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O que é PMO?

A gestão e gerenciamento de projetos é um tema recorrente no meio empresarial. Ainda assim, algumas expressões utilizadas pelos especialistas suscitam dúvidas. É o caso do PMO. A sigla vem do termo Project Management Office (Escritório de Gerenciamento de Projeto).

Trata-se de um departamento cujas responsabilidades variam de acordo com o desempenho e objetivo da equipe. O PMO atua diretamente na otimização das práticas de projetos da organização.

Isso significa que os especialistas que atuam no PMO podem ser responsáveis por definir e gerir padrões de gerenciamento, acompanhar todas as etapas da implementação, produzir registros dos resultados alcançados, concentrar as lições aprendidas e fornecer padrões de armazenamento das informações.

Cabe ao escritório apresentar relatórios sobre o andamento dos serviços e eventuais problemas, bem como definir as ferramentas estratégicas que irão nortear as escolhas dos tomadores de decisão.

De forma resumida, podemos dizer que o PMO dá suporte aos grupos de gestão de projetos. Mas há também outras responsabilidades, conforme os objetivos das empresas. Para explicar melhor o papel desse escritório, elencamos algumas curiosidades sobre o trabalho do PMO.

4 curiosidades sobre o trabalho do PMO

1. Qual é a fórmula do PMO?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o PMO não é uma pessoa ou uma certificação profissional. Da mesma forma, não existe um padrão consolidado que se adapte à qualquer tipo de organização.

Ele pode ser implantado de diversas maneiras, conforme os objetivos a serem alcançados com os projetos. O Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute – PMI), que é a maior associação mundial para profissionais de gerenciamento de projetos, define as responsabilidades de cada tipo de PMO e orienta que a implantação siga os critérios da empresa na qual será organizado.

Em outras palavras: um PMO não segue um passo a passo engessado, mas sim apresente as melhores práticas já testadas e aprovadas por profissionais do mundo todo. Destas melhores práticas, cada empresa e cada gerente de projetos determina o que se encaixa melhor nos objetivos traçados em cada projeto e/ou organização.

2. O que o PMO faz?

Um PMO tem funções diferentes em cada empresa. O escritório pode oferecer modelos, políticas e metodologias para serem usadas pela empresa, suportando os departamentos e os gerentes de projetos. Ou ainda atuar diretamente como influenciador no gerenciamento de projetos.

Neste último caso, o PMO dá orientações, apoio, faz treinamentos, tira dúvidas quando há conflitos de interesses e está à disposição para fornecer apoio a qualquer momento entre projetos (quando há divisão de recursos entre vários projetos, por exemplo).

Há empresas que fazem do PMO o gerenciador dos projetos, ou seja, o escritório substitui a figura do gerente, trazendo para si as responsabilidades do cargo.  O mais comum é o misto de PMO e gerente. Cabe, portanto, a cada empresa a escolha do papel do PMO.

3. Que pessoas atuam no PMO?

Os profissionais que trabalham num PMO são especialistas em gerenciamento de projetos, de preferência com bastante tempo de carreira. Não é possível definir exatamente qual é o número de pessoas ideal para compor um PMO, isto varia conforme as responsabilidades e o posicionamento junto à organização.

Como os profissionais do PMO poderão fornecer soluções e apoio aos gerentes ou até mesmo assumir o gerenciamento total, se faz necessário experiência e expertise com a realidade de projetos, visando maior performance e produtividade dos profissionais da área.

4. Por que é importante ter um PMO na sua empresa?

Um PMO de sucesso pode trazer benefícios para as empresas tornando-as mais eficientes e competitivas. Monitoramento do alinhamento estratégico do portfólio de projetos, entrega de projetos dentro das expectativas de tempo/custo/escopo e melhora na comunicação entre departamentos são alguns exemplos de resultados esperados de uma implantação de sucesso.

Além destes, um dos principais benefícios esperados de um PMO bem implantado é o auxílio que ele oferece nas interdependências entre os projetos. Isso ocorre porque um gerente de projetos deve lidar com a concorrência constante de recursos limitados entre projetos. Por isso, este profissional precisa estar informado e entender exatamente em que patamar seu projeto pode estar ligado ao de outro gerente, por exemplo. A conexão dessas informações é feita pelo PMO.

O PMO também auxilia os CEOs na tomada de decisões, reporta à cúpula o andamento dos projetos, quais as principais demandas e a performance dos projetos da organização. Além de medir o desempenho das equipes envolvidas no processo. Cabe a esse setor decidir com a diretoria e os gerentes se as atividades estão de acordo com o planejado ou se alguma etapa deve ser cancelada.

Como visto, o PMO pode ser um diferenciador para as organizações estruturadas através de projetos. No entanto, entender o nível de maturidade da empresa e desenhar o departamento para atender à demandas realistas e alcançáveis é um desafio a ser enfretado pelos profissionais de projetos das organizações. Não existe fórmula mágica. Mas com empenho, dedicação e foco da equipe envolvida os resultados poderão ser percebidos com o tempo.

Há algum outro aspecto ou dúvida sobre o conceito de PMO que você queira compartilhar? Deixe seu comentário!

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