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Checklist: preciso de uma consultoria em gestão de projetos?

Você já se viu em uma situação em que um projeto tinha tudo para dar certo, mas fracassou? Provavelmente, depois disso, todos procuraram culpados, mas acabaram encontrando diversas falhas e erros (muitas vezes próprios) pelo caminho. O problema nesses casos é que o gerenciamento do projeto não foi realizado corretamente. E, quando erros passam a se repetir nas diversas tentativas, o resultado é frustração, prejuízo além de dinheiro e tempo jogados fora.

Se você percebeu que tem algo errado com a área de projetos da sua empresa, já é um bom sinal. Sabemos que a gestão de projetos é um conjunto complexo de processos, técnicas e ferramentas. Por causa disso, às vezes, a melhor maneira de otimizá-la é pedindo auxílio de quem é especialista na área. Uma consultoria em gestão de projetos, por ser um agente externo, isento de conflitos e com uma visão ampla, será capaz de administrar expectativas, analisar e implantar uma metodologia alinhada aos objetivos organizacionais e às expectativas da sua empresa.

 

Checklist: sua empresa precisa de consultoria em gestão de projetos?

Consultores em projetos podem descobrir os pontos fortes da área de gestão de projetos e potencializá-los, mas também encontrar os gargalos e falhas, orientando o gestor a reorganizar o tabuleiro, jogando com segurança, critérios, inovação e estratégia. Apostar em uma consultoria em gestão de projetos pode ser a garantia de que seus projetos terão competitividade.

 

Se você não tem certeza de que precisa de uma consultoria, confira o checklist com sinais para identificar o momento de contratar o serviço:

 

  • Você não sabe a metodologia que combina com seu negócio

Embora algumas organizações tentem implementar metodologias de gestão de projetos, muitas delas falham ao tentar isso por conta própria. Não é um treinamento de poucas horas que vai tornar os colaboradores aptos a definirem a metodologia mais adequada para a realidade e natureza de um negócio. 

A metodologia é uma abordagem usada como guia (um compilado de etapas e processos) pela equipe de projeto durante o desenvolvimento do plano do projeto. Portanto, ela é um fator crítico de sucesso. Além de melhorar o desempenho durante a execução, também cria as condições para aumentar a confiança dos clientes. Isso significa que se sua empresa escolher a metodologia inadequada, ela será ineficaz. Uma consultoria pode ajudar no dimensionamento da metodologia conforme a natureza e o porte dos projetos.

Por exemplo, no desenvolvimento de um produto, será que é melhor usar um fluxo linear, com cada etapa dependente da anterior, ou será mais eficiente usar um fluxo circular, com vários grupos desenvolvendo ao mesmo tempo? Para responder a essa pergunta, a consultoria avalia todos os fatores, como tamanho da equipe, porte da empresa, tipo do projeto, prazos etc.

 

  • Você não tem certeza sobre a viabilidade de um projeto

Fazer a análise de viabilidade de um projeto reduz os riscos e garante que as informações críticas sejam analisadas e documentadas. É a garantia de que os processos irão funcionar sem problemas e de que o projeto será finalizado.

Se sua empresa não consegue identificar prioridades estratégicas, principais stakeholders e, claro, a capacidade financeira, jamais saberá, de fato, a viabilidade de um projeto. Não saber qual é o potencial financeiro do seu projeto, por exemplo, é sinal de que você precisa de uma consultoria urgentemente. Isso porque, para ter sucesso nos negócios, você precisa saber se um projeto é economicamente viável e se os resultados fazem sentido para a empresa em determinado momento.
 

  • Você não possui um método para gestão do portfólio de projetos

Fazer a gestão do portfólio de projetos é uma garantia de que as necessidades da empresa na administração dos seus produtos e serviços por meio de projetos está garantida. Se sua organização não tem um método bem definido, está perdendo benefícios para a tomada de decisão baseada em informações estratégicas e prioridades. Contratar uma consultoria em gestão de projetos pode ajudar a equilibrar os critérios táticos e estratégicos usados nas políticas de prioridades dos projetos.
 

  • Você sente a necessidade de suporte ou acompanhamento da equipe

Um consultor tem uma visão privilegiada em relação à empresa e é contratado para essa função específica. Como ele enxerga tudo da perspectiva externa, não viciada e não influenciada pelas expectativas dos participantes da empresa, além de atuar com dedicação exclusiva dentro do prazo estipulado, ele consegue dar o suporte necessário e acompanhar a equipe de perto. Assim, enquanto os colaboradores estão concentrados em suas tarefas, o consultor pode focar em problemas específicos, ajudando a solucioná-los.

 

  • Você quer montar um escritório de projetos (PMO)

Caso o gestor queira montar um centro de apoio ao gerenciamento de projetos (Project Management Office), é recomendável que contrate uma consultoria para auxiliá-lo. Empresas que sentem a necessidade de adotar as técnicas de gerenciamento de projetos e, ao mesmo tempo, de um sistema padrão que garanta a nova forma de condução destes projetos podem usar o apoio de uma consultoria na criação do plano de projeto e do escritório de projeto (PMO).
 

  • Os projetos não estão gerando o resultado esperado

Quando os projetos estouram prazos e orçamentos, significa que algo está errado e precisa ser revisto. Ao contratar uma consultoria em gestão de projetos, é realizada uma auditoria de processos de gerenciamento de projetos, que vai identificar os problemas já existentes bem como os potenciais. Ao encontrar as áreas de melhorias em um projeto, a consultoria irá ajudar o gestor a criar soluções imediatas e realistas, economizando tempo e dinheiro a longo prazo.

Se você se identificou com algum(ns) dos pontos da checklist, significa que é hora de procurar uma consultoria adequada ao perfil da sua empresa. Procure por uma empresa com experiências que correspondam às suas necessidades e que se encaixem no orçamento.

Precisa de um diagnóstico e recomendações voltados à gestão de projetos? Converse com nossa equipe.

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