6 dicas para cumprir o cronograma de projetos na empresa
Os atrasos em atividades do cronograma acontecem. Mas eles podem ser gerenciados, de forma assertiva, utilizando as técnicas do gerenciamento de projetos. Saiba como! O cumprimento dos cronogramas de projetos é um dos maiores desafios enfrentados pelas organizações. Quem afirma é uma respeitada pesquisa internacional em gerenciamento de projetos, a PMSURVEY.ORG. Mas como resolver essa dificuldade tão recorrente? A resposta está no gerenciamento de projetos. A implementação das técnicas de gerenciamento de projetos é a ferramenta mais eficaz para qualquer tipo de negócio, ainda mais quando se fala em acompanhar os andamentos dos fluxos e processos. Neste texto, você vai descobrir seis “dicas” para melhorar o gerenciamento dos cronogramas de seus projetos. Elas permitirão a você se antecipar ao erro, evitando atrasos e mantendo os projetos de acordo com o prazo, sem grandes dificuldades. Aposte no gerenciamento de projetos O descumprimento de cronogramas pode acontecer em qualquer projeto, independente do ramo do negócio. A gestão de projetos é fundamental para mitigar esses riscos. O gerenciamento de projetos permite medir o custo com exatidão, entender os riscos que serão enfrentados e a melhor forma de lidar com eles. Cumprir as metas estipuladas tem relação direta com o sucesso do empreendimento. Portanto, garantir que a perda de prazos não se torne regra é uma responsabilidade muito importante. Ela deve ser assumida com seriedade pelos gerentes de projetos e refletida por todos os envolvidos – da alta administração às equipes executoras. Por que ocorrem descumprimentos de cronogramas de projetos? São muitos os motivos que levam os trabalhos a saírem do prazo definido. Eles podem ser internos às organizações, portanto são administráveis, ou podem ser externos às organizações, que fogem do controle da empresa. As principais causas dos inconvenientes atrasos estão ligadas a problemas internos no gerenciamento e na execução dos projetos, que dependem somente da equipe envolvida para serem evitados. Esses motivos são: Definição imprecisa do escopo Falta de planejamento de recursos Riscos não identificados e não tratados Falta de comunicação com o cliente Porém, como evitá-los? A rota de fuga dos prazos perdidos Existem, sim, algumas coisas a serem feitas no dia a dia, que possibilitam ao gestor se antecipar ao erro e garantir que o cronograma não sofra alterações. Separamos seis dicas valiosas e práticas. 1. Compreenda as dores a solucionar Primeiramente, entenda com precisão que resultados seu projeto precisa alcançar. Procure conhecer os prazos inadiáveis, as tarefas prioritárias, se existem facilitadores ou obstáculos a monitorar, e qual é o preparo necessário para as etapas mais difíceis ou delicadas. 2. Assuma compromissos viáveis Não ceda às pressões externas. O gestor de projetos precisa ter a consciência e o bom senso de assumir somente os compromissos de entrega que sejam exequíveis pela equipe do projeto. Aqui, entra a construção de uma relação de confiança entre todas as partes envolvidas. Dessa forma, tenha certeza de que o deadline pode ser cumprido, levando em consideração as restrições de tempo, o conhecimento técnico e os recursos disponíveis. Tudo para uma tomada de decisão mais assertiva. 3. Organize, compartilhe e monitore as informações Elabore o cronograma definindo as relações de precedência e sucessão para todas as atividades, das mais simples às mais complexas. O cronograma define a sequência de execução das atividades, além das atividades críticas do projeto. Ele é a ferramenta para calcular os avanços físicos, identificar os desvios de prazo e dar subsídios para o gestor do projeto decidir pelas intervenções que se façam necessárias, a fim de recuperar eventuais desvios de prazo. E atente-se à definição das datas de entrega e tarefas prioritárias, que precisa estar muito clara para os envolvidos, sem margem para desentendimentos futuros. Por isso, as informações devem ser compartilhadas com a equipe, para que todos conheçam seus papéis e responsabilidades. 4. Anote datas importantes e compromissos Faça anotações sobre os principais compromissos assumidos e os marcos mais importantes. Ao criar lembretes regulares, o gerente de projetos é capaz de exercer melhor o controle das pendências, bem como manter um projeto dentro do prazo. Podem ser usados post-its, anotações em agenda, sinalização em calendários, ou até softwares que ajudam a exibir os pontos críticos e as demandas em atraso. 5. Desenvolva materiais de apoio No gerenciamento de projetos, uma grande quantidade de documentos é gerada, tais como a estrutura analítica do projeto, o cronograma, o orçamento, planilhas diversas, relatórios etc. Eles devem estar organizados de forma que o acesso pela equipe de projetos e pelos stakeholders seja facilitado. Uma sugestão é utilizar plataformas de armazenamento e compartilhamento em nuvem, como Google Drive e Dropbox, para tornar tudo mais rápido e fácil. 6. Forme um bom time Não podem faltar especialistas, profissionais com larga experiência no tipo de projeto que está sendo desenvolvido. Mas é muito importante compor uma equipe heterogênea, composta por pessoas com diferentes habilidades e, até mesmo, provenientes de mercados diversos. É o ideal para fomentar a inovação dos processos, por exemplo. O apoio especializado da Planit Um plano claro e o gerenciamento de projetos correto são determinantes para a produtividade que evita atrasos de projetos. E nada melhor do que escolher uma empresa que é referência na gestão de projetos para alcançar essa excelência. Faça contato com a Planit e converse com a nossa equipe de especialistas. Estamos preparados para ajudar você no cumprimento do cronograma dos projetos!
