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Como fazer uma reunião de kickoff de projeto eficiente!

A reunião de kickoff de projeto é um momento crucial para o seu funcionamento e que tem impactos durante toda a extensão do projeto. Dependendo da impressão causada e da forma de difusão das informações, essa reunião poderá ser lembrada até mesmo no momento da sua conclusão.

 

Mas como uma reunião de kickoff de projeto, feita antes mesmo das atividades começarem, possui tanto poder? É simples: é ela que origina as expectativas do projeto e também pauta a forma de lidar com a sua equipe e como ela encara seu próprio trabalho.

Pensando por esse lado, você já deve ter percebido a importância da reunião de kickoff do projeto, não é? Quer saber o que é necessário para fazer uma reunião de kickoff de projeto eficiente? Este artigo tem as respostas. Continue a leitura para descobrir!

 

O que é a reunião de kickoff de projeto?

 

É comum pensar que a reunião de kickoff de projeto é um momento para a equipe se conhecer e também para que as partes interessadas na sua resolução conheçam a maneira de seu funcionamento. Isso é verdade, mas é uma forma simplificada de se pensar.

Na verdade, a reunião de kickoff de projeto é uma grande proporcionadora da transparência do projeto e irá direcionar as suas interações com a equipe e as partes interessadas presentes.

Muito mais do que um momento para fazer um social e também completamente diferente de um espaço para apresentar expectativas pautadas na pura e fria matemática, a reunião de kickoff de projeto é, na verdade, o momento para firmar o projeto como relevante, responsável e capaz de proporcionar um ambiente que preza pelo engajamento e ótima produtividade.

 

A primeira impressão é a que fica: a importância da reunião de kickoff de projeto

O que estamos querendo dizer é que, em muitos casos, a primeira impressão é a que fica. Se você explica para o seu cliente que suas metas são fixas e que nada no mundo irá fazer com que o seu projeto as atrase, ele irá acreditar e irá cobrar essa resolução durante todo o projeto.

O mesmo acontece com a sua equipe, mesmo de forma não intencional: se, desde a reunião de kickoff de projeto, há um ambiente colaborativo e baseado na interação, os resultados com engajamento e trabalho em equipe serão muito mais satisfatórios do que os obtidos quando a reunião é feita de forma individualista e impessoal.

Isso também vale para o estabelecimento da sua liderança, que dá sua primeira impressão na reunião de kickoff de projeto. Se você chega preparado, a equipe, clientes e stakeholders vão confiar muito mais nas suas habilidades, e o contrário, nessa caso, infelizmente, também é verdadeiro.

Mas o que fazer para ter uma reunião de kickoff matadora? No próximo tópico damos a dica. Continue lendo!

 

Como fazer uma reunião de kickoff de projeto eficiente

 

O segredo para uma reunião de kickoff de projeto eficiente e produtiva é entender que, na realidade, não existe segredo, mas sim uma boa dose de trabalho e ótimas habilidades de comunicação.
 

Planejamento

O planejamento diz respeito ao trabalho realizado antes da própria reunião de kickoff de projeto.

Nessa etapa, você precisa ter a declaração de escopo do projeto já elaborada, ter a lista de stakeholders em mãos e planejar-se pensando no público-alvo da sua reunião.

Também é uma ótima ideia ter um cronograma inicial já preparado para a reunião, ter as funções pré-definidas e saber bem quem são as pessoas que compõem a sua equipe e o seu currículo. Metas, KPIs e indicadores de sucesso também devem estar disponíveis e devem ser divulgados no ato convocatório da reunião.

 

Performance

Não é o desempenho no nível administrativo, estamos falando das suas habilidades de comunicação mesmo: é necessário dominar a atenção das pessoas que estão participando da reunião, de forma a estabelecer a sua liderança e o seu controle total sobre o projeto.

Cumprimente cada um que passa pela porta, se possível, converse com quem você conhece e, quando a reunião começar, apresente-se, apresente a equipe e tenha controle sobre a sala.

Deixe claro que você está apresentando o projeto e os seus objetivos, mas que há espaço para a flexibilidade. Esteja aberto para perguntas – que devem ser feitas depois da apresentação –, fale que as sugestões serão consideradas e, caso haja necessidade, informe que serão aplicadas e colocadas em prática.

O importante na performance é demonstrar que o projeto não é seu, é de todos, mas que você é o responsável por desbravar o caminho para o sucesso e que é plenamente capaz de realizar essa tarefa.

 

Instigue a interação

Muitas vezes, você irá querer ilustrar os seus pontos com dados e números, sendo que os participantes da reunião de kickoff de projeto só irão observá-los e concordar com eles. Isso acontece em várias reuniões, mas há uma forma um pouco mais interessante de realizar essa demonstração.

Faça com que os participantes interajam com você e com os outros. Peça para que eles ilustrem os problemas relacionados com a sua área de atuação, que serão os mesmos identificados por você, que fez o trabalho de pesquisa e entendeu que seu projeto é justificado.

Dessa forma, você não está se colocando como vendedor, mas sim como um facilitador de mudanças.
 

Estabeleça metas realistas e incentive a participação dos envolvidos

Mostre que as suas metas são fundamentadas na realidade, não em ideais impossíveis de serem alcançados. Lembra do que falamos sobre atrasos? O melhor nesse caso é mostrar que sua equipe é capacitada o suficiente para não atrasar, mas que, caso ocorram problemas, você está preparado e possui planos de resposta e gerenciamento de riscos para lidar com eles.

Deixe claro que o projeto é acessível a todos e que você está presente em canais de comunicação para auxiliar na resolução de qualquer dúvida ou contratempo. É só isso que você precisa para encantar clientes e colaboradores: não a garantia de sucesso, mas sua constante procura e a sua honestidade em reconhecer erros e corrigi-los.
 

Viu só como é importante realizar uma ótima reunião de kickoff de projeto? Esperamos que nossas dicas possam ajudá-lo nas próximas que você terá, e em caso de outras dúvidas, venha consultar nosso blog!

 

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