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Como melhorar o processo de definição de escopo de um projeto

O escopo é uma parte fundamental de um projeto, já que contém todo trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado, incluindo características e funções. Aqui no blog, já abordamos as principais diferenças entre escopo de produto e de projeto, mas não dicas práticas para melhorar o processo de definição do escopo. Neste blog post, separamos maneiras de você otimizar essa etapa de planejamento e garantir melhores resultados.

 

Para que serve o escopo de um projeto?

O documento deve conter os resultados que o projeto deve gerar, assim como condições e termos em que será realizado. Tudo para que o projeto seja bem-sucedido, respeitando entregas, prazos, custos, requisitos e leis. Mas, para isso, o documento precisa ser desenvolvido e compartilhado com toda a equipe envolvida, que precisa concordar com os termos e premissas da declaração.

 

Dicas para aprimorar o processo de definição de escopo

Ao definir o escopo do projeto de forma eficaz, o gestor consegue evitar falhas de cronograma e de orçamento, além de entregar um produto de acordo com as expectativas do cliente. No entanto, quando o escopo é mal elaborado, os problemas gerados vão de retrabalho até o completo desastre. Mesmo que a equipe consiga encontrar caminhos alternativos para a execução do projeto, provavelmente o resultado final não será satisfatório, seja por atraso ou por não conformidade.

 

Um escopo com falhas também vai gerar um cliente insatisfeito, que pediu uma coisa e recebeu outra. Essa insatisfação pode criar um conflito dentro da própria equipe, que, na busca por um culpado, esquece de analisar e estudar o escopo.

Para evitar isso, e aprimorar cada vez mais o processo de definição de escopo, separamos algumas dicas essenciais. Confira:

 

  • Certifique-se de que todos entenderam o objetivo do projeto. Somente dessa forma haverá consenso quanto ao resultado que deve ser buscado e atingido.

 

  • Escute o cliente com atenção. Assim, você pode sugerir o que ele precisa para resolver o problema, e não apenas concordar com o que ele pede para ser feito.

 

  • Saiba o que o cliente não quer. Não adianta ficar empurrando algo no escopo se o cliente sinalizar que não deseja aquilo. Afinal, é ele quem está pagando e você precisa entregar uma solução adequada.

 

  • Defina com o cliente o que não vai ser feito no projeto. Este senso de realidade evita que o cliente comece a pedir coisas mirabolantes quando o projeto começar.

 

  • Determine recursos necessários. Levante o que será preciso para que o projeto seja realizado.

 

  • Defina prioridades. Há os requisitos obrigatórios e os desejáveis, que devem ser marcados segundo a prioridade do cliente.

 

  • Seja realista. Não adianta dizer que vai fazer várias coisas se essas tarefas não têm condições de serem realizadas (seja por recursos humanos, financeiros ou de tempo).

 

  • Chame a equipe de projeto para a reunião de definição do escopo. Assim, dúvidas e problemas técnicos podem ser levantados e solucionados antes do início do projeto.

 

  • Proteja o seu escopo. Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução raramente cumprem o cronograma e acabam estourando o orçamento.

 

  • Documente meticulosamente. Um escopo é quase um contrato, embora não contenha cláusulas de penalidade ou rescisão. É muito comum quando o produto começa a tomar forma que o cliente fale: “não é bem isso que eu queria”. Evite este tipo de estresse detalhando ao máximo o escopo, confirmando informações e evitando interpretações diversas. Ele servirá como prova e guia dos seus resultados.

 

  • Fuja do Scope Creep. O termo se refere ao aumento descontrolado do produto do projeto sem ajustes de tempo, custos e recursos.

 

  • Evite o Gold Plating. Dar ao cliente mais do que o necessário, ou seja, o que não está no escopo, pode trazer prejuízo para a empresa.

 

Ao começar um projeto, lembre-se de que o objetivo final do escopo é o sucesso. Por isso, preste bastante atenção no processo de definição de escopo de um projeto antes de começar, de fato, sua execução.

 

Ficou com alguma dúvida? Compartilhe conosco nos comentários ou entre em contato!

Como montar uma equipe de trabalho para um projeto eficiente

Montar equipes de trabalho para projetos pode ser uma dor de cabeça para os gestores, já que envolve demandas dos stakeholders, recursos humanos e uma avaliação dos perfis necessários para a equipe. A maior dificuldade está exatamente nisso: seres humanos são diferentes, mas precisam seguir um objetivo em comum para que um projeto seja bem-sucedido.

Importância de montar equipes de trabalho coesas e diversas

Se uma equipe é integrada, consegue atingir níveis de sucesso de um projeto muito acima das metas. Isso porque utilizar a motivação, uma comunicação adequada e com poucos ruídos, além de respeito e alocação adequada de conhecimentos, resulta em uma equipe unida e eficiente. No entanto, se há conflitos diários, desrespeito e falta de conhecimento técnico, o projeto está fadado ao fracasso.

 

Em um grupo ideal, todos procuram maneiras de fazer seu papel da forma mais eficiente, com menos recursos e em consonância com as ideias da empresa. Mas além disso, precisa haver uma espécie de harmonia e colaboração, que ajuda na hora de vencer obstáculos, superar dificuldades e buscar resultados positivos. Sabe aquele velho ditado de que “a união faz a força?”. Embora seja um clichê, continua sendo a premissa de qualquer projeto eficiente.

 

Processos de seleção e definição de perfil

Como, então, selecionar uma equipe de trabalho? Para começar, é essencial desenvolver e aplicar sua inteligência emocional, já que ela vai ajudar, e muito, a identificar talentos, reconhecer habilidades e respeitar diferenças.

Além disso, é essencial ter um processo de seleção organizado e alinhado com as necessidades do projeto. Abaixo, separamos alguns modelos de seleção de profissionais, que podem contemplar soft e hard skills.

 

Entrevista

A entrevista é a técnica mais utilizada, já que se aplica a qualquer função. Essa técnica permite conhecer muito sobre o profissional, porém, para alguns projetos, não é suficiente.

 

Testes de conhecimentos ou capacidade

Estes instrumentos permitem mensurar o grau de conhecimentos profissionais e técnicos, assim como o grau de capacidade ou habilidade exigidos para a função a ser exercida.  Podem ser provas orais, escritas ou mesmo de performance (execução de um trabalho ou tarefa com limite de tempo).

 

Testes psicométricos

Os testes psicométricos tentam determinar em que porcentagem as aptidões existem em cada pessoa (físicas, intelectuais ou de personalidade) comparadas com padrões de resultado de uma amostra representativa.

 

Testes de Personalidade

Esses testes mapeiam traços de personalidade inatos e adquiridos, ou seja, características que distingue este profissional dos outros.

 

Testes de simulação

As técnicas de simulação são aplicadas em grupo. Há uma dramatização de um possível acontecimento no futuro e os candidatos devem simular seu desempenho neste contexto.

 

Dicas práticas para montar equipes de trabalho

Uma equipe de trabalho deve ser mista. O ideal é mesclar profissionais com diferentes habilidades e perfis (soft e hard skills), para que cada um complemente o outro. Se uma pessoa é pouco comunicativa, mas é bastante focada, pode fazer tarefas que normalmente exigem um grande nível de atenção. Ao mesmo tempo, você pode escolher um profissional mais comunicativo para lidar com atividades que demandem essa habilidade.

 

Conhecendo a fundo as habilidades dos colaboradores, você poderá montar uma equipe mais produtiva, já que, quando alguém atua em uma área em que tem conhecimento e habilidade, a produtividade costuma ser bem maior — e o resultado final também.

 

Veja mais algumas dicas para montar equipes de trabalho para projetos eficientes:

 

  • Defina os planos e processos: antes de escolher os profissionais, você precisa saber quais atividades serão desenvolvidas, já que cada etapa do projeto necessita de combinações variadas de habilidades (hard-skills).

 

  • Defina as habilidades de cada membro: agora é o momento de definir o perfil comportamental (soft-skills) necessário para o cumprimento de todas as etapas do projeto. Quais são os comportamentos desejados e não desejados?

 

Está pronto para montar equipes de trabalho para seus projetos? Que tal saber mais sobre a importância da colaboração e sinergia para a gestão de projetos?

Você já mapeou soft skills e hard skills para maior produtividade em 2017?

Na gestão de projetos, a importância de procedimentos e ferramentas jamais poderá sobrepor o fator humano. Isso porque equipes de alto desempenho não se constituem apenas de conhecimento técnico, mas também de relações interpessoais. Para que a produtividade seja maior, os colaboradores precisam desenvolver constantemente habilidades conhecidas como soft skills e hard skills. Você sabe quais são as habilidades dos membros da sua equipe de projetos?

O que são soft e hard skills?

De forma simples, as soft skills agrupam as capacidades mentais e emocionais, enquanto as hard skills correspondem às capacidades técnicas, ou seja, mais lógicas.

Soft Skills

São as competências comportamentais, mentais, emocionais e sociais. Pessoas com um bom nível de soft skills têm alta inteligência emocional, o que impacta diretamente na qualidade das relações interpessoais. Essas habilidades são mais difíceis de serem ensinadas e mensuradas.

Veja alguns exemplos:
 

  • Pensamento crítico e criatividade: ajuda a trabalhar com colaboradores e stakeholders a fim de alcançar soluções inovadoras e propor novas ideias.

  • Facilidade de comunicação: a habilidade facilita a interação entre colegas, permitindo a abertura de novas oportunidades e incentivando o fluxo de informações.

  • Solução de conflitos: competência fundamental para um gestor de projetos, que nunca deve impor argumentos ou fazer do seu jeito, mas encontrar uma solução que seja adequada para todos os envolvidos.

  • Habilidades de negociação: permite entender até quando ceder e com o que não é possível se comprometer. É uma habilidade complementar à solução de conflito.

  • Percepção e intuição: observar o panorama e determinar possíveis cenários, facilitando a tomada de decisão, evitando uma determinada situação ou agindo proativamente quando necessário.

  • Gestão de pessoas e colaboração: projetos geralmente envolvem a colaboração entre pessoas de diferentes cargos, personalidades e conhecimentos que devem trabalhar na direção de um objetivo comum. Essa habilidade é fundamental em uma equipe de projetos.

  • Positivismo: enfrentar problemas e motivar os colaboradores é essencial para o andamento e continuidade dos projetos.

Hard Skills

São as habilidades técnicas do profissional, normalmente relacionadas com conhecimentos profissionais, ferramentas e técnicas. Boa escrita e leitura, conhecimento sobre um software ou assunto são alguns exemplos. Nota-se que estas competências técnicas são ensinadas e podem ser facilmente testadas e medidas.

Alguns exemplos:

 

  • Domínio de Excel avançado

  • Certificação do PMI

  • Certificação PMP

  • Programação

  • Contabilidade

  • Estatística

  • Inglês comercial

  • Resolução de problemas logísticos

  • Estatística

 

Importância para empresa e para a gestão de projetos

Os dois modelos são complementares, já que aliam alto conhecimento técnico com habilidades interpessoais. Se forem balanceados, a empresa terá profissionais motivados e qualificados para ajudá-la a atingir seus objetivos estratégicos, além de aumentar a produtividade em geral.

Os profissionais com soft-skills mais desenvolvidas têm habilidades que podem ser bastante úteis em negociações, gerenciamento de conflitos, resolução de problemas e até na motivação de equipes. Já os que apresentam mais hard-skills dominam as habilidades técnicas da área em que atuam, sendo especialistas em determinadas áreas de conhecimento. Seja qual for o tipo de profissional que você tenha na equipe, é importante que ele use suas habilidades para buscar maneiras novas e criativas de ajudar a sua organização.

A busca deve ser pelo equilíbrio entre essas habilidades. Se houver só profissionais muito técnicos (hard-skills), o relacionamento entre a equipe pode ficar comprometido. Da mesma forma, se os membros forem extremamente habilidosos no trato social (soft-skills), mas não possuírem conhecimento técnico adequado, o projeto pode ficar parado ou ter qualidade inferior.

Por isso, busque profissionais com características distintas e aproveite para mapear aqueles que já estão na sua empresa. Assim, você pode oferecer cursos e promover palestras que incentivem o desenvolvimento das habilidades interpessoais e técnicas de cada um deles.

 

Você já mapeou as habilidades dos colaboradores em 2017? Que tal começar agora e garantir um aumento de produtividade dos seus projetos? Para identificar e entender seus colaboradores, elaboramos um post sobre inteligência emocional, confira!

Sustentabilidade e gestão de projetos: parceria de sucesso

Ações de sustentabilidade vindas de empresas são essenciais para preservação do meio ambiente. Por isso, existem diversos incentivos do governo, como redução de impostos e financiamentos. No entanto, não são apenas esses os benefícios de aliar sustentabilidade à gestão de projetos. O conceito está sendo incorporado pelas empresas, já que está integrado ao conceito de responsabilidade social. Finalmente, há um consenso de que não há crescimento econômico a longo prazo se não houver progresso social e respeito ao meio ambiente.

 

Por que é tão importante adotar atitudes sustentáveis

Quando uma empresa desenvolve um projeto deve levar em conta o impacto que cada ação tem sobre cada stakeholder e também sobre o ambiente em que está inserida. Assim, é extremamente importante agir pautado em três aspectos: econômico, social e ambiental. E, embora muitas organizações ainda deem preferência à dimensão econômica, a transformação rumo à sustentabilidade é inevitável. E o melhor: empresas que adotaram a sustentabilidade como diretriz estão apresentando melhores resultados econômicos.

 

Alguns dos benefícios que atitudes sustentáveis geram são:

 

  • Contribuição positiva para imagem da empresa;

  • Cumprimento de critérios, protocolos e declarações ambientais;

  • Redução dos impactos ambientais nos processos;

  • Melhoria da qualidade de trabalho;

  • Aplicação de conceitos de consumo consciente e cidadania corporativa.

 

O que sua empresa pode fazer pelo mundo?

Para que iniciativas sustentáveis perdurem em uma empresa, é preciso que o gestor de projetos participe ativamente, incentivando todos os colaboradores a participarem. Somente quando todos fizerem sua parte, os resultados irão aparecer. Abaixo, separamos algumas dicas importantes de sustentabilidade para serem implementadas nas empresas que desejam realizar mudanças no ambiente corporativo e no hábito das pessoas.

 

Instalar lixeiras para reciclagem

Aos instalar lixeiras próprias para reciclagem e realizar campanhas internas para o seu uso, sua empresa está contribuindo para o descarte correto do lixo. Procure locais estratégicos para colocá-las e mostre para os funcionários que a sustentabilidade começa no ambiente de trabalho.

 

Utilizar recursos da empresa de forma inteligente

Quantos papéis e copos de plástico são descartados diariamente na sua empresa? Consumir de forma inteligente também faz parte de uma estratégia sustentável e diminui a quantidade de resíduos sólidos, além de ajudar na redução de custos para a empresa. Ainda tem lâmpadas comuns no ambiente de trabalho? Troque para lâmpadas fluorescentes, que além de durarem até dez vezes mais, ainda podem ser recicladas. Outra dica é trocar o papel comum pelo reciclado, dar preferência para materiais sustentáveis e incentivar a impressão de documentos consciente. Que tal fazer bloquinhos de rascunho com papel já utilizado?

 

Incentivar carona solidária

Se há colaboradores que têm a mesma escala de trabalho e moram próximos uns dos outros, por que não irem juntos ao trabalho? Incentivar a carona solidária é só uma das maneiras de reduzir o impacto do ser humano no ambiente. Caso existam funcionários morando próximo ao escritório, incentive-os a substituir o uso do carro pelo transporte público, bicicleta ou mesmo por uma caminhada. O meio ambiente agradece.

 

Economizar energia elétrica

Além de economizar na conta de luz, o uso de menos energia também ajuda o meio ambiente. Em dias mais quentes, liberar o uso de roupas mais leves evita que o ar condicionado tenha de ser utilizado na capacidade máxima. Outra dica é desligar o aparelho cerca de meia hora antes do fim do expediente. A instalação de janelas também é uma boa solução, já que melhora a circulação de ar no ambiente e aumenta a entrada de luz. Utilizar tons claros nas paredes vai ajudar que o local fique mais fresco e iluminado.

 

Pensar em uma estratégia de sustentabilidade junto à gestão de projetos é trazer um novo modelo de negócios com uma perspectiva de longo prazo. Ademais, incluir sistematicamente visão e demandas sustentáveis no cotidiano de um projeto e de uma empresa vai ajudar na transição para esse novo modelo de negócios. Nele, os princípios, a ética e a transparência sempre estarão atrelados à implementação de processos e criação de produtos e serviços.

 

Sua empresa se preocupa com a sustentabilidade na gestão de projetos? Compartilhe as iniciativas e os impactos resultantes.

 

Gestão do tempo: gerenciando projetos com produtividade

Os atrasos na conclusão dos projetos são comuns, porém danosos. Ainda que quase 90% dos projetos (de TI) apresentem atrasos no cronograma, segundo um estudo do Standish Group International, nenhum gestor quer que isso aconteça. Atrasos de projeto podem comprometer o custo, retardar a entrega de produtos e, consequentemente, o início da operação. Por que será, então, que mesmo sabendo desses prejuízos, quase nenhum projeto termina no prazo previsto? Resposta: gestão do tempo ineficaz.

 

O que é gestão do tempo

A resposta não é única, mas a gestão do tempo tem grande peso no atraso de projetos. De acordo com o guia PMBOK, gerenciar tempo significa administrar todos os processos necessários para terminar o projeto no prazo estimado, desde o planejamento até a entrega final. A gestão de tempo demanda disciplina e um monitoramento eficiente e constante. Só assim será possível corrigir, em tempo hábil, eventuais problemas com prazos e impedir que se tornem graves ou mesmo irreversíveis.

 

Importância da gestão do tempo na gestão de projetos

Uma coisa é certa: não há como garantir que um projeto terminará no prazo. No processo de execução, ocorrem mudanças, situações inesperadas e, às vezes, incontroláveis – imagine, por exemplo, uma grande tempestade que causa a falta de energia por vários dias. Porém, o gerenciamento de tempo de um projeto oferece ferramentas para prever, minimizar e evitar atrasos. No pior dos casos, mostra com antecedência que um prazo não será cumprido.

A gestão do tempo ajuda a calcular o tempo gasto para desenvolver o projeto por meio da definição e do sequenciamento de atividades, da estimativa dos recursos necessários, da duração das etapas e do desenvolvimento e controle do cronograma. Este processo é extremamente necessário, já que os atrasos na entrega de um projeto podem gerar quebra de contrato, multa por atraso e prejuízos na imagem da organização.

 

Dicas e métodos para aumentar a produtividade e eficiência

A gestão de tempo é um aspecto importante para a qualidade de um projeto. Isso porque ao aproveitar o tempo da melhor forma, o gestor consegue fazer mais e melhor com tempo e orçamento.

 

Abaixo, você confere algumas dicas para otimizar o seu tempo gerenciando projetos:

 

1. Organize-se e programe-se

Listar as etapas do projeto em andamento e programar o tempo necessário para a execução de cada uma delas é essencial. Assim, você consegue distribuir melhor o tempo e agilizar a execução das tarefas. Isso também ajuda o responsável por cada tarefa a se organizar.

 

2. Aposte em um sistema de gestão de projetos

Um sistema de gestão de projetos mostra as tarefas e o tempo necessário para executá-las. Além disso, é possível ter uma visão holística do andamento do projeto, o que facilita bastante o gerenciamento das tarefas e permite enxergar com antecedência se alguma atividade irá atrasar ou não.

 

3. Utilize o PMBOK

O guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) mostra todas as etapas de planejamento, execução e acompanhamento de projetos. Se você seguir as etapas conforme o livro ensina, as chances de cumprir qualquer projeto no prazo serão bem maiores, seja qual for o tamanho ou complexidade.

 

4. Distribua tarefas

Ao delegar tarefas que não precisam ser realizadas necessariamente pelo gestor, sobra mais tempo para cuidar da gestão do tempo e do projeto em si. Utilize bem sua equipe!

 

5.  Invista na comunicação

A comunicação eficaz evita retrabalho, já que uma tarefa não irá sofrer prejuízos por causa de um mal entendido. Ao evitar que tarefas precisem ser refeitas ou que sejam realizadas mais de uma vez (por engano), a comunicação torna-se a base da gestão do tempo em projetos.

 

Variações de escopos, metas, objetivos e interesses dos envolvidos em um projeto tornam as estimativas de tempo um desafio constante. Por isso, a utilização de metodologias eficientes e boas práticas são essenciais para o cumprimento de prazos nos projetos. Ao perceber desvios em tempo hábil, o gestor poderá atuar em suas correções e entregar o projeto no tempo acordado.

Como você está gerenciando o tempo na sua empresa? Que tal, agora, saber mais sobre outro aspecto muito importante na gestão de projetos? Leia nosso post sobre gestão de riscos!

Gestão de projeto: você já definiu os produtos para este ano na sua empresa?

Escolher em que tipo de produtos sua empresa irá investir e dedicar tempo e esforço não é algo tão simples. Definir os produtos é uma decisão que envolve muito planejamento. E mais que isso: deve ser uma decisão tomada com antecedência, para que a gestão dos projetos possa ser feita com qualidade!

Por que definir os produtos com antecedência?

Para definir um produto ou serviço, você precisa analisar se sua ideia será uma oportunidade de negócio ou inviável para o momento (orçamento, público, economia, etc.). Nem sempre o que parece uma boa ideia será um produto adequado para o mercado. Por causa disso, é necessário avaliar com antecedência e ser realista. Dessa forma, fica mais fácil para a equipe de gestão de projetos trabalhar, com tempo, planejamento e recursos. No entanto, é muito comum deixar tudo para o meio do ano, o que acaba prejudicando o desenvolvimento do produto e atrasando as entregas. O resultado: o produto não sai como esperado, consome mais tempo e gera mais custos de produção.

O que deve ser feito para definir os produtos da empresa?

Depois de estabelecer os objetivos do projeto, é chegado o momento de definir o produto ou serviço que atenda, de fato, a esses objetivos. Será um produto de marketing? Uma nova ferramenta interna? Um serviço?

Suas ideias são oportunidades de negócio?

Depois de listar ideias de acordo com seus objetivos, avalie se realmente são boas oportunidades de negócio. Existem algumas perguntas básicas para descobrir se o produto é viável, antes de investir tempo e dinheiro no projeto.

  • Existem consumidores dispostos a pagar por este produto ou serviço?

  • Há tempo e capital suficientes para investir no projeto?

  • Existem pessoas qualificadas na equipe (ou budget para contratar profissionais) para executar o projeto?

  • O projeto irá agregar valor à empresa?

 

Produção

Como será produzido seu produto ou serviço? Que tecnologia será necessária? De qual material será feito? Será desenvolvido artesanalmente ou industrialmente? Quais as ferramentas necessárias e como será feito o controle de qualidade? Essas são apenas algumas questões que deverão ser respondidas com antecedência, antes do início do projeto.

E como os produtos possuem padrões, o nível e qualidade deverão ser definidos na etapa inicial e todos os envolvidos no projeto deverão estar de acordo com o objetivo final.

 

Mapeamento dos stakeholders

Stakeholders são os interessados em um projeto e que podem, de alguma forma, influenciar no sucesso do produto. Você terá que “vender” para todos eles sua ideia e a forma como será executada. Além disso, é preciso assegurar-se de que as expectativas e necessidades de todos os stakeholders sejam reconhecidas e consideradas.

 

Distribuição

Como será feita a distribuição do produto nos pontos de venda? Defina se o modelo será distribuído em pontos de venda físicos ou virtuais, ou por intermediários. Essa escolha deve ser justificada.

Se o produto é interno, é importante definir quais canais serão utilizados para a disponibilização do produto: intranet, e-mail, site, instalação por profissionais de TI em cada departamento etc.

Estratégias Promocionais

Além de produzir e distribuir seu produto, você terá que promovê-lo para que o consumidor final o conheça e o compre. Essa divulgação pode ser feita em meios de comunicação em massa (TV, rádio, jornal), na internet (blogs, anúncios, mídias sociais), na intranet, em pontos de venda, entre outras opções. Novamente, é preciso justificar quais desses meios são mais adequados para o produto a ser desenvolvido e para o público-alvo, é claro.

 

Percebeu quantos pontos devem ser analisados para que seu produto seja um sucesso? Antecipar a definição de produtos para o início do ano é um modo de evitar atrasos e excesso de trabalho acumulado. Assim, fica mais fácil detectar eventuais falhas e corrigi-las a tempo.

Sua empresa já decidiu os produtos para este ano? Continue acompanhando o blog da Planit e saiba mais sobre gestão de projetos!

Dicas para excelência no atendimento aos clientes internos

Tão importante quanto o cliente externo é o cliente interno, aquele para o qual temos que “vender” ideias. Assim como os clientes externos buscam satisfação e prazer na aquisição de um produto ou serviço, os clientes internos (todos os colaboradores) também precisam estar satisfeitos para que se comprometam com os objetivos da organização. E para que esses colaboradores superem expectativas e agreguem um valor maior às vendas e à imagem da empresa, é preciso excelência no atendimento aos clientes internos.

 

Clientes internos e externos

Estamos mais acostumados a ouvir e falar sobre como conquistar um cliente externo, ou seja, aquele que mantém a empresa financeiramente, mantendo algum tipo de relacionamento comercial ou institucional. Estão inclusos nos clientes externos quem compra os produtos mas também os fornecedores, fiscais do governo, prestadores de serviços e instituições.

Já o cliente interno engloba quem faz parte do cotidiano no ambiente de trabalho, como o diretor da empresa, o gerente, a recepcionista. Isso significa que o cliente interno pode ser alguém para quem prestamos serviços com produtos e mão de obra dentro da própria organização. Há aqui uma relação de interdependência entre os colaboradores, o que pressupõe a importância de um bom atendimento.

A lógica é simples: para atender o cliente externo melhor, é preciso motivar os clientes internos antes, para que, assim, possam refletir essa situação no atendimento, satisfazendo os clientes externos.

 

Impactos do bom atendimento ao cliente interno

 

  • No funcionamento da empresa

Quando o ambiente de uma empresa é agradável e as pessoas se tratam com respeito, o fluxo de papéis, informações, produtos ou serviços é mais rápido e fluido.

 

  • Na imagem da organização

O cliente externo consegue perceber o clima ruim em uma empresa. Você provavelmente já percebeu isso ao visitar um estabelecimento ou empresa em que as pessoas não se relacionam bem ou estão sempre de mau humor.

 

Dicas para atendimento ao cliente de excelência

É importante desenvolver ações de excelência no atendimento aos cliente internos, tais como:

 

  • Promover a filosofia, as políticas, os métodos, os comportamentos, os procedimentos e as formas de trabalho da organização;

 

  • Agir com ética e profissionalismo com clientes externos e internos;

 

  • Criar um ambiente de trabalho adequado e motivador;

 

  • Promover o desenvolvimento do espírito de camaradagem e trabalho em equipe;

 

  • Mostrar a importância que os colaboradores têm para a organização, como profissionais e seres humanos;

 

  • Recompensar clientes internos que se destaquem no atendimento ao cliente externo;

 

  • Delegar autoridade para tomada de decisões;

 

  • Ouvir os clientes internos e colocar as ideias deles em prática sempre que possível. Caso contrário, explicar por que não foram utilizadas;

 

  • Fornecer feedback sobre o desempenho dos colaboradores, reconhecendo o trabalho bem feito e melhorando o que precisa, sempre aplicando a inteligência emocional;

Fica evidente que, para atender bem ao público externo, é preciso primeiro cuidar da parte interna da empresa. Com funcionários bem preparados e motivados, alcançar a excelência no atendimento ao cliente externo fica muito mais fácil.

Lembre-se de que todos os clientes são importantes, dentro ou fora de uma empresa. O papel da organização é tratá-los da melhor forma possível, conquistando excelência no atendimento aos clientes internos e externos.

 

Agora que você sabe da importância de valorizar os clientes internos da sua empresa, que tal saber mais sobre as boas práticas na gestão de projetos?

Gestão de projetos para pequenas empresas

Muita gente acha que a gestão de projetos só pode ser aplicada em grandes empresas, mas isso não é verdade. Em um mercado altamente competitivo, é preciso buscar vantagens estratégicas, seja qual for o tamanho da sua organização. Reduzir os riscos e maximizar as oportunidades deve ser o norte de todo o processo de gestão e, por isso, as rotinas e técnicas da gestão de projetos são tão importantes. Mas não é uma tarefa fácil.

 

Principais dificuldades na gestão de projetos enfrentadas por pequenas empresas

Ao buscar a otimização de planos estratégicos para obter melhores resultados e maiores lucros, as pequenas empresas estão percebendo a importância da gestão de projetos. Porém, como as PMEs geralmente têm cultura familiar forte e rotinas enraizadas, é muito mais desafiador aplicar metodologias de gestão.

A falta de conhecimento sobre planejamento acaba fazendo com que os empreendedores partam logo para a execução para ver o que acontece. Assim, à medida que o tempo passa, as empresas vão solucionando os problemas e as falhas quando aparecem, sem notar que essa prática é altamente prejudicial para o futuro do negócio. A falta de metodologias nas PMEs implicam diversas consequências, como custos elevados, prazos de execução muito longos, excesso de medidas corretivas, retrabalho e a falta de documentações.

 

Comunicação ineficaz

A falha na comunicação está entre as três maiores deficiências na gerência de projetos, de acordo com o 5º Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil, realizado anualmente pelo Project Management Institute (PMI). Nas pequenas empresas, o problema tende a ser ainda maior, já que a manutenção da base de dados é deficiente ou inexistente. Isso porque, se os colaboradores não registram todas as informações em uma base de dados compartilhada e centralizada, muitas decisões são tomadas sem base real. Isso resulta em trabalhos refeitos, projetos atrasados e ausência do histórico de projetos.

Essa situação é típica em PMEs com administração familiar, na qual cada pessoa começa seu projeto com base naquilo que conhece, e não baseada em dados consistentes. O pior disso tudo é que a maioria não registra essas experiências (bem-sucedidas ou não) para que haja uma base de dados por experimentação.

 

Ausência de ferramentas ou recursos adequados

Para que a gestão de projetos funcione, o gestor precisa de uma série de recursos, como conhecimento e expertise dos colaboradores, entendimento da cultura da empresa, dados de projetos passados e ferramentas tecnológicas. O problema é que muitas vezes esses recursos não estão disponíveis ou estão obsoletos no ambiente da PME.

Também é comum achar que, como a empresa é pequena e todos se conhecem, não há necessidade de adotar certas tecnologias, métodos, sistemas e controle.

Por isso, muitas vezes o gestor de projetos tem que gerenciar projetos com tecnologia inadequada e administrar os poucos recursos materiais e humanos disponíveis.

 

Benefícios da gestão de projetos para pequenas empresas

O gerenciamento de projetos está cada dia mais sendo utilizado por várias empresas, independentemente do porte. As metodologias de gestão podem gerar grandes benefícios para a empresa, como também grandes prejuízos se não usadas corretamente.

Nem todos os benefícios são monetários. A gestão de projetos para pequenas empresas pode gerar um melhor controle dos projetos, comunicação interna eficaz, integração de diferentes unidades de negócios para um mesmo objetivo e novos projetos. Além disso, o gestor tem a garantia de que o projeto vai gerar um bom retorno econômico.

 

Veja outros benefícios da gestão de projetos para pequenas empresas:

 

  • Melhor gestão de recursos: se há um cumprimento de prazo, não há desperdício de budget;

 

  • Produtividade: como os projetos têm data de início e fim, além de um ordenamento na execução, a produtividade aumenta;

 

  • Resposta ágil às mudanças: as mudanças só podem ser bem gerenciadas se forem previstas e bem comunicadas.

 

Quer um exemplo de como aplicar a gestão de projetos? Uma pequena empresa pode utilizar sua experiência e conhecimentos de seus colaboradores para criar uma ferramenta administrativa de gerenciamento dos processos, por exemplo.

 

A dica para que a gestão de projetos funcione é o envolvimento de toda a organização e superação das resistências. E para quebrar os paradigmas dos colaboradores é preciso apresentar a nova metodologia com clareza. Simplesmente modificar alguns hábitos e processos não será suficiente, já que ao longo do tempo a tendência é que todos voltem a fazer como antes.

Por isso, é importante que a nova metodologia seja levada a sério por todos e implantada de maneira consistente e com ampla divulgação. Só assim, você vai justificar todo esforço, envolvimento e investimento.

Gostou das dicas de hoje? Que tal saber mais sobre a importância do fluxo de informações para a gestão de projetos?
 

Colaboração e sinergia: palavras-chave na gestão de projetos

Incentivar a equipe a trabalhar em conjunto para superar desafios em prol dos objetivos de um projeto deve ser meta de todo gestor. E para que este cenário torne-se real, duas palavras são essenciais e devem permear todas as ações do time de projetos: colaboração e sinergia. Neste artigo, você vai entender o que cada uma delas representa para a gestão de projetos e como fomentar a cooperação entre a equipe.

 

O que é sinergia

Cooperar para atingir uma meta. Em poucas palavras, sinergia é isso, ou seja, quando um objetivo comum é priorizado e torna-se maior que objetivos específicos ou individuais. Para que haja sinergia no andamento de um projeto, o entrosamento entre os membros da equipe, a constante motivação e uma liderança verdadeiramente ativa são ferramentas essenciais.

 

Por que a colaboração é importante em um projeto

Colaboração requer um relacionamento forte e intenso entre as organizações que também partilham recursos, alinham atividades e trabalham em conjunto, mas que também traz um alto grau de risco e a necessidade de um nível intenso de compromisso e confiança entre os participantes

De acordo com o site da Harvard Business Review Brasil, a tendência é que as empresas adotem cada vez mais um ambiente de trabalho colaborativo. O motivo? Com uma cultura de colaboração imperando na gestão de projetos, algumas organizações reduziram taxas de erro em 75% e aumentaram a produtividade em 10%.

Não é novidade que, para realizar um projeto, a combinação de habilidades, conhecimentos e experiências distintas é essencial. Tudo isso operando em conjunto, ajuda a enxergar oportunidades de mercado, combinar ideias e desenvolver soluções melhores.

Os principais benefícios da colaboração são:

 

  • Redução no tempo de execução de tarefas;

  • Maior capacidade de resolver problemas complexos;

  • Maior criatividade para gerar alternativas;

  • Tomada de decisões mais assertivas;

  • Melhoria na comunicação;

  • Maior estímulo à inovação.

 

Dicas para incentivar atitudes colaborativas

Combinar conhecimentos e experiências diferentes é fundamental para entregar projetos no prazo, dentro do orçamento e do escopo. Por isso, cada vez mais organizações criam meios de incentivar atitudes colaborativas dentro do ambiente de trabalho. Há quem ofereça atividades extracurriculares que estimulam o trabalho em grupo, mas não é necessário um grande investimento.

A principal causa para a falta de cooperação é a falta de comunicação. Geralmente, os processos são muito lentos e cheios de ruídos de comunicação ou a equipe não entende a importância dos canais. A parte boa é que esses problemas podem ser facilmente solucionados. Para começar:

 

  • Inclua os processos de comunicação nos próprios fluxos de trabalho;

  • Defina um propósito comum;

  • Fomente a ética da colaboratividade dentro da empresa;

  • Desenvolva processos que estimulem o trabalho em grupo, com flexibilidade e disciplina;

  • Crie um ambiente que valorize a colaboração e o compartilhamento.

 

Aplicativos colaborativos

Alguns aplicativos podem ser usados de forma colaborativa, tais como:

 

  • Planilhas online: para compartilhar dados;

  • Google drive: para compartilhar documentos;

  • Agendas compartilhadas: para que todos tenham conhecimento dos eventos;

  • Softwares de gestão de tarefas: para acompanhar os processos e etapas do projeto;

  • Software de gestão de projetos: para que todos possam enxergar o que cada uma das equipes está desempenhando, em que fase do projeto se encontram e como determinada atividade impacta o trabalho individual.

     

 

Como está a cultura de colaboração dentro da sua empresa? Você considera que há sinergia na gestão de projetos? Comente!

 

Analisando a cultura organizacional na gestão de projetos

A cultura organizacional representa as normas informais que norteiam o comportamento dos colaboradores de uma empresa no cotidiano. Dependendo da cultura vigente, essas orientações, se não bem definidas e alinhadas com a estratégia da organização, podem se tornar uma barreira para uma gestão de projetos eficiente.

Neste artigo, vamos analisar e esmiuçar os aspectos e a importância da cultura organizacional para os membros de um projeto.

 

O que é a cultura organizacional

A cultura organizacional pode ser definida como o resultado de um aprendizado coletivo, ou seja, um conjunto de padrões de comportamento que dominam as rotinas de uma organização. Isso significa que essa mentalidade vai direcionar o comportamento diário das equipes, de forma positiva ou negativa.

É fácil observar alguns aspectos da cultura empresarial: uma jornada de trabalho flexível, o uso de roupas informais, políticas de valorização dos profissionais, formas de conduzir as atividades diárias etc. No entanto, há também outros componentes mais internalizados que não são visíveis para qualquer pessoa, como os valores, a missão e os objetivos da empresa.

 

Componentes da cultura organizacional

A cultura organizacional é composta de três elementos distintos: artefatos, valores compartilhados e pressupostos. Entenda cada nível:

 

1º. Artefatos

É o mais superficial e, por isso, mais visível e perceptível. Estão nesse grupo as coisas concretas, como produtos, serviços e padrões de comportamento. Um visitante pode reparar em como os colaboradores se vestem, como falam e como se comportam, por exemplo.

 

2º. Valores compartilhados

Neste grupo, estão os valores essenciais para os profissionais da empresa. Eles definem as razões pelas quais esses profissionais se comportam e funcionam como justificativas aceitas por todos. Alguns desses valores são definidos pelos fundadores da empresa e incorporados pelos colaboradores.

 

3º. Pressupostos

É o terceiro e último nível da cultura organizacional e, por isso, mais íntimo, profundo e difícil de enxergar. São crenças, percepções e sentimentos que os colaboradores da empresa acreditam, refletem e compartilham.

 

Importância da cultura organizacional na gestão de projetos

O sucesso da gestão de projetos depende de uma série de fatores. Um deles é a cultura organizacional, já que ela afeta o momento que a organização está vivendo e como está lidando com os desafios diários, além de definir toda a forma de trabalho corporativo. Para escolher pessoas e setores adequados para o projeto, compreendendo as metodologias existentes, o gestor deve conhecer profundamente a cultura organizacional da empresa.

A cultura organizacional está enraizada em comportamentos e detalhes e, por isso, o gestor precisa aprender a “ler” essas características. Se o serviço de gestão de projetos for contratado externamente, de forma terceirizada, por exemplo, será necessário que a equipe se adeque a cultura organizacional da contratante. Somente desta forma, os colaboradores estarão alinhados aos valores e metodologias, aumentando a funcionalidade e a satisfação na entrega de um projeto.

Da mesma forma, isso vale para a cultura interna da equipe de gestão de projetos. Ter os valores bem definidos e compartilhados por todos gera um impacto positivo no comportamento dos colaboradores. Uma cultura organizacional positiva e forte pode transformar o ambiente de uma organização e trazer melhores resultados e mais produtividade e qualidade aos projetos em andamento, além de sintonia entre os membros da equipe.

 

O mundo está passando por um momento de mudança cultural, que também envolve a mudança nas práticas de gestão de projetos. Por isso, o gestor deve transmitir e ajudar a consolidar aspectos positivos da cultura, mudando aqueles que não fazem mais sentido.

Você já analisou a fundo a cultura organizacional da sua empresa? Como essa cultura tem impactado na gestão de projetos? Comente!

 

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