Gestão de projeto: você já definiu os produtos para este ano na sua empresa?
Escolher em que tipo de produtos sua empresa irá investir e dedicar tempo e esforço não é algo tão simples. Definir os produtos é uma decisão que envolve muito planejamento. E mais que isso: deve ser uma decisão tomada com antecedência, para que a gestão dos projetos possa ser feita com qualidade! Por que definir os produtos com antecedência? Para definir um produto ou serviço, você precisa analisar se sua ideia será uma oportunidade de negócio ou inviável para o momento (orçamento, público, economia, etc.). Nem sempre o que parece uma boa ideia será um produto adequado para o mercado. Por causa disso, é necessário avaliar com antecedência e ser realista. Dessa forma, fica mais fácil para a equipe de gestão de projetos trabalhar, com tempo, planejamento e recursos. No entanto, é muito comum deixar tudo para o meio do ano, o que acaba prejudicando o desenvolvimento do produto e atrasando as entregas. O resultado: o produto não sai como esperado, consome mais tempo e gera mais custos de produção. O que deve ser feito para definir os produtos da empresa? Depois de estabelecer os objetivos do projeto, é chegado o momento de definir o produto ou serviço que atenda, de fato, a esses objetivos. Será um produto de marketing? Uma nova ferramenta interna? Um serviço? Suas ideias são oportunidades de negócio? Depois de listar ideias de acordo com seus objetivos, avalie se realmente são boas oportunidades de negócio. Existem algumas perguntas básicas para descobrir se o produto é viável, antes de investir tempo e dinheiro no projeto. Existem consumidores dispostos a pagar por este produto ou serviço? Há tempo e capital suficientes para investir no projeto? Existem pessoas qualificadas na equipe (ou budget para contratar profissionais) para executar o projeto? O projeto irá agregar valor à empresa? Produção Como será produzido seu produto ou serviço? Que tecnologia será necessária? De qual material será feito? Será desenvolvido artesanalmente ou industrialmente? Quais as ferramentas necessárias e como será feito o controle de qualidade? Essas são apenas algumas questões que deverão ser respondidas com antecedência, antes do início do projeto. E como os produtos possuem padrões, o nível e qualidade deverão ser definidos na etapa inicial e todos os envolvidos no projeto deverão estar de acordo com o objetivo final. Mapeamento dos stakeholders Stakeholders são os interessados em um projeto e que podem, de alguma forma, influenciar no sucesso do produto. Você terá que “vender” para todos eles sua ideia e a forma como será executada. Além disso, é preciso assegurar-se de que as expectativas e necessidades de todos os stakeholders sejam reconhecidas e consideradas. Distribuição Como será feita a distribuição do produto nos pontos de venda? Defina se o modelo será distribuído em pontos de venda físicos ou virtuais, ou por intermediários. Essa escolha deve ser justificada. Se o produto é interno, é importante definir quais canais serão utilizados para a disponibilização do produto: intranet, e-mail, site, instalação por profissionais de TI em cada departamento etc. Estratégias Promocionais Além de produzir e distribuir seu produto, você terá que promovê-lo para que o consumidor final o conheça e o compre. Essa divulgação pode ser feita em meios de comunicação em massa (TV, rádio, jornal), na internet (blogs, anúncios, mídias sociais), na intranet, em pontos de venda, entre outras opções. Novamente, é preciso justificar quais desses meios são mais adequados para o produto a ser desenvolvido e para o público-alvo, é claro. Percebeu quantos pontos devem ser analisados para que seu produto seja um sucesso? Antecipar a definição de produtos para o início do ano é um modo de evitar atrasos e excesso de trabalho acumulado. Assim, fica mais fácil detectar eventuais falhas e corrigi-las a tempo. Sua empresa já decidiu os produtos para este ano? Continue acompanhando o blog da Planit e saiba mais sobre gestão de projetos!
Gestão do tempo: gerenciando projetos com produtividade
Os atrasos na conclusão dos projetos são comuns, porém danosos. Ainda que quase 90% dos projetos (de TI) apresentem atrasos no cronograma, segundo um estudo do Standish Group International, nenhum gestor quer que isso aconteça. Atrasos de projeto podem comprometer o custo, retardar a entrega de produtos e, consequentemente, o início da operação. Por que será, então, que mesmo sabendo desses prejuízos, quase nenhum projeto termina no prazo previsto? Resposta: gestão do tempo ineficaz. O que é gestão do tempo A resposta não é única, mas a gestão do tempo tem grande peso no atraso de projetos. De acordo com o guia PMBOK, gerenciar tempo significa administrar todos os processos necessários para terminar o projeto no prazo estimado, desde o planejamento até a entrega final. A gestão de tempo demanda disciplina e um monitoramento eficiente e constante. Só assim será possível corrigir, em tempo hábil, eventuais problemas com prazos e impedir que se tornem graves ou mesmo irreversíveis. Importância da gestão do tempo na gestão de projetos Uma coisa é certa: não há como garantir que um projeto terminará no prazo. No processo de execução, ocorrem mudanças, situações inesperadas e, às vezes, incontroláveis – imagine, por exemplo, uma grande tempestade que causa a falta de energia por vários dias. Porém, o gerenciamento de tempo de um projeto oferece ferramentas para prever, minimizar e evitar atrasos. No pior dos casos, mostra com antecedência que um prazo não será cumprido. A gestão do tempo ajuda a calcular o tempo gasto para desenvolver o projeto por meio da definição e do sequenciamento de atividades, da estimativa dos recursos necessários, da duração das etapas e do desenvolvimento e controle do cronograma. Este processo é extremamente necessário, já que os atrasos na entrega de um projeto podem gerar quebra de contrato, multa por atraso e prejuízos na imagem da organização. Dicas e métodos para aumentar a produtividade e eficiência A gestão de tempo é um aspecto importante para a qualidade de um projeto. Isso porque ao aproveitar o tempo da melhor forma, o gestor consegue fazer mais e melhor com tempo e orçamento. Abaixo, você confere algumas dicas para otimizar o seu tempo gerenciando projetos: 1. Organize-se e programe-se Listar as etapas do projeto em andamento e programar o tempo necessário para a execução de cada uma delas é essencial. Assim, você consegue distribuir melhor o tempo e agilizar a execução das tarefas. Isso também ajuda o responsável por cada tarefa a se organizar. 2. Aposte em um sistema de gestão de projetos Um sistema de gestão de projetos mostra as tarefas e o tempo necessário para executá-las. Além disso, é possível ter uma visão holística do andamento do projeto, o que facilita bastante o gerenciamento das tarefas e permite enxergar com antecedência se alguma atividade irá atrasar ou não. 3. Utilize o PMBOK O guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) mostra todas as etapas de planejamento, execução e acompanhamento de projetos. Se você seguir as etapas conforme o livro ensina, as chances de cumprir qualquer projeto no prazo serão bem maiores, seja qual for o tamanho ou complexidade. 4. Distribua tarefas Ao delegar tarefas que não precisam ser realizadas necessariamente pelo gestor, sobra mais tempo para cuidar da gestão do tempo e do projeto em si. Utilize bem sua equipe! 5. Invista na comunicação A comunicação eficaz evita retrabalho, já que uma tarefa não irá sofrer prejuízos por causa de um mal entendido. Ao evitar que tarefas precisem ser refeitas ou que sejam realizadas mais de uma vez (por engano), a comunicação torna-se a base da gestão do tempo em projetos. Variações de escopos, metas, objetivos e interesses dos envolvidos em um projeto tornam as estimativas de tempo um desafio constante. Por isso, a utilização de metodologias eficientes e boas práticas são essenciais para o cumprimento de prazos nos projetos. Ao perceber desvios em tempo hábil, o gestor poderá atuar em suas correções e entregar o projeto no tempo acordado. Como você está gerenciando o tempo na sua empresa? Que tal, agora, saber mais sobre outro aspecto muito importante na gestão de projetos? Leia nosso post sobre gestão de riscos!
Sustentabilidade e gestão de projetos: parceria de sucesso
Ações de sustentabilidade vindas de empresas são essenciais para preservação do meio ambiente. Por isso, existem diversos incentivos do governo, como redução de impostos e financiamentos. No entanto, não são apenas esses os benefícios de aliar sustentabilidade à gestão de projetos. O conceito está sendo incorporado pelas empresas, já que está integrado ao conceito de responsabilidade social. Finalmente, há um consenso de que não há crescimento econômico a longo prazo se não houver progresso social e respeito ao meio ambiente. Por que é tão importante adotar atitudes sustentáveis Quando uma empresa desenvolve um projeto deve levar em conta o impacto que cada ação tem sobre cada stakeholder e também sobre o ambiente em que está inserida. Assim, é extremamente importante agir pautado em três aspectos: econômico, social e ambiental. E, embora muitas organizações ainda deem preferência à dimensão econômica, a transformação rumo à sustentabilidade é inevitável. E o melhor: empresas que adotaram a sustentabilidade como diretriz estão apresentando melhores resultados econômicos. Alguns dos benefícios que atitudes sustentáveis geram são: Contribuição positiva para imagem da empresa; Cumprimento de critérios, protocolos e declarações ambientais; Redução dos impactos ambientais nos processos; Melhoria da qualidade de trabalho; Aplicação de conceitos de consumo consciente e cidadania corporativa. O que sua empresa pode fazer pelo mundo? Para que iniciativas sustentáveis perdurem em uma empresa, é preciso que o gestor de projetos participe ativamente, incentivando todos os colaboradores a participarem. Somente quando todos fizerem sua parte, os resultados irão aparecer. Abaixo, separamos algumas dicas importantes de sustentabilidade para serem implementadas nas empresas que desejam realizar mudanças no ambiente corporativo e no hábito das pessoas. Instalar lixeiras para reciclagem Aos instalar lixeiras próprias para reciclagem e realizar campanhas internas para o seu uso, sua empresa está contribuindo para o descarte correto do lixo. Procure locais estratégicos para colocá-las e mostre para os funcionários que a sustentabilidade começa no ambiente de trabalho. Utilizar recursos da empresa de forma inteligente Quantos papéis e copos de plástico são descartados diariamente na sua empresa? Consumir de forma inteligente também faz parte de uma estratégia sustentável e diminui a quantidade de resíduos sólidos, além de ajudar na redução de custos para a empresa. Ainda tem lâmpadas comuns no ambiente de trabalho? Troque para lâmpadas fluorescentes, que além de durarem até dez vezes mais, ainda podem ser recicladas. Outra dica é trocar o papel comum pelo reciclado, dar preferência para materiais sustentáveis e incentivar a impressão de documentos consciente. Que tal fazer bloquinhos de rascunho com papel já utilizado? Incentivar carona solidária Se há colaboradores que têm a mesma escala de trabalho e moram próximos uns dos outros, por que não irem juntos ao trabalho? Incentivar a carona solidária é só uma das maneiras de reduzir o impacto do ser humano no ambiente. Caso existam funcionários morando próximo ao escritório, incentive-os a substituir o uso do carro pelo transporte público, bicicleta ou mesmo por uma caminhada. O meio ambiente agradece. Economizar energia elétrica Além de economizar na conta de luz, o uso de menos energia também ajuda o meio ambiente. Em dias mais quentes, liberar o uso de roupas mais leves evita que o ar condicionado tenha de ser utilizado na capacidade máxima. Outra dica é desligar o aparelho cerca de meia hora antes do fim do expediente. A instalação de janelas também é uma boa solução, já que melhora a circulação de ar no ambiente e aumenta a entrada de luz. Utilizar tons claros nas paredes vai ajudar que o local fique mais fresco e iluminado. Pensar em uma estratégia de sustentabilidade junto à gestão de projetos é trazer um novo modelo de negócios com uma perspectiva de longo prazo. Ademais, incluir sistematicamente visão e demandas sustentáveis no cotidiano de um projeto e de uma empresa vai ajudar na transição para esse novo modelo de negócios. Nele, os princípios, a ética e a transparência sempre estarão atrelados à implementação de processos e criação de produtos e serviços. Sua empresa se preocupa com a sustentabilidade na gestão de projetos? Compartilhe as iniciativas e os impactos resultantes.
Você já mapeou soft skills e hard skills para maior produtividade em 2017?
Na gestão de projetos, a importância de procedimentos e ferramentas jamais poderá sobrepor o fator humano. Isso porque equipes de alto desempenho não se constituem apenas de conhecimento técnico, mas também de relações interpessoais. Para que a produtividade seja maior, os colaboradores precisam desenvolver constantemente habilidades conhecidas como soft skills e hard skills. Você sabe quais são as habilidades dos membros da sua equipe de projetos? O que são soft e hard skills? De forma simples, as soft skills agrupam as capacidades mentais e emocionais, enquanto as hard skills correspondem às capacidades técnicas, ou seja, mais lógicas. Soft Skills São as competências comportamentais, mentais, emocionais e sociais. Pessoas com um bom nível de soft skills têm alta inteligência emocional, o que impacta diretamente na qualidade das relações interpessoais. Essas habilidades são mais difíceis de serem ensinadas e mensuradas. Veja alguns exemplos: Pensamento crítico e criatividade: ajuda a trabalhar com colaboradores e stakeholders a fim de alcançar soluções inovadoras e propor novas ideias. Facilidade de comunicação: a habilidade facilita a interação entre colegas, permitindo a abertura de novas oportunidades e incentivando o fluxo de informações. Solução de conflitos: competência fundamental para um gestor de projetos, que nunca deve impor argumentos ou fazer do seu jeito, mas encontrar uma solução que seja adequada para todos os envolvidos. Habilidades de negociação: permite entender até quando ceder e com o que não é possível se comprometer. É uma habilidade complementar à solução de conflito. Percepção e intuição: observar o panorama e determinar possíveis cenários, facilitando a tomada de decisão, evitando uma determinada situação ou agindo proativamente quando necessário. Gestão de pessoas e colaboração: projetos geralmente envolvem a colaboração entre pessoas de diferentes cargos, personalidades e conhecimentos que devem trabalhar na direção de um objetivo comum. Essa habilidade é fundamental em uma equipe de projetos. Positivismo: enfrentar problemas e motivar os colaboradores é essencial para o andamento e continuidade dos projetos. Hard Skills São as habilidades técnicas do profissional, normalmente relacionadas com conhecimentos profissionais, ferramentas e técnicas. Boa escrita e leitura, conhecimento sobre um software ou assunto são alguns exemplos. Nota-se que estas competências técnicas são ensinadas e podem ser facilmente testadas e medidas. Alguns exemplos: Domínio de Excel avançado Certificação do PMI Certificação PMP Programação Contabilidade Estatística Inglês comercial Resolução de problemas logísticos Estatística Importância para empresa e para a gestão de projetos Os dois modelos são complementares, já que aliam alto conhecimento técnico com habilidades interpessoais. Se forem balanceados, a empresa terá profissionais motivados e qualificados para ajudá-la a atingir seus objetivos estratégicos, além de aumentar a produtividade em geral. Os profissionais com soft-skills mais desenvolvidas têm habilidades que podem ser bastante úteis em negociações, gerenciamento de conflitos, resolução de problemas e até na motivação de equipes. Já os que apresentam mais hard-skills dominam as habilidades técnicas da área em que atuam, sendo especialistas em determinadas áreas de conhecimento. Seja qual for o tipo de profissional que você tenha na equipe, é importante que ele use suas habilidades para buscar maneiras novas e criativas de ajudar a sua organização. A busca deve ser pelo equilíbrio entre essas habilidades. Se houver só profissionais muito técnicos (hard-skills), o relacionamento entre a equipe pode ficar comprometido. Da mesma forma, se os membros forem extremamente habilidosos no trato social (soft-skills), mas não possuírem conhecimento técnico adequado, o projeto pode ficar parado ou ter qualidade inferior. Por isso, busque profissionais com características distintas e aproveite para mapear aqueles que já estão na sua empresa. Assim, você pode oferecer cursos e promover palestras que incentivem o desenvolvimento das habilidades interpessoais e técnicas de cada um deles. Você já mapeou as habilidades dos colaboradores em 2017? Que tal começar agora e garantir um aumento de produtividade dos seus projetos? Para identificar e entender seus colaboradores, elaboramos um post sobre inteligência emocional, confira!
Como montar uma equipe de trabalho para um projeto eficiente
Montar equipes de trabalho para projetos pode ser uma dor de cabeça para os gestores, já que envolve demandas dos stakeholders, recursos humanos e uma avaliação dos perfis necessários para a equipe. A maior dificuldade está exatamente nisso: seres humanos são diferentes, mas precisam seguir um objetivo em comum para que um projeto seja bem-sucedido. Importância de montar equipes de trabalho coesas e diversas Se uma equipe é integrada, consegue atingir níveis de sucesso de um projeto muito acima das metas. Isso porque utilizar a motivação, uma comunicação adequada e com poucos ruídos, além de respeito e alocação adequada de conhecimentos, resulta em uma equipe unida e eficiente. No entanto, se há conflitos diários, desrespeito e falta de conhecimento técnico, o projeto está fadado ao fracasso. Em um grupo ideal, todos procuram maneiras de fazer seu papel da forma mais eficiente, com menos recursos e em consonância com as ideias da empresa. Mas além disso, precisa haver uma espécie de harmonia e colaboração, que ajuda na hora de vencer obstáculos, superar dificuldades e buscar resultados positivos. Sabe aquele velho ditado de que “a união faz a força?”. Embora seja um clichê, continua sendo a premissa de qualquer projeto eficiente. Processos de seleção e definição de perfil Como, então, selecionar uma equipe de trabalho? Para começar, é essencial desenvolver e aplicar sua inteligência emocional, já que ela vai ajudar, e muito, a identificar talentos, reconhecer habilidades e respeitar diferenças. Além disso, é essencial ter um processo de seleção organizado e alinhado com as necessidades do projeto. Abaixo, separamos alguns modelos de seleção de profissionais, que podem contemplar soft e hard skills. Entrevista A entrevista é a técnica mais utilizada, já que se aplica a qualquer função. Essa técnica permite conhecer muito sobre o profissional, porém, para alguns projetos, não é suficiente. Testes de conhecimentos ou capacidade Estes instrumentos permitem mensurar o grau de conhecimentos profissionais e técnicos, assim como o grau de capacidade ou habilidade exigidos para a função a ser exercida. Podem ser provas orais, escritas ou mesmo de performance (execução de um trabalho ou tarefa com limite de tempo). Testes psicométricos Os testes psicométricos tentam determinar em que porcentagem as aptidões existem em cada pessoa (físicas, intelectuais ou de personalidade) comparadas com padrões de resultado de uma amostra representativa. Testes de Personalidade Esses testes mapeiam traços de personalidade inatos e adquiridos, ou seja, características que distingue este profissional dos outros. Testes de simulação As técnicas de simulação são aplicadas em grupo. Há uma dramatização de um possível acontecimento no futuro e os candidatos devem simular seu desempenho neste contexto. Dicas práticas para montar equipes de trabalho Uma equipe de trabalho deve ser mista. O ideal é mesclar profissionais com diferentes habilidades e perfis (soft e hard skills), para que cada um complemente o outro. Se uma pessoa é pouco comunicativa, mas é bastante focada, pode fazer tarefas que normalmente exigem um grande nível de atenção. Ao mesmo tempo, você pode escolher um profissional mais comunicativo para lidar com atividades que demandem essa habilidade. Conhecendo a fundo as habilidades dos colaboradores, você poderá montar uma equipe mais produtiva, já que, quando alguém atua em uma área em que tem conhecimento e habilidade, a produtividade costuma ser bem maior — e o resultado final também. Veja mais algumas dicas para montar equipes de trabalho para projetos eficientes: Defina os planos e processos: antes de escolher os profissionais, você precisa saber quais atividades serão desenvolvidas, já que cada etapa do projeto necessita de combinações variadas de habilidades (hard-skills). Defina as habilidades de cada membro: agora é o momento de definir o perfil comportamental (soft-skills) necessário para o cumprimento de todas as etapas do projeto. Quais são os comportamentos desejados e não desejados? Está pronto para montar equipes de trabalho para seus projetos? Que tal saber mais sobre a importância da colaboração e sinergia para a gestão de projetos?
