Na gestão de projetos, muita coisa deve ser levada em conta para que tudo corra bem e você obtenha um resultado satisfatório. Os pontos a serem considerados são vários e incluem orçamento, a forma com que se lida com o tempo, a qualidade etc.
Mas uma das coisas mais importantes para se realizar um bom trabalho é a comunicação na gestão de projetos. Ela é essencial para que tudo corra bem e deixa todos os colaboradores comprometidos com o mesmo objetivo: entregar resultados com excelência.
Pensando nisso, elaboramos este artigo sobre a importância da comunicação na gestão de projetos para que você possa entender como um bom plano comunicativo é um grande fator no sucesso de um projeto. Vamos começar?
Quais são as vantagens da comunicação na gestão de projetos?
Muitos estudiosos e sábios dizem que a comunicação é a chave para um bom relacionamento, não é mesmo? E um projeto envolve diversos relacionamentos: entre gestor e equipe, entre colegas, entre empresa e cliente final etc.
Portanto, a comunicação toca em todas as esferas do trabalho que é realizado, desde alinhamentos de prazos e orçamentos até as relações humanas e a atmosfera do escritório.
Alinhamento de informações
A comunicação na gestão de projetos permite que todos os colaboradores conheçam a situação atual do projeto, o que está sendo feito e o que é necessário fazer. Dessa forma, todos sabem sua função para garantir o bom funcionamento do projeto e eliminam-se os pontos dúbios, que podem gerar atrasos e interferir na qualidade do produto ou do serviço que você está entregando.
Isso vale principalmente para os stakeholders. É importante que eles se sintam parte do projeto, que saibam qual é o seu progresso e como eles se encaixam no que está sendo feito. Com a comunicação da gestão de projetos com os stakeholders, o gestor os valoriza e permite sua presença na realização dos objetivos propostos.
Além disso, como saber o que está dando errado, quem está insatisfeito ou quem teve uma ideia boa? Para haver troca de informações bem como expressão de ideias e problemas, é essencial uma comunicação eficaz.
Prevenção de sobrecargas no trabalho
Existe o lado humano e afetivo que a comunicação na gestão de projetos garante: quando todos sabem o que precisam fazer e podem discutir diretamente com o gestor sobre suas funções, as chances de um colaborador ficar sobrecarregado com muitas tarefas diminui exponencialmente.
A melhora do bem estar
Quando existe um canal de diálogo entre o gestor, os colaboradores e os stakeholders, é muito mais fácil de se trabalhar no projeto. A comunicação na gestão de projetos propicia uma melhora no ambiente e deixa tudo muito mais simples de se atingir.
Se as relações humanas são boas, é mais fácil conseguir qualquer coisa dentro do projeto. Além disso, a criação de laços afetivos melhora a performance dos colaboradores, por meio da motivação e personalização.
Efetividade da comunicação na gestão de projetos
A gestão de projetos gira em torno da comunicação. Se ela não é feita de forma satisfatória, os riscos de prejuízos são grandes. Eles podem ser atrasos, queda na produtividade por trabalhadores desmotivados ou que não conversam entre si, queda na qualidade do produto ou serviço, entre outros.
A comunicação na gestão de projetos deve ser bem planejada e estruturada para que não seja um esforço em vão, que usa tempo e recursos, mas não dá resultados. Veja só alguns pontos que separamos que devem figurar no seu plano de comunicação na gestão de projetos:
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Reuniões: talvez um dos melhores recursos da comunicação na gestão de projetos, as reuniões sao espaços em que os setores podem se comunicar diretamente com o gestor e entre si, trazendo suas questões, relatórios e justificativas de atrasos. Dessa forma, o gestor fica sabendo de tudo e, em contrapartida, divide o seu conhecimento com os colaboradores sobre o panorama geral do projeto.
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Grupos: algumas pessoas precisam saber algumas coisas específicas, já outras nem tanto. Entender isso ao colocar um plano de comunicação em prática permite entregar a informação certa para a pessoa certa, o que diminui as chances de mal entendidos e é uma ótima prática de segurança corporativa.
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Padronização de reports: relatórios padronizados facilitam a leitura pelo gestor e a elaboração de outros reports. Por exemplo: uma planilha de dados a ser apresentada para os stakeholders que tenha a mesma estrutura das planilhas que vão oferecer as informações é muito mais fácil de se preencher.
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Ter abertura: quanto mais acessível for o gestor, melhor será sua comunicação na gestão de projetos. Fique atento ao seu e-mail e procure sempre responder as mensagens, além disso, tenha uma linha direta em que você pode ser encontrado, como um telefone celular ou até mesmo WhatsApp. Não deixe de ouvir seus colaboradores para poder saber de tudo o que está acontecendo no projeto.
A comunicação na gestão de projetos, quando feita com cuidado e planejamento, só tem a oferecer. Comece agora a criar as suas estratégias em conjunto com os seus colaboradores e veja as vantagens que elas vão proporcionar na organização e nos resultados do seu projeto.
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