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Entenda porque a comunicação é a chave do sucesso de um projeto

Não faltam razões para que os gestores de projetos estejam constantemente focados na eficiência da comunicação de sua equipe. Afinal, com uma comunicação eficaz é possível conectar pessoas, ideias e informações e, dessa forma, garantir o sucesso de um projeto.

Apesar de a gestão da comunicação ser a chave para o sucesso de um planejamento, essa área, muitas vezes, é negligenciada pelos gestores. O resultado desse descuido aparece nas estatísticas. De acordo com o relatório do Project Management Institute (PMI), cerca de 74% dos projetos não são concluídos com êxito por causa de falhas na comunicação.

Os objetivos da gestão da comunicação de um projeto

Para garantir a eficiência dos canais de comunicação e obter êxito na execução das ações referentes ao projeto, é importante criar um plano de comunicação que responda de forma satisfatória as seguintes questões:

  • Quais canais de comunicação são mais eficientes para o projeto em questão? (Reuniões de gestão e equipe, relatórios, informes por e-mail)
  • Quais setores precisam se comunicar e com qual frequência?
  • Quais os principais pontos que devem ser abordados entre a equipe?

A partir dessas questões é possível estabelecer e executar a comunicação de maneira mais eficiente e organizar os próximos estágios.

De acordo com o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), o processo de comunicação envolve seis etapas principais:  identificação, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e organização eficiente.

A execução de cada etapa visa atingir uma série de objetivos. Dentre eles, estão:

  • Gerar a conexão entre todos os atores envolvidos no projeto, mediando os diferentes interesses, culturas e formas de pensamento;
  • Mediar conflitos;
  • Engajar todos os profissionais envolvidos;
  • Evitar erros, falhas e retrabalhos;
  • Alinhar discursos e conduzir as metas e os objetivos de acordo com o que foi traçado anteriormente;
  • Estabelecer geração, disseminação, arquivamento, recuperação e descartes de informações referentes ao projeto;
  • 3 resultados de uma comunicação eficiente

    1. Alinhamento do discurso

    Manter a equipe informada sobre o andamento dos principais pontos do projeto é o que vai garantir a execução das tarefas de forma eficiente. No que se refere à comunicação, os desafios serão proporcionais ao tamanho do projeto.

    Os casos em que há diversos atores (stakeholders) envolvidos em diferentes lugares exigem um plano de comunicação estruturado de forma estratégica para que nenhuma informação importante fique pelo caminho.

    Para que isso ocorra, os gestores precisam estar atentos às diferentes expectativas de todos os envolvidos no projeto e aos métodos de comunicação que irão atender todas as demandas.

    Quando a comunicação funciona de acordo com o que foi planejado, cria-se uma unidade capaz de equalizar a comunicação e otimizar o entendimento da equipe.

    2. Equipe diversificada e entrosada

    Muitas vezes, uma equipe de projeto é formada por diversos perfis profissionais. Há casos em que colaboradores que nunca trabalharam juntos irão dividir tarefas.

    Além da falta de proximidade, há outras adversidades que podem surgir, tais como distância, diferenças culturais e de idade. Métodos divergentes de trabalho também podem ser um empecilho na hora de trabalhar em equipe. Esse, portanto, será um dos maiores desafios que um gerente de projetos irá enfrentar em se tratando de comunicação.

    É nesse momento que o plano de comunicação bem executado irá se tornar um diferencial na gestão do projeto. Com as devidas coordenadas, é possível conectar profissionais especializados nos mais diversos nichos e com os mais variados perfis.

    3. Diminuição de impactos causados pelas mudanças

    Independentemente das metas a serem alcançadas, todo projeto visa algum tipo de mudança – externa ou interna. Por conta disso, o gestor deve estar atento aos impactos causados nos profissionais que serão direta ou indiretamente afetados.

    Nesse momento, informação passa a ser uma chave para a adaptação e a implementação de novas ideias.

    O processo de comunicação de seus projetos tem gerado os resultados esperados? Compartilhe sua experiência nos comentários!

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