Infográfico: cases de sucesso em gestão de projetos
O gerenciamento de projetos proporciona um ambiente seguro e estável de desenvolvimento, buscando sempre a melhora dos projetos da sua empresa por meio de ações pontuais pautadas pelas necessidades da sua empresa e da metodologia de sucesso do PMI. Neste infográfico, você descobre como as boas práticas da gestão de projetos foram essenciais na construção de dois cases de sucesso: grandes empresas reconhecidas internacionalmente que se beneficiaram das soluções da Planit no seu dia a dia empresarial. Continue a leitura para saber mais!
Padronização de processos: qual a sua importância na gestão?
A padronização de processos dentro da gestão de projetos é um salto essencial que todo gestor deve dar. Com ela, é possível medir a eficácia dos seus esforços de um jeito muito mais seguro, pautado na razão e na observação, com parâmetros que aproximam o projeto da realidade de forma mais fiel. Mas esse não é o único benefício da padronização de processos. Na verdade, são vários, indo desde o estabelecimento de modelos de comparação até um significativo aumento na produtividade, na velocidade e na qualidade do trabalho. Quer saber o que é exatamente a padronização de processos e suas vantagens na gestão de projetos? Continue a leitura para saber mais! O que é a padronização de processos exatamente? A padronização de processos dentro da realidade da gestão de projetos é exatamente o que o seu nome implica: um esforço para seguir modelos operacionais em relação a qualquer atividade que está sendo conduzida, seja ela de conceituação, elaboração de estratégias, planejamento, desenvolvimento de engenharia ou reports de projetos para os stakeholders e a diretoria da empresa. Dessa forma, se o seu projeto envolve a produção, a padronização dos processos estabelece linhas gerais e específicas na criação do seu produto, sempre de acordo com as expectativas do mercado e com o que o projeto pretende entregar. O mesmo acontece com os serviços. A padronização dos processos dita a forma com que eles são oferecidos, executados, cobrados e relatados, o que elimina a variação e aumenta a confiabilidade do serviço com o cliente. Eventualmente, isso se traduz em maior produtividade, menor incidência de erros e outros pontos de alta vantagem. Conceituando, podemos dizer que a padronização dos processos é a formalização das atividades de um projeto seguindo um modelo amplo de operação, um que ao mesmo tempo é rígido e flexível: o trabalho é padronizado, mas o pensamento dos colaboradores não, pois eles devem se sentir livres para inovar e usar a criatividade quando possível. Quais são as vantagens da padronização de processos? A padronização de processos funciona na prática como uma forma de medir a eficiência do trabalho sendo realizado no projeto e para aumentar a produtividade e a confiabilidade. Quer saber como isso ocorre? Método de trabalho Quando todos os colaboradores envolvidos no projeto possuem um método de trabalho bem definido, a produtividade com certeza irá aumentar. Isso porque a padronização dos processos no estabelecimento de um método de trabalho faz com que os colaboradores saibam perfeitamente o que deve ser realizado a qualquer hora do dia, como um “roteiro” do que deve ser feito. Além disso, um método de trabalho bem estabelecido resolve problemas como a falta de qualidade dos produtos ou serviços, prazos não sendo respeitados etc. Comparação fiel Com a padronização de processos, é muito mais fácil comparar projetos com outros durante sua execução ou após o seu encerramento. Isso se dá porque, já que todos os projetos seguem a padronização de processos, todos guardam as informações da mesma forma, com os mesmos parâmetros e, basicamente, falando a mesma linguagem. Dessa forma, você estabelece uma chave mestra para a comparação, um modelo amplo e eficiente de medição, e consegue entender o projeto não como um esforço só, mas um que está inserido em um amplo universo. Qualidade impecável Quando você tem um modelo padrão baseado na melhor qualidade possível de se entregar, todos os produtos ou serviços que o projeto oferecer serão, por lógica, os melhores possíveis. Dessa forma, a sua qualidade dá um grande salto, pois a forma de fazer o produto da melhor maneira já foi encontrada, tudo o que é preciso fazer é seguir instruções. O melhor de tudo? A padronização dos processos melhora a qualidade e torna o serviço mais simples e fácil de se fazer. Redução dos custos Os custos também são diretamente impactados pela padronização de processos, com uma lógica similar à do item anterior: se foram estabelecidos padrões de controle gastos baseados em boas práticas da gestão de projetos, as operações futuras levarão essas melhores formas de controle adiante, criando um ciclo de redução de custos que se sustenta praticamente sozinho. A padronização de processos é muito importante na realidade da gestão de projetos, sendo um passo fundamental para um controle melhor do que está se passando no nível operacional dos mais variados projetos da empresa. No fim das contas, todos se beneficiam: os stakeholders por um modelo de comunicação bem embasado e relevante, a diretoria pela redução de gastos e aumento na qualidade e os próprios gestores de projetos, que conseguem atingir grandes resultados. Se você gostou desse artigo, não deixe de explorar o nosso blog e nossos materiais exclusivos! Temos muito mais para você transformar sua área de gestão de projetos completamente.
5 erros que o gerenciamento de projetos eficaz resolve!
O gerenciamento de projetos é a melhor forma de evitar erros comuns de operação nos projetos da sua empresa, erros que podem parecer pequenos inicialmente, mas que sem a devida atenção podem se transformar em grandes problemas. Por isso, neste infográfico, reunimos os 5 erros mais comuns que o gerenciamento de projetos eficaz resolve, mostrando porque eles normalmente acontecem e o que especificamente a gestão de projetos faz para saná-los. Continue a leitura para saber mais!
Identificar as skills da equipe de projetos é determinante para o sucesso
Cada indivíduo possui certas habilidades e vai adquirindo determinadas competências ao longo da sua jornada. E diferenciar os perfis faz parte de uma boa gestão de projetos. Você conhece as habilidades da sua equipe de projetos? Sabe quais membros do grupo possuem maior conhecimento em determinada área? Reconhece quem sabe lidar com situações de crise? Tem definição de quem está preparado para assumir um cargo de liderança? Essas são algumas perguntas que fazem parte do mapeamento de skills, ou habilidades do time, que aumentam significativamente as chances de sucesso. Neste assunto, temos dois conceitos fundamentais: As hard skills se referem ao que determinado profissional faz, enquanto as soft skills estão relacionadas a como as tarefas são executadas. E a melhor maneira de identificar essas aptidões é o mapeamento das competências, uma ferramenta imprescindível na gestão de projetos. A partir dela, será possível formar times certeiros. Afinal, um grupo de trabalho equilibrado nos níveis de conhecimento técnico e em relações interpessoais só pode resultar em alto desempenho. Com este artigo, você poderá compreender melhor o que significam hard e soft skills e como elas permitem um trabalho mais produtivo e qualificado! Mapeamento de competências Em um mundo globalizado e conectado, as antigas visões de gestão corporativa estão sendo substituídas. O líder eficiente dos dias atuais precisa conhecer as habilidades dos membros da equipe para que todos tenham o melhor desempenho em seus projetos. E, para isso, é preciso mensurar o talento de cada membro. Apesar de as habilidades serem subjetivas, é necessário um bom mapeamento de competências para estabelecer o que cada colaborador vai executar, assim como a sua área de atuação. Isso faz parte do planejamento estratégico da empresa e contribui para o alcance dos objetivos e metas. É um processo que, a partir do levantamento de indicadores, permite identificar características e competências dos profissionais integrantes dos times comandados pelo gerente de projetos. São levados em conta critérios como conhecimento técnico, habilidade em se comunicar, em gerenciar crises, em exercer liderança, em ter bom relacionamento com colegas e stakeholders, sobre coletar e analisar dados relevantes, além de realizar apresentações eficazes. Esse mapa de qualificações e conduta é o que origina a listagem de hard skills e soft skills. As competências, ou hard skills, se referem à capacidade técnica, que pode ser adquirida ou aprimorada por meio de cursos e treinamentos. Já as habilidades, ou soft skills, estão relacionadas ao comportamento daquele profissional perante diferentes situações. Em outras palavras, as soft skills agrupam capacidades mentais e emocionais, e as hard skills integram um universo voltado à técnica. O que são soft e hard skills? A seguir, iremos esclarecer como aplicar esses índices de comportamento como elementos para incrementar a produtividade das equipes de projeto. Soft skills contam sobre o universo humano O mapeamento de habilidades nos leva a entender o nível de inteligência emocional daquele membro do time. O que impacta diretamente na qualidade das relações interpessoais. Soft skills são mais difíceis de ensinar e mensurar, pois estamos falando de competências comportamentais, mentais, emocionais e sociais. Confira alguns itens que se enquadram nesse conceito: Facilidade de comunicação Solução de conflitos Habilidades de negociação Percepção e intuição Gestão de pessoas e colaboração Atitude positiva É preciso destacar que tais características são relevantes em praticamente todos os contextos. Por exemplo, um cargo de liderança na organização, como o de gerente de projetos, exige não apenas conhecimento, mas também soft skills. Além disso, no meio corporativo, cada vez mais surgem as vagas que possuem exigências maiores em termos de habilidades comportamentais, e quem estiver mais preparado vai se destacar entre os demais candidatos e profissionais. Hard skills referem-se a saber fazer As hard skills, por outro lado, estão relacionadas aos conhecimentos adquiridos. São as habilidades técnicas do profissional que entram em jogo, nesse caso. Falamos, portanto, de um conjunto de competências mais facilmente aprendidas e cujo processo de mapeamento e testagem também tem maior simplicidade. Além disso, as aplicações são relativamente específicas dentro da empresa. Alguns exemplos de hard skills são: Domínio de Excel avançado Programação Contabilidade Estatística Inglês comercial Resolução de problemas logísticos Mecânica de motores Domínio de PHP Vale ressaltar que muitas funções na execução de projetos exigem conhecimento profundo sobre determinado tema, mas também é preciso habilidades inter e intrapessoais para colocar tudo isso em prática. Por isso, é mandatório entender o conjunto ideal para cada integrante de um time de projetos. Esse é o caminho de sucesso na montagem de equipes eficientes. É preciso entender o perfil comportamental e técnico que vai funcionar naquela determinada atividade, para que a engrenagem performe da melhor maneira possível. Sem mapeamento de skills, não há gestão de projetos É comum a referência às hard skills como o que se faz e às soft skills sobre como você faz. Portanto, os dois modelos se complementam e garantem um quadro de profissionais motivados e qualificados na busca dos objetivos estratégicos, o que leva a uma maior produtividade. Esse equilíbrio é tão importante, que a presença de um em maior expressividade do que outro compromete o bom andamento dos projetos. Imagine que só existam profissionais técnicos em sua equipe. Isso pode implicar em problemas de relacionamento. Agora, membros que apenas se destacam no trato social e não possuem conhecimento técnico adequado atrapalham a execução do que foi planejado. Então, na hora de montar um time, é preciso escolher profissionais com características distintas e que promovam essa estabilidade. Tudo começa com um bom mapeamento das competências, como citado no começo do artigo. Isso permite investimentos assertivos em cursos ou atividades que despertem o desenvolvimento das habilidades interpessoais e técnicas de cada um. Para saber mais sobre gerenciamento de projetos, confira os muitos e excelentes conteúdos que disponibilizamos. Basta acessar nosso blog, disponível no site, onde você também acompanha soluções para o bom gerenciamento de projetos.
O gerenciamento preciso em projetos de infraestrutura
A gestão adequada é o que garante projetos bem executados. Em segmentos complexos, como o da construção civil, muitas particularidades somam ao processo. Entenda esses pormenores e conheça um case de sucesso. Partindo da premissa fundamental de que o desenvolvimento de um projeto é um esforço temporário e concentrado na consecução de um objetivo específico, também fica clara a existência de um ciclo de vida a cumprir. E definir esse caminho tem a ver com as metodologias e as características do trabalho, como veremos neste artigo sobre o gerenciamento de projetos de infraestrutura. Siga a leitura para entender como atuar nessa área, implementando boas práticas que conduzem aos melhores resultados. Também ficará clara a necessidade de atendimento a particularidades, em segmentos complexos, como o da construção civil. E para você entender ainda melhor como funciona um bom trabalho de planejamento e execução de cada fase, vamos mostrar aqui um case prático, que resultou em um pleno atendimento aos objetivos e requisitos. Fundamentos norteadores que fazem a diferença A eficiência de um trabalho de gestão de projetos está diretamente relacionada ao estabelecimento de práticas que garantam objetivo e escopo bem definidos, municiando as equipes de trabalho com as ferramentas necessárias para uma execução com alta produtividade e resultados. Para que isso aconteça, é muito comum no mercado a aplicação de fundamentos norteadores de sucesso, como é o caso dos elementos que trazemos a seguir. Gestão de projetos de software É um fundamento que passa, principalmente, pela compreensão clara, por parte de cada pessoa envolvida, do que precisa ser feito e do encadeamento das diversas tarefas e etapas. Ou seja, todo o princípio de execução está em lidar com as atividades, de forma que tudo siga, dentro do máximo possível, conforme o planejamento estabelecido. Dessa forma, será possível que o gerente de projetos acompanhe globalmente o desempenho com muito mais segurança e tranquilidade, respeitando os prazos e o orçamento. A ideia é trabalhar com muita transparência e um monitoramento cuidadoso, em uma dinâmica que antecipe problemas e implemente rapidamente as medidas corretivas que se fizerem necessárias. É uma prática mais comum nos projetos pontuais e de escopo bem fechado. Gestão de projetos de infraestrutura Nesse caso, o olhar é mais amplo e se volta para aumentar a qualidade e velocidade dos serviços prestados pela empresa, de forma que os processos e projetos ocorram com mais qualidade, economia e rapidez. É um gerenciamento em que entram em jogo práticas e estratégias que possam ser aplicadas ao trabalho dos times durante os diferentes projetos a serem desenvolvidos. Isso inclui diagnosticar tecnologias e equipamentos que permitam ampliar a performance do negócio, com melhor atendimento das necessidades de clientes, funcionários e stakeholders em geral. Dicas de sucesso na construção civil Em segmentos complexos, como o da construção civil, é comum que se mesclem esses fundamentos visando um canteiro de obras com mais inteligência e vantagem competitiva. Nesse contexto, é necessário levar em conta critérios como entrega no prazo e com a qualidade esperada pelo cliente, além da redução de riscos e previsão de orçamento cumprida. Um caminho em que se faz necessário seguir algumas dicas fundamentais: Defina os princípios e escolha uma base de metodologia que vai guiar seu trabalho de gerenciamento de projetos. Em se tratando da execução de obras, são muitos os fatores imprevisíveis, tendo em vista o grande conjunto de variáveis que inclui até mesmo a interferência de fatores climáticos. Por isso, é fundamental a dedicação para se construir uma base sólida de escopo, cronograma e orçamento. O monitoramento cuidadoso que permita analisar o quanto a rota planejada está sendo seguida é outro cuidado crucial. Só assim gargalos, problemas, distorções, prejuízos e desperdícios podem ser evitados, ou rapidamente percebidos e equacionados. Tenha a necessária atenção para as equipes. Isso vale para os critérios de contratação, que devem ser claros para a montagem do melhor time, bem como para um olhar humano no processo de condução do projeto. A dinâmica de trabalho deve estimular a produtividade e a criatividade. Aqui insere-se a transparência como fator fundamental. Resultados e informações precisam ser altamente compreensíveis e acessíveis. Isso resulta em alinhamento e consciência do papel de cada um, tornando todos os envolvidos muito mais colaborativos com o processo. A tecnologia é uma aliada para a eficiência dos canteiros de obras e o gerenciamento mais inteligente. O uso de softwares de gestão, por exemplo, torna essa tarefa muito mais prática e dinâmica, ajudando na fiscalização das obras, outro passo imprescindível na geração de dados preciosos para a análise final dos resultados. Nossos bons serviços prestados Os cases que a Planit Gerenciamento de Projetos coleciona na área de construção civil contam com o olhar sistêmico para esse conjunto de pontos de sucesso. Foi o que aconteceu no trabalho em parceria com a Construtora Reynold, da cidade de Piracicaba, no interior de São Paulo. Por meio da subsidiária Acquadom, a empresa foi selecionada para a construção de uma nova unidade de esgoto no município de Nova Odessa, também em território paulista. O trabalho com a Planit surgiu da necessidade em contar com um player especializado em organizar e conduzir a dinâmica do canteiro de obra, agregando resultados à reconhecida competência da construtora com relação ao processo construtivo. Uma proposta abraçada pelo nosso time, tendo como ponto de partida o entendimento do projeto, com suas premissas, restrições e particularidades. Um diagnóstico completo que permitiu à Planit atuar de forma cirúrgica em atividades-chave, englobando planejamento, gestão e condução de aquisições e fiscalização de obras e instalações. Dessa forma, foi possível desempenhar um papel fundamental no desenvolvimento do projeto, do início ao encerramento, a partir de um olhar engajado e próximo da equipe executora. O resultado foi uma entrega que atingiu alto padrão de qualidade, atendendo às expectativas de todos os envolvidos. Conheça mais cases de sucesso de gerenciamento de projetos com a nossa assinatura em nosso site. Lá, constam outros trabalhos da construção civil e de tantos outros segmentos que atendemos. Visite-nos e fique por dentro do mix de serviços
8 dicas para um relatório de status de projeto completo
O status report é peça crucial para atualizar todas as partes interessadas sobre o andamento do projeto e otimizar os processos. Uma boa preparação desse documento é determinante para uma assertiva gestão na área. O relatório de status de projeto é um documento simples, mas muito importante. Ele existe para o gestor, o cliente e a equipe interna atualizarem, de forma periódica, todos os envolvidos a respeito do processo de execução. O status report é fundamental para o perfeito andamento dos fluxos e processos, além de trazer mais segurança, pois o investimento dos recursos irá resultar no cumprimento dos objetivos pretendidos. Diante disso, é indispensável ter pleno domínio de como fazer um bom relatório de status de projeto, de modo que ele seja completo e eficaz em seu propósito. Com as estratégias que elencamos, será possível economizar tempo e otimizar a gestão. Por que o status do relatório de projeto é importante? Relatórios de status do projeto são atualizações programadas sobre o progresso do trabalho de execução. Quando bem formulados, acabam respondendo às perguntas dos diversos stakeholders antes mesmo que eles as expressem. O ideal é que sejam escritos de forma concisa, fornecendo uma visão ampla sobre os estágios e as iniciativas em andamento. Fazer relatórios regulares de status do projeto é fundamental para ajudar a manter todos os participantes informados e alinhados. É uma forma de deixar claro o quanto o trabalho está em dia, fazendo com que toda a equipe se sinta confiante. Além disso, esses documentos são uma excelente ferramenta para melhorar a tomada de decisões e direcionar iniciativas diante de obstáculos e imprevistos. Isso faz deles instrumentos de incentivo à proatividade e ao monitoramento de atrasos e desvios orçamentários. No relatório de status de projeto, devem constar as metas, os prazos e o que foi gasto, bem como o conjunto global de atividades realizadas e previstas. Essa disseminação de informações é essencial para o time envolvido nas tarefas, bem como para toda a rede de relacionamento interessada na consecução dos objetivos. Assim, gestores, colaboradores e parceiros são amparados com dados concretos que possibilitam entender o andamento do projeto, tendo segurança quanto à sua execução e resultados. Conheça mais sobre o status report, seu desenvolvimento e como ele atende a todas essas expectativas. A preparação e a apresentação adequada do documento O reconhecido Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) estabelece os relatórios de status como “eventos regulares para a troca de informações sobre o projeto”. É um importante norte conceitual, já que a publicação é considerada um marco na história da gestão de projetos. O PMBOK padroniza, identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas com a assinatura do Project Management Institute (PMI), que consolida as melhores práticas mundialmente aceitas na área. Pensando especificamente na preparação do relatório de status, primeiramente é preciso definir uma base de estrutura clara e consistente, que possa ser utilizada em todas as atualizações. A preparação desse modelo deve, também, estar alinhada ao briefing do projeto. Assim, o documento pode ser montado a partir dos seguintes tópicos: Informações gerais do projeto: nome, responsável, objetivo, colaboradores e departamentos envolvidos Sumário de atividades: deve conter as ações já realizadas, as datas de finalização e a relação entre o cumprimento de orçamento e o prazo Metas: foca nas ações seguintes e analisa o alcance ou não do que foi planejado Riscos: apresenta os problemas e as soluções encontradas, e mapeia possíveis novos desafios e obstáculos É preciso ressaltar que o status report deve ser objetivo e conciso, facilitando o entendimento das atividades concluídas, pendências e datas previstas para as próximas ações e estágios. Dessa forma, é válida a utilização de recursos visuais, como gráficos e tabelas, para tornar mais palatável e direta a apresentação dos dados. Também vale pontuar que o excesso de informações técnicas não agrega em nada e pode, até mesmo, confundir quem avalia o seu trabalho. Dicas e estratégias para um bom desenvolvimento Outro fundamento crucial é entender que a elaboração de um relatório de status não é apenas um evento burocrático, mas um momento crítico para a credibilidade e avaliação do trabalho. Por isso, indicamos a seguir algumas sugestões capitais para a elaboração do status report. São conselhos válidos principalmente para os gerentes de projeto que, nos trabalhos mais complexos, precisam da ajuda dos líderes de área e do time. Confira: Participe das reuniões preparado, com dados embasados, sem improvisos ou argumentos baseados no “achismo”. Tenha o relatório como ferramenta para isso. Peça que os colaboradores elaborem relatórios contundentes da sua área de atuação no projeto, desde o último documento até o estágio atual. Direcione a reunião a partir de um roteiro prévio, no qual constem os tópicos importantes. Mencione ações relevantes para o entendimento do panorama atual do projeto. Constam aqui a atuação de cada setor, os investimentos e lucros, as conquistas obtidas e graus de consecução dos objetivos, bem como os novos estágios previstos. Delegue a responsabilidade sobre a coleta de informações para as diferentes áreas, sempre monitorando a qualidade e assertividade dos dados levantados. Facilite o trabalho de elaboração do documento, deixando um colaborador responsável por relatórios diários, semanais e mensais. Quando for o momento de sistematizar o relatório de status de projeto, as informações já estarão organizadas, possibilitando maior agilidade e precisão. Exalte as conquistas e mencione as falhas e correções implementadas. Essas informações devem ser sempre muito transparentes. Use softwares e disponibilize esses relatórios na nuvem para o acompanhamento das partes interessadas. Mas é interessante que apenas você, como gestor, e a pessoa responsável pela guarda das informações, possam alterá-las. Para acompanhar mais conteúdos como esse e absorver estratégias para o gerenciamento de projetos, navegue pelo nosso site.
Checklist de fechamento dos projetos do plano de 2017
Com o fechamento de 2017, muitos projetos também atingiram seus objetivos e, portanto, precisam ser concluídos pelos seus gestores. Mas para saber se eles foram satisfatórios e para ter certeza de que os seus objetivos foram cumpridos com a máxima eficácia, é necessário fazer uma checklist de fechamento. Uma checklist de fechamento não é nada além de um conjunto de informações que serve para analisar o desempenho do projeto durante a sua execução, podendo-se assim garantir que ele realmente foi bem-sucedido e que sua conclusão não deixou a desejar. Aliás, em muitos casos, pequenos deslizes ao final de um projeto são grandes motivadores de um olhar negativo sobre todo o seu progresso. Dessa forma, a checklist de fechamento surge como uma forma de garantir que tudo foi feito da maneira correta e evitar erros na etapa final, tão fundamental para concluir o andamento do projeto durante o ano. Continue lendo o infográfico para saber mais!
Mapeamento de necessidades do cliente em um projeto
Realizar o mapeamento de necessidades do cliente em um projeto é fundamental para entender o que ele realmente espera e o que é possível oferecer em serviços e produtos, a fim de equilibrar suas necessidades com as suas expectativas. É possível obter muitos resultados positivos com o mapeamento de necessidades do cliente, pois suas operações tornam-se mais dinâmicas e centradas na resolução do que realmente importa: a tarefa de resolver uma dor ou dificuldade do seu cliente. Dessa forma, realizar o mapeamento de necessidades é uma situação ganha-ganha: você sabe o que o cliente espera e, portanto, pode oferecer o seu melhor, e o seu cliente tem a garantia de ter suas necessidades atendidas pelo projeto. Tem dúvidas sobre como realizar melhor o mapeamento de necessidades do cliente? Então confira este infográfico que preparamos para você! Planejamento Antes de tudo, é fundamental que você faça um bom planejamento para mapear os seus pontos fortes. Nesse ponto inicial, você deve entender o que você oferece de melhor e o que um cliente que necessita dos seus produtos ou serviços pode encontrar de vantagens ao trabalhar com o seu projeto. É interessante se perguntar: Em linhas gerais, o que o projeto oferece de melhor? Quais são os diferenciais do projeto? O que esses diferenciais e pontos fortes podem representar para o cliente? Perguntas estratégicas Após entender quais são os seus pontos fortes, você precisa formular perguntas estratégicas para conseguir transmitir para o cliente o que o seu projeto oferece de melhor, e também entender o que ele está procurando. Com essas perguntas, você identifica as dores do cliente e pode, com sucesso, mostrar como os seus produtos ou serviços agem na sua mitigação. É interessante perguntar ao cliente: Qual é a sua experiência no segmento? Você está satisfeito com a atuação de algum setor? O que você entende como cenário ideal? Saber ouvir É importante que você entenda que cada cliente possui necessidades específicas e, portanto, um roteiro ou um script de apresentação para o mapeamento dessas necessidades não deve ser seguido à risca, sem espaço para uma boa troca de ideias. Escute o cliente, entenda o que ele quer e tenha uma conversa amigável sobre o que você pode oferecer a ele. É interessante prestar atenção a: Pontos específicos, como receios com o ROI e os custos do projeto; O que o cliente espera que o seu projeto trará de ganhos para ele; Como o cliente entende a relação dele próprio com o projeto. Conclusões factíveis É crucial que você se adapte às necessidades do seu cliente e, para isso, todos os aspectos mostrados anteriormente agem em conjunto para que você possa tirar conclusões factíveis sobre as verdadeiras necessidades do cliente. Mostre isso para ele, compartilhe o seu conhecimento, já que muitas vezes nem o próprio cliente pode estar ciente de algumas necessidades que ele possui. É interessante procurar entender: Quais são as dores do cliente; Quais são os processos que estão causando essas dores; Quais são as medidas para a sua mitigação. O que há além Além das conclusões que podem ser tomadas pela observação dos fatos e pelo que o cliente diz, é necessário entender todos os aspectos em torno da sua operação, mesmo que eles não sejam por si mesmos operacionais. É interessante conversar com colaboradores, chefes e pessoas em posições de autoridade, como gestores de RH, para entender a fundo como o seu cliente funciona de fato. É interessante observar: Como se dão as relações interpessoais do seu cliente; Como é o dia a dia da empresa; Como isso impacta nos seus resultados. Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a Planit!
Objetivos e justificativas do projeto: como fazer
Os objetivos e justificativas do projeto são dois pontos iniciais da sua elaboração e estão intimamente ligados com o que o projeto pretende atingir e porque esse esforço é necessário. Basicamente, sem objetivos instituídos o projeto não tem metas, e portanto não tem um caminho definido para sua conclusão. Realizando uma análise ao pé da letra, um projeto sem objetivos não chegará a lugar algum. Algo similar acontece com as justificativas: sem elas, não há razão para o projeto existir. É claro que essa abordagem dos objetivos e justificativas do projeto é bem rigorosa, sendo que na prática não é isso que ocorre: o projeto tem seus objetivos e justificativas, mas o que falta em muitos casos é uma análise para chegar a esses conceitos de forma que englobe a real situação do projeto, o que por sua vez resulta em KPIs não satisfatórios e metas que não correspondem à realidade. Objetivos e justificativas do projeto: um esforço de norteamento Mas precisamos deixar um ponto claro antes de começar: os objetivos e justificativas do projeto não costumam ser longos em sua execução, mas devem ser convincentes. A justificativa gira em torno de 300 palavras, enquanto os objetivos devem ser apresentados de forma concisa, clara e – é claro – objetiva. A maior parte do trabalho, porém, acontece antes da elaboração dos objetivos e justificativas do projeto. A apresentação desse argumento só é convincente quando há uma extensa identificação das suas necessidades e do que os stakeholders estão buscando solucionar. Identificando o que o projeto pode oferecer O que perpassa a elaboração da justificativa é onde está o verdadeiro longo trabalho. Justificar um projeto, em suma, é demonstrar aos stakeholders como o projeto é essencial através de argumentos sólidos obtidos com pesquisas e análises. Para começar a pesquisa, uma análise do ambiente é fundamental. Identifique quais são as condições da área onde você pretende atuar. Vai trabalhar para uma empresa oferecendo algum serviço? Identifique suas necessidades e procure justificar seu projeto a partir delas. O que deve ser seu norteador nessa etapa é a identificação de uma situação e a busca da melhor forma de resolvê-la. Elaborar os objetivos e justificativas do projeto não são dois trabalhos completamente diferentes, como você pode perceber. Em posse das informações que a justificativa trouxe para o projeto, os objetivos passam a ser a mitigação dessa necessidade presente ou latente, mas com uma grande diferença: com metas bem estabelecidas e KPIs para traçar o progresso do projeto. Analisando os impactos do projeto O próximo passo para elaboração dos objetivos e justificativas do projeto é a análise prática dos impactos que ele pode causar na empresa onde ele está operando. Esse ponto age no entendimento dos objetivos e justificativas do projeto também de forma sinérgica, servindo aos dois pontos. É necessário entender quais são os pontos positivos, negativos e neutros que o andamento do projeto trará em questões práticas, as quais podemos destacar questões como o orçamento, ROI, riscos, dentre outras. Na justificativa do projeto, a identificação desses impactos traz maior validação ao seu argumento, pois é possível provar a viabilidade do projeto. Na elaboração dos objetivos, esse ponto passa a ser fundamental como norteadores de direção, criando caminhos a serem seguidos ou evitados. Como formalizar os objetivos e justificativas do projeto? A última etapa, que é de longe a menos trabalhosa e a que mais assusta os gestores é a validação dos objetivos e justificativas do projeto. Aqui, é importante estar atento ao padrão exigido pelos stakeholders a quem você está oferecendo seu documento para validação. Estar baseado nesses princípios já é um ponto absolutamente positivo, pois mostra atenção à detalhes e a conformidade com o que se espera logo na primeira reunião. Se a empresa – que pode ser a sua, uma parceira ou uma cliente – espera a justificativa junto com a introdução do projeto, ótimo. Se ela quer um relatório de objetivos sucinto, direto ao ponto, tudo bem também. Adequar-se é uma das maiores qualidades que você deve ter como gestor de projetos. De qualquer forma, o maior segredo para a elaboração de objetivos e justificativas do projeto é fazer um bom trabalho inicial, antes de entregá-lo. Com isso, esse documento formal passa a fazer o sentido imaginado para ele em primeiro lugar: a culminação dos seus esforços de familiarização com o que se pretende realizar e como o projeto irá atuar nessa questão. Simples, não é? Não há motivos para temer os objetivos e justificativas do projeto, eles só são o resultado do seu trabalho de fazer o projeto acontecer em primeiro lugar. Para mais dicas como essas, não deixe de conhecer nossos materiais exclusivos que separamos para você. Temos e-books, guias e estudos para te auxiliar em cada uma dessas etapas. Venha conhecer!
