdo do projeto e às recompensas pelo desempenho profissional.

 

Independentemente da teoria escolhida, a nova realidade com que o gestor de projetos precisa conviver inclui a gestão de recursos humanos no projeto. Por isso, a saída está na integração com a área de recursos humanos, que pode apoiar o gestor, fornecendo informações e dados acerca das competências da equipe, além de ferramentas que auxiliem no gerenciamento dos colaboradores.

 

Mesmo que o gestor prepare-se e planeje-se para lidar com todos as atividades, recursos e pessoas do seu negócio, é normal que imprevistos e desafios surjam. Por isso, que tal saber mais sobre a resiliência em gestão de projetos?

Checklist: preciso de uma consultoria em gestão de projetos?

Você já se viu em uma situação em que um projeto tinha tudo para dar certo, mas fracassou? Provavelmente, depois disso, todos procuraram culpados, mas acabaram encontrando diversas falhas e erros (muitas vezes próprios) pelo caminho. O problema nesses casos é que o gerenciamento do projeto não foi realizado corretamente. E, quando erros passam a se repetir nas diversas tentativas, o resultado é frustração, prejuízo além de dinheiro e tempo jogados fora.

Se você percebeu que tem algo errado com a área de projetos da sua empresa, já é um bom sinal. Sabemos que a gestão de projetos é um conjunto complexo de processos, técnicas e ferramentas. Por causa disso, às vezes, a melhor maneira de otimizá-la é pedindo auxílio de quem é especialista na área. Uma consultoria em gestão de projetos, por ser um agente externo, isento de conflitos e com uma visão ampla, será capaz de administrar expectativas, analisar e implantar uma metodologia alinhada aos objetivos organizacionais e às expectativas da sua empresa.

 

Checklist: sua empresa precisa de consultoria em gestão de projetos?

Consultores em projetos podem descobrir os pontos fortes da área de gestão de projetos e potencializá-los, mas também encontrar os gargalos e falhas, orientando o gestor a reorganizar o tabuleiro, jogando com segurança, critérios, inovação e estratégia. Apostar em uma consultoria em gestão de projetos pode ser a garantia de que seus projetos terão competitividade.

 

Se você não tem certeza de que precisa de uma consultoria, confira o checklist com sinais para identificar o momento de contratar o serviço:

 

  • Você não sabe a metodologia que combina com seu negócio

Embora algumas organizações tentem implementar metodologias de gestão de projetos, muitas delas falham ao tentar isso por conta própria. Não é um treinamento de poucas horas que vai tornar os colaboradores aptos a definirem a metodologia mais adequada para a realidade e natureza de um negócio. 

A metodologia é uma abordagem usada como guia (um compilado de etapas e processos) pela equipe de projeto durante o desenvolvimento do plano do projeto. Portanto, ela é um fator crítico de sucesso. Além de melhorar o desempenho durante a execução, também cria as condições para aumentar a confiança dos clientes. Isso significa que se sua empresa escolher a metodologia inadequada, ela será ineficaz. Uma consultoria pode ajudar no dimensionamento da metodologia conforme a natureza e o porte dos projetos.

Por exemplo, no desenvolvimento de um produto, será que é melhor usar um fluxo linear, com cada etapa dependente da anterior, ou será mais eficiente usar um fluxo circular, com vários grupos desenvolvendo ao mesmo tempo? Para responder a essa pergunta, a consultoria avalia todos os fatores, como tamanho da equipe, porte da empresa, tipo do projeto, prazos etc.

 

  • Você não tem certeza sobre a viabilidade de um projeto

Fazer a análise de viabilidade de um projeto reduz os riscos e garante que as informações críticas sejam analisadas e documentadas. É a garantia de que os processos irão funcionar sem problemas e de que o projeto será finalizado.

Se sua empresa não consegue identificar prioridades estratégicas, principais stakeholders e, claro, a capacidade financeira, jamais saberá, de fato, a viabilidade de um projeto. Não saber qual é o potencial financeiro do seu projeto, por exemplo, é sinal de que você precisa de uma consultoria urgentemente. Isso porque, para ter sucesso nos negócios, você precisa saber se um projeto é economicamente viável e se os resultados fazem sentido para a empresa em determinado momento.
 

  • Você não possui um método para gestão do portfólio de projetos

Fazer a gestão do portfólio de projetos é uma garantia de que as necessidades da empresa na administração dos seus produtos e serviços por meio de projetos está garantida. Se sua organização não tem um método bem definido, está perdendo benefícios para a tomada de decisão baseada em informações estratégicas e prioridades. Contratar uma consultoria em gestão de projetos pode ajudar a equilibrar os critérios táticos e estratégicos usados nas políticas de prioridades dos projetos.
 

  • Você sente a necessidade de suporte ou acompanhamento da equipe

Um consultor tem uma visão privilegiada em relação à empresa e é contratado para essa função específica. Como ele enxerga tudo da perspectiva externa, não viciada e não influenciada pelas expectativas dos participantes da empresa, além de atuar com dedicação exclusiva dentro do prazo estipulado, ele consegue dar o suporte necessário e acompanhar a equipe de perto. Assim, enquanto os colaboradores estão concentrados em suas tarefas, o consultor pode focar em problemas específicos, ajudando a solucioná-los.

 

  • Você quer montar um escritório de projetos (PMO)

Caso o gestor queira montar um centro de apoio ao gerenciamento de projetos (Project Management Office), é recomendável que contrate uma consultoria para auxiliá-lo. Empresas que sentem a necessidade de adotar as técnicas de gerenciamento de projetos e, ao mesmo tempo, de um sistema padrão que garanta a nova forma de condução destes projetos podem usar o apoio de uma consultoria na criação do plano de projeto e do escritório de projeto (PMO).
 

  • Os projetos não estão gerando o resultado esperado

Quando os projetos estouram prazos e orçamentos, significa que algo está errado e precisa ser revisto. Ao contratar uma consultoria em gestão de projetos, é realizada uma auditoria de processos de gerenciamento de projetos, que vai identificar os problemas já existentes bem como os potenciais. Ao encontrar as áreas de melhorias em um projeto, a consultoria irá ajudar o gestor a criar soluções imediatas e realistas, economizando tempo e dinheiro a longo prazo.

Se você se identificou com algum(ns) dos pontos da checklist, significa que é hora de procurar uma consultoria adequada ao perfil da sua empresa. Procure por uma empresa com experiências que correspondam às suas necessidades e que se encaixem no orçamento.

Precisa de um diagnóstico e recomendações voltados à gestão de projetos? Converse com nossa equipe.

Você sabe o que é resiliência em gestão de projetos?

Em um ambiente de negócios atual bem mais complexo, liderar equipes de projetos tornou-se uma atividade extremamente estratégica. Essa liderança exige do gestor de projetos uma característica fundamental: resiliência. Você sabe o que é isso? Se ainda não sabe, vamos explicar por que a resiliência em gestão de projetos é fundamental para manter uma equipe focada e capaz de lidar com diferentes cenários e desafios.

 

O que é resiliência?

O que fazer quando tudo dá errado? A resiliência é uma competência essencial para lidar com problemas com o máximo de flexibilidade, adaptando-se às condições desfavoráveis. Em meio a crises e grandes transformações que um projeto pode gerar, essa competência tem sido cada vez mais procurada nos profissionais. Ao recuperar-se e ajustar-se facilmente a mudanças, o profissional transforma o estresse em energia positiva.

 

Características de profissionais resilientes

Pessoas que lidam bem com estresse físico e psicológico geralmente acreditam em três coisas que profissionais menos resilientes acabam esquecendo diante de problemas:

 

  • Comprometimento: o projeto é importante e por isso vale a pena se empenhar.

  • Controle: suas ações são capazes de influenciar o resultado dos acontecimentos.

  • Desafio: enxergam exigências de um projeto como oportunidades, e não como ameaças.

 

Como a resiliência afeta a gestão de projetos

A resiliência pode gerar vantagem competitiva em projetos, já que ajuda na condução de conflitos e situações de crise. Há diversos benefícios em manter o foco diante das adversidades na execução de um projeto. Com uma equipe mais resiliente, o ambiente de trabalho fica mais equilibrado, agradável e fomenta a troca de ideias e os feedbacks.

 

Veja alguns dos benefícios da resiliência em uma equipe de projetos:

 

  • Emoções controladas;

  • Maior empatia;

  • Articulação em apoios estratégicos;

  • Proatividade;

  • Flexibilidade;

  • Mais iniciativas para tomada de decisões e resolução de problemas;

  • Persistência na resolução de problemas;

  • Maior compreensão do projeto como um todo.

 

Em suma, uma equipe mais autossuficiente, flexível e articulada poderá lidar facilmente com problemas e desafios ao longo do projeto, atuando com o mesmo senso de propósito.

 

Dicas para desenvolver resiliência em gestão de projetos

A resiliência é uma habilidade, podendo ser aprendida e desenvolvida por qualquer pessoa. Veja, abaixo, algumas dicas para desenvolvê-la:

 

  • Idealize os objetivos do projeto, já que sonhar com um projeto é confortante e reduz a ansiedade;

 

  • Utilize métodos práticos de gerenciamento;

 

  • Mantenha a harmonia, ponto de apoio essencial para recuperar-se;

 

  • Amplie os conhecimentos e a autoconfiança;

 

  • Assuma riscos calculados;

 

  • Use a criatividade para solucionar problemas complexos;

 

  • Pratique esportes, métodos de relaxamento e meditação;

 

  • Seja mais otimista;

 

  • Aprimore o senso de humor para desarmar os pessimistas;

 

  • Saiba diferenciar quem você é dos resultados do que você faz;

 

  • Permita-se sentir e recuar para, em seguida, retornar ao estado original.

 

 Ser criativo e encontrar soluções, ainda que com poucos recursos, é um desafio diário na rotina de um gestor de projetos. Mesmo assim, a resiliência é, mais do que nunca, valorizada pelo mercado de trabalho. Quem não quer em sua equipe alguém capaz de se manter otimista e com alto desempenho mesmo em situações adversas?

 

Você sabia que a inteligência emocional é uma capacidade que tem tudo a ver com resiliência? Saiba mais sobre inteligência emocional na gestão de projetos!

Gestor de projetos: como engajar sua equipe?

Engajar equipes é um dos maiores desafios organizacionais dos gestores. Por isso, apontar uma direção a seguir e garantir que todos saibam seu papel e o cumpram efetivamente deve ser prioridade do gestor de projetos.

No entanto, um cenário no qual os profissionais estão engajados e motivados ainda é um sonho para muitas empresas. Duvida? De acordo com pesquisa de 2016 da Aon sobre tendências globais de engajamento, a América Latina tem um índice de engajamento de 72% — superior ao índice global de 65% — e alguns dos fatores críticos incluem: gestor imediato e liderança sênior.

Esse número, que retrata "o nível de investimento emocional e intelectual dos funcionários na organização", mostra que, apesar de termos colaboradores mais engajados do que a média global, ainda existe um grande espaço para melhora. Para superar esse desafio, o gestor de projetos deve ser um verdadeiro líder e motivar sua equipe de modo a envolver e acompanhar os profissionais em direção ao objetivo do negócio.

A importância de uma boa liderança

O engajamento das equipes só acontece se existe uma boa liderança dentro da organização. É esse líder quem vai exercer influência sobre um grupo para que ele atinja metas a serem seguidas, conduzindo-os na direção desejada.

Além disso, o desenvolvimento das pessoas também é responsabilidade do líder, que vai além do auxílio na aquisição de novas habilidades profissionais. A boa liderança irá incentivar o envolvimento e desenvolvimento das equipes constantemente. Nesse relacionamento próximo e transparente, o gestor vai atender às expectativas das equipes, ganhando  pontos para uma maior aceitação e, consequentemente, engajamento. Ou seja, é um ciclo de ações de liderança e resultados de envolvimento!

Dicas de como motivar e engajar sua equipe

Agora que você já sabe a importância de uma boa liderança, veja algumas dicas para engajar e motivar os grupos dentro da sua empresa:

#01 Comunique-se claramente (e tenha certeza de que foi compreendido)

O alinhamento de entendimento é ter certeza de que todos os membros da equipe entenderam exatamente para onde o projeto está indo e quais são os objetivos. Ser compreendido vai ajudar que as pessoas envolvam-se no projeto e entreguem ferramentas e resultados muito mais alinhados com o seu propósito final.

#02 Construa soluções com a equipe

Jamais entregue uma solução pronta. Ao fazer isso, o gestor tira uma oportunidade enorme de amadurecimento da equipe. Permita que os profissionais compartilhem o conhecimento que têm, aumentando assim o engajamento entre todos.

#03 Explique o motivo das decisões

Sua equipe precisa saber por que uma escolha foi feita em detrimento de outra, já que o resultado disso afeta a relação dela com o projeto. Além do mais, quando os membros compreendem a lógica por trás da tomada de decisão, mesmo que não concordem, respeitam.

#04 Compartilhe informações

Crie sistemas abertos de informações do projeto. Permita que cada membro da equipe acompanhe o que acontece, possa opinar e dar ideias. Quem sabe até agir como gerente de projetos às vezes. Não há mal nisso. Seu trabalho não é ser um ditador, e sim um facilitador.

Como melhorar seu relacionamento com a equipe

Um bom gestor sabe gerenciar conflitos interpessoais e estabelecer uma comunicação clara, direta e objetiva. Mas, para isso, precisa demostrar carisma, entusiasmo, criatividade, flexibilidade e uma boa dose de disciplina. Isso significa que um gestor de projetos deve ser multidisciplinar. Então, quais características você, como gestor, deve aprimorar para melhorar o relacionamento com a sua equipe? Veja abaixo algumas delas:

  • Organização: Inúmeras vezes você terá mais de um projeto para gerenciar, envolvendo diferentes equipes e prazos. Sem organização, você enfrentará alguns problemas e poderá ser mal visto pelos membros da equipe, além de prejudicar entregas, compromissos e, claro, o cliente interno e externo.

  • Liderança: Um bom gestor é um agente da mudança, ou seja, engaja e inspira o seu time a seguir uma determinada direção junto com ele.

  • Comunicação: Trabalhe diariamente para que o processo de comunicação com sua equipe seja aberto e transparente. O incentivo à troca de ideias e opiniões é um dos fatores mais importantes para engajar um grupo.

  • Negociação: Um profissional que precisa lidar o tempo todo com interesses distintos deve ter a capacidade de buscar um acordo que satisfaça, de algum jeito, todas as partes. Isso significa, muitas vezes, convencer pessoas a fazerem o que não querem, pedir um prazo maior ou até mais recursos para uma tarefa.

Você é gestor de projetos e tem alguma dica que utilizou para engajar sua equipe? Deixe sua opinião nos comentários!

 

 

6 motivos para investir em planejamento durante a crise

7_Melhores_práticas_para_estar_fora_da_crise_em_2016

O cenário de crise no Brasil que vem se arrastando ao longo dos últimos dois anos tem provocado sérios danos nos diversos setores da economia. Enquanto o Real se desvaloriza e a inflação sobe, nas empresas os gestores se veem com a difícil tarefa de atingir suas metas entregando seus resultados cada vez com menos recursos. Além se esforçarem para fazer mais com menos, tem sido primordial planejar com excelência para minimizar os riscos presentes nas várias áreas da gestão de projetos, já que, em um contexto de instabilidade, qualquer deslize pode ser decisivo.

Para ter sucesso nessa empreitada, se faz necessário conhecer e aplicar processos e ferramentas que permitam enxergar a situação atual da carteira de projetos da empresa e como eles poderão ser implantados a curto, médio e longo prazos e atingirem seus objetivos no futuro. Essa visão estratégica é proporcionada pelo planejamento. Com processos diferenciados que possam prever e antecipar os detalhes do que se pode encontrar lá na frente fica mais simples desenvolver uma estratégia para driblar os obstáculos que a crise apresenta a cada novo dia e, assim, aumentar as chances de sucesso dos projetos.

Dessa maneira, detalhamos 6 motivos pelos quais não se pode deixar de investir em planejamento, principalmente, em tempos de crise.

Gestão mais eficiente

Em tempos de instabilidade, é ainda mais importante o controle sobre o status dos projetos contidos no  plano de investimentos em capital da organização. E esse domínio sobre a gestão é maior quando se tem uma visão completa do programa. Saber as metas, objetivos, etapas, prazos e recursos ajudam a controlar imprevistos que possam aparecer durante o desenvolvimento. Caso surjam situações adversas, o tempo de reação tem que ser instantâneo e assim, tornar mais fácil se conseguir a condição necessária para se reverter os impactos.

Facilita a tomada de decisão

Ao estipular metas, objetivos e as etapas para atingi-los, o planejamento orienta e otimiza a tomada de decisões. Isso porque ele facilita a visualização dos caminhos alternativos que podem ser tomados e quais resultados se esperar no  futuro. Com profundidade de análise, necessária nessa importante fase de qualquer projeto, menores são as chances de se tomar decisões equivocadas. Se não há planejamento, é comum que sejam escolhidas as alternativas mais fáceis, com benefícios imediatos, mas que podem trazer sérios problemas no futuro. E sabemos que, em situações delicadas como a atual, não podemos nos dar a chance de errar, apesar de ela sempre existir.

Garante o cumprimento de metas

Além de explicitar com clareza os objetivos e metas do projeto, o planejamento detalha quais as ferramentas e métodos que, através da aplicação de boas práticas de gerenciamento, serão usados ao longo da jornada de qualquer projeto para que os mesmo possam ser atingidos.

Quanto mais esses processos e práticas são esmiuçados no planejamento, melhores serão os processos subsequentes, tais como fiscalização, garantia da qualidade do projeto, comunicação e integração sobre o andamento de cada fase do projeto. Consequentemente, mais rápidas são as reações a qualquer situação adversa que possa atrasar o projeto. E todos sabemos que atrasos significam perda de credibilidade na gestão, além de perda de dinheiro e geração de stress.

Otimiza os recursos

Conhecer, com profundidade, os dados sobre os recursos investidos no projeto é primordial para medir sua eficiência e sustentabilidade. Durante períodos de crise econômica isso é ainda mais importante pois nunca se sabe quando será necessário reduzir os custos de um projeto. Entender a estratégia adotada ajuda a otimizar a alocação de recursos humanos, financeiros e físicos em caso de necessidade. Assim, além de certificar o controle sobre os gastos, é possível otimizar os recursos e garantir o cumprimento de metas cada vez mais apertadas.

Aponta as brechas para inovação

Para fazer mais com menos, não é só fazer mais do mesmo. Inovar é uma das melhores maneiras de se enfrentar crises e ainda tirar proveito delas. Encontrar formas de executar um processo de maneira mais eficiente é o que vai fazer um negócio se diferenciar dos seus concorrentes.É nos períodos de crise que novos processos e ferramentas são criados desde que as pessoas de sua organização estejam preparadas para serem constantemente desafiadas a "saltar a barra".

Sabemos que a superação dos obstáculos depende, integralmente, de que sejam encontradas ou criadas oportunidades para se atender às necessidades do ambiente. E para isso, só conhecendo muito bem a situação atual para identificar o quê e onde se é possível mudar, ou seja, inovar. Um planejamento detalhado permite olhar para esse labirinto de possibilidades e encontrar uma saída.

Apoia a comunicação integrada

E para finalizar, os resultados esperados, previamente planejados e colocados no papel, somente serão alcançados e concretizados se todos os colaboradores envolvidos nos projetos estiverem devidamente informados dos benefícios que os mesmos trarão para o ambiente 360 graus da organização através de um robusto processo de comunicação propiciado por organizações onde a gestão do conhecimento é um dos seus pilares de sustentação. 

Ao se conhecer e esclarecer a importância de cada etapa do programa de projetos para os resultados finais da organização, aumentamos a motivação e o foco em resultados da equipe. E com uma estratégia clara e o engajamento do grupo, maiores são as chances de o projeto ser executado com maestria e resultados de excelência sejam entregues ao nosso cliente.

 

O planejamento é essencial em todos os momentos, não apenas durante a crise. Mas em época de maiores dificuldades, ele se torna essencial para o sucesso e sobrevivência de qualquer negócio. E na sua empresa, como está o planejamento dos projetos? Conte para nós nos comentários.

 

Um bom gerente de projetos também é vendedor

Uma pessoa responsável por gerenciamento de projetos tem muitos pontos em comum com um profissional de vendas. Muitas vezes, mais do que ele sequer imagina. Mesmo que as funções possam ser completamente diferentes na prática, a comunicação multidimensional usada para conseguir manter uma equipe unida e um cliente satisfeito, durante o processo de desenvolvimento de um produto ou serviço, pode ser comparada à habilidade de persuasão que um vendedor aplica diariamente.

Mas como exatamente um gerente de projetos se assemelha ao profissional de vendas? Como a comunicação multidimensional realizada por vendedores é necessária para desenvolver uma liderança colaborativa?

O gerente de projetos vende seus serviços e habilidades

Como gerente de projetos você mostra aos seus clientes de que você tem as habilidades necessárias para entregar os seus serviços com qualidade todos os dias. Não importa se o contrato já esteja assinado, a equipe já tenha começado a produção e a data de entrega esteja próxima. O cliente faz inúmeras ligações cobrando atualizações constantes, e por mais que você consiga levar o gerenciamento de projetos da maneira mais profissional possível, é sempre necessário fazer com que ele entenda que tem o melhor time da empresa, de que a dedicação é sempre constante e que ninguém mais no mercado oferece esse tipo de serviço.

Nessa hora você consegue vender todos os detalhes do projeto novamente, lembra que as etapas são complexas e mostrar os pontos principais que elas envolvem. Você sabe bem que falar sobre os profissionais extremamente qualificados que colaboram para fazer o melhor trabalho possível, e como eles foram cuidadosamente escolhidos para atingir os melhores resultados, é uma prática comum que tranquiliza clientes. Por isso você também é um vendedor, usando o seu serviço e o de todos os que trabalham com você para vender suas idéias, todo o tempo.

Às vezes você sabe que os problemas podem ser um pouco maiores, como quando o cliente pede alguma alteração e você precisa trabalhar com a liderança colaborativa e balancear os interesses de quem recebe os seus serviços com os da sua equipe.

O gerente de projetos vendedor trabalha com liderança colaborativa

Quando o cliente fica insatisfeito por conta de um problema que aconteceu durante a produção, ou com o produto final que foi entregue, é quando você como gerente de projetos consegue trabalhar a liderança colaborativa. Aqui é a hora em que seu papel de vendedor se torna mais visível: na mediação entre os interesses da empresa, do cliente, e dos seus próprios usando uma comunicação multidimensional.

Bons vendedores conseguem balancear essas demandas quando tentam vender mais – agradando o contratante – por um preço mais baixo, para que o cliente faça a compra, enquanto busca manter os interesses da empresa. Mas você já sabe que em gerenciamento de projetos essa etapa se torna mais complexa, e os argumentos usados quando alguma coisa da errado – protegendo a sua equipe e a empresa – são feitos com calma pedindo a compreensão do cliente.

No fim das contas, você como bom vendedor sempre consegue fazer com que o cliente saiba que seus serviços cumprem tudo o que foi prometido, e acaba não duvidando da capacidade do time responsável por conta de um pequeno problema. Mas se isso acontece, você respira fundo e se prepara, para mais uma vez, vender o seu projeto.

Você acha que é um bom gerente de projetos vendedor? Deixe um comentário!

Liderança positiva: 5 características de um bom líder

Em tempos de crise, a pressão sobre os colaboradores das empresas cresce ainda mais. Neste cenário, a gestão de pessoas eficaz é requisito para bons resultados. Os líderes se tornam ainda mais fundamentais para as organizações e ambientes de projetos, afinal, eles inspiram, dão segurança e servem como um guia para a equipe. Bons líderes sabem como motivar equipes na superação de obstáculos e desafios do dia a dia das organizações. Pensando nisso, separamos cinco características de uma liderança positiva e quais os impactos dessa prática em equipes e projetos:

1. Autoconhecimento

Um profissional que não se conhece e não sabe se guiar, não é um líder. Um líder vai precisar gerenciar suas emoções e deixar de lado aquela frustração, quando ela aparecer. Isso significa que um líder consegue transformar estados emocionais chamados improdutivos (medo, insegurança, depressão, ansiedade, estresse) em combustível para a equipe. Ele sabe que essas emoções não podem se tornar um obstáculo, nem para o projeto, nem para a equipe.

 

2. Espírito de equipe e comprometimento

Um líder sabe que o espírito de equipe é essencial para que um projeto saia do papel. Esses profissionais não ficam apontando o dedo para quem cometeu falhas, mas encontram caminhos para resolvê-las. A liderança positiva também requer determinação, já que sem ela, a equipe pode sentir certa desconfiança em relação ao alcance dos resultados almejados. Quando é necessário, um bom líder também tem humildade suficiente para colocar a mão na massa junto com o time.

Outra característica de quem tem espírito de equipe é o comprometimento. Um gestor que falte vários dias da semana ou sempre chegue atrasado não demonstra muito comprometimento com a empresa, não é mesmo? Se ele não mostra como está preocupado com os resultados, por que a equipe deveria se preocupar? Ademais, há o otimismo, intrínseco aos verdadeiros líderes. O líder precisa ser positivo e encorajar a equipe, principalmente em tempos de dificuldade. Ninguém quer um líder negativo dizendo que tudo vai dar errado e que não tem jeito.

 

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