Gerenciamento da Comunicação

Por que a comunicação é tão importante durante a execução de um projeto?

A comunicação é um dos cuidados mais importantes que os gestores devem ter para obter sucesso em seus projetos. Se a equipe do projeto não sabe quais são as suas tarefas, ou como realizá-las, a tendência é que hajam paralisações e atrasos nas entregas. Se o gestor não sabe o que o pessoal do projeto está fazendo, não obtém feedbacks constantes, ele perde sua capacidade de monitorar o progresso das ações. Por outro lado, sem saber exatamente o que cada ator envolvido no projeto espera dele, fica difícil chegar a algum lugar.

A manutenção de canais regulares e precisos de comunicação com todos os profissionais que atuam diretamente no projeto, bem como as demais partes interessadas, é essencial para garantir o bom fluxo de instruções, alertas suficientes dos riscos e mudanças para permitir a avaliação precoce e a preparação para o trabalho.

Para o Guia PMBOK®, manual de gerenciamento de projetos desenvolvido pelo PMI e reconhecido no mundo todo como um guia que oferece as melhores práticas de gestão de projetos, o planejamento de comunicação é necessário para conectar as partes envolvidas, garantir alinhamento e agilizar a tomada de decisões.

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Entenda porque a comunicação é a chave do sucesso de um projeto

Não faltam razões para que os gestores de projetos estejam constantemente focados na eficiência da comunicação de sua equipe. Afinal, com uma comunicação eficaz é possível conectar pessoas, ideias e informações e, dessa forma, garantir o sucesso de um projeto.

Apesar de a gestão da comunicação ser a chave para o sucesso de um planejamento, essa área, muitas vezes, é negligenciada pelos gestores. O resultado desse descuido aparece nas estatísticas. De acordo com o relatório do Project Management Institute (PMI), cerca de 74% dos projetos não são concluídos com êxito por causa de falhas na comunicação.

Os objetivos da gestão da comunicação de um projeto

Para garantir a eficiência dos canais de comunicação e obter êxito na execução das ações referentes ao projeto, é importante criar um plano de comunicação que responda de forma satisfatória as seguintes questões:

  • Quais canais de comunicação são mais eficientes para o projeto em questão? (Reuniões de gestão e equipe, relatórios, informes por e-mail)
  • Quais setores precisam se comunicar e com qual frequência?
  • Quais os principais pontos que devem ser abordados entre a equipe?

A partir dessas questões é possível estabelecer e executar a comunicação de maneira mais eficiente e organizar os próximos estágios.

De acordo com o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), o processo de comunicação envolve seis etapas principais:  identificação, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e organização eficiente.

A execução de cada etapa visa atingir uma série de objetivos. Dentre eles, estão:

  • Gerar a conexão entre todos os atores envolvidos no projeto, mediando os diferentes interesses, culturas e formas de pensamento;
  • Mediar conflitos;
  • Engajar todos os profissionais envolvidos;
  • Evitar erros, falhas e retrabalhos;
  • Alinhar discursos e conduzir as metas e os objetivos de acordo com o que foi traçado anteriormente;
  • Estabelecer geração, disseminação, arquivamento, recuperação e descartes de informações referentes ao projeto;
  • 3 resultados de uma comunicação eficiente

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