O gerenciamento preciso em projetos de infraestrutura
A gestão adequada é o que garante projetos bem executados. Em segmentos complexos, como o da construção civil, muitas particularidades somam ao processo. Entenda esses pormenores e conheça um case de sucesso. Partindo da premissa fundamental de que o desenvolvimento de um projeto é um esforço temporário e concentrado na consecução de um objetivo específico, também fica clara a existência de um ciclo de vida a cumprir. E definir esse caminho tem a ver com as metodologias e as características do trabalho, como veremos neste artigo sobre o gerenciamento de projetos de infraestrutura. Siga a leitura para entender como atuar nessa área, implementando boas práticas que conduzem aos melhores resultados. Também ficará clara a necessidade de atendimento a particularidades, em segmentos complexos, como o da construção civil. E para você entender ainda melhor como funciona um bom trabalho de planejamento e execução de cada fase, vamos mostrar aqui um case prático, que resultou em um pleno atendimento aos objetivos e requisitos. Fundamentos norteadores que fazem a diferença A eficiência de um trabalho de gestão de projetos está diretamente relacionada ao estabelecimento de práticas que garantam objetivo e escopo bem definidos, municiando as equipes de trabalho com as ferramentas necessárias para uma execução com alta produtividade e resultados. Para que isso aconteça, é muito comum no mercado a aplicação de fundamentos norteadores de sucesso, como é o caso dos elementos que trazemos a seguir. Gestão de projetos de software É um fundamento que passa, principalmente, pela compreensão clara, por parte de cada pessoa envolvida, do que precisa ser feito e do encadeamento das diversas tarefas e etapas. Ou seja, todo o princípio de execução está em lidar com as atividades, de forma que tudo siga, dentro do máximo possível, conforme o planejamento estabelecido. Dessa forma, será possível que o gerente de projetos acompanhe globalmente o desempenho com muito mais segurança e tranquilidade, respeitando os prazos e o orçamento. A ideia é trabalhar com muita transparência e um monitoramento cuidadoso, em uma dinâmica que antecipe problemas e implemente rapidamente as medidas corretivas que se fizerem necessárias. É uma prática mais comum nos projetos pontuais e de escopo bem fechado. Gestão de projetos de infraestrutura Nesse caso, o olhar é mais amplo e se volta para aumentar a qualidade e velocidade dos serviços prestados pela empresa, de forma que os processos e projetos ocorram com mais qualidade, economia e rapidez. É um gerenciamento em que entram em jogo práticas e estratégias que possam ser aplicadas ao trabalho dos times durante os diferentes projetos a serem desenvolvidos. Isso inclui diagnosticar tecnologias e equipamentos que permitam ampliar a performance do negócio, com melhor atendimento das necessidades de clientes, funcionários e stakeholders em geral. Dicas de sucesso na construção civil Em segmentos complexos, como o da construção civil, é comum que se mesclem esses fundamentos visando um canteiro de obras com mais inteligência e vantagem competitiva. Nesse contexto, é necessário levar em conta critérios como entrega no prazo e com a qualidade esperada pelo cliente, além da redução de riscos e previsão de orçamento cumprida. Um caminho em que se faz necessário seguir algumas dicas fundamentais: Defina os princípios e escolha uma base de metodologia que vai guiar seu trabalho de gerenciamento de projetos. Em se tratando da execução de obras, são muitos os fatores imprevisíveis, tendo em vista o grande conjunto de variáveis que inclui até mesmo a interferência de fatores climáticos. Por isso, é fundamental a dedicação para se construir uma base sólida de escopo, cronograma e orçamento. O monitoramento cuidadoso que permita analisar o quanto a rota planejada está sendo seguida é outro cuidado crucial. Só assim gargalos, problemas, distorções, prejuízos e desperdícios podem ser evitados, ou rapidamente percebidos e equacionados. Tenha a necessária atenção para as equipes. Isso vale para os critérios de contratação, que devem ser claros para a montagem do melhor time, bem como para um olhar humano no processo de condução do projeto. A dinâmica de trabalho deve estimular a produtividade e a criatividade. Aqui insere-se a transparência como fator fundamental. Resultados e informações precisam ser altamente compreensíveis e acessíveis. Isso resulta em alinhamento e consciência do papel de cada um, tornando todos os envolvidos muito mais colaborativos com o processo. A tecnologia é uma aliada para a eficiência dos canteiros de obras e o gerenciamento mais inteligente. O uso de softwares de gestão, por exemplo, torna essa tarefa muito mais prática e dinâmica, ajudando na fiscalização das obras, outro passo imprescindível na geração de dados preciosos para a análise final dos resultados. Nossos bons serviços prestados Os cases que a Planit Gerenciamento de Projetos coleciona na área de construção civil contam com o olhar sistêmico para esse conjunto de pontos de sucesso. Foi o que aconteceu no trabalho em parceria com a Construtora Reynold, da cidade de Piracicaba, no interior de São Paulo. Por meio da subsidiária Acquadom, a empresa foi selecionada para a construção de uma nova unidade de esgoto no município de Nova Odessa, também em território paulista. O trabalho com a Planit surgiu da necessidade em contar com um player especializado em organizar e conduzir a dinâmica do canteiro de obra, agregando resultados à reconhecida competência da construtora com relação ao processo construtivo. Uma proposta abraçada pelo nosso time, tendo como ponto de partida o entendimento do projeto, com suas premissas, restrições e particularidades. Um diagnóstico completo que permitiu à Planit atuar de forma cirúrgica em atividades-chave, englobando planejamento, gestão e condução de aquisições e fiscalização de obras e instalações. Dessa forma, foi possível desempenhar um papel fundamental no desenvolvimento do projeto, do início ao encerramento, a partir de um olhar engajado e próximo da equipe executora. O resultado foi uma entrega que atingiu alto padrão de qualidade, atendendo às expectativas de todos os envolvidos. Conheça mais cases de sucesso de gerenciamento de projetos com a nossa assinatura em nosso site. Lá, constam outros trabalhos da construção civil e de tantos outros segmentos que atendemos. Visite-nos e fique por dentro do mix de serviços
8 dicas para um relatório de status de projeto completo
O status report é peça crucial para atualizar todas as partes interessadas sobre o andamento do projeto e otimizar os processos. Uma boa preparação desse documento é determinante para uma assertiva gestão na área. O relatório de status de projeto é um documento simples, mas muito importante. Ele existe para o gestor, o cliente e a equipe interna atualizarem, de forma periódica, todos os envolvidos a respeito do processo de execução. O status report é fundamental para o perfeito andamento dos fluxos e processos, além de trazer mais segurança, pois o investimento dos recursos irá resultar no cumprimento dos objetivos pretendidos. Diante disso, é indispensável ter pleno domínio de como fazer um bom relatório de status de projeto, de modo que ele seja completo e eficaz em seu propósito. Com as estratégias que elencamos, será possível economizar tempo e otimizar a gestão. Por que o status do relatório de projeto é importante? Relatórios de status do projeto são atualizações programadas sobre o progresso do trabalho de execução. Quando bem formulados, acabam respondendo às perguntas dos diversos stakeholders antes mesmo que eles as expressem. O ideal é que sejam escritos de forma concisa, fornecendo uma visão ampla sobre os estágios e as iniciativas em andamento. Fazer relatórios regulares de status do projeto é fundamental para ajudar a manter todos os participantes informados e alinhados. É uma forma de deixar claro o quanto o trabalho está em dia, fazendo com que toda a equipe se sinta confiante. Além disso, esses documentos são uma excelente ferramenta para melhorar a tomada de decisões e direcionar iniciativas diante de obstáculos e imprevistos. Isso faz deles instrumentos de incentivo à proatividade e ao monitoramento de atrasos e desvios orçamentários. No relatório de status de projeto, devem constar as metas, os prazos e o que foi gasto, bem como o conjunto global de atividades realizadas e previstas. Essa disseminação de informações é essencial para o time envolvido nas tarefas, bem como para toda a rede de relacionamento interessada na consecução dos objetivos. Assim, gestores, colaboradores e parceiros são amparados com dados concretos que possibilitam entender o andamento do projeto, tendo segurança quanto à sua execução e resultados. Conheça mais sobre o status report, seu desenvolvimento e como ele atende a todas essas expectativas. A preparação e a apresentação adequada do documento O reconhecido Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) estabelece os relatórios de status como “eventos regulares para a troca de informações sobre o projeto”. É um importante norte conceitual, já que a publicação é considerada um marco na história da gestão de projetos. O PMBOK padroniza, identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas com a assinatura do Project Management Institute (PMI), que consolida as melhores práticas mundialmente aceitas na área. Pensando especificamente na preparação do relatório de status, primeiramente é preciso definir uma base de estrutura clara e consistente, que possa ser utilizada em todas as atualizações. A preparação desse modelo deve, também, estar alinhada ao briefing do projeto. Assim, o documento pode ser montado a partir dos seguintes tópicos: Informações gerais do projeto: nome, responsável, objetivo, colaboradores e departamentos envolvidos Sumário de atividades: deve conter as ações já realizadas, as datas de finalização e a relação entre o cumprimento de orçamento e o prazo Metas: foca nas ações seguintes e analisa o alcance ou não do que foi planejado Riscos: apresenta os problemas e as soluções encontradas, e mapeia possíveis novos desafios e obstáculos É preciso ressaltar que o status report deve ser objetivo e conciso, facilitando o entendimento das atividades concluídas, pendências e datas previstas para as próximas ações e estágios. Dessa forma, é válida a utilização de recursos visuais, como gráficos e tabelas, para tornar mais palatável e direta a apresentação dos dados. Também vale pontuar que o excesso de informações técnicas não agrega em nada e pode, até mesmo, confundir quem avalia o seu trabalho. Dicas e estratégias para um bom desenvolvimento Outro fundamento crucial é entender que a elaboração de um relatório de status não é apenas um evento burocrático, mas um momento crítico para a credibilidade e avaliação do trabalho. Por isso, indicamos a seguir algumas sugestões capitais para a elaboração do status report. São conselhos válidos principalmente para os gerentes de projeto que, nos trabalhos mais complexos, precisam da ajuda dos líderes de área e do time. Confira: Participe das reuniões preparado, com dados embasados, sem improvisos ou argumentos baseados no “achismo”. Tenha o relatório como ferramenta para isso. Peça que os colaboradores elaborem relatórios contundentes da sua área de atuação no projeto, desde o último documento até o estágio atual. Direcione a reunião a partir de um roteiro prévio, no qual constem os tópicos importantes. Mencione ações relevantes para o entendimento do panorama atual do projeto. Constam aqui a atuação de cada setor, os investimentos e lucros, as conquistas obtidas e graus de consecução dos objetivos, bem como os novos estágios previstos. Delegue a responsabilidade sobre a coleta de informações para as diferentes áreas, sempre monitorando a qualidade e assertividade dos dados levantados. Facilite o trabalho de elaboração do documento, deixando um colaborador responsável por relatórios diários, semanais e mensais. Quando for o momento de sistematizar o relatório de status de projeto, as informações já estarão organizadas, possibilitando maior agilidade e precisão. Exalte as conquistas e mencione as falhas e correções implementadas. Essas informações devem ser sempre muito transparentes. Use softwares e disponibilize esses relatórios na nuvem para o acompanhamento das partes interessadas. Mas é interessante que apenas você, como gestor, e a pessoa responsável pela guarda das informações, possam alterá-las. Para acompanhar mais conteúdos como esse e absorver estratégias para o gerenciamento de projetos, navegue pelo nosso site.
