Como melhorar o processo de definição de escopo de um projeto
O escopo é uma parte fundamental de um projeto, já que contém todo trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado, incluindo características e funções. Aqui no blog, já abordamos as principais diferenças entre escopo de produto e de projeto, mas não dicas práticas para melhorar o processo de definição do escopo. Neste blog post, separamos maneiras de você otimizar essa etapa de planejamento e garantir melhores resultados. Para que serve o escopo de um projeto? O documento deve conter os resultados que o projeto deve gerar, assim como condições e termos em que será realizado. Tudo para que o projeto seja bem-sucedido, respeitando entregas, prazos, custos, requisitos e leis. Mas, para isso, o documento precisa ser desenvolvido e compartilhado com toda a equipe envolvida, que precisa concordar com os termos e premissas da declaração. Dicas para aprimorar o processo de definição de escopo Ao definir o escopo do projeto de forma eficaz, o gestor consegue evitar falhas de cronograma e de orçamento, além de entregar um produto de acordo com as expectativas do cliente. No entanto, quando o escopo é mal elaborado, os problemas gerados vão de retrabalho até o completo desastre. Mesmo que a equipe consiga encontrar caminhos alternativos para a execução do projeto, provavelmente o resultado final não será satisfatório, seja por atraso ou por não conformidade. Um escopo com falhas também vai gerar um cliente insatisfeito, que pediu uma coisa e recebeu outra. Essa insatisfação pode criar um conflito dentro da própria equipe, que, na busca por um culpado, esquece de analisar e estudar o escopo. Para evitar isso, e aprimorar cada vez mais o processo de definição de escopo, separamos algumas dicas essenciais. Confira: Certifique-se de que todos entenderam o objetivo do projeto. Somente dessa forma haverá consenso quanto ao resultado que deve ser buscado e atingido. Escute o cliente com atenção. Assim, você pode sugerir o que ele precisa para resolver o problema, e não apenas concordar com o que ele pede para ser feito. Saiba o que o cliente não quer. Não adianta ficar empurrando algo no escopo se o cliente sinalizar que não deseja aquilo. Afinal, é ele quem está pagando e você precisa entregar uma solução adequada. Defina com o cliente o que não vai ser feito no projeto. Este senso de realidade evita que o cliente comece a pedir coisas mirabolantes quando o projeto começar. Determine recursos necessários. Levante o que será preciso para que o projeto seja realizado. Defina prioridades. Há os requisitos obrigatórios e os desejáveis, que devem ser marcados segundo a prioridade do cliente. Seja realista. Não adianta dizer que vai fazer várias coisas se essas tarefas não têm condições de serem realizadas (seja por recursos humanos, financeiros ou de tempo). Chame a equipe de projeto para a reunião de definição do escopo. Assim, dúvidas e problemas técnicos podem ser levantados e solucionados antes do início do projeto. Proteja o seu escopo. Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução raramente cumprem o cronograma e acabam estourando o orçamento. Documente meticulosamente. Um escopo é quase um contrato, embora não contenha cláusulas de penalidade ou rescisão. É muito comum quando o produto começa a tomar forma que o cliente fale: “não é bem isso que eu queria”. Evite este tipo de estresse detalhando ao máximo o escopo, confirmando informações e evitando interpretações diversas. Ele servirá como prova e guia dos seus resultados. Fuja do Scope Creep. O termo se refere ao aumento descontrolado do produto do projeto sem ajustes de tempo, custos e recursos. Evite o Gold Plating. Dar ao cliente mais do que o necessário, ou seja, o que não está no escopo, pode trazer prejuízo para a empresa. Ao começar um projeto, lembre-se de que o objetivo final do escopo é o sucesso. Por isso, preste bastante atenção no processo de definição de escopo de um projeto antes de começar, de fato, sua execução. Ficou com alguma dúvida? Compartilhe conosco nos comentários ou entre em contato!
Você sabe o que é resiliência em gestão de projetos?
Em um ambiente de negócios atual bem mais complexo, liderar equipes de projetos tornou-se uma atividade extremamente estratégica. Essa liderança exige do gestor de projetos uma característica fundamental: resiliência. Você sabe o que é isso? Se ainda não sabe, vamos explicar por que a resiliência em gestão de projetos é fundamental para manter uma equipe focada e capaz de lidar com diferentes cenários e desafios. O que é resiliência? O que fazer quando tudo dá errado? A resiliência é uma competência essencial para lidar com problemas com o máximo de flexibilidade, adaptando-se às condições desfavoráveis. Em meio a crises e grandes transformações que um projeto pode gerar, essa competência tem sido cada vez mais procurada nos profissionais. Ao recuperar-se e ajustar-se facilmente a mudanças, o profissional transforma o estresse em energia positiva. Características de profissionais resilientes Pessoas que lidam bem com estresse físico e psicológico geralmente acreditam em três coisas que profissionais menos resilientes acabam esquecendo diante de problemas: Comprometimento: o projeto é importante e por isso vale a pena se empenhar. Controle: suas ações são capazes de influenciar o resultado dos acontecimentos. Desafio: enxergam exigências de um projeto como oportunidades, e não como ameaças. Como a resiliência afeta a gestão de projetos A resiliência pode gerar vantagem competitiva em projetos, já que ajuda na condução de conflitos e situações de crise. Há diversos benefícios em manter o foco diante das adversidades na execução de um projeto. Com uma equipe mais resiliente, o ambiente de trabalho fica mais equilibrado, agradável e fomenta a troca de ideias e os feedbacks. Veja alguns dos benefícios da resiliência em uma equipe de projetos: Emoções controladas; Maior empatia; Articulação em apoios estratégicos; Proatividade; Flexibilidade; Mais iniciativas para tomada de decisões e resolução de problemas; Persistência na resolução de problemas; Maior compreensão do projeto como um todo. Em suma, uma equipe mais autossuficiente, flexível e articulada poderá lidar facilmente com problemas e desafios ao longo do projeto, atuando com o mesmo senso de propósito. Dicas para desenvolver resiliência em gestão de projetos A resiliência é uma habilidade, podendo ser aprendida e desenvolvida por qualquer pessoa. Veja, abaixo, algumas dicas para desenvolvê-la: Idealize os objetivos do projeto, já que sonhar com um projeto é confortante e reduz a ansiedade; Utilize métodos práticos de gerenciamento; Mantenha a harmonia, ponto de apoio essencial para recuperar-se; Amplie os conhecimentos e a autoconfiança; Assuma riscos calculados; Use a criatividade para solucionar problemas complexos; Pratique esportes, métodos de relaxamento e meditação; Seja mais otimista; Aprimore o senso de humor para desarmar os pessimistas; Saiba diferenciar quem você é dos resultados do que você faz; Permita-se sentir e recuar para, em seguida, retornar ao estado original. Ser criativo e encontrar soluções, ainda que com poucos recursos, é um desafio diário na rotina de um gestor de projetos. Mesmo assim, a resiliência é, mais do que nunca, valorizada pelo mercado de trabalho. Quem não quer em sua equipe alguém capaz de se manter otimista e com alto desempenho mesmo em situações adversas? Você sabia que a inteligência emocional é uma capacidade que tem tudo a ver com resiliência? Saiba mais sobre inteligência emocional na gestão de projetos!
Checklist: preciso de uma consultoria em gestão de projetos?
Você já se viu em uma situação em que um projeto tinha tudo para dar certo, mas fracassou? Provavelmente, depois disso, todos procuraram culpados, mas acabaram encontrando diversas falhas e erros (muitas vezes próprios) pelo caminho. O problema nesses casos é que o gerenciamento do projeto não foi realizado corretamente. E, quando erros passam a se repetir nas diversas tentativas, o resultado é frustração, prejuízo além de dinheiro e tempo jogados fora. Se você percebeu que tem algo errado com a área de projetos da sua empresa, já é um bom sinal. Sabemos que a gestão de projetos é um conjunto complexo de processos, técnicas e ferramentas. Por causa disso, às vezes, a melhor maneira de otimizá-la é pedindo auxílio de quem é especialista na área. Uma consultoria em gestão de projetos, por ser um agente externo, isento de conflitos e com uma visão ampla, será capaz de administrar expectativas, analisar e implantar uma metodologia alinhada aos objetivos organizacionais e às expectativas da sua empresa. Checklist: sua empresa precisa de consultoria em gestão de projetos? Consultores em projetos podem descobrir os pontos fortes da área de gestão de projetos e potencializá-los, mas também encontrar os gargalos e falhas, orientando o gestor a reorganizar o tabuleiro, jogando com segurança, critérios, inovação e estratégia. Apostar em uma consultoria em gestão de projetos pode ser a garantia de que seus projetos terão competitividade. Se você não tem certeza de que precisa de uma consultoria, confira o checklist com sinais para identificar o momento de contratar o serviço: Você não sabe a metodologia que combina com seu negócio Embora algumas organizações tentem implementar metodologias de gestão de projetos, muitas delas falham ao tentar isso por conta própria. Não é um treinamento de poucas horas que vai tornar os colaboradores aptos a definirem a metodologia mais adequada para a realidade e natureza de um negócio. A metodologia é uma abordagem usada como guia (um compilado de etapas e processos) pela equipe de projeto durante o desenvolvimento do plano do projeto. Portanto, ela é um fator crítico de sucesso. Além de melhorar o desempenho durante a execução, também cria as condições para aumentar a confiança dos clientes. Isso significa que se sua empresa escolher a metodologia inadequada, ela será ineficaz. Uma consultoria pode ajudar no dimensionamento da metodologia conforme a natureza e o porte dos projetos. Por exemplo, no desenvolvimento de um produto, será que é melhor usar um fluxo linear, com cada etapa dependente da anterior, ou será mais eficiente usar um fluxo circular, com vários grupos desenvolvendo ao mesmo tempo? Para responder a essa pergunta, a consultoria avalia todos os fatores, como tamanho da equipe, porte da empresa, tipo do projeto, prazos etc. Você não tem certeza sobre a viabilidade de um projeto Fazer a análise de viabilidade de um projeto reduz os riscos e garante que as informações críticas sejam analisadas e documentadas. É a garantia de que os processos irão funcionar sem problemas e de que o projeto será finalizado. Se sua empresa não consegue identificar prioridades estratégicas, principais stakeholders e, claro, a capacidade financeira, jamais saberá, de fato, a viabilidade de um projeto. Não saber qual é o potencial financeiro do seu projeto, por exemplo, é sinal de que você precisa de uma consultoria urgentemente. Isso porque, para ter sucesso nos negócios, você precisa saber se um projeto é economicamente viável e se os resultados fazem sentido para a empresa em determinado momento. Você não possui um método para gestão do portfólio de projetos Fazer a gestão do portfólio de projetos é uma garantia de que as necessidades da empresa na administração dos seus produtos e serviços por meio de projetos está garantida. Se sua organização não tem um método bem definido, está perdendo benefícios para a tomada de decisão baseada em informações estratégicas e prioridades. Contratar uma consultoria em gestão de projetos pode ajudar a equilibrar os critérios táticos e estratégicos usados nas políticas de prioridades dos projetos. Você sente a necessidade de suporte ou acompanhamento da equipe Um consultor tem uma visão privilegiada em relação à empresa e é contratado para essa função específica. Como ele enxerga tudo da perspectiva externa, não viciada e não influenciada pelas expectativas dos participantes da empresa, além de atuar com dedicação exclusiva dentro do prazo estipulado, ele consegue dar o suporte necessário e acompanhar a equipe de perto. Assim, enquanto os colaboradores estão concentrados em suas tarefas, o consultor pode focar em problemas específicos, ajudando a solucioná-los. Você quer montar um escritório de projetos (PMO) Caso o gestor queira montar um centro de apoio ao gerenciamento de projetos (Project Management Office), é recomendável que contrate uma consultoria para auxiliá-lo. Empresas que sentem a necessidade de adotar as técnicas de gerenciamento de projetos e, ao mesmo tempo, de um sistema padrão que garanta a nova forma de condução destes projetos podem usar o apoio de uma consultoria na criação do plano de projeto e do escritório de projeto (PMO). Os projetos não estão gerando o resultado esperado Quando os projetos estouram prazos e orçamentos, significa que algo está errado e precisa ser revisto. Ao contratar uma consultoria em gestão de projetos, é realizada uma auditoria de processos de gerenciamento de projetos, que vai identificar os problemas já existentes bem como os potenciais. Ao encontrar as áreas de melhorias em um projeto, a consultoria irá ajudar o gestor a criar soluções imediatas e realistas, economizando tempo e dinheiro a longo prazo. Se você se identificou com algum(ns) dos pontos da checklist, significa que é hora de procurar uma consultoria adequada ao perfil da sua empresa. Procure por uma empresa com experiências que correspondam às suas necessidades e que se encaixem no orçamento. Precisa de um diagnóstico e recomendações voltados à gestão de projetos? Converse com nossa equipe.
Como integrar recursos humanos à gestão de projetos
A área de recursos humanos passou a assumir função estratégia dentro das empresas. E não é por acaso: melhorando a gestão dos recursos humanos, é possível observar ganhos de 20% a 50%, de acordo com o PMI – Project Management Institute. Por isso, integrar recursos humanos à gestão de projetos pode ser uma alternativa mais eficaz de ganhar competitividade do que investir em outras áreas e processos. Nesse cenário, o gerente de projetos deve entender de gestão de pessoas, já que os resultados dos projetos dependem diretamente do conhecimento e das habilidades de sua equipe. Entender e utilizar os recursos humanos para inspirar os stakeholders vai ajudar no trabalho em conjunto e facilitar o alcance dos objetivos do projeto. Por que recursos humanos na gestão de projetos são fundamentais? A gestão de recursos humanos integrada à gestão de projetos é fundamental, já que são os profissionais que determinam o sucesso ou fracasso dos projetos. Assim, além de uma equipe com gente bem qualificada, deve-se saber gerenciá-la. Em um ambiente de alta competitividade, as organizações que querem sobreviver precisam de algum diferencial. E esse diferencial pode ser encontrado em seus recursos humanos. Mas é aqui que começa o desafio. Mesmo que os gestores de projetos saibam das necessidades especiais de cada membro da equipe, na maioria dos casos, eles são essencialmente orientados para tarefas. Portanto, ainda que delegar tarefas seja uma das principais funções do gestor, ele precisa buscar maneiras de maximizar a capacidade produtiva por meio do desempenho de sua equipe. Motivação na gestão de projetos: o papel do gestor Um líder deve criar um ambiente encorajador, em que a comunicação seja aberta e eficaz. Além disso, a motivação e comprometimento também devem ser fomentados, já que incentivam os profissionais a produzirem o seu melhor e gerarem resultados de extrema qualidade. É a motivação que movimenta os profissionais e fornece a energia necessária para concluir tarefas dentro de um projeto. Por isso, quando encontramos uma equipe altamente motivada, notamos que há um corte significativo de custos, maior qualidade nas entregas e também alta produtividade. Já na falta de motivação dentro das equipes, há conflitos, estresse, pouca confiança e baixa produtividade. Teorias de motivação: como integrá-las à gestão de projetos As teorias motivacionais ajudam a identificar e analisar os fatores que estimulam o comportamento dos profissionais. Essas teorias levam em conta três estímulos do comportamento humano: ganho material, realização pessoal e reconhecimento social. Por causa disso, são ferramentas que podem ser utilizadas para que o gestor compreenda, influencie e preveja as atitudes dos membros da equipe. Existem diversas teorias motivacionais, mas iremos abordar as duas principais: Teoria da Hierarquia das Necessidades Abraham Maslow, autor da teoria, enxergava a motivação humana como uma hierarquia de cinco necessidades: das mais básicas até as mais elevadas de autorealização. 1ª Fisiologia: geralmente é atendida nas organizações, com um ambiente de trabalho adequado à saúde dos profissionais, água, lanche, iluminação etc. 2ª Segurança: também pode ser facilmente atendida, com um local de trabalho protegido e estável. 3ª Amor/Relacionamento: caso os colaboradores não se sintam parte integrante da organização, sentem-se frustrados e provavelmente não responderão às oportunidades e incentivos das próximas necessidades. 4ª Estima: é preciso fomentar o desejo de realização, competência e reconhecimento. É natural que os profissionais queiram fazer um bom trabalho e sentir que estão realizando algo importante. Por isso, o gestor de projetos deve integrar a equipe e deixá-la a par dos benefícios e importância do projeto do qual farão parte. 5ª Realização pessoal: são as necessidades de crescimento que uma pessoa possui. Isso inclui a realização, o aproveitamento de todo o potencial próprio e fazer o que se gosta. A conclusão a que se chega é que não adianta colocar esforços para fomentar realização pessoal dos membros da equipe se as necessidades anteriores ainda não foram, pelo menos, parcialmente satisfeitas. Por isso, é necessário identificar em que nível da pirâmide cada profissional está para investir em estratégias mais adequadas às suas demandas. Teoria dos Dois Fatores Para Frederick Herzberg, satisfação e insatisfação no trabalho são resultados de dois conjuntos separados de fatores: higiênicos e motivantes. Fatores higiênicos: são relativos às ferramentas e estruturas oferecidas pela organização e compreendem salário, condições de trabalho e política da empresa. Os fatores higiênicos são independentes dos fatores de motivação, ou seja, o profissional pode ser altamente motivado no trabalho e estar insatisfeito com o ambiente corporativo. Além disso, quando estão presentes, não causam, necessariamente, motivação do colaborador. Porém, ausentes, causam insatisfação. Fatores motivantes: são fatores que causam motivação em relação ao trabalho. O gestor deve ajudar a equipe na busca por realização, reconhecimento e progresso, já que esses fatores estão relacionados ao conteúdo do projeto e às recompensas pelo desempenho profissional. Independentemente da teoria escolhida, a nova realidade com que o gestor de projetos precisa conviver inclui a gestão de recursos humanos no projeto. Por isso, a saída está na integração com a área de recursos humanos, que pode apoiar o gestor, fornecendo informações e dados acerca das competências da equipe, além de ferramentas que auxiliem no gerenciamento dos colaboradores. Mesmo que o gestor prepare-se e planeje-se para lidar com todos as atividades, recursos e pessoas do seu negócio, é normal que imprevistos e desafios surjam. Por isso, que tal saber mais sobre a resiliência em gestão de projetos?
Infográfico: quais são os melhores softwares para gestão de projetos?
Quais são os principais softwares utilizados em uma boa gestão de projetos? Tomando como base alguns dos parâmetros do PMI – Project Management Institute, conforme apresentados no PMBOK – Project Management Body of Knowledge, apresentamos no nosso infográfico alguns softwares que podem auxiliar (e muito) a gestão das áreas a seguir: escopo, tempo, custos, riscos, comunicação e RH. Principais softwares para a gestão do seu projeto
