Liderança positiva: 5 características de um bom líder
Em tempos de crise, a pressão sobre os colaboradores das empresas cresce ainda mais. Neste cenário, a gestão de pessoas eficaz é requisito para bons resultados. Os líderes se tornam ainda mais fundamentais para as organizações e ambientes de projetos, afinal, eles inspiram, dão segurança e servem como um guia para a equipe. Bons líderes sabem como motivar equipes na superação de obstáculos e desafios do dia a dia das organizações. Pensando nisso, separamos cinco características de uma liderança positiva e quais os impactos dessa prática em equipes e projetos: 1. Autoconhecimento Um profissional que não se conhece e não sabe se guiar, não é um líder. Um líder vai precisar gerenciar suas emoções e deixar de lado aquela frustração, quando ela aparecer. Isso significa que um líder consegue transformar estados emocionais chamados improdutivos (medo, insegurança, depressão, ansiedade, estresse) em combustível para a equipe. Ele sabe que essas emoções não podem se tornar um obstáculo, nem para o projeto, nem para a equipe. 2. Espírito de equipe e comprometimento Um líder sabe que o espírito de equipe é essencial para que um projeto saia do papel. Esses profissionais não ficam apontando o dedo para quem cometeu falhas, mas encontram caminhos para resolvê-las. A liderança positiva também requer determinação, já que sem ela, a equipe pode sentir certa desconfiança em relação ao alcance dos resultados almejados. Quando é necessário, um bom líder também tem humildade suficiente para colocar a mão na massa junto com o time. Outra característica de quem tem espírito de equipe é o comprometimento. Um gestor que falte vários dias da semana ou sempre chegue atrasado não demonstra muito comprometimento com a empresa, não é mesmo? Se ele não mostra como está preocupado com os resultados, por que a equipe deveria se preocupar? Ademais, há o otimismo, intrínseco aos verdadeiros líderes. O líder precisa ser positivo e encorajar a equipe, principalmente em tempos de dificuldade. Ninguém quer um líder negativo dizendo que tudo vai dar errado e que não tem jeito. 3. Bom relacionamento É preciso carisma para conquistar e atrair a simpatia dos colaboradores. Esse magnetismo pessoal ajuda o gestor a conquistar a equipe, o que torna muito mais fácil o relacionamento durante os dias de trabalho. Esse bom relacionamento também depende de uma boa comunicação, clara, objetiva e sem ruídos. Um bom líder consegue explicar a todos quais são as metas a serem atingidas e o caminho para chegar lá. Além disso, líderes não trabalham sozinhos, e geralmente participam de outros grupos, onde existem outros líderes e membros. Por isso, ele precisa criar relações positivas e duradouras, criar vínculos com todos e ouvir o que os membros têm a dizer. Isso não significa deixar todos fazerem o que bem entenderem. Um líder disciplina sua equipe, ou seja, conduz as pessoas para o caminho certo — o que é bem diferente de punir. 4. Criatividade e versatilidade Líderes são criativos, e por consequência, inovadores. Eles pensam “fora da caixa” e não desistem até encontrar uma forma diferente das atuais para solucionar um problema. Esse líder inspira novas ideias, está sempre aberto a sugestões e ao diálogo e clama por críticas construtivas e feedback. Além disso, é preciso ser versátil para lidar bem com mudanças. A versatilidade cria líderes com visão 360º, que permite encontrar soluções mais assertivas e enxergar os processos mais substancialmente. 5. Visão holística O líder com visão holística consegue encontrar alternativas que proporcionam soluções amplas e duradouras. Ele não escolhe logo a opção mais rápida e fácil. Isso significa que ele também sabe dizer não com habilidade, educação e firmeza. Com visão 360º, o bom líder consegue apresentar uma excelente argumentação e convence facilmente os colegas e os subordinados. Dessa forma, mantêm-se o respeito e a confiança conquistados na organização. Em suma, a liderança positiva não consiste apenas em ditar regras e atribuições, mas em seguir junto com a equipe. Que outras características são necessárias para considerar uma pessoa como líder? Comente!
Um bom gerente de projetos também é vendedor
Uma pessoa responsável por gerenciamento de projetos tem muitos pontos em comum com um profissional de vendas. Muitas vezes, mais do que ele sequer imagina. Mesmo que as funções possam ser completamente diferentes na prática, a comunicação multidimensional usada para conseguir manter uma equipe unida e um cliente satisfeito, durante o processo de desenvolvimento de um produto ou serviço, pode ser comparada à habilidade de persuasão que um vendedor aplica diariamente. Mas como exatamente um gerente de projetos se assemelha ao profissional de vendas? Como a comunicação multidimensional realizada por vendedores é necessária para desenvolver uma liderança colaborativa? O gerente de projetos vende seus serviços e habilidades Como gerente de projetos você mostra aos seus clientes de que você tem as habilidades necessárias para entregar os seus serviços com qualidade todos os dias. Não importa se o contrato já esteja assinado, a equipe já tenha começado a produção e a data de entrega esteja próxima. O cliente faz inúmeras ligações cobrando atualizações constantes, e por mais que você consiga levar o gerenciamento de projetos da maneira mais profissional possível, é sempre necessário fazer com que ele entenda que tem o melhor time da empresa, de que a dedicação é sempre constante e que ninguém mais no mercado oferece esse tipo de serviço. Nessa hora você consegue vender todos os detalhes do projeto novamente, lembra que as etapas são complexas e mostrar os pontos principais que elas envolvem. Você sabe bem que falar sobre os profissionais extremamente qualificados que colaboram para fazer o melhor trabalho possível, e como eles foram cuidadosamente escolhidos para atingir os melhores resultados, é uma prática comum que tranquiliza clientes. Por isso você também é um vendedor, usando o seu serviço e o de todos os que trabalham com você para vender suas idéias, todo o tempo. Às vezes você sabe que os problemas podem ser um pouco maiores, como quando o cliente pede alguma alteração e você precisa trabalhar com a liderança colaborativa e balancear os interesses de quem recebe os seus serviços com os da sua equipe. O gerente de projetos vendedor trabalha com liderança colaborativa Quando o cliente fica insatisfeito por conta de um problema que aconteceu durante a produção, ou com o produto final que foi entregue, é quando você como gerente de projetos consegue trabalhar a liderança colaborativa. Aqui é a hora em que seu papel de vendedor se torna mais visível: na mediação entre os interesses da empresa, do cliente, e dos seus próprios usando uma comunicação multidimensional. Bons vendedores conseguem balancear essas demandas quando tentam vender mais – agradando o contratante – por um preço mais baixo, para que o cliente faça a compra, enquanto busca manter os interesses da empresa. Mas você já sabe que em gerenciamento de projetos essa etapa se torna mais complexa, e os argumentos usados quando alguma coisa da errado – protegendo a sua equipe e a empresa – são feitos com calma pedindo a compreensão do cliente. No fim das contas, você como bom vendedor sempre consegue fazer com que o cliente saiba que seus serviços cumprem tudo o que foi prometido, e acaba não duvidando da capacidade do time responsável por conta de um pequeno problema. Mas se isso acontece, você respira fundo e se prepara, para mais uma vez, vender o seu projeto. Você acha que é um bom gerente de projetos vendedor? Deixe um comentário!
6 dicas para cumprir o cronograma de projetos na empresa
Os atrasos em atividades do cronograma acontecem. Mas eles podem ser gerenciados, de forma assertiva, utilizando as técnicas do gerenciamento de projetos. Saiba como! O cumprimento dos cronogramas de projetos é um dos maiores desafios enfrentados pelas organizações. Quem afirma é uma respeitada pesquisa internacional em gerenciamento de projetos, a PMSURVEY.ORG. Mas como resolver essa dificuldade tão recorrente? A resposta está no gerenciamento de projetos. A implementação das técnicas de gerenciamento de projetos é a ferramenta mais eficaz para qualquer tipo de negócio, ainda mais quando se fala em acompanhar os andamentos dos fluxos e processos. Neste texto, você vai descobrir seis “dicas” para melhorar o gerenciamento dos cronogramas de seus projetos. Elas permitirão a você se antecipar ao erro, evitando atrasos e mantendo os projetos de acordo com o prazo, sem grandes dificuldades. Aposte no gerenciamento de projetos O descumprimento de cronogramas pode acontecer em qualquer projeto, independente do ramo do negócio. A gestão de projetos é fundamental para mitigar esses riscos. O gerenciamento de projetos permite medir o custo com exatidão, entender os riscos que serão enfrentados e a melhor forma de lidar com eles. Cumprir as metas estipuladas tem relação direta com o sucesso do empreendimento. Portanto, garantir que a perda de prazos não se torne regra é uma responsabilidade muito importante. Ela deve ser assumida com seriedade pelos gerentes de projetos e refletida por todos os envolvidos – da alta administração às equipes executoras. Por que ocorrem descumprimentos de cronogramas de projetos? São muitos os motivos que levam os trabalhos a saírem do prazo definido. Eles podem ser internos às organizações, portanto são administráveis, ou podem ser externos às organizações, que fogem do controle da empresa. As principais causas dos inconvenientes atrasos estão ligadas a problemas internos no gerenciamento e na execução dos projetos, que dependem somente da equipe envolvida para serem evitados. Esses motivos são: Definição imprecisa do escopo Falta de planejamento de recursos Riscos não identificados e não tratados Falta de comunicação com o cliente Porém, como evitá-los? A rota de fuga dos prazos perdidos Existem, sim, algumas coisas a serem feitas no dia a dia, que possibilitam ao gestor se antecipar ao erro e garantir que o cronograma não sofra alterações. Separamos seis dicas valiosas e práticas. 1. Compreenda as dores a solucionar Primeiramente, entenda com precisão que resultados seu projeto precisa alcançar. Procure conhecer os prazos inadiáveis, as tarefas prioritárias, se existem facilitadores ou obstáculos a monitorar, e qual é o preparo necessário para as etapas mais difíceis ou delicadas. 2. Assuma compromissos viáveis Não ceda às pressões externas. O gestor de projetos precisa ter a consciência e o bom senso de assumir somente os compromissos de entrega que sejam exequíveis pela equipe do projeto. Aqui, entra a construção de uma relação de confiança entre todas as partes envolvidas. Dessa forma, tenha certeza de que o deadline pode ser cumprido, levando em consideração as restrições de tempo, o conhecimento técnico e os recursos disponíveis. Tudo para uma tomada de decisão mais assertiva. 3. Organize, compartilhe e monitore as informações Elabore o cronograma definindo as relações de precedência e sucessão para todas as atividades, das mais simples às mais complexas. O cronograma define a sequência de execução das atividades, além das atividades críticas do projeto. Ele é a ferramenta para calcular os avanços físicos, identificar os desvios de prazo e dar subsídios para o gestor do projeto decidir pelas intervenções que se façam necessárias, a fim de recuperar eventuais desvios de prazo. E atente-se à definição das datas de entrega e tarefas prioritárias, que precisa estar muito clara para os envolvidos, sem margem para desentendimentos futuros. Por isso, as informações devem ser compartilhadas com a equipe, para que todos conheçam seus papéis e responsabilidades. 4. Anote datas importantes e compromissos Faça anotações sobre os principais compromissos assumidos e os marcos mais importantes. Ao criar lembretes regulares, o gerente de projetos é capaz de exercer melhor o controle das pendências, bem como manter um projeto dentro do prazo. Podem ser usados post-its, anotações em agenda, sinalização em calendários, ou até softwares que ajudam a exibir os pontos críticos e as demandas em atraso. 5. Desenvolva materiais de apoio No gerenciamento de projetos, uma grande quantidade de documentos é gerada, tais como a estrutura analítica do projeto, o cronograma, o orçamento, planilhas diversas, relatórios etc. Eles devem estar organizados de forma que o acesso pela equipe de projetos e pelos stakeholders seja facilitado. Uma sugestão é utilizar plataformas de armazenamento e compartilhamento em nuvem, como Google Drive e Dropbox, para tornar tudo mais rápido e fácil. 6. Forme um bom time Não podem faltar especialistas, profissionais com larga experiência no tipo de projeto que está sendo desenvolvido. Mas é muito importante compor uma equipe heterogênea, composta por pessoas com diferentes habilidades e, até mesmo, provenientes de mercados diversos. É o ideal para fomentar a inovação dos processos, por exemplo. O apoio especializado da Planit Um plano claro e o gerenciamento de projetos correto são determinantes para a produtividade que evita atrasos de projetos. E nada melhor do que escolher uma empresa que é referência na gestão de projetos para alcançar essa excelência. Faça contato com a Planit e converse com a nossa equipe de especialistas. Estamos preparados para ajudar você no cumprimento do cronograma dos projetos!
A eficiência do gerenciamento de projetos de implantação industrial nas empresas alimentícias
Os projetos de implantação industrial, em especial os projetos do segmento alimentício, são complexos e exigem atenção a variáveis específicas. Por isso, um adequado trabalho de gerenciamento de projetos faz toda a diferença, gerando eficiência na condução aos melhores resultados. Em nossos conteúdos, constantemente buscamos apresentar princípios que permitam aos nossos leitores construir negócios com mais inteligência e competitividade. Assim, oferecemos orientações fundamentais sobre como reunir conhecimentos, habilidades e ferramentas para o sucesso em momentos de esforço concentrado e temporário na direção de um resultado que supere expectativas. E isso vale na busca por inovar ou aprimorar processos corporativos. Por isso, hoje, trataremos sobre o gerenciamento de projetos na indústria alimentícia. O ramo alimentício se desenvolve em um ambiente bastante competitivo, cujos consumidores são extremamente exigentes, e os processos de produção requerem minuciosos cuidados com a higiene e com a qualidade dos produtos. Isto envolve dinâmicas complexas, com muitos processos, equipamentos, insumos e etapas de produção, o que aumenta o protagonismo do gerenciamento de projetos na implantação industrial para reduzir riscos, manter orçamentos e cronogramas, e atingir resultados satisfatórios. As especificidades da indústria alimentícia Desde início de seu processo de industrialização, por volta de 1920, a indústria alimentícia conta uma significativa importância e participação na economia brasileira. E os números recentes reforçam esse potencial. Falamos de um 2020 que registrou um faturamento de R$ 789,2 bilhões, representando um resultado 12,8% superior ao de 2019. Um dos pontos cruciais para impulsionar ainda mais a atividade do segmento é o investimento em automação industrial, que torna as companhias de alimentos mais competitivas e eficientes. Trata-se de um ciclo virtuoso, que melhora as entregas e dá suporte ao desenvolvimento de novos processos, produtos e modelos de negócios. E para tornar essa engrenagem ainda mais eficiente, é preciso ter um olhar direcionado para o gerenciamento de projetos. Isso garante a assertividade de um trabalho que, via de regra, envolve altos investimentos, grandes times e prazos curtos. A gestão de projetos assume o papel de orquestrar toda essa dinâmica, de forma a alcançar os objetivos. Algo que envolve a aplicação de metodologias e ferramentas que, bem dominadas, permitem o olhar específico, por exemplo, para os projetos da indústria alimentícia. E os benefícios são muito claros, como indicamos em seguida! Por que fazer gerenciamento de projetos na indústria de alimentos? O trabalho de gerenciamento de projetos de implantação industrial, especialmente no segmento alimentício, é altamente vantajoso, por inúmeros fatores. Alguns dos principais são: Promover maior integração entre as áreas e profissionais envolvidos; Promover mais comprometimento com objetivos e resultados; Melhorar os fluxos de comunicação, com tomada de decisões assertivas; As responsabilidades ficam mais bem definidas, as competências do time ficam mais claras e são mais bem aproveitadas, o que impulsiona a produtividade; Permite melhor cumprimento do cronograma e manutenção das previsões de orçamento; Com todos estes fatores em pleno funcionamento, a entrega ganha excelência e os resultados se tornam mais garantidos e evidentes, pois estamos falando de índices potencializados de qualidade e satisfação. O gerenciamento de projetos permite uma execução pautada em eficiência, inteligência e orientada para resultados de todas as etapas dos projetos. Essa visão estratégica se aplica às 10 áreas englobadas na gestão de projetos. São elas: Integração (para unir ações e processos) Escopo (para alinhar requisitos e métodos) Cronograma (para criar a execução sequencial) Custos (para o acompanhamento de orçamento) Qualidade (para monitorar o desempenho durante todo o processo) Recursos (determinando pessoas, equipamentos e insumos necessários) Comunicações (para garantir bom compartilhamento de informações) Partes interessadas (determinando os diferentes stakeholders implicados) Riscos (visando minimizar perigos) Aquisições (para o monitoramento de tudo o que é comprado) O planejamento ocorre a partir de métodos certificados e reconhecidos, para uma definição adequada de escopo, objetivos, time, cronograma e orçamento. Na execução, o gerenciamento de projetos também traz assertividade para o acompanhamento global, com acompanhamento constante das métricas e eventuais ações corretivas rápidas, caso necessário. E a finalização acontece com muito mais competência e eficiência, a partir de relatórios que apontam resultados e analisam as lições aprendidas. A aplicação junto à Kellogg´s Company A experiência da parceria estabelecida entre a Kellogg´s Company e a Planit é um excelente exemplo dos ganhos trazidos pelo investimento consciente em gerenciamento de projetos. A liderança do setor de engenharia da gigante alimentícia, com base no México e head nos Estados Unidos, buscava equacionar a gestão de um dos projetos mais estratégicos do momento para a subsidiária brasileira. A expertise e a percepção de valor da marca Planit fizeram da nossa empresa a alternativa mais adequada. Nossa metodologia de gerenciamento de projetos de implantação industrial permitiu um trabalho focado em estreitar distância e eliminar vulnerabilidades de comunicação que pudessem comprometer o processo de execução. A competência e experiência da equipe que alocamos para o trabalho foram elementos fundamentais e facilitadores dos momentos mais críticos, no percurso de evolução do projeto. O alto grau de efetividade do resultado foi reconhecido, com excelência, pela liderança da Kellogg´s Company. Um atestado de qualidade que nos permite contabilizar esse case, em meio aos muitos trabalhos de alto desempenho e atingimento de resultados mapeados em nossa atuação. A Planit disponibiliza ao mercado uma atuação completa nas diferentes áreas da gestão de projetos. E tudo é executado por um time altamente profissional, experiente e especializado, capaz de dar suporte a etapas estratégicas avançadas, como o desenvolvimento do Escritório de Projetos – PMO da companhia. A Planit atua com foco no perfil e estágio de maturidade de cada negócio atendido, com metodologia referenciada e customizável às necessidades específicas dos clientes. É uma dinâmica pautada em padronização de processos e que leva em consideração parâmetros de acompanhamento que tornam mais fácil e segura a consecução de objetivos.
Gestão de projeto: você já definiu os produtos para este ano na sua empresa?
Escolher em que tipo de produtos sua empresa irá investir e dedicar tempo e esforço não é algo tão simples. Definir os produtos é uma decisão que envolve muito planejamento. E mais que isso: deve ser uma decisão tomada com antecedência, para que a gestão dos projetos possa ser feita com qualidade! Por que definir os produtos com antecedência? Para definir um produto ou serviço, você precisa analisar se sua ideia será uma oportunidade de negócio ou inviável para o momento (orçamento, público, economia, etc.). Nem sempre o que parece uma boa ideia será um produto adequado para o mercado. Por causa disso, é necessário avaliar com antecedência e ser realista. Dessa forma, fica mais fácil para a equipe de gestão de projetos trabalhar, com tempo, planejamento e recursos. No entanto, é muito comum deixar tudo para o meio do ano, o que acaba prejudicando o desenvolvimento do produto e atrasando as entregas. O resultado: o produto não sai como esperado, consome mais tempo e gera mais custos de produção. O que deve ser feito para definir os produtos da empresa? Depois de estabelecer os objetivos do projeto, é chegado o momento de definir o produto ou serviço que atenda, de fato, a esses objetivos. Será um produto de marketing? Uma nova ferramenta interna? Um serviço? Suas ideias são oportunidades de negócio? Depois de listar ideias de acordo com seus objetivos, avalie se realmente são boas oportunidades de negócio. Existem algumas perguntas básicas para descobrir se o produto é viável, antes de investir tempo e dinheiro no projeto. Existem consumidores dispostos a pagar por este produto ou serviço? Há tempo e capital suficientes para investir no projeto? Existem pessoas qualificadas na equipe (ou budget para contratar profissionais) para executar o projeto? O projeto irá agregar valor à empresa? Produção Como será produzido seu produto ou serviço? Que tecnologia será necessária? De qual material será feito? Será desenvolvido artesanalmente ou industrialmente? Quais as ferramentas necessárias e como será feito o controle de qualidade? Essas são apenas algumas questões que deverão ser respondidas com antecedência, antes do início do projeto. E como os produtos possuem padrões, o nível e qualidade deverão ser definidos na etapa inicial e todos os envolvidos no projeto deverão estar de acordo com o objetivo final. Mapeamento dos stakeholders Stakeholders são os interessados em um projeto e que podem, de alguma forma, influenciar no sucesso do produto. Você terá que “vender” para todos eles sua ideia e a forma como será executada. Além disso, é preciso assegurar-se de que as expectativas e necessidades de todos os stakeholders sejam reconhecidas e consideradas. Distribuição Como será feita a distribuição do produto nos pontos de venda? Defina se o modelo será distribuído em pontos de venda físicos ou virtuais, ou por intermediários. Essa escolha deve ser justificada. Se o produto é interno, é importante definir quais canais serão utilizados para a disponibilização do produto: intranet, e-mail, site, instalação por profissionais de TI em cada departamento etc. Estratégias Promocionais Além de produzir e distribuir seu produto, você terá que promovê-lo para que o consumidor final o conheça e o compre. Essa divulgação pode ser feita em meios de comunicação em massa (TV, rádio, jornal), na internet (blogs, anúncios, mídias sociais), na intranet, em pontos de venda, entre outras opções. Novamente, é preciso justificar quais desses meios são mais adequados para o produto a ser desenvolvido e para o público-alvo, é claro. Percebeu quantos pontos devem ser analisados para que seu produto seja um sucesso? Antecipar a definição de produtos para o início do ano é um modo de evitar atrasos e excesso de trabalho acumulado. Assim, fica mais fácil detectar eventuais falhas e corrigi-las a tempo. Sua empresa já decidiu os produtos para este ano? Continue acompanhando o blog da Planit e saiba mais sobre gestão de projetos!
Gestão do tempo: gerenciando projetos com produtividade
Os atrasos na conclusão dos projetos são comuns, porém danosos. Ainda que quase 90% dos projetos (de TI) apresentem atrasos no cronograma, segundo um estudo do Standish Group International, nenhum gestor quer que isso aconteça. Atrasos de projeto podem comprometer o custo, retardar a entrega de produtos e, consequentemente, o início da operação. Por que será, então, que mesmo sabendo desses prejuízos, quase nenhum projeto termina no prazo previsto? Resposta: gestão do tempo ineficaz. O que é gestão do tempo A resposta não é única, mas a gestão do tempo tem grande peso no atraso de projetos. De acordo com o guia PMBOK, gerenciar tempo significa administrar todos os processos necessários para terminar o projeto no prazo estimado, desde o planejamento até a entrega final. A gestão de tempo demanda disciplina e um monitoramento eficiente e constante. Só assim será possível corrigir, em tempo hábil, eventuais problemas com prazos e impedir que se tornem graves ou mesmo irreversíveis. Importância da gestão do tempo na gestão de projetos Uma coisa é certa: não há como garantir que um projeto terminará no prazo. No processo de execução, ocorrem mudanças, situações inesperadas e, às vezes, incontroláveis – imagine, por exemplo, uma grande tempestade que causa a falta de energia por vários dias. Porém, o gerenciamento de tempo de um projeto oferece ferramentas para prever, minimizar e evitar atrasos. No pior dos casos, mostra com antecedência que um prazo não será cumprido. A gestão do tempo ajuda a calcular o tempo gasto para desenvolver o projeto por meio da definição e do sequenciamento de atividades, da estimativa dos recursos necessários, da duração das etapas e do desenvolvimento e controle do cronograma. Este processo é extremamente necessário, já que os atrasos na entrega de um projeto podem gerar quebra de contrato, multa por atraso e prejuízos na imagem da organização. Dicas e métodos para aumentar a produtividade e eficiência A gestão de tempo é um aspecto importante para a qualidade de um projeto. Isso porque ao aproveitar o tempo da melhor forma, o gestor consegue fazer mais e melhor com tempo e orçamento. Abaixo, você confere algumas dicas para otimizar o seu tempo gerenciando projetos: 1. Organize-se e programe-se Listar as etapas do projeto em andamento e programar o tempo necessário para a execução de cada uma delas é essencial. Assim, você consegue distribuir melhor o tempo e agilizar a execução das tarefas. Isso também ajuda o responsável por cada tarefa a se organizar. 2. Aposte em um sistema de gestão de projetos Um sistema de gestão de projetos mostra as tarefas e o tempo necessário para executá-las. Além disso, é possível ter uma visão holística do andamento do projeto, o que facilita bastante o gerenciamento das tarefas e permite enxergar com antecedência se alguma atividade irá atrasar ou não. 3. Utilize o PMBOK O guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) mostra todas as etapas de planejamento, execução e acompanhamento de projetos. Se você seguir as etapas conforme o livro ensina, as chances de cumprir qualquer projeto no prazo serão bem maiores, seja qual for o tamanho ou complexidade. 4. Distribua tarefas Ao delegar tarefas que não precisam ser realizadas necessariamente pelo gestor, sobra mais tempo para cuidar da gestão do tempo e do projeto em si. Utilize bem sua equipe! 5. Invista na comunicação A comunicação eficaz evita retrabalho, já que uma tarefa não irá sofrer prejuízos por causa de um mal entendido. Ao evitar que tarefas precisem ser refeitas ou que sejam realizadas mais de uma vez (por engano), a comunicação torna-se a base da gestão do tempo em projetos. Variações de escopos, metas, objetivos e interesses dos envolvidos em um projeto tornam as estimativas de tempo um desafio constante. Por isso, a utilização de metodologias eficientes e boas práticas são essenciais para o cumprimento de prazos nos projetos. Ao perceber desvios em tempo hábil, o gestor poderá atuar em suas correções e entregar o projeto no tempo acordado. Como você está gerenciando o tempo na sua empresa? Que tal, agora, saber mais sobre outro aspecto muito importante na gestão de projetos? Leia nosso post sobre gestão de riscos!
Sustentabilidade e gestão de projetos: parceria de sucesso
Ações de sustentabilidade vindas de empresas são essenciais para preservação do meio ambiente. Por isso, existem diversos incentivos do governo, como redução de impostos e financiamentos. No entanto, não são apenas esses os benefícios de aliar sustentabilidade à gestão de projetos. O conceito está sendo incorporado pelas empresas, já que está integrado ao conceito de responsabilidade social. Finalmente, há um consenso de que não há crescimento econômico a longo prazo se não houver progresso social e respeito ao meio ambiente. Por que é tão importante adotar atitudes sustentáveis Quando uma empresa desenvolve um projeto deve levar em conta o impacto que cada ação tem sobre cada stakeholder e também sobre o ambiente em que está inserida. Assim, é extremamente importante agir pautado em três aspectos: econômico, social e ambiental. E, embora muitas organizações ainda deem preferência à dimensão econômica, a transformação rumo à sustentabilidade é inevitável. E o melhor: empresas que adotaram a sustentabilidade como diretriz estão apresentando melhores resultados econômicos. Alguns dos benefícios que atitudes sustentáveis geram são: Contribuição positiva para imagem da empresa; Cumprimento de critérios, protocolos e declarações ambientais; Redução dos impactos ambientais nos processos; Melhoria da qualidade de trabalho; Aplicação de conceitos de consumo consciente e cidadania corporativa. O que sua empresa pode fazer pelo mundo? Para que iniciativas sustentáveis perdurem em uma empresa, é preciso que o gestor de projetos participe ativamente, incentivando todos os colaboradores a participarem. Somente quando todos fizerem sua parte, os resultados irão aparecer. Abaixo, separamos algumas dicas importantes de sustentabilidade para serem implementadas nas empresas que desejam realizar mudanças no ambiente corporativo e no hábito das pessoas. Instalar lixeiras para reciclagem Aos instalar lixeiras próprias para reciclagem e realizar campanhas internas para o seu uso, sua empresa está contribuindo para o descarte correto do lixo. Procure locais estratégicos para colocá-las e mostre para os funcionários que a sustentabilidade começa no ambiente de trabalho. Utilizar recursos da empresa de forma inteligente Quantos papéis e copos de plástico são descartados diariamente na sua empresa? Consumir de forma inteligente também faz parte de uma estratégia sustentável e diminui a quantidade de resíduos sólidos, além de ajudar na redução de custos para a empresa. Ainda tem lâmpadas comuns no ambiente de trabalho? Troque para lâmpadas fluorescentes, que além de durarem até dez vezes mais, ainda podem ser recicladas. Outra dica é trocar o papel comum pelo reciclado, dar preferência para materiais sustentáveis e incentivar a impressão de documentos consciente. Que tal fazer bloquinhos de rascunho com papel já utilizado? Incentivar carona solidária Se há colaboradores que têm a mesma escala de trabalho e moram próximos uns dos outros, por que não irem juntos ao trabalho? Incentivar a carona solidária é só uma das maneiras de reduzir o impacto do ser humano no ambiente. Caso existam funcionários morando próximo ao escritório, incentive-os a substituir o uso do carro pelo transporte público, bicicleta ou mesmo por uma caminhada. O meio ambiente agradece. Economizar energia elétrica Além de economizar na conta de luz, o uso de menos energia também ajuda o meio ambiente. Em dias mais quentes, liberar o uso de roupas mais leves evita que o ar condicionado tenha de ser utilizado na capacidade máxima. Outra dica é desligar o aparelho cerca de meia hora antes do fim do expediente. A instalação de janelas também é uma boa solução, já que melhora a circulação de ar no ambiente e aumenta a entrada de luz. Utilizar tons claros nas paredes vai ajudar que o local fique mais fresco e iluminado. Pensar em uma estratégia de sustentabilidade junto à gestão de projetos é trazer um novo modelo de negócios com uma perspectiva de longo prazo. Ademais, incluir sistematicamente visão e demandas sustentáveis no cotidiano de um projeto e de uma empresa vai ajudar na transição para esse novo modelo de negócios. Nele, os princípios, a ética e a transparência sempre estarão atrelados à implementação de processos e criação de produtos e serviços. Sua empresa se preocupa com a sustentabilidade na gestão de projetos? Compartilhe as iniciativas e os impactos resultantes.
Você já mapeou soft skills e hard skills para maior produtividade em 2017?
Na gestão de projetos, a importância de procedimentos e ferramentas jamais poderá sobrepor o fator humano. Isso porque equipes de alto desempenho não se constituem apenas de conhecimento técnico, mas também de relações interpessoais. Para que a produtividade seja maior, os colaboradores precisam desenvolver constantemente habilidades conhecidas como soft skills e hard skills. Você sabe quais são as habilidades dos membros da sua equipe de projetos? O que são soft e hard skills? De forma simples, as soft skills agrupam as capacidades mentais e emocionais, enquanto as hard skills correspondem às capacidades técnicas, ou seja, mais lógicas. Soft Skills São as competências comportamentais, mentais, emocionais e sociais. Pessoas com um bom nível de soft skills têm alta inteligência emocional, o que impacta diretamente na qualidade das relações interpessoais. Essas habilidades são mais difíceis de serem ensinadas e mensuradas. Veja alguns exemplos: Pensamento crítico e criatividade: ajuda a trabalhar com colaboradores e stakeholders a fim de alcançar soluções inovadoras e propor novas ideias. Facilidade de comunicação: a habilidade facilita a interação entre colegas, permitindo a abertura de novas oportunidades e incentivando o fluxo de informações. Solução de conflitos: competência fundamental para um gestor de projetos, que nunca deve impor argumentos ou fazer do seu jeito, mas encontrar uma solução que seja adequada para todos os envolvidos. Habilidades de negociação: permite entender até quando ceder e com o que não é possível se comprometer. É uma habilidade complementar à solução de conflito. Percepção e intuição: observar o panorama e determinar possíveis cenários, facilitando a tomada de decisão, evitando uma determinada situação ou agindo proativamente quando necessário. Gestão de pessoas e colaboração: projetos geralmente envolvem a colaboração entre pessoas de diferentes cargos, personalidades e conhecimentos que devem trabalhar na direção de um objetivo comum. Essa habilidade é fundamental em uma equipe de projetos. Positivismo: enfrentar problemas e motivar os colaboradores é essencial para o andamento e continuidade dos projetos. Hard Skills São as habilidades técnicas do profissional, normalmente relacionadas com conhecimentos profissionais, ferramentas e técnicas. Boa escrita e leitura, conhecimento sobre um software ou assunto são alguns exemplos. Nota-se que estas competências técnicas são ensinadas e podem ser facilmente testadas e medidas. Alguns exemplos: Domínio de Excel avançado Certificação do PMI Certificação PMP Programação Contabilidade Estatística Inglês comercial Resolução de problemas logísticos Estatística Importância para empresa e para a gestão de projetos Os dois modelos são complementares, já que aliam alto conhecimento técnico com habilidades interpessoais. Se forem balanceados, a empresa terá profissionais motivados e qualificados para ajudá-la a atingir seus objetivos estratégicos, além de aumentar a produtividade em geral. Os profissionais com soft-skills mais desenvolvidas têm habilidades que podem ser bastante úteis em negociações, gerenciamento de conflitos, resolução de problemas e até na motivação de equipes. Já os que apresentam mais hard-skills dominam as habilidades técnicas da área em que atuam, sendo especialistas em determinadas áreas de conhecimento. Seja qual for o tipo de profissional que você tenha na equipe, é importante que ele use suas habilidades para buscar maneiras novas e criativas de ajudar a sua organização. A busca deve ser pelo equilíbrio entre essas habilidades. Se houver só profissionais muito técnicos (hard-skills), o relacionamento entre a equipe pode ficar comprometido. Da mesma forma, se os membros forem extremamente habilidosos no trato social (soft-skills), mas não possuírem conhecimento técnico adequado, o projeto pode ficar parado ou ter qualidade inferior. Por isso, busque profissionais com características distintas e aproveite para mapear aqueles que já estão na sua empresa. Assim, você pode oferecer cursos e promover palestras que incentivem o desenvolvimento das habilidades interpessoais e técnicas de cada um deles. Você já mapeou as habilidades dos colaboradores em 2017? Que tal começar agora e garantir um aumento de produtividade dos seus projetos? Para identificar e entender seus colaboradores, elaboramos um post sobre inteligência emocional, confira!
Como montar uma equipe de trabalho para um projeto eficiente
Montar equipes de trabalho para projetos pode ser uma dor de cabeça para os gestores, já que envolve demandas dos stakeholders, recursos humanos e uma avaliação dos perfis necessários para a equipe. A maior dificuldade está exatamente nisso: seres humanos são diferentes, mas precisam seguir um objetivo em comum para que um projeto seja bem-sucedido. Importância de montar equipes de trabalho coesas e diversas Se uma equipe é integrada, consegue atingir níveis de sucesso de um projeto muito acima das metas. Isso porque utilizar a motivação, uma comunicação adequada e com poucos ruídos, além de respeito e alocação adequada de conhecimentos, resulta em uma equipe unida e eficiente. No entanto, se há conflitos diários, desrespeito e falta de conhecimento técnico, o projeto está fadado ao fracasso. Em um grupo ideal, todos procuram maneiras de fazer seu papel da forma mais eficiente, com menos recursos e em consonância com as ideias da empresa. Mas além disso, precisa haver uma espécie de harmonia e colaboração, que ajuda na hora de vencer obstáculos, superar dificuldades e buscar resultados positivos. Sabe aquele velho ditado de que “a união faz a força?”. Embora seja um clichê, continua sendo a premissa de qualquer projeto eficiente. Processos de seleção e definição de perfil Como, então, selecionar uma equipe de trabalho? Para começar, é essencial desenvolver e aplicar sua inteligência emocional, já que ela vai ajudar, e muito, a identificar talentos, reconhecer habilidades e respeitar diferenças. Além disso, é essencial ter um processo de seleção organizado e alinhado com as necessidades do projeto. Abaixo, separamos alguns modelos de seleção de profissionais, que podem contemplar soft e hard skills. Entrevista A entrevista é a técnica mais utilizada, já que se aplica a qualquer função. Essa técnica permite conhecer muito sobre o profissional, porém, para alguns projetos, não é suficiente. Testes de conhecimentos ou capacidade Estes instrumentos permitem mensurar o grau de conhecimentos profissionais e técnicos, assim como o grau de capacidade ou habilidade exigidos para a função a ser exercida. Podem ser provas orais, escritas ou mesmo de performance (execução de um trabalho ou tarefa com limite de tempo). Testes psicométricos Os testes psicométricos tentam determinar em que porcentagem as aptidões existem em cada pessoa (físicas, intelectuais ou de personalidade) comparadas com padrões de resultado de uma amostra representativa. Testes de Personalidade Esses testes mapeiam traços de personalidade inatos e adquiridos, ou seja, características que distingue este profissional dos outros. Testes de simulação As técnicas de simulação são aplicadas em grupo. Há uma dramatização de um possível acontecimento no futuro e os candidatos devem simular seu desempenho neste contexto. Dicas práticas para montar equipes de trabalho Uma equipe de trabalho deve ser mista. O ideal é mesclar profissionais com diferentes habilidades e perfis (soft e hard skills), para que cada um complemente o outro. Se uma pessoa é pouco comunicativa, mas é bastante focada, pode fazer tarefas que normalmente exigem um grande nível de atenção. Ao mesmo tempo, você pode escolher um profissional mais comunicativo para lidar com atividades que demandem essa habilidade. Conhecendo a fundo as habilidades dos colaboradores, você poderá montar uma equipe mais produtiva, já que, quando alguém atua em uma área em que tem conhecimento e habilidade, a produtividade costuma ser bem maior — e o resultado final também. Veja mais algumas dicas para montar equipes de trabalho para projetos eficientes: Defina os planos e processos: antes de escolher os profissionais, você precisa saber quais atividades serão desenvolvidas, já que cada etapa do projeto necessita de combinações variadas de habilidades (hard-skills). Defina as habilidades de cada membro: agora é o momento de definir o perfil comportamental (soft-skills) necessário para o cumprimento de todas as etapas do projeto. Quais são os comportamentos desejados e não desejados? Está pronto para montar equipes de trabalho para seus projetos? Que tal saber mais sobre a importância da colaboração e sinergia para a gestão de projetos?
Como melhorar o processo de definição de escopo de um projeto
O escopo é uma parte fundamental de um projeto, já que contém todo trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado, incluindo características e funções. Aqui no blog, já abordamos as principais diferenças entre escopo de produto e de projeto, mas não dicas práticas para melhorar o processo de definição do escopo. Neste blog post, separamos maneiras de você otimizar essa etapa de planejamento e garantir melhores resultados. Para que serve o escopo de um projeto? O documento deve conter os resultados que o projeto deve gerar, assim como condições e termos em que será realizado. Tudo para que o projeto seja bem-sucedido, respeitando entregas, prazos, custos, requisitos e leis. Mas, para isso, o documento precisa ser desenvolvido e compartilhado com toda a equipe envolvida, que precisa concordar com os termos e premissas da declaração. Dicas para aprimorar o processo de definição de escopo Ao definir o escopo do projeto de forma eficaz, o gestor consegue evitar falhas de cronograma e de orçamento, além de entregar um produto de acordo com as expectativas do cliente. No entanto, quando o escopo é mal elaborado, os problemas gerados vão de retrabalho até o completo desastre. Mesmo que a equipe consiga encontrar caminhos alternativos para a execução do projeto, provavelmente o resultado final não será satisfatório, seja por atraso ou por não conformidade. Um escopo com falhas também vai gerar um cliente insatisfeito, que pediu uma coisa e recebeu outra. Essa insatisfação pode criar um conflito dentro da própria equipe, que, na busca por um culpado, esquece de analisar e estudar o escopo. Para evitar isso, e aprimorar cada vez mais o processo de definição de escopo, separamos algumas dicas essenciais. Confira: Certifique-se de que todos entenderam o objetivo do projeto. Somente dessa forma haverá consenso quanto ao resultado que deve ser buscado e atingido. Escute o cliente com atenção. Assim, você pode sugerir o que ele precisa para resolver o problema, e não apenas concordar com o que ele pede para ser feito. Saiba o que o cliente não quer. Não adianta ficar empurrando algo no escopo se o cliente sinalizar que não deseja aquilo. Afinal, é ele quem está pagando e você precisa entregar uma solução adequada. Defina com o cliente o que não vai ser feito no projeto. Este senso de realidade evita que o cliente comece a pedir coisas mirabolantes quando o projeto começar. Determine recursos necessários. Levante o que será preciso para que o projeto seja realizado. Defina prioridades. Há os requisitos obrigatórios e os desejáveis, que devem ser marcados segundo a prioridade do cliente. Seja realista. Não adianta dizer que vai fazer várias coisas se essas tarefas não têm condições de serem realizadas (seja por recursos humanos, financeiros ou de tempo). Chame a equipe de projeto para a reunião de definição do escopo. Assim, dúvidas e problemas técnicos podem ser levantados e solucionados antes do início do projeto. Proteja o seu escopo. Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução raramente cumprem o cronograma e acabam estourando o orçamento. Documente meticulosamente. Um escopo é quase um contrato, embora não contenha cláusulas de penalidade ou rescisão. É muito comum quando o produto começa a tomar forma que o cliente fale: “não é bem isso que eu queria”. Evite este tipo de estresse detalhando ao máximo o escopo, confirmando informações e evitando interpretações diversas. Ele servirá como prova e guia dos seus resultados. Fuja do Scope Creep. O termo se refere ao aumento descontrolado do produto do projeto sem ajustes de tempo, custos e recursos. Evite o Gold Plating. Dar ao cliente mais do que o necessário, ou seja, o que não está no escopo, pode trazer prejuízo para a empresa. Ao começar um projeto, lembre-se de que o objetivo final do escopo é o sucesso. Por isso, preste bastante atenção no processo de definição de escopo de um projeto antes de começar, de fato, sua execução. Ficou com alguma dúvida? Compartilhe conosco nos comentários ou entre em contato!
