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Por que a comunicação é tão importante durante a execução de um projeto?

A comunicação é um dos cuidados mais importantes que os gestores devem ter para obter sucesso em seus projetos. Se a equipe do projeto não sabe quais são as suas tarefas, ou como realizá-las, a tendência é que hajam paralisações e atrasos nas entregas. Se o gestor não sabe o que o pessoal do projeto está fazendo, não obtém feedbacks constantes, ele perde sua capacidade de monitorar o progresso das ações. Por outro lado, sem saber exatamente o que cada ator envolvido no projeto espera dele, fica difícil chegar a algum lugar.

A manutenção de canais regulares e precisos de comunicação com todos os profissionais que atuam diretamente no projeto, bem como as demais partes interessadas, é essencial para garantir o bom fluxo de instruções, alertas suficientes dos riscos e mudanças para permitir a avaliação precoce e a preparação para o trabalho.

Para o Guia PMBOK®, manual de gerenciamento de projetos desenvolvido pelo PMI e reconhecido no mundo todo como um guia que oferece as melhores práticas de gestão de projetos, o planejamento de comunicação é necessário para conectar as partes envolvidas, garantir alinhamento e agilizar a tomada de decisões.

A informação que o gerente de projetos precisa passar

O gerente de projetos tem a missão de manter as pessoas bem informadas. É essencial que cada membro de sua equipe de projeto saiba o que se espera dele; o que tem que fazer, quando tem que fazer e qual o orçamento e limitações de tempo e especificação de qualidade com as quais está trabalhando.

Também é missão do gerente manter a diretoria da empresa informada do andamento do projeto, bem como todos os usuários e fornecedores envolvidos.

É importante que o gerente atualize o comitê diretor regularmente sobre o status do projeto, de modo que quaisquer alterações ou riscos possam ser avaliados em tempo hábil para que possam ser tomadas as melhores decisões.

A informação que o gerente de projetos precisa receber

Para manter as pessoas relevantes informadas, o gestor precisa ter acesso regular e completo a todas as informações sobre o projeto; as necessidades dos clientes, objetivos, planos, restrições, modificações, riscos e o próprio progresso dos trabalhos.

Também para fazer um plano de qualidade do projeto, o gerente depende de informações sobre as expectativas de qualidade fornecidas pelo cliente.

A metodologia Project In a Controlled Environment (PRINCE2), por exemplo, recomenda que os gerentes de projeto estabeleçam datas regulares para receber ‘checkpoint reports’ (detalhamentos do progresso das equipes individuais e seus membros sobre suas atividades) e para elaborar ‘destak reports’ (documentos destinados ao comitê diretor, descrevendo o progresso do projeto).

Com a adesão disciplinada de um sistema de comunicação regular e focado, evita-se  mal-entendidos e atrasos que tão frequentemente levam às falhas. Se o gerente consegue passar informações certas nos momentos certos, ele garante que toda sua equipe e as partes interessadas se mantenham seguras sobre o andamento do projeto.

4 provas de que a comunicação é muito importante para a execução de um projeto

A seguir, veja quatro argumentos que colocam a comunicação como uma das protagonistas na execução de um projeto:

1 – É preciso conquistar liderança

Conquistar a equipe para que ela se engaje e execute de forma satisfatória suas funções dentro de um projeto requer uma aproximação, um envolvimento emocional, fatores que são conseguidos com uma boa comunicação.

2 – O diálogo torna o trabalho mais fluido

Quando todos os envolvidos têm oportunidade e meios de expor sua opinião, dar e receber feedbacks, o trabalho tende a ter mais fluidez. Acontecem menos erros e retrabalhos, o que pode também ajudar a controlar custos e melhorar a satisfação do cliente do projeto.

3 – Ganhar tempo é fundamental

Lembre da história da Torre de Babel. Quando as pessoas começaram a encontrar dificuldades para compreender  umas às outras, rapidamente elas destruíram o que demorou anos para ser feito. Nos projetos, quando a comunicação funciona bem, acontece o contrário: as pessoas levam menos tempo para construir. Elas colaboram entre si e não perdem tempo esperando respostas ou lidando com burocracias.

4 – É preciso diminuir os impactos negativos provocados pela mudança

Todos os projetos visam um objetivo e para alcançá-lo é preciso fazer modificações. O problema é que as pessoas são resistentes à mudança. Com um bom trabalho de comunicação é possível demonstrar os benefícios do projeto e conquistar a confiança das pessosas; envolvê-las positivamente.

Como você lida com a comunicação durante a execução dos projetos que gerencia? Tem alguma dica para compartilhar? Deixe seu comentário!

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