Checklist de fechamento dos projetos do plano de 2017
Com o fechamento de 2017, muitos projetos também atingiram seus objetivos e, portanto, precisam ser concluídos pelos seus gestores. Mas para saber se eles foram satisfatórios e para ter certeza de que os seus objetivos foram cumpridos com a máxima eficácia, é necessário fazer uma checklist de fechamento. Uma checklist de fechamento não é nada além de um conjunto de informações que serve para analisar o desempenho do projeto durante a sua execução, podendo-se assim garantir que ele realmente foi bem-sucedido e que sua conclusão não deixou a desejar. Aliás, em muitos casos, pequenos deslizes ao final de um projeto são grandes motivadores de um olhar negativo sobre todo o seu progresso. Dessa forma, a checklist de fechamento surge como uma forma de garantir que tudo foi feito da maneira correta e evitar erros na etapa final, tão fundamental para concluir o andamento do projeto durante o ano. Continue lendo o infográfico para saber mais!
Mapeamento de necessidades do cliente em um projeto
Realizar o mapeamento de necessidades do cliente em um projeto é fundamental para entender o que ele realmente espera e o que é possível oferecer em serviços e produtos, a fim de equilibrar suas necessidades com as suas expectativas. É possível obter muitos resultados positivos com o mapeamento de necessidades do cliente, pois suas operações tornam-se mais dinâmicas e centradas na resolução do que realmente importa: a tarefa de resolver uma dor ou dificuldade do seu cliente. Dessa forma, realizar o mapeamento de necessidades é uma situação ganha-ganha: você sabe o que o cliente espera e, portanto, pode oferecer o seu melhor, e o seu cliente tem a garantia de ter suas necessidades atendidas pelo projeto. Tem dúvidas sobre como realizar melhor o mapeamento de necessidades do cliente? Então confira este infográfico que preparamos para você! Planejamento Antes de tudo, é fundamental que você faça um bom planejamento para mapear os seus pontos fortes. Nesse ponto inicial, você deve entender o que você oferece de melhor e o que um cliente que necessita dos seus produtos ou serviços pode encontrar de vantagens ao trabalhar com o seu projeto. É interessante se perguntar: Em linhas gerais, o que o projeto oferece de melhor? Quais são os diferenciais do projeto? O que esses diferenciais e pontos fortes podem representar para o cliente? Perguntas estratégicas Após entender quais são os seus pontos fortes, você precisa formular perguntas estratégicas para conseguir transmitir para o cliente o que o seu projeto oferece de melhor, e também entender o que ele está procurando. Com essas perguntas, você identifica as dores do cliente e pode, com sucesso, mostrar como os seus produtos ou serviços agem na sua mitigação. É interessante perguntar ao cliente: Qual é a sua experiência no segmento? Você está satisfeito com a atuação de algum setor? O que você entende como cenário ideal? Saber ouvir É importante que você entenda que cada cliente possui necessidades específicas e, portanto, um roteiro ou um script de apresentação para o mapeamento dessas necessidades não deve ser seguido à risca, sem espaço para uma boa troca de ideias. Escute o cliente, entenda o que ele quer e tenha uma conversa amigável sobre o que você pode oferecer a ele. É interessante prestar atenção a: Pontos específicos, como receios com o ROI e os custos do projeto; O que o cliente espera que o seu projeto trará de ganhos para ele; Como o cliente entende a relação dele próprio com o projeto. Conclusões factíveis É crucial que você se adapte às necessidades do seu cliente e, para isso, todos os aspectos mostrados anteriormente agem em conjunto para que você possa tirar conclusões factíveis sobre as verdadeiras necessidades do cliente. Mostre isso para ele, compartilhe o seu conhecimento, já que muitas vezes nem o próprio cliente pode estar ciente de algumas necessidades que ele possui. É interessante procurar entender: Quais são as dores do cliente; Quais são os processos que estão causando essas dores; Quais são as medidas para a sua mitigação. O que há além Além das conclusões que podem ser tomadas pela observação dos fatos e pelo que o cliente diz, é necessário entender todos os aspectos em torno da sua operação, mesmo que eles não sejam por si mesmos operacionais. É interessante conversar com colaboradores, chefes e pessoas em posições de autoridade, como gestores de RH, para entender a fundo como o seu cliente funciona de fato. É interessante observar: Como se dão as relações interpessoais do seu cliente; Como é o dia a dia da empresa; Como isso impacta nos seus resultados. Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a Planit!
Objetivos e justificativas do projeto: como fazer
Os objetivos e justificativas do projeto são dois pontos iniciais da sua elaboração e estão intimamente ligados com o que o projeto pretende atingir e porque esse esforço é necessário. Basicamente, sem objetivos instituídos o projeto não tem metas, e portanto não tem um caminho definido para sua conclusão. Realizando uma análise ao pé da letra, um projeto sem objetivos não chegará a lugar algum. Algo similar acontece com as justificativas: sem elas, não há razão para o projeto existir. É claro que essa abordagem dos objetivos e justificativas do projeto é bem rigorosa, sendo que na prática não é isso que ocorre: o projeto tem seus objetivos e justificativas, mas o que falta em muitos casos é uma análise para chegar a esses conceitos de forma que englobe a real situação do projeto, o que por sua vez resulta em KPIs não satisfatórios e metas que não correspondem à realidade. Objetivos e justificativas do projeto: um esforço de norteamento Mas precisamos deixar um ponto claro antes de começar: os objetivos e justificativas do projeto não costumam ser longos em sua execução, mas devem ser convincentes. A justificativa gira em torno de 300 palavras, enquanto os objetivos devem ser apresentados de forma concisa, clara e – é claro – objetiva. A maior parte do trabalho, porém, acontece antes da elaboração dos objetivos e justificativas do projeto. A apresentação desse argumento só é convincente quando há uma extensa identificação das suas necessidades e do que os stakeholders estão buscando solucionar. Identificando o que o projeto pode oferecer O que perpassa a elaboração da justificativa é onde está o verdadeiro longo trabalho. Justificar um projeto, em suma, é demonstrar aos stakeholders como o projeto é essencial através de argumentos sólidos obtidos com pesquisas e análises. Para começar a pesquisa, uma análise do ambiente é fundamental. Identifique quais são as condições da área onde você pretende atuar. Vai trabalhar para uma empresa oferecendo algum serviço? Identifique suas necessidades e procure justificar seu projeto a partir delas. O que deve ser seu norteador nessa etapa é a identificação de uma situação e a busca da melhor forma de resolvê-la. Elaborar os objetivos e justificativas do projeto não são dois trabalhos completamente diferentes, como você pode perceber. Em posse das informações que a justificativa trouxe para o projeto, os objetivos passam a ser a mitigação dessa necessidade presente ou latente, mas com uma grande diferença: com metas bem estabelecidas e KPIs para traçar o progresso do projeto. Analisando os impactos do projeto O próximo passo para elaboração dos objetivos e justificativas do projeto é a análise prática dos impactos que ele pode causar na empresa onde ele está operando. Esse ponto age no entendimento dos objetivos e justificativas do projeto também de forma sinérgica, servindo aos dois pontos. É necessário entender quais são os pontos positivos, negativos e neutros que o andamento do projeto trará em questões práticas, as quais podemos destacar questões como o orçamento, ROI, riscos, dentre outras. Na justificativa do projeto, a identificação desses impactos traz maior validação ao seu argumento, pois é possível provar a viabilidade do projeto. Na elaboração dos objetivos, esse ponto passa a ser fundamental como norteadores de direção, criando caminhos a serem seguidos ou evitados. Como formalizar os objetivos e justificativas do projeto? A última etapa, que é de longe a menos trabalhosa e a que mais assusta os gestores é a validação dos objetivos e justificativas do projeto. Aqui, é importante estar atento ao padrão exigido pelos stakeholders a quem você está oferecendo seu documento para validação. Estar baseado nesses princípios já é um ponto absolutamente positivo, pois mostra atenção à detalhes e a conformidade com o que se espera logo na primeira reunião. Se a empresa – que pode ser a sua, uma parceira ou uma cliente – espera a justificativa junto com a introdução do projeto, ótimo. Se ela quer um relatório de objetivos sucinto, direto ao ponto, tudo bem também. Adequar-se é uma das maiores qualidades que você deve ter como gestor de projetos. De qualquer forma, o maior segredo para a elaboração de objetivos e justificativas do projeto é fazer um bom trabalho inicial, antes de entregá-lo. Com isso, esse documento formal passa a fazer o sentido imaginado para ele em primeiro lugar: a culminação dos seus esforços de familiarização com o que se pretende realizar e como o projeto irá atuar nessa questão. Simples, não é? Não há motivos para temer os objetivos e justificativas do projeto, eles só são o resultado do seu trabalho de fazer o projeto acontecer em primeiro lugar. Para mais dicas como essas, não deixe de conhecer nossos materiais exclusivos que separamos para você. Temos e-books, guias e estudos para te auxiliar em cada uma dessas etapas. Venha conhecer!
