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É possível ser um profissional multitarefas e produtivo?

Veja se parece um típico dia de trabalho para você.

Enquanto você está no meio da segunda reunião do dia (que muitas vezes podem ser várias calls no Skype), você tenta responder seus e-mails no celular. Depois, quando volta para sua mesa, interrompe suas atividades para atender outra demanda – como conferir a estratégia de um novo projeto. Então, finalmente, você pode voltar para sua prioridade do dia. No segundo em que senta na sua cadeira, o telefone toca. Outra emergência que você precisa atender… parece que nunca acaba. A solução poderia ser: resolver rapidamente aquelas tarefas que aparecem de forma inesperada no decorrer do dia e depois dedicar atenção exclusivamente para a sua principal atividade prevista no cronograma. Mas nem sempre isso é possível.

No momento em que você chega em casa e analisa seu dia o sentimento que te inunda é: você está se esforçando, mas não está se sentido realizado. A sensação é que você fez várias coisas, o dia inteiro, mas não fez nenhuma por completo. Esse é um sentimento comum nos profissionais que precisam lidar com muitas atividades ao mesmo tempo, consideradas multitarefas – ou multitasking em inglês. Se identificou?

Multitarefas: ser ou não ser

A tecnologia e o mundo moderno nos oferece muitas vantagens mas conseguir gerenciar muitas atividades de uma só vez não é uma delas. Mesmo que você se sinta protegido com seus softwares de gereciamento para cumprir um prazo – e sim, você PRECISA chegar lá! – o processo de zig zag até seu objetivo final do dia pode ser uma experiência insatisfatória. Acredite, mesmo que a sensação de ter conseguido atender várias demandas ao mesmo tempo possa ser temporariamente gratificante, o ser humano precisa do sentimento de realização no final do expediente para compensar um dia duro de trabalho.

Muita gente acha que são pessoas gerenciadoras de multitarefas e que isso é um pouco muito positivo. Sim, realmente é uma habilidade louvável. Mas se for realizada da forma ideal – elas não se sentirão realizadas fazendo um milhão de coisas ao mesmo tempo. Mesmo que você tenha a impressão de que consegue gerenciar uma atividade em cinco segundos, não faz parte da natureza humana estar fora de um estado de fluxo mental – que é o que usualmente as pessoas que se consideram multitarefas fazem.  Ser multitarefa não é fazer um millhão de coisas simultaneamente. É algo além.

O que fazer em relação a multitarefas?

Não tem como fugir – então o ideal é aprender a lidar.

Gerenciar muitas tarefas e aprender a dividir sua atenção corretamente entre duas (ou mais) atividades em uma rápida sucessão – essa é a grande dica para realizar várias atividades e mesmo assim manter a produtividade.

Além de diminuir a capacidade de concentração do profissional, que não consegue dedicar tempo suficiente para mergulhar em seus afazeres, assumir muitas tarefas e lidar com elas ao mesmo tempo é danoso para a produtividade. Geralmente, os profissionais multitarefas se vêem em meio a muitos erros e necessidades de refações. Quando a qualidade é comprometida, a quantidade também pode ficar aquém do desejado.

Assim, diminuir o ritmo e lidar de uma forma mais consciente com as várias tarefas é essencial. O grande truque é dar um tempo durante o dia para fazer um trabalho mais profundo e significativo que vai fazer a diferença para o negócio, sua equipe, stakeholders e você. Quer outras dicas?

Dicas para ser um profissional multitarefas menos estressado e mais produtivo

As demandas de gerenciamento de várias tarefas ao mesmo tempo tendem a não diminuir, mas existem maneiras de minimizá-las, lidar melhor com elas. Aqui vão algumas dicas:

1 – Priorize, diga não, delegue

Identifique o trabalho que mais importa no momento presente para levar o projeto adiante. E então comprometa-se a completar cada tarefa em tempo hábil e sem comprometer a qualidade.

Dê-se o direito de dizer não. Dê-se o direito de pedir ajuda. Use soluções tecnológicas que lhe ajudem a classificar melhor as prioridades e peça ajuda a colegas ou delegue a subordinados as tarefas que não precisam de seu acompanhamento total.

2 – Não incentive o comportamento multitarefas

Se você é líder, procure não alternar muitos pedidos de tarefas diferente aos seus subordinados. Se você é liderado, procure conversar com seu superior sobre a qualidade das atividades e convencê-lo de que é preciso elencar prioridades. Negocie prazos.

3 – Peça para não ser incomodado

Encontre meios de pedir aos colegas que não o distraiam durante algumas tarefas. Com um sistema de gestão de projetos, você pode mostrar a todos os envolvidos que o que está realizando exige total concentração. Você também pode conversar com as pessoas e pedir colaboração durante um determinado período de tempo.

4 – Mude seus hábitos

Acumular tarefas, alternar entre elas… Ser multitarefas é um hábito. Lute para modificá-lo. Todas as dicas anteriores, se levadas à risca, podem ajudá-lo a modificar este hábito.Procure se manter absorto e sem distrações. Não verifique e-mails, desligue ou retire o som do celular, evite bips em geral.Tente fazer acordos com todos os envolvidos em suas reuniões para, sempre que possível, não levarem laptops, tablets e smartphones. Conscientize todos a sua volta da necessidade de priorizar a qualidade das entregas e evitar dispersões.

Achou bacana nosso artigo? Separamos alguns links que podem te ajudar a entender melhor sobre o tema:

Você é uma pessoa “multitarefa”? – Uol Saúde

Multitarefa é mito.Veja como se organizar para ser eficiente – Exame.com

Você se considera um profissional multitarefas? Como está sua produtividade? Deixe seu comentário!

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