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Usando as tecnologias para gestão de projetos

A gestão de projetos está em constante evolução: seja pela tecnologia empregada ou pela implementação em novas áreas. O importante é acompanhar e prever possíveis tendências que estão se desenhando para os próximos anos. Assim, é possível ficar sempre à frente da maioria das empresas, ganhando competitividade e qualidade profissional constantemente.

Por isso, no post de hoje, iremos tratar das tecnologias para gestão de projetos e dos benefícios da automação de processos.

Benefícios das tecnologias para gestão de projetos

Lembra-se de quando os e-mails compartilhados entre os membros da equipe eram a grande novidade tecnológica da gestão de projetos, ou, ainda mais recentemente, o acesso a plataformas como Google Drive? O cenário de hoje, no entanto, conta com muitas soluções automatizadas, tornando possível o gerenciamento de todos os pontos críticos de um projeto e até os níveis de sobrecarga ou ociosidade de cada membro da equipe. Além disso, essas novas tecnologias também ajudam a estabelecer prioridades e controle de custos.

1. Visão da estrutura do projeto

Aquela velha máxima que diz que aquilo que não pode ser medido não pode ser gerenciado continua atual. Tecnologias novas ajudam a ter uma visão holística sobre o projeto e a lidar com dezenas de variáveis. Um bom sistema de gestão vai dar à equipe uma visão completa, desde o início até a etapa de encerramento do projeto.

2. Maior controle de fatores críticos

Saber qual é o prazo acordado com o cliente, o percentual de trabalhos entregues até um determinado momento e a estimativa de término com apenas alguns cliques. É isso que um bom sistema deve trazer ao gestor: a inteligência de negócios de forma integrada.

3. Acesso instantâneo

A gestão de trabalhos colaborativos é bastante facilitada quando a plataforma do projeto permite o acesso a partir de qualquer lugar do mundo, desde que você tenha um dispositivo móvel e acesso à internet.

4. Geração de relatórios confiáveis

Sabemos que só é possível melhorar algo quando sabemos quais e onde estão os gargalos do processo. Por isso, softwares de gestão de projetos que geram indicadores de desempenho, gráficos de orçamentos e controle estatístico de prazos são fundamentais para o bom andamento de um trabalho.

5. Comunicação facilitada

Os meios de comunicação evoluíram e isso reflete-se no meio corporativo. Com diversas ferramentas integradas, é possível comunicar-se eficazmente com uma equipe inteira, ter conversas individuais ou compartilhar dados de forma cada vez mais prática e rápida.

Recursos e ferramentas para otimização das tarefas

Ferramentas para otimização e automação das tarefas não faltam no mercado. Abaixo, separamos alguns tipos de tecnologias para gestão de projetos bastante utilizadas pelas empresas:

Aplicativos mobile

Há centenas de aplicativos de gestão de projetos para dispositivos móveis que estão se tornando indispensáveis para o bom andamento dos processos. São aplicativos simples e intuitivos que permitem compartilhar informações, realizar análises e prever resultados em campo.

Outro fator que torna aplicativos essenciais é a comunicação entre a equipe, como dissemos anteriormente, possibilitando a interação mesmo que os membros estejam em locais diferentes.

Cloud computing

A virtualização de softwares de gestão de projetos chegou para ficar. Um dos motivos é a facilidade para acessar uma quantidade enorme de informações na nuvem e manter equipes conectadas. A redução de custos com infraestrutura física e a segurança de dados também pesam bastante na decisão por cloud computing, já que, além de ser escalável, a responsabilidade de manutenção e atualização passa para o fornecedor da solução.

Softwares

Um software de gestão de projetos permite desenvolver e compartilhar estruturas, acessar facilmente dashboards de controle e obter relatórios analíticos confiáveis. Todos esses benefícios tornam possível o acompanhamento contínuo dos projetos por toda a equipe.

Além disso, o uso de programas especializados permite a integração de diversas áreas e processos em uma só plataforma, facilitando o trabalho de todos envolvidos no projeto.

Fica fácil entender por que as tecnologias para gestão de projetos são tão utilizadas nos escritórios de projetos: além de um processo automatizado para auxiliar na tomada de decisão, também aumenta a produtividade, reduz custos e colabora para o cumprimento dos prazos.

Que tipo de tecnologias para gestão de projetos você utiliza na sua empresa? Compartilhe conosco!

 

De olho nos indicadores do projeto!

Manter um projeto nos trilhos é um desafio, mas gerenciar vários ao mesmo tempo – cada vez maiores, mais urgentes e mais complexos – pode tornar-se uma tarefa impossível sem as devidas ferramentas.

É por isso que os gestores devem ficar de olho nos indicadores do projeto, que funcionam como um termômetro para indicar a situação atual e a longo prazo de um projeto.

O que são KPIs?

KPIs (do inglês Key Performance Indicators) são ferramentas de controle, indicadores que possibilitam o acompanhamento preciso do desempenho da equipe no alcance das metas de um projeto. Mas, para que sejam efetivos, os KPIs precisam estar alinhados estrategicamente ao negócio e ao objetivo do projeto. Só assim o gestor poderá avaliar precisamente cada meta atingida, cada falha no processo e, assim, tomar decisões mais ágeis e assertivas.

Importância de entender e analisar os indicadores do projeto

Como abordamos acima, os indicadores ajudam a enxergar se um projeto está caminhando bem ou mal. Ao utilizar indicadores, o gestor do projeto pode mensurar a quantidade de recursos – material, temporal e de mão de obra – que as empresas utilizam para criar um produto ou serviço. Com esses dados, confiáveis e atualizados, é possível identificar e corrigir com antecedência problemas e anomalias nas atividades do projeto. Dessa forma, o gestor previne e evita prejuízos para os clientes e para o próprio negócio.

Tipos de indicadores aplicados à gestão de projetos

Há diversos tipos de indicadores do projeto, aqui listaremos alguns dos principais. Veja, abaixo, com que finalidade cada um deles é utilizado e em que situações devem ser empregados:

Categorias

  • Impacto: indicadores de impacto medem o objetivo geral do projeto, ou seja, verificam se o projeto conquistou o propósito central, são resultados absolutos. Um KPI de impacto pode ser a mensuração da contribuição do projeto a longo prazo para uma determina empresa, por exemplo.

  • Efetividade: são KPIs utilizados para medir os resultados dos objetivos em um determinando período de tempo. Esses indicadores são usados normalmente como forma de comparação entre períodos distintos, ajudando a responder questões relacionadas ao aumento do faturamento, fidelização de clientes, etc. Assim como os de impacto, só é possível medi-los após a conclusão do projeto.

  • Desempenho: mostram se os resultados planejados foram alcançados. Um dos indicadores mais comuns nesta categoria é o ROI (Return of Investment). São utilizados, por exemplo, para analisar se a equipe trabalhou dentro do prazo, se houve desvios ou se o orçamento foi respeitado.

  • Operacionais: os indicadores operacionais medem atividades e recursos durante o ciclo vida de um projeto. Em outras palavras, os KPIs operacionais indicam qual é a tendência do projeto. Esse monitoramento é realizado diariamente ao longo de todo o projeto.

Exemplos de Indicadores

  • Valor agregado: o VA mede o escopo do projeto agregado até um determinado momento, ou seja, o percentual do projeto que já está completo até aquele instante.

  • Índice de Desempenho de Prazo (IDP): indica o andamento do projeto em relação ao cronograma. O cálculo do IDP pode ser realizando dividindo-se o valor agregado VA pelo valor planejado (VP). Valores iguais a 1 demonstram que o projeto está dentro do esperado, acima de 1 significam adiantamento e abaixo, atraso.

  • Índice de Desempenho de Custo (IDC): da mesma forma que o IDP, ele mede a situação do projeto, mas, nesse caso, em relação ao orçamento. Divide-se o VA pelo Custo Real (CR). Um valor igual a 1 indica um desempenho esperado, um valor maior que 1 indica economia de recursos e menor que 1 indica que o orçamento foi excedido.

Claramente, os indicadores do projeto são fundamentais para o bom andamento dos trabalhos, pois fornecem um panorama de todos os processos que ocorrem durante sua realização bem como os resultados finais.

Que indicadores você utiliza nos projetos da sua empresa? Deixe sua opinião nos comentários!

Preciso terceirizar a gestão de projetos da minha empresa?

Empresas que desejam refinar, ajustar e criar formas mais eficazes e eficientes de fazer o negócio crescer estão sempre em busca de novas soluções. O gerenciamento de projetos é uma delas, já que ajuda a administrar estrategicamente diversos aspectos de uma organização. A gestão envolve todas as fases do projeto: desenvolvimento de produtos, criação e ajustes nos processos de negócio.

Se você busca uma estrutura com métodos e práticas bem definidos para alcançar os objetivos no prazo e com orçamentos pré-determinados, o gerenciamento de projetos pode ser sua resposta. Mas será que terceirizar a gestão de projetos é uma boa alternativa?

 

Vantagens de terceirizar o serviço

Primeiramente, vamos tratar do que pode ser terceirizado sem prejudicar sua empresa. Quando funções não se ligam à atividade-fim da organização, é sinal de que você pode terceirizá-las. A gestão de projetos é exatamente uma atividade-meio. Abaixo, elencamos algumas das principais vantagens de delegar funções referentes à gestão de projetos a uma empresa especialista:

  • Concentração dos esforços e recursos na atividade-fim;
  • Não compromete a mão de obra da empresa;
  • Contratação de profissionais especializados e experientes;
  • Agilidade e flexibilidade na criação de competências internas;
  • Aumento da capacidade de realização e do grau de maturidade da empresa;
  • Recursos das rotinas operacionais livres;
  • Aumento da produtividade da equipe interna;
  • Redução de desvios e inconsistências;
  • Imparcialidade e garantia da qualidade da informação;
  • Redução do custo global;
  • Maximização da capacidade de gerenciamento e visibilidade dos compromissos;
  • Previsibilidade dos prazos;
  • Redução de custos;
  • Aceleração do tempo de resposta na solução de problemas;
  • Eliminação das barreiras de comunicação.

Enfim, um escritório de projetos terceirizado vai trazer para dentro da empresa uma metodologia estruturada de gerenciamento, produzindo resultados expressivos e aumentando a probabilidade de sucesso dos projetos.

 

Terceirização: ideal para PMEs ou grandes empresas

A terceirização de projetos possibilita que a organização concentre-se no seu core business. Isso significa que não importa se você é uma PME ou uma grande empresa, terceirizando esse processo seu time vai gerar melhores resultados. Ao focar as áreas-chave de seus mercados, as empresas conseguem desenvolver vantagens verdadeiramente competitivas.

No caso das PMEs, o que vemos são empresários que ainda consideram o gerenciamento de projetos distante da realidade, ou seja, coisa de empresa grande. Mas isso é um engano já que a gestão de projetos é relacionada ao conhecimento e planejamento do que deve ser feito, de quando deve ser realizado e de quem deve fazer. Em outras palavras, a gestão de projetos é essencial e útil para todos.

Uma pequena empresa, no entanto, pode não contar com a mão de obra necessária para fazer essa gestão. Nesse caso, é recomendada a terceirização do serviço. Agora, se a PME não possuir capital suficiente para investir na terceirização, não adianta sair por aí procurando empresas que cobram um valor muito abaixo do mercado e achar que vai dar tudo certo. Esse pode ser o momento de analisar as prioridades e objetivos de negócio, já que a gestão de projetos é fundamental na  otimização de recursos e no crescimento de uma empresa.

Já no caso de grandes organizações, o cenário é diferente. Elas geralmente têm os profissionais necessários para a realização de um grande projeto em seu quadro pessoal, mas a mão de obra pode não ser qualificada o bastante. Nesse momento, as empresas que desejam tornar-se mais competitivas devem pensar seriamente sobre a contratação de especialistas externos. A execução desses serviços com excelência possibilita entregas com nível de serviço elevado, prezando sempre pela qualidade, competitividade e agilidade nas decisões.

Um bom gerenciamento:

  • Promove maior agilidade e integração para a tomada de decisões por meio da disponibilização e uso de informações estruturadas;
  • Direciona, facilita e orienta revisões no projeto, melhorando sua capacidade de adaptação;
  • Antecipa situações desfavoráveis;
  • Melhora a alocação de pessoas, equipamentos e recursos;
  • Desenvolve diferenciais competitivos;
  • Disponibiliza orçamentos antes do início dos gastos;
  • Aumenta e otimiza a comunicação e o controle gerencial do projeto;
  • Minimiza a ocorrência de surpresas desagradáveis;
  • Aumenta as chances de sucesso e de atendimento das expectativas dos projetos.

É claro que nem tudo é perfeito. Quando você terceiriza um serviço deve cuidar para que não haja um grande distanciamento entre suas necessidades e expectativas e o que é oferecido por terceiros. Muitas empresas reclamam da dificuldade em estabelecer uma relação de parceria e do gasto de tempo e energia até que ambas as partes alinhem seus processos e culturas.

Aliás, na hora de buscar uma parceira, lembre-se de que a cultura organizacional é extremamente importante, já que, se for muito diferente, poderá provocar um choque cultural e problemas de relacionamento entre os colaboradores da empresa e da parceira.

 

Fica evidente que, independentemente do tamanho da sua empresa, a atuação terceirizada na gestão de projetos garante disciplina e transparência na rotina operacional. E você, acha que está na hora de terceirizar a gestão de projetos na sua empresa? Conheça mais sobre a Planit e compartilhe sua opinião conosco!

Escopo do produto e escopo do projeto: qual a diferença?

Não é raro ver pessoas confundindo escopo do produto e escopo do projeto. Embora ambos sejam essenciais para o sucesso de um projeto, servem a propósitos bem diferentes.

Mas você sabe o que significa escopo? O escopo é constituído de todos os produtos do projeto com seus requisitos ou características. É exatamente por isso que ele é dividido em dois usos, embora seja comum a falta de definição do que as empresas contemplam ou não dentro de seus escopos. Neste artigo, iremos abordar as diferenças entre os dois modelos e trazer algumas dicas para montar um escopo do projeto.

Escopo do projeto

O escopo é uma parte fundamental de um projeto. Nele, será definido todo trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado, incluindo características e funções. Isso significa que é nesse documento que o gestor irá mostrar os resultados que o projeto deve gerar, assim como condições e termos em que será produzido.

O objetivo principal é ter um projeto bem sucedido, o que significa respeitar entregas, prazos, custos, requisitos e leis. O escopo do projeto deve ser compartilhado com toda a equipe envolvida, que deve concordar com termos e premissas da declaração.

Escopo do produto

Já o escopo do produto informa as características que o produto entregue pelo seu projeto irá conter, ou seja, suas partes e componentes. Isso inclui definições, especificações, medidas, etc. Em outras palavras, o escopo do produto descreve o que vai ser entregue.

É recomendável criar junto com esse escopo um critério de aceitação, que é um fator mensurável para a validação da entrega do produto ou de parte dele.

Dicas para definir o escopo do projeto

Definir o escopo do projeto de forma eficaz vai evitar falhas de cronograma e de orçamento. Quando esse escopo é mal elaborado, os problemas gerados tomarão tempo não previsto da equipe, que terá que achar caminhos alternativos para a execução do projeto.

Além disso, o escopo com falhas vai resultar em um cliente insatisfeito, já que ninguém gosta de pedir uma coisa e receber outra. Essa insatisfação gera um efeito cascata que leva a equipe a buscar quem foi o culpado, quando na verdade o problema todo foi gerado a partir de um escopo ruim. Para evitar isso, separamos algumas dicas essenciais na criação de um escopo do projeto.

 

  • Tenha certeza de que todos da equipe entenderam o objetivo do projeto. Só assim haverá consenso sobre o resultado que deve ser atingido.

  • Ouça com atenção o que o cliente disser. Assim, você vai saber o que ele precisa para resolver o problema apresentado, e não apenas o que ele pede para ser feito.

  • Saiba o que o cliente não quer. Se existem coisas no escopo que não deveriam estar lá, o projeto provavelmente não irá para frente ou seguirá outro rumo.

  • Determine o que será preciso para que o projeto seja atingido. Todos devem estar cientes das necessidades básicas do projeto antes que ele comece.

  • Seja realista. Definir de antemão o que pode ou não ser realizado vai aumentar as chances de sucesso do projeto.

  • Traga o time de projeto para a mesa de reunião quando o escopo for definido. Dessa forma, dúvidas, problemas técnicos e sugestões de outros pontos de vista podem ser ouvidos na hora.

Ao começar um projeto, lembre-se que há escopos distintos mas que visam ao mesmo alvo: o sucesso. Assim, o escopo do projeto nada mais é que uma plataforma para atingir o objetivo definido no escopo do produto.

Ficou com alguma dúvida? Compartilhe sua opinião nos comentários!

 

Como uma consultoria em gestão de projetos pode ajudar minha empresa?

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Em um cenário de instabilidade econômica, o controle sobre os projetos de uma empresa torna-se ainda mais importante como processo para suportar esse período de travessia turbulenta, típico da crise que estamos imersos. O domínio sobre a gestão pressupõe uma visão completa do projeto, e isso inclui o conhecimento das metas, objetivos, etapas, prazos e recursos.

Assim, a organização consegue controlar imprevistos durante o desenvolvimento e diminuir o tempo de reação, revertendo mais facilmente os impactos negativos gerados pela crise. No entanto, muitas empresas estão falhando nesse processo fundamental para o sucesso dos negócios. A solução para muitas dessas organizações pode ser a contratação de uma consultoria em gestão de projetos.

Sua empresa precisa de uma consultoria em gestão de projetos?

Embora algumas organizações já tenham se dado conta da importância de trabalhar com metodologias de gestão de projetos, muitas delas falham ao tentar implantá-las por conta própria. Não é por meio de um treinamento de algumas horas que seus colaboradores estarão aptos a definir a metodologia mais adequada para a realidade e natureza do seu negócio.

E quando uma equipe não consegue gerenciar projetos mesmo depois dessas tentativas, o resultado é frustração, prejuízo e muito dinheiro e tempo jogados fora.

Se esse foi o caso da sua empresa, não desanime! A gestão de projetos é um conjunto complexo de processos, técnicas e ferramentas, por isso só será realizada com sucesso com o auxílio de quem é especialista na área. Ao mesmo tempo em que a empresa adquire maturidade para que os projetos funcionem, um consultor pode auxiliar durante todo esse processo.

Além de ser um agente externo e isento de conflitos, o consultor poderá gerenciar expectativas, analisar e implantar uma metodologia alinhada aos objetivos organizacionais.

Alguns sinais de que você precisa de uma consultoria:

  • Não sabe a metodologia que combina com seu negócio;
  • Não tem certeza sobre a viabilidade de um projeto;
  • Não possui um método para gestão do portfólio de projetos;
  • Sente a necessidade de suporte ou acompanhamento da equipe;
  • Quer montar um escritório de projetos (PMO);
  • Os projetos não estão gerando o resultado esperado.

Importância de contratar uma consultoria adequada

Como abordamos acima, o gerenciamento de projetos bem executado pode ajudar na administração estratégica de uma empresa. Isso inclui as etapas inicias (como o desenvolvimento de produtos) e envolve a criação e ajustes nos processos de negócio, passando por testes, atendimento ao cliente, marketing, gestão de pessoas, controladoria e assim por diante. Isso significa que, se você quer refinar, ajustar e criar formas mais eficazes e eficientes de crescimento da sua empresa, a gestão de projetos é um dos caminhos.

No entanto, de nada adianta contratar uma consultoria para ajudar sua equipe se ela não estiver adequada às necessidades específicas da sua organização. Só assim a consultoria poderá fazer um diagnóstico e recomendações voltadas ao ambiente de projetos da sua empresa, incluindo suas peculiaridades. Esse olhar diferenciado sobre o negócio de quem entende sua empresa ajuda a perceber pequenos detalhes que passariam despercebidos pela equipe.

As vantagens de contratar uma consultoria adequada às suas necessidades incluem:

  • Avaliar objetivamente processos atuais;
  • Comparar processos com as melhores práticas do mercado;
  • Identificar áreas de melhoria no gerenciamento de projetos;
  • Focar as oportunidades de melhoria;
  • Auxiliar sua equipe a obter melhores resultados na execução do seu negócio.

Como encontrar uma consultoria qualificada

Ao fazer uma busca rápida na internet, você certamente irá se deparar com uma gama enorme de empresas de consultoria atuando no mercado. Por isso, encontrar a que melhor se encaixa no perfil do que sua empresa pretende é um grande desafio.

Como encontrar a mais qualificada?

  • Analise o tipo de consultoria: procure por uma com experiências que correspondam às suas necessidades.
  • Avalie as qualificações profissionais, incluindo:
    • Profundidade e tempo de experiência;
    • Familiaridade com a sua indústria ou tipo de projeto;
    • Competência técnica;
    • Capacidade de desenvolver recomendações práticas;
    • Capacidade de construir a confiança e trabalhar com colaboradores;
    • Capacidade de gerenciar tarefas no prazo e dentro do orçamento.
  • Pesquise o histórico: analise os cases da consultoria.
  • Pondere o custo: em termos de ganhos gerais, já que nem sempre o menor valor resultará no melhor custo-benefício.

 

Viu como uma consultoria em gestão de projetos pode ajudar sua empresa? Não deixe de acompanhar o blog da Planit para ler mais dicas e conhecer mais sobre gestão de projetos!

6 motivos para investir em planejamento durante a crise

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O cenário de crise no Brasil que vem se arrastando ao longo dos últimos dois anos tem provocado sérios danos nos diversos setores da economia. Enquanto o Real se desvaloriza e a inflação sobe, nas empresas os gestores se veem com a difícil tarefa de atingir suas metas entregando seus resultados cada vez com menos recursos. Além se esforçarem para fazer mais com menos, tem sido primordial planejar com excelência para minimizar os riscos presentes nas várias áreas da gestão de projetos, já que, em um contexto de instabilidade, qualquer deslize pode ser decisivo.

Para ter sucesso nessa empreitada, se faz necessário conhecer e aplicar processos e ferramentas que permitam enxergar a situação atual da carteira de projetos da empresa e como eles poderão ser implantados a curto, médio e longo prazos e atingirem seus objetivos no futuro. Essa visão estratégica é proporcionada pelo planejamento. Com processos diferenciados que possam prever e antecipar os detalhes do que se pode encontrar lá na frente fica mais simples desenvolver uma estratégia para driblar os obstáculos que a crise apresenta a cada novo dia e, assim, aumentar as chances de sucesso dos projetos.

Dessa maneira, detalhamos 6 motivos pelos quais não se pode deixar de investir em planejamento, principalmente, em tempos de crise.

Gestão mais eficiente

Em tempos de instabilidade, é ainda mais importante o controle sobre o status dos projetos contidos no  plano de investimentos em capital da organização. E esse domínio sobre a gestão é maior quando se tem uma visão completa do programa. Saber as metas, objetivos, etapas, prazos e recursos ajudam a controlar imprevistos que possam aparecer durante o desenvolvimento. Caso surjam situações adversas, o tempo de reação tem que ser instantâneo e assim, tornar mais fácil se conseguir a condição necessária para se reverter os impactos.

Facilita a tomada de decisão

Ao estipular metas, objetivos e as etapas para atingi-los, o planejamento orienta e otimiza a tomada de decisões. Isso porque ele facilita a visualização dos caminhos alternativos que podem ser tomados e quais resultados se esperar no  futuro. Com profundidade de análise, necessária nessa importante fase de qualquer projeto, menores são as chances de se tomar decisões equivocadas. Se não há planejamento, é comum que sejam escolhidas as alternativas mais fáceis, com benefícios imediatos, mas que podem trazer sérios problemas no futuro. E sabemos que, em situações delicadas como a atual, não podemos nos dar a chance de errar, apesar de ela sempre existir.

Garante o cumprimento de metas

Além de explicitar com clareza os objetivos e metas do projeto, o planejamento detalha quais as ferramentas e métodos que, através da aplicação de boas práticas de gerenciamento, serão usados ao longo da jornada de qualquer projeto para que os mesmo possam ser atingidos.

Quanto mais esses processos e práticas são esmiuçados no planejamento, melhores serão os processos subsequentes, tais como fiscalização, garantia da qualidade do projeto, comunicação e integração sobre o andamento de cada fase do projeto. Consequentemente, mais rápidas são as reações a qualquer situação adversa que possa atrasar o projeto. E todos sabemos que atrasos significam perda de credibilidade na gestão, além de perda de dinheiro e geração de stress.

Otimiza os recursos

Conhecer, com profundidade, os dados sobre os recursos investidos no projeto é primordial para medir sua eficiência e sustentabilidade. Durante períodos de crise econômica isso é ainda mais importante pois nunca se sabe quando será necessário reduzir os custos de um projeto. Entender a estratégia adotada ajuda a otimizar a alocação de recursos humanos, financeiros e físicos em caso de necessidade. Assim, além de certificar o controle sobre os gastos, é possível otimizar os recursos e garantir o cumprimento de metas cada vez mais apertadas.

Aponta as brechas para inovação

Para fazer mais com menos, não é só fazer mais do mesmo. Inovar é uma das melhores maneiras de se enfrentar crises e ainda tirar proveito delas. Encontrar formas de executar um processo de maneira mais eficiente é o que vai fazer um negócio se diferenciar dos seus concorrentes.É nos períodos de crise que novos processos e ferramentas são criados desde que as pessoas de sua organização estejam preparadas para serem constantemente desafiadas a "saltar a barra".

Sabemos que a superação dos obstáculos depende, integralmente, de que sejam encontradas ou criadas oportunidades para se atender às necessidades do ambiente. E para isso, só conhecendo muito bem a situação atual para identificar o quê e onde se é possível mudar, ou seja, inovar. Um planejamento detalhado permite olhar para esse labirinto de possibilidades e encontrar uma saída.

Apoia a comunicação integrada

E para finalizar, os resultados esperados, previamente planejados e colocados no papel, somente serão alcançados e concretizados se todos os colaboradores envolvidos nos projetos estiverem devidamente informados dos benefícios que os mesmos trarão para o ambiente 360 graus da organização através de um robusto processo de comunicação propiciado por organizações onde a gestão do conhecimento é um dos seus pilares de sustentação. 

Ao se conhecer e esclarecer a importância de cada etapa do programa de projetos para os resultados finais da organização, aumentamos a motivação e o foco em resultados da equipe. E com uma estratégia clara e o engajamento do grupo, maiores são as chances de o projeto ser executado com maestria e resultados de excelência sejam entregues ao nosso cliente.

 

O planejamento é essencial em todos os momentos, não apenas durante a crise. Mas em época de maiores dificuldades, ele se torna essencial para o sucesso e sobrevivência de qualquer negócio. E na sua empresa, como está o planejamento dos projetos? Conte para nós nos comentários.

 

Como aproveitar bem as lições aprendidas (e como isso pode fazer toda diferença)

Ao analisarmos a história da humanidade, vemos que os grandes estrategistas levaram em consideração os erros dos seus antepassados e fizeram das lições aprendidas, grandes histórias de sucesso e superação. O mesmo acontece dentro do gerenciamento de projetos. Cada fase, gera uma vasta base de conhecimento proveniente das experiências, dos sucessos e insucessos das atividades executadas.

Assim, é importante que exista uma reunião para que seja montada uma base de conhecimento, composta de informações relevantes, de fácil entendimento e que sejam utéis para a execução assertiva de um projeto futuro. Segundo o PMI – Project Management Institute, a reunião de lições aprendidas faz parte do processo de encerramento do projeto. Essa troca de conhecimento é muito importante dentro da gestão de projetos e precisa ser encarada como um longo e contínuo processo de aprendizado. Também como uma chance de implantar melhorias dos gargalos e obstáculos que apareceram durante o desenvolvimento do projeto.

Como aproveitar bem as lições aprendidas

Se as lições aprendidas nos projetos forem adequadamente absorvidas, avaliadas, estruturadas e assimiladas poderão trazer inúmeros benefícios para projetos futuros. Gerenciamento adequado dos gastos, garantia de qualidade do produto final, alinhamento do escopo com as necessidades de negócio do cliente são algumas das vantagens. Além de, claro, ajudar no cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma do projeto. Por isso que trabalhar com as lições aprendidas e aplicá-las juntamente com a Gestão do Conhecimento pode fazer TODA a diferença para sua empresa. E além dos benefícios citados, traz vantagem competitiva.

Os projetos criam uma base de conhecimento e utilizá-la pode ajudar a aprimorar todos os processos futuros. Assim, é necessário que as lições aprendidas sejam registradas e documentadas com o objetivo de distribuir o conhecimento para todos os participantes e os stakeholders. Além disso, criar uma base sólida de experiências adquiridas ajuda a minimizar o risco durante o projeto, reduz os custos, estimula a troca de informações e agiliza o processo de tomada de decisão.

Vale lembrar: para que o registro das lições aprendidas seja eficaz, a base sempre deve estar atualizada, as informações devem ser extremamente confiáveis e disponíveis a todos que tiverem permissão, a qualquer hora, e por vários meios.

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É possível ser um profissional multitarefas e produtivo?

Veja se parece um típico dia de trabalho para você.

Enquanto você está no meio da segunda reunião do dia (que muitas vezes podem ser várias calls no Skype), você tenta responder seus e-mails no celular. Depois, quando volta para sua mesa, interrompe suas atividades para atender outra demanda – como conferir a estratégia de um novo projeto. Então, finalmente, você pode voltar para sua prioridade do dia. No segundo em que senta na sua cadeira, o telefone toca. Outra emergência que você precisa atender… parece que nunca acaba. A solução poderia ser: resolver rapidamente aquelas tarefas que aparecem de forma inesperada no decorrer do dia e depois dedicar atenção exclusivamente para a sua principal atividade prevista no cronograma. Mas nem sempre isso é possível.

No momento em que você chega em casa e analisa seu dia o sentimento que te inunda é: você está se esforçando, mas não está se sentido realizado. A sensação é que você fez várias coisas, o dia inteiro, mas não fez nenhuma por completo. Esse é um sentimento comum nos profissionais que precisam lidar com muitas atividades ao mesmo tempo, consideradas multitarefas – ou multitasking em inglês. Se identificou?

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Como escolher os profissionais certos para integrar a equipe do seu projeto

A qualidade no desenvolvimento de cada fase de um projeto – da iniciação ao encerramento – vai depender das pessoas escolhidas para executar cada ação. Por isso que tão importante quanto gerenciar uma equipe é a escolha dos profissionais que formarão seu time.

A seleção dos colaboradores deve ser feita de acordo com os processos empresariais e estar alinhada às necessidades da organização. São bastante comuns os casos em que líderes avaliam apenas o conhecimento técnico e deixam de lado aspectos comportamentais no momento da contratação.

Acontece que um erro de avaliação pode comprometer todo o projeto. Além de atrasar as entregas e comprometer resultados, corre-se o risco de ter uma equipe desmotivada.

Os três pilares de análise profissional

Equilibrar a experiência do profissional, sua postura assumida diante das dificuldades e a forma como ele organiza as atividades diárias é um dos maiores desafios na hora de recrutar um profissional.

A seguir, separamos algumas dicas que vão auxiliar os responsáveis pelo recrutamento na hora de selecionar um candidato. Entenda melhor cada uma das três características que devem ser estudadas na hora de contratar um novo integrante do projeto.

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4 dicas para inspirar a liderança de equipes

O Gerente de Projetos (GP) é aquele profissional qualificado para garantir que todas as etapas e requisitos do planejamento sejam cumpridos. Além de conhecimento técnico, o cargo demanda habilidade de gerir processos e, principalmente, pessoas. Uma tarefa que exige capacidade de liderança.

A relação entre o GP e sua equipe precisa estar sincronizada de acordo com os interesses da empresa. Esse é o casamento que garante o cumprimento de prazos de entrega e a qualidade do serviço prestado.

Como alcançar os melhores resultados na gestão de seus projetos 

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