O status report é peça crucial para atualizar todas as partes interessadas sobre o andamento do projeto e otimizar os processos. Uma boa preparação desse documento é determinante para uma assertiva gestão na área.
O relatório de status de projeto é um documento simples, mas muito importante. Ele existe para o gestor, o cliente e a equipe interna atualizarem, de forma periódica, todos os envolvidos a respeito do processo de execução.
O status report é fundamental para o perfeito andamento dos fluxos e processos, além de trazer mais segurança, pois o investimento dos recursos irá resultar no cumprimento dos objetivos pretendidos.
Diante disso, é indispensável ter pleno domínio de como fazer um bom relatório de status de projeto, de modo que ele seja completo e eficaz em seu propósito. Com as estratégias que elencamos, será possível economizar tempo e otimizar a gestão.
Por que o status do relatório de projeto é importante?
Relatórios de status do projeto são atualizações programadas sobre o progresso do trabalho de execução. Quando bem formulados, acabam respondendo às perguntas dos diversos stakeholders antes mesmo que eles as expressem. O ideal é que sejam escritos de forma concisa, fornecendo uma visão ampla sobre os estágios e as iniciativas em andamento.
Fazer relatórios regulares de status do projeto é fundamental para ajudar a manter todos os participantes informados e alinhados. É uma forma de deixar claro o quanto o trabalho está em dia, fazendo com que toda a equipe se sinta confiante.
Além disso, esses documentos são uma excelente ferramenta para melhorar a tomada de decisões e direcionar iniciativas diante de obstáculos e imprevistos. Isso faz deles instrumentos de incentivo à proatividade e ao monitoramento de atrasos e desvios orçamentários.
No relatório de status de projeto, devem constar as metas, os prazos e o que foi gasto, bem como o conjunto global de atividades realizadas e previstas. Essa disseminação de informações é essencial para o time envolvido nas tarefas, bem como para toda a rede de relacionamento interessada na consecução dos objetivos.
Assim, gestores, colaboradores e parceiros são amparados com dados concretos que possibilitam entender o andamento do projeto, tendo segurança quanto à sua execução e resultados.
Conheça mais sobre o status report, seu desenvolvimento e como ele atende a todas essas expectativas.
A preparação e a apresentação adequada do documento
O reconhecido Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) estabelece os relatórios de status como “eventos regulares para a troca de informações sobre o projeto”. É um importante norte conceitual, já que a publicação é considerada um marco na história da gestão de projetos.
O PMBOK padroniza, identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas com a assinatura do Project Management Institute (PMI), que consolida as melhores práticas mundialmente aceitas na área.
Pensando especificamente na preparação do relatório de status, primeiramente é preciso definir uma base de estrutura clara e consistente, que possa ser utilizada em todas as atualizações. A preparação desse modelo deve, também, estar alinhada ao briefing do projeto. Assim, o documento pode ser montado a partir dos seguintes tópicos:
- Informações gerais do projeto: nome, responsável, objetivo, colaboradores e departamentos envolvidos
- Sumário de atividades: deve conter as ações já realizadas, as datas de finalização e a relação entre o cumprimento de orçamento e o prazo
- Metas: foca nas ações seguintes e analisa o alcance ou não do que foi planejado
- Riscos: apresenta os problemas e as soluções encontradas, e mapeia possíveis novos desafios e obstáculos
É preciso ressaltar que o status report deve ser objetivo e conciso, facilitando o entendimento das atividades concluídas, pendências e datas previstas para as próximas ações e estágios. Dessa forma, é válida a utilização de recursos visuais, como gráficos e tabelas, para tornar mais palatável e direta a apresentação dos dados.
Também vale pontuar que o excesso de informações técnicas não agrega em nada e pode, até mesmo, confundir quem avalia o seu trabalho.
Dicas e estratégias para um bom desenvolvimento
Outro fundamento crucial é entender que a elaboração de um relatório de status não é apenas um evento burocrático, mas um momento crítico para a credibilidade e avaliação do trabalho.
Por isso, indicamos a seguir algumas sugestões capitais para a elaboração do status report. São conselhos válidos principalmente para os gerentes de projeto que, nos trabalhos mais complexos, precisam da ajuda dos líderes de área e do time. Confira:
- Participe das reuniões preparado, com dados embasados, sem improvisos ou argumentos baseados no “achismo”. Tenha o relatório como ferramenta para isso.
- Peça que os colaboradores elaborem relatórios contundentes da sua área de atuação no projeto, desde o último documento até o estágio atual.
- Direcione a reunião a partir de um roteiro prévio, no qual constem os tópicos importantes.
- Mencione ações relevantes para o entendimento do panorama atual do projeto. Constam aqui a atuação de cada setor, os investimentos e lucros, as conquistas obtidas e graus de consecução dos objetivos, bem como os novos estágios previstos.
- Delegue a responsabilidade sobre a coleta de informações para as diferentes áreas, sempre monitorando a qualidade e assertividade dos dados levantados.
- Facilite o trabalho de elaboração do documento, deixando um colaborador responsável por relatórios diários, semanais e mensais. Quando for o momento de sistematizar o relatório de status de projeto, as informações já estarão organizadas, possibilitando maior agilidade e precisão.
- Exalte as conquistas e mencione as falhas e correções implementadas. Essas informações devem ser sempre muito transparentes.
- Use softwares e disponibilize esses relatórios na nuvem para o acompanhamento das partes interessadas. Mas é interessante que apenas você, como gestor, e a pessoa responsável pela guarda das informações, possam alterá-las.
Para acompanhar mais conteúdos como esse e absorver estratégias para o gerenciamento de projetos, navegue pelo nosso site.
