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Preciso terceirizar a gestão de projetos da minha empresa?

Empresas que desejam refinar, ajustar e criar formas mais eficazes e eficientes de fazer o negócio crescer estão sempre em busca de novas soluções. O gerenciamento de projetos é uma delas, já que ajuda a administrar estrategicamente diversos aspectos de uma organização. A gestão envolve todas as fases do projeto: desenvolvimento de produtos, criação e ajustes nos processos de negócio.

Se você busca uma estrutura com métodos e práticas bem definidos para alcançar os objetivos no prazo e com orçamentos pré-determinados, o gerenciamento de projetos pode ser sua resposta. Mas será que terceirizar a gestão de projetos é uma boa alternativa?

 

Vantagens de terceirizar o serviço

Primeiramente, vamos tratar do que pode ser terceirizado sem prejudicar sua empresa. Quando funções não se ligam à atividade-fim da organização, é sinal de que você pode terceirizá-las. A gestão de projetos é exatamente uma atividade-meio. Abaixo, elencamos algumas das principais vantagens de delegar funções referentes à gestão de projetos a uma empresa especialista:

  • Concentração dos esforços e recursos na atividade-fim;
  • Não compromete a mão de obra da empresa;
  • Contratação de profissionais especializados e experientes;
  • Agilidade e flexibilidade na criação de competências internas;
  • Aumento da capacidade de realização e do grau de maturidade da empresa;
  • Recursos das rotinas operacionais livres;
  • Aumento da produtividade da equipe interna;
  • Redução de desvios e inconsistências;
  • Imparcialidade e garantia da qualidade da informação;
  • Redução do custo global;
  • Maximização da capacidade de gerenciamento e visibilidade dos compromissos;
  • Previsibilidade dos prazos;
  • Redução de custos;
  • Aceleração do tempo de resposta na solução de problemas;
  • Eliminação das barreiras de comunicação.

Enfim, um escritório de projetos terceirizado vai trazer para dentro da empresa uma metodologia estruturada de gerenciamento, produzindo resultados expressivos e aumentando a probabilidade de sucesso dos projetos.

 

Terceirização: ideal para PMEs ou grandes empresas

A terceirização de projetos possibilita que a organização concentre-se no seu core business. Isso significa que não importa se você é uma PME ou uma grande empresa, terceirizando esse processo seu time vai gerar melhores resultados. Ao focar as áreas-chave de seus mercados, as empresas conseguem desenvolver vantagens verdadeiramente competitivas.

No caso das PMEs, o que vemos são empresários que ainda consideram o gerenciamento de projetos distante da realidade, ou seja, coisa de empresa grande. Mas isso é um engano já que a gestão de projetos é relacionada ao conhecimento e planejamento do que deve ser feito, de quando deve ser realizado e de quem deve fazer. Em outras palavras, a gestão de projetos é essencial e útil para todos.

Uma pequena empresa, no entanto, pode não contar com a mão de obra necessária para fazer essa gestão. Nesse caso, é recomendada a terceirização do serviço. Agora, se a PME não possuir capital suficiente para investir na terceirização, não adianta sair por aí procurando empresas que cobram um valor muito abaixo do mercado e achar que vai dar tudo certo. Esse pode ser o momento de analisar as prioridades e objetivos de negócio, já que a gestão de projetos é fundamental na  otimização de recursos e no crescimento de uma empresa.

Já no caso de grandes organizações, o cenário é diferente. Elas geralmente têm os profissionais necessários para a realização de um grande projeto em seu quadro pessoal, mas a mão de obra pode não ser qualificada o bastante. Nesse momento, as empresas que desejam tornar-se mais competitivas devem pensar seriamente sobre a contratação de especialistas externos. A execução desses serviços com excelência possibilita entregas com nível de serviço elevado, prezando sempre pela qualidade, competitividade e agilidade nas decisões.

Um bom gerenciamento:

  • Promove maior agilidade e integração para a tomada de decisões por meio da disponibilização e uso de informações estruturadas;
  • Direciona, facilita e orienta revisões no projeto, melhorando sua capacidade de adaptação;
  • Antecipa situações desfavoráveis;
  • Melhora a alocação de pessoas, equipamentos e recursos;
  • Desenvolve diferenciais competitivos;
  • Disponibiliza orçamentos antes do início dos gastos;
  • Aumenta e otimiza a comunicação e o controle gerencial do projeto;
  • Minimiza a ocorrência de surpresas desagradáveis;
  • Aumenta as chances de sucesso e de atendimento das expectativas dos projetos.

É claro que nem tudo é perfeito. Quando você terceiriza um serviço deve cuidar para que não haja um grande distanciamento entre suas necessidades e expectativas e o que é oferecido por terceiros. Muitas empresas reclamam da dificuldade em estabelecer uma relação de parceria e do gasto de tempo e energia até que ambas as partes alinhem seus processos e culturas.

Aliás, na hora de buscar uma parceira, lembre-se de que a cultura organizacional é extremamente importante, já que, se for muito diferente, poderá provocar um choque cultural e problemas de relacionamento entre os colaboradores da empresa e da parceira.

 

Fica evidente que, independentemente do tamanho da sua empresa, a atuação terceirizada na gestão de projetos garante disciplina e transparência na rotina operacional. E você, acha que está na hora de terceirizar a gestão de projetos na sua empresa? Conheça mais sobre a Planit e compartilhe sua opinião conosco!

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