Como fazer um relatório de status de projeto matador
Fazer o relatório de status de projeto é uma tarefa comum dentro do cenário da gestão, sendo que a grande maioria dos gestores a realiza cotidianamente para reportar a situação atual do projeto tanto para a diretoria quanto para os stakeholders. Exatamente por isso, esse processo é de suma importância para que as partes interessadas no seu desenvolvimento otimizado tenham segurança de que o investimento dos recursos garanta a entrega dos produtos e objetivos do projeto. Você sabe como fazer um relatório de status de projeto matador? Neste artigo, você vai descobrir. Vamos mostrar a sua importância, boas práticas na sua realização e oferecer uma checklist assertiva para ajudá-lo. Vamos começar? Por que fazer o relatório de status de projeto? O relatório de status de projeto diz respeito à coleta e distribuição de informações relevantes sobre o andamento do projeto, suas metas, seus prazos, o que foi gasto e o quanto está se arrecadando — ou sendo feito, no caso de projetos focados no desenvolvimento de certas competências na própria empresa. O PMBOK estabelece o relatório de status de projeto como “eventos regulares para a troca de informações sobre o projeto (PMBOK, 2004, p. 233)”, sendo que geralmente esse relatório é elaborado em uma reunião com frequência pré-estabelecida pelos gestores. Após a elaboração do relatório, ele é enviado para os stakeholders e para a diretoria conforme as especificações desses setores. Essa disseminação de informações é importante tanto para os envolvidos na realização prática do projeto quanto para os stakeholders. Os gestores e colaboradores entendem, a partir do relatório de status de projeto, a situação em que ele se encontra, amparados por dados concretos e pela deliberação dos envolvidos na prática, enquanto os stakeholders garantem a segurança do seu investimento. Como fazer um relatório de status de projeto matador? Ao elaborar esse documento, você precisa levar alguns pontos cruciais em consideração. Confira nosso guia: Nunca siga somente a intuição A elaboração de um relatório de status é um evento importante para a saúde do projeto e a sua credibilidade. Dessa forma, é fundamental que você participe das reuniões preparado, com dados embasados, sem improvisos ou “achismos”. Essa atitude garante que não se perca tempo na elaboração do relatório. Dicas: Peça para os colaboradores elaborarem relatórios contundentes da sua área de atuação no projeto, abrangendo o período compreendido entre a elaboração do relatório atual e o último feito; Direcione a reunião: saiba quais são os tópicos importantes a se levantar e elabore um roteiro de antemão; As informações mencionadas devem ser relevantes para o entendimento do panorama atual do projeto, e podem conter tópicos importantes de cada setor, rendimentos, conquistas obtidas desde o último report etc. Deixe alguém responsável pelas informações Uma ótima maneira de facilitar o trabalho de elaboração do documento é deixar um colaborador responsável por manter relatórios diários, semanais e mensais. Quando chegar a hora de elaborar o relatório de status de projeto, as informações já estarão organizadas, possibilitando maior agilidade e precisão. Dicas: As conquistas devem ser exaltadas, assim como as falhas. As informações anotadas devem ser sempre transparentes para maior precisão; Use softwares e disponibilize esses relatórios na nuvem para o acompanhamento das partes interessadas, mas é interessante que apenas você, como gestor, e a pessoa responsável pela guarda das informações consiga alterá-las. Checklist de informações necessárias Para que seu relatório de status de projeto seja ainda melhor, nós preparamos uma pequena checklist de informações que precisam ser inseridas nele. É válido ressaltar que essas informações são recomendações e normalmente figuram na maioria dos projetos. Dados adicionais podem ser necessários dependendo da atuação do projeto. Confira: Informações gerais do projeto: Nome do projeto; Nome do responsável do projeto; Objetivo do projeto; Número de colaboradores; Departamentos do projeto; Sumário de atividades: Atividades realizadas pelo projeto desde o último relatório; Data de completude; Custos em relação ao budget; Prazos em relação à deadline. Metas: Dados de gerenciamento de tempo; Metas cumpridas (ou não); É possível cumprir as metas com o prazo dado? Riscos: Quais foram os problemas apresentados; Quais são os planos de resposta; Atualização dos riscos. Com essas informações básicas, você já consegue montar um relatório de status de projeto matador! Você quer saber mais sobre a gestão de projetos? Que tal conhecer mais sobre as áreas fundamentais que norteiam a sua gestão? Siga o nosso blog para descobrir um mundo inteiro de artigos sobre a gestão de projetos.
Infográfico: cases de sucesso em gestão de projetos
O gerenciamento de projetos proporciona um ambiente seguro e estável de desenvolvimento, buscando sempre a melhora dos projetos da sua empresa por meio de ações pontuais pautadas pelas necessidades da sua empresa e da metodologia de sucesso do PMI. Neste infográfico, você descobre como as boas práticas da gestão de projetos foram essenciais na construção de dois cases de sucesso: grandes empresas reconhecidas internacionalmente que se beneficiaram das soluções da Planit no seu dia a dia empresarial. Continue a leitura para saber mais!
Padronização de processos: qual a sua importância na gestão?
A padronização de processos dentro da gestão de projetos é um salto essencial que todo gestor deve dar. Com ela, é possível medir a eficácia dos seus esforços de um jeito muito mais seguro, pautado na razão e na observação, com parâmetros que aproximam o projeto da realidade de forma mais fiel. Mas esse não é o único benefício da padronização de processos. Na verdade, são vários, indo desde o estabelecimento de modelos de comparação até um significativo aumento na produtividade, na velocidade e na qualidade do trabalho. Quer saber o que é exatamente a padronização de processos e suas vantagens na gestão de projetos? Continue a leitura para saber mais! O que é a padronização de processos exatamente? A padronização de processos dentro da realidade da gestão de projetos é exatamente o que o seu nome implica: um esforço para seguir modelos operacionais em relação a qualquer atividade que está sendo conduzida, seja ela de conceituação, elaboração de estratégias, planejamento, desenvolvimento de engenharia ou reports de projetos para os stakeholders e a diretoria da empresa. Dessa forma, se o seu projeto envolve a produção, a padronização dos processos estabelece linhas gerais e específicas na criação do seu produto, sempre de acordo com as expectativas do mercado e com o que o projeto pretende entregar. O mesmo acontece com os serviços. A padronização dos processos dita a forma com que eles são oferecidos, executados, cobrados e relatados, o que elimina a variação e aumenta a confiabilidade do serviço com o cliente. Eventualmente, isso se traduz em maior produtividade, menor incidência de erros e outros pontos de alta vantagem. Conceituando, podemos dizer que a padronização dos processos é a formalização das atividades de um projeto seguindo um modelo amplo de operação, um que ao mesmo tempo é rígido e flexível: o trabalho é padronizado, mas o pensamento dos colaboradores não, pois eles devem se sentir livres para inovar e usar a criatividade quando possível. Quais são as vantagens da padronização de processos? A padronização de processos funciona na prática como uma forma de medir a eficiência do trabalho sendo realizado no projeto e para aumentar a produtividade e a confiabilidade. Quer saber como isso ocorre? Método de trabalho Quando todos os colaboradores envolvidos no projeto possuem um método de trabalho bem definido, a produtividade com certeza irá aumentar. Isso porque a padronização dos processos no estabelecimento de um método de trabalho faz com que os colaboradores saibam perfeitamente o que deve ser realizado a qualquer hora do dia, como um “roteiro” do que deve ser feito. Além disso, um método de trabalho bem estabelecido resolve problemas como a falta de qualidade dos produtos ou serviços, prazos não sendo respeitados etc. Comparação fiel Com a padronização de processos, é muito mais fácil comparar projetos com outros durante sua execução ou após o seu encerramento. Isso se dá porque, já que todos os projetos seguem a padronização de processos, todos guardam as informações da mesma forma, com os mesmos parâmetros e, basicamente, falando a mesma linguagem. Dessa forma, você estabelece uma chave mestra para a comparação, um modelo amplo e eficiente de medição, e consegue entender o projeto não como um esforço só, mas um que está inserido em um amplo universo. Qualidade impecável Quando você tem um modelo padrão baseado na melhor qualidade possível de se entregar, todos os produtos ou serviços que o projeto oferecer serão, por lógica, os melhores possíveis. Dessa forma, a sua qualidade dá um grande salto, pois a forma de fazer o produto da melhor maneira já foi encontrada, tudo o que é preciso fazer é seguir instruções. O melhor de tudo? A padronização dos processos melhora a qualidade e torna o serviço mais simples e fácil de se fazer. Redução dos custos Os custos também são diretamente impactados pela padronização de processos, com uma lógica similar à do item anterior: se foram estabelecidos padrões de controle gastos baseados em boas práticas da gestão de projetos, as operações futuras levarão essas melhores formas de controle adiante, criando um ciclo de redução de custos que se sustenta praticamente sozinho. A padronização de processos é muito importante na realidade da gestão de projetos, sendo um passo fundamental para um controle melhor do que está se passando no nível operacional dos mais variados projetos da empresa. No fim das contas, todos se beneficiam: os stakeholders por um modelo de comunicação bem embasado e relevante, a diretoria pela redução de gastos e aumento na qualidade e os próprios gestores de projetos, que conseguem atingir grandes resultados. Se você gostou desse artigo, não deixe de explorar o nosso blog e nossos materiais exclusivos! Temos muito mais para você transformar sua área de gestão de projetos completamente.
5 erros que o gerenciamento de projetos eficaz resolve!
O gerenciamento de projetos é a melhor forma de evitar erros comuns de operação nos projetos da sua empresa, erros que podem parecer pequenos inicialmente, mas que sem a devida atenção podem se transformar em grandes problemas. Por isso, neste infográfico, reunimos os 5 erros mais comuns que o gerenciamento de projetos eficaz resolve, mostrando porque eles normalmente acontecem e o que especificamente a gestão de projetos faz para saná-los. Continue a leitura para saber mais!
Identificar as skills da equipe de projetos é determinante para o sucesso
Cada indivíduo possui certas habilidades e vai adquirindo determinadas competências ao longo da sua jornada. E diferenciar os perfis faz parte de uma boa gestão de projetos. Você conhece as habilidades da sua equipe de projetos? Sabe quais membros do grupo possuem maior conhecimento em determinada área? Reconhece quem sabe lidar com situações de crise? Tem definição de quem está preparado para assumir um cargo de liderança? Essas são algumas perguntas que fazem parte do mapeamento de skills, ou habilidades do time, que aumentam significativamente as chances de sucesso. Neste assunto, temos dois conceitos fundamentais: As hard skills se referem ao que determinado profissional faz, enquanto as soft skills estão relacionadas a como as tarefas são executadas. E a melhor maneira de identificar essas aptidões é o mapeamento das competências, uma ferramenta imprescindível na gestão de projetos. A partir dela, será possível formar times certeiros. Afinal, um grupo de trabalho equilibrado nos níveis de conhecimento técnico e em relações interpessoais só pode resultar em alto desempenho. Com este artigo, você poderá compreender melhor o que significam hard e soft skills e como elas permitem um trabalho mais produtivo e qualificado! Mapeamento de competências Em um mundo globalizado e conectado, as antigas visões de gestão corporativa estão sendo substituídas. O líder eficiente dos dias atuais precisa conhecer as habilidades dos membros da equipe para que todos tenham o melhor desempenho em seus projetos. E, para isso, é preciso mensurar o talento de cada membro. Apesar de as habilidades serem subjetivas, é necessário um bom mapeamento de competências para estabelecer o que cada colaborador vai executar, assim como a sua área de atuação. Isso faz parte do planejamento estratégico da empresa e contribui para o alcance dos objetivos e metas. É um processo que, a partir do levantamento de indicadores, permite identificar características e competências dos profissionais integrantes dos times comandados pelo gerente de projetos. São levados em conta critérios como conhecimento técnico, habilidade em se comunicar, em gerenciar crises, em exercer liderança, em ter bom relacionamento com colegas e stakeholders, sobre coletar e analisar dados relevantes, além de realizar apresentações eficazes. Esse mapa de qualificações e conduta é o que origina a listagem de hard skills e soft skills. As competências, ou hard skills, se referem à capacidade técnica, que pode ser adquirida ou aprimorada por meio de cursos e treinamentos. Já as habilidades, ou soft skills, estão relacionadas ao comportamento daquele profissional perante diferentes situações. Em outras palavras, as soft skills agrupam capacidades mentais e emocionais, e as hard skills integram um universo voltado à técnica. O que são soft e hard skills? A seguir, iremos esclarecer como aplicar esses índices de comportamento como elementos para incrementar a produtividade das equipes de projeto. Soft skills contam sobre o universo humano O mapeamento de habilidades nos leva a entender o nível de inteligência emocional daquele membro do time. O que impacta diretamente na qualidade das relações interpessoais. Soft skills são mais difíceis de ensinar e mensurar, pois estamos falando de competências comportamentais, mentais, emocionais e sociais. Confira alguns itens que se enquadram nesse conceito: Facilidade de comunicação Solução de conflitos Habilidades de negociação Percepção e intuição Gestão de pessoas e colaboração Atitude positiva É preciso destacar que tais características são relevantes em praticamente todos os contextos. Por exemplo, um cargo de liderança na organização, como o de gerente de projetos, exige não apenas conhecimento, mas também soft skills. Além disso, no meio corporativo, cada vez mais surgem as vagas que possuem exigências maiores em termos de habilidades comportamentais, e quem estiver mais preparado vai se destacar entre os demais candidatos e profissionais. Hard skills referem-se a saber fazer As hard skills, por outro lado, estão relacionadas aos conhecimentos adquiridos. São as habilidades técnicas do profissional que entram em jogo, nesse caso. Falamos, portanto, de um conjunto de competências mais facilmente aprendidas e cujo processo de mapeamento e testagem também tem maior simplicidade. Além disso, as aplicações são relativamente específicas dentro da empresa. Alguns exemplos de hard skills são: Domínio de Excel avançado Programação Contabilidade Estatística Inglês comercial Resolução de problemas logísticos Mecânica de motores Domínio de PHP Vale ressaltar que muitas funções na execução de projetos exigem conhecimento profundo sobre determinado tema, mas também é preciso habilidades inter e intrapessoais para colocar tudo isso em prática. Por isso, é mandatório entender o conjunto ideal para cada integrante de um time de projetos. Esse é o caminho de sucesso na montagem de equipes eficientes. É preciso entender o perfil comportamental e técnico que vai funcionar naquela determinada atividade, para que a engrenagem performe da melhor maneira possível. Sem mapeamento de skills, não há gestão de projetos É comum a referência às hard skills como o que se faz e às soft skills sobre como você faz. Portanto, os dois modelos se complementam e garantem um quadro de profissionais motivados e qualificados na busca dos objetivos estratégicos, o que leva a uma maior produtividade. Esse equilíbrio é tão importante, que a presença de um em maior expressividade do que outro compromete o bom andamento dos projetos. Imagine que só existam profissionais técnicos em sua equipe. Isso pode implicar em problemas de relacionamento. Agora, membros que apenas se destacam no trato social e não possuem conhecimento técnico adequado atrapalham a execução do que foi planejado. Então, na hora de montar um time, é preciso escolher profissionais com características distintas e que promovam essa estabilidade. Tudo começa com um bom mapeamento das competências, como citado no começo do artigo. Isso permite investimentos assertivos em cursos ou atividades que despertem o desenvolvimento das habilidades interpessoais e técnicas de cada um. Para saber mais sobre gerenciamento de projetos, confira os muitos e excelentes conteúdos que disponibilizamos. Basta acessar nosso blog, disponível no site, onde você também acompanha soluções para o bom gerenciamento de projetos.
