As 4 vantagens da ferramenta 5W2H para gerenciar projetos
Saiba mais sobre essa ferramenta simplificada e útil, que faz diferença no gerenciamento do seu plano de ação. Envolver a equipe é fundamental e o ponto primordial para chegar aos resultados esperados. Em um mundo cada vez mais acelerado, as empresas precisam acompanhar e, até mesmo, estar à frente do turbilhão de soluções e inovações que agregam competitividade e inteligência à operação. No caso do gerenciamento de projetos, é crucial se adaptar às modernas ferramentas, como a 5W2H, que facilitam o alcance dos objetivos. Afinal, profissionais eficientes, liderados por uma gestão inteligente e munidos de bons instrumentos de trabalho são a combinação perfeita para elevar a produtividade e colher bons resultados. É o que faz de bons guias metodológicos excelentes aliados para a condução de projetos de forma organizada e otimizada. Neste artigo, vamos falar sobre o quanto esses elementos úteis colaboram com os seus planos de ação. Entendendo a ferramenta 5W2H Executar projetos com otimização de tempo e mantendo a qualidade nos resultados. Esses foram os motivos que impulsionaram os protagonistas da também chamada matriz 5W2H, criada no Japão por profissionais do ramo automotivo, a propor essa ferramenta de apoio ao desenvolvimento do setor. A 5W2H é, resumidamente, uma facilitadora de processos. Com manuseio prático, intuitivo e de fácil compreensão, essa ferramenta possibilita a gestão de projetos com alto desempenho, principalmente no mundo corporativo. Outro ponto muito importante é que falamos de uma dinâmica flexível, permitindo que sejam feitos ajustes, conforme o andamento do trabalho. A proposta dessa ferramenta tem por base sete questões norteadoras, que são justamente o significado do próprio nome. A partir da resposta a cada uma, gera-se um mapa norteador de todo o percurso. Confira: What (o quê): o que deve ser feito? Why (por quê): por que é necessário? Qual o objetivo? Who (quem): quem executará? Where (onde): onde será consumido? When (quando): quando deverá ser realizado? How (como): como será guiado? How much (quanto): quanto custará? De olho na aplicação e vantagens O mundo corporativo exige cada vez mais eficiência, inteligência e velocidade de resposta. Globalização e competitividade pedem que os negócios trilhem caminhos assertivos, com tentativas e erros ocorrendo em ciclos cada vez mais curtos. Dessa forma, uma boa gestão de projetos precisa estar alinhada aos objetivos e propósitos da empresa ou de alguma ação específica. Unir esse conceito com a ferramenta 5W2H resulta em otimização de tempo e monitoramento constante, que favorece a aplicação rápida de correções necessárias. É um claro suporte ao gerenciamento de projetos seguro e baseado em decisões certeiras, fundamentadas em dados e não no mero “achismo”. Por isso, a 5W2H tornou-se uma grande aliada dos gestores de projetos, pois auxilia o caminho a ser percorrido de forma otimizada e objetiva. Na prática, ao longo da execução, você vai listando o status de cada atividade e acompanhando até a sua conclusão. Isso facilita o processo para que tudo se desenrole de forma organizada e linear. 4 vantagens da matriz 5W2H Os benefícios de aderir a essa moderna ferramenta são inúmeros. Mas quatro vantagens muito evidentes podem ser destacadas. Veja a seguir. Agilidade: possibilita envolver a equipe de forma organizada e unida, mirando o objetivo. Assertividade: proporciona êxito em cada tarefa por meio da estrutura que responde às sete perguntas – What? Why? Who? Where? When? How? How much? Facilidade: a objetividade proposta permite entendimento acessível, saindo na frente de métodos complexos e cansativos. Simplicidade: a 5W2H é clean! Sim, é básico e isso facilita no controle de cada passo. Até mesmo porque todo o processo é construído a partir de apenas sete perguntas fundamentais, como já adiantamos por aqui. Como elaboro o meu plano de ação? Partindo desses fatores de vantagem, é fácil perceber que a estruturação de um projeto, a partir dessa matriz, é simples. O grande ponto de partida é ter clareza quanto ao objetivo do projeto. Ele será elaborado conforme a sua demanda e as dores sentidas no seu negócio. Pode ser, por exemplo, criar um plano de ação para melhorar a comunicação interna ou externa da empresa; ou o planejamento para ações de superação de possíveis crises; ou ainda incrementar vendas e o patrimônio. Outra questão relevante, em se tratando da aplicação do 5W2H, é a participação e a contribuição de toda a equipe envolvida. Essa preocupação faz a diferença no sucesso da empreitada. Para entender melhor como funciona a elaboração dos planos de ação e para responder àquelas sete perguntas, vamos a uma situação hipotética. Inspire-se no exemplo Supondo que a sua necessidade seja planejar o contorno de possíveis crises consequentes das fragilidades da empresa. Acompanhe os pontos que surgem como possíveis respostas dos 5W e dos 2H. What: o que deve ser feito? Como você descreve essa solução de combate à crise institucional? Why: por que é necessário? Qual o objetivo? Quais os motivos dessa ação? Who: quem executará? Quais profissionais da sua equipe estão envolvidos na resposta? Where: onde será executado o plano? Que espaços internos e externos estão envolvidos? When: quando deverá ser realizado? Em qual momento serão aplicadas essas definições? How: como será guiado? Quais estratégias serão implementadas em cada momento? How much: quanto custará? Quais investimentos estão envolvidos? Perceba que, respondendo a essas questões de forma clara, você terá um plano de ação efetivo e detalhado. É muito mais prático e simples acompanhar a execução. O trabalho profissional de gerenciamento de projetos, que está no foco da Planit, tem por base o valor que os processos de excelência têm, como garantia de atingir os objetivos de cada empreitada. E isso tem a ver, como vimos nesse artigo, com o uso dos instrumentos fundamentais para que o resultado seja o mais assertivo possível. É ter ideias, colocar no papel, sistematizar e trabalhar para a execução. E nossa especialidade é apoiar o seu percurso, favorecendo e agilizando o atingimento de metas. Nossa razão de existir está em ajudar você e/ou a sua empresa a crescer, reduzindo situações problemáticas, sejam elas rotineiras ou esporádicas. Um
Checklist: preciso de uma consultoria em gestão de projetos?
Você já se viu em uma situação em que um projeto tinha tudo para dar certo, mas fracassou? Provavelmente, depois disso, todos procuraram culpados, mas acabaram encontrando diversas falhas e erros (muitas vezes próprios) pelo caminho. O problema nesses casos é que o gerenciamento do projeto não foi realizado corretamente. E, quando erros passam a se repetir nas diversas tentativas, o resultado é frustração, prejuízo além de dinheiro e tempo jogados fora. Se você percebeu que tem algo errado com a área de projetos da sua empresa, já é um bom sinal. Sabemos que a gestão de projetos é um conjunto complexo de processos, técnicas e ferramentas. Por causa disso, às vezes, a melhor maneira de otimizá-la é pedindo auxílio de quem é especialista na área. Uma consultoria em gestão de projetos, por ser um agente externo, isento de conflitos e com uma visão ampla, será capaz de administrar expectativas, analisar e implantar uma metodologia alinhada aos objetivos organizacionais e às expectativas da sua empresa. Checklist: sua empresa precisa de consultoria em gestão de projetos? Consultores em projetos podem descobrir os pontos fortes da área de gestão de projetos e potencializá-los, mas também encontrar os gargalos e falhas, orientando o gestor a reorganizar o tabuleiro, jogando com segurança, critérios, inovação e estratégia. Apostar em uma consultoria em gestão de projetos pode ser a garantia de que seus projetos terão competitividade. Se você não tem certeza de que precisa de uma consultoria, confira o checklist com sinais para identificar o momento de contratar o serviço: Você não sabe a metodologia que combina com seu negócio Embora algumas organizações tentem implementar metodologias de gestão de projetos, muitas delas falham ao tentar isso por conta própria. Não é um treinamento de poucas horas que vai tornar os colaboradores aptos a definirem a metodologia mais adequada para a realidade e natureza de um negócio. A metodologia é uma abordagem usada como guia (um compilado de etapas e processos) pela equipe de projeto durante o desenvolvimento do plano do projeto. Portanto, ela é um fator crítico de sucesso. Além de melhorar o desempenho durante a execução, também cria as condições para aumentar a confiança dos clientes. Isso significa que se sua empresa escolher a metodologia inadequada, ela será ineficaz. Uma consultoria pode ajudar no dimensionamento da metodologia conforme a natureza e o porte dos projetos. Por exemplo, no desenvolvimento de um produto, será que é melhor usar um fluxo linear, com cada etapa dependente da anterior, ou será mais eficiente usar um fluxo circular, com vários grupos desenvolvendo ao mesmo tempo? Para responder a essa pergunta, a consultoria avalia todos os fatores, como tamanho da equipe, porte da empresa, tipo do projeto, prazos etc. Você não tem certeza sobre a viabilidade de um projeto Fazer a análise de viabilidade de um projeto reduz os riscos e garante que as informações críticas sejam analisadas e documentadas. É a garantia de que os processos irão funcionar sem problemas e de que o projeto será finalizado. Se sua empresa não consegue identificar prioridades estratégicas, principais stakeholders e, claro, a capacidade financeira, jamais saberá, de fato, a viabilidade de um projeto. Não saber qual é o potencial financeiro do seu projeto, por exemplo, é sinal de que você precisa de uma consultoria urgentemente. Isso porque, para ter sucesso nos negócios, você precisa saber se um projeto é economicamente viável e se os resultados fazem sentido para a empresa em determinado momento. Você não possui um método para gestão do portfólio de projetos Fazer a gestão do portfólio de projetos é uma garantia de que as necessidades da empresa na administração dos seus produtos e serviços por meio de projetos está garantida. Se sua organização não tem um método bem definido, está perdendo benefícios para a tomada de decisão baseada em informações estratégicas e prioridades. Contratar uma consultoria em gestão de projetos pode ajudar a equilibrar os critérios táticos e estratégicos usados nas políticas de prioridades dos projetos. Você sente a necessidade de suporte ou acompanhamento da equipe Um consultor tem uma visão privilegiada em relação à empresa e é contratado para essa função específica. Como ele enxerga tudo da perspectiva externa, não viciada e não influenciada pelas expectativas dos participantes da empresa, além de atuar com dedicação exclusiva dentro do prazo estipulado, ele consegue dar o suporte necessário e acompanhar a equipe de perto. Assim, enquanto os colaboradores estão concentrados em suas tarefas, o consultor pode focar em problemas específicos, ajudando a solucioná-los. Você quer montar um escritório de projetos (PMO) Caso o gestor queira montar um centro de apoio ao gerenciamento de projetos (Project Management Office), é recomendável que contrate uma consultoria para auxiliá-lo. Empresas que sentem a necessidade de adotar as técnicas de gerenciamento de projetos e, ao mesmo tempo, de um sistema padrão que garanta a nova forma de condução destes projetos podem usar o apoio de uma consultoria na criação do plano de projeto e do escritório de projeto (PMO). Os projetos não estão gerando o resultado esperado Quando os projetos estouram prazos e orçamentos, significa que algo está errado e precisa ser revisto. Ao contratar uma consultoria em gestão de projetos, é realizada uma auditoria de processos de gerenciamento de projetos, que vai identificar os problemas já existentes bem como os potenciais. Ao encontrar as áreas de melhorias em um projeto, a consultoria irá ajudar o gestor a criar soluções imediatas e realistas, economizando tempo e dinheiro a longo prazo. Se você se identificou com algum(ns) dos pontos da checklist, significa que é hora de procurar uma consultoria adequada ao perfil da sua empresa. Procure por uma empresa com experiências que correspondam às suas necessidades e que se encaixem no orçamento. Precisa de um diagnóstico e recomendações voltados à gestão de projetos? Converse com nossa equipe.
Infográfico: quais são os melhores softwares para gestão de projetos?
Quais são os principais softwares utilizados em uma boa gestão de projetos? Tomando como base alguns dos parâmetros do PMI – Project Management Institute, conforme apresentados no PMBOK – Project Management Body of Knowledge, apresentamos no nosso infográfico alguns softwares que podem auxiliar (e muito) a gestão das áreas a seguir: escopo, tempo, custos, riscos, comunicação e RH. Principais softwares para a gestão do seu projeto
Como o novo cenário econômico pode afetar a gestão de projetos
Diante do novo cenário econômico no país, há muita gente se perguntando qual rumo a área de gestão de projetos irá tomar. A forte crise econômica está forçando as empresas a repensarem suas prioridades, inovarem e trabalharem com maior eficácia. Esse panorama afeta intensamente a gestão dos projetos, já que leva a uma abordagem mais estruturada dos projetos e exige flexibilidade para ajustá-los às flutuações do mercado. Além disso, o momento torna ainda mais importante a implementação de uma metodologia que garanta resultados, mesmo com previsões pessimistas para o mercado. Como o novo cenário econômico pode impactar a gestão de projetos Não é a primeira vez que enfrentamos uma crise econômica e, por isso, temos de olhar para trás para imaginar o que o futuro reserva para a área de gestão de projetos. Sendo assim, podemos arriscar algumas previsões: Desaceleração de projetos de expansão: projetos com custos elevados de curto prazo e benefícios somente no longo e médio prazo não terão mais prioridade, como aquisição de bens de capital e implantação de novos sistemas; Aumento das restrições em projetos executivos: com a crise, haverá uma redução desses projetos (construções, eventos etc.) com objetivos de diminuir os recursos utilizados; Crescimento do número de projetos de reestruturação processual: projetos que possam reduzir custos produtivos, como mapeamento, análise e otimização de processos técnicos e administrativos, serão priorizados dentro das empresas; Ampliação dos projetos de terceirização: sabe aquelas atividades organizacionais secundárias? Todas que representarem um custo menor quando adquiridas ocasionalmente serão terceirizadas, como planejamento, orçamento, contabilidade e advocacia. O que pode ser feito para contornar a crise? A gestão de projetos está ajudando as empresas a lidar com o novo cenário econômico. Abaixo, separamos algumas ações que podem ser praticadas em qualquer empresa com a ajuda de uma boa gestão de projetos: Focar na redução de custos: o gestor de projetos pode investir em ações de aumento de produtividade, buscar tecnologias alternativas, analisar os custos globalmente, rever orçamentos, reduzir desperdícios etc; Redesenho radical dos processos de negócios: com a reengenharia de processos, procura-se atingir melhorias na produtividade, ciclos e qualidade; Elaboração de equipes enxutas e multifuncionais; Como a gestão de projetos pode ajudar os negócios As empresas precisam se conscientizar, principalmente em momentos de crise, de que existe uma forma melhor de gerenciar projetos. Veja como a gestão de projetos pode ser utilizada a favor do novo cenário econômico: Melhor gestão de recursos: se há um cumprimento de prazo, não há desperdício de budget. Produtividade: como os projetos têm data de início e fim, além de um ordenamento na execução, há aumento na produtividade. Minimização de riscos: aumenta a capacidade de evitar ou reduzir a exposição da empresa a riscos financeiros, de governança, da má utilização de recursos e de esforços mal direcionados. Resposta ágil às mudanças: as mudanças só podem ser bem gerenciadas se forem previstas e comunicadas com agilidade e precisão. Tomada de decisão assertiva: o acesso a dados críticos ajuda a conduzir melhores decisões de negócio. A gestão de projetos aumenta a visibilidade e é fundamental tanto para uma perspectiva estratégica quanto para uma perspectiva tática. Criatividade: a criatividade ajuda na montagem e gerenciamento de recursos para resolver um problema ou alcançar um objetivo durante um período de tempo específico. Pode ser empregada na comunicação, nas apresentações, reuniões, motivação e compensação da equipe, ferramentas, entre outros fatores da área de gestão de projetos. Fomentar a criatividade ao longo do fluxo de trabalho vai agilizar a resolução de problemas. Maximização de recursos: pesquisar como está a procura global e específica do projeto pode ajudar na realocação dos seus recursos de acordo com a demanda. Além disso, com um bom banco de dados, é possível encontrar rapidamente o recurso certo para cada tarefa. Isso otimiza o gerenciamento de recursos, como demandas, alocações e capacidades. Nos últimos anos, houve um crescimento considerável na aplicação das melhores práticas e a certeza de que é possível alinhar a gestão de projetos ao planejamento estratégico de forma eficiente e eficaz. Dessa forma, o gestor tem a garantia de que o projeto vai gerar um bom retorno econômico. Como você acha que o novo cenário econômico pode afetar sua empresa? Sua área de gestão de projetos está preparada? Entre em contato com a Planit para tirar dúvidas ou obter mais informações sobre soluções de gestão de projetos.
O gerenciamento preciso em projetos de infraestrutura
A gestão adequada é o que garante projetos bem executados. Em segmentos complexos, como o da construção civil, muitas particularidades somam ao processo. Entenda esses pormenores e conheça um case de sucesso. Partindo da premissa fundamental de que o desenvolvimento de um projeto é um esforço temporário e concentrado na consecução de um objetivo específico, também fica clara a existência de um ciclo de vida a cumprir. E definir esse caminho tem a ver com as metodologias e as características do trabalho, como veremos neste artigo sobre o gerenciamento de projetos de infraestrutura. Siga a leitura para entender como atuar nessa área, implementando boas práticas que conduzem aos melhores resultados. Também ficará clara a necessidade de atendimento a particularidades, em segmentos complexos, como o da construção civil. E para você entender ainda melhor como funciona um bom trabalho de planejamento e execução de cada fase, vamos mostrar aqui um case prático, que resultou em um pleno atendimento aos objetivos e requisitos. Fundamentos norteadores que fazem a diferença A eficiência de um trabalho de gestão de projetos está diretamente relacionada ao estabelecimento de práticas que garantam objetivo e escopo bem definidos, municiando as equipes de trabalho com as ferramentas necessárias para uma execução com alta produtividade e resultados. Para que isso aconteça, é muito comum no mercado a aplicação de fundamentos norteadores de sucesso, como é o caso dos elementos que trazemos a seguir. Gestão de projetos de software É um fundamento que passa, principalmente, pela compreensão clara, por parte de cada pessoa envolvida, do que precisa ser feito e do encadeamento das diversas tarefas e etapas. Ou seja, todo o princípio de execução está em lidar com as atividades, de forma que tudo siga, dentro do máximo possível, conforme o planejamento estabelecido. Dessa forma, será possível que o gerente de projetos acompanhe globalmente o desempenho com muito mais segurança e tranquilidade, respeitando os prazos e o orçamento. A ideia é trabalhar com muita transparência e um monitoramento cuidadoso, em uma dinâmica que antecipe problemas e implemente rapidamente as medidas corretivas que se fizerem necessárias. É uma prática mais comum nos projetos pontuais e de escopo bem fechado. Gestão de projetos de infraestrutura Nesse caso, o olhar é mais amplo e se volta para aumentar a qualidade e velocidade dos serviços prestados pela empresa, de forma que os processos e projetos ocorram com mais qualidade, economia e rapidez. É um gerenciamento em que entram em jogo práticas e estratégias que possam ser aplicadas ao trabalho dos times durante os diferentes projetos a serem desenvolvidos. Isso inclui diagnosticar tecnologias e equipamentos que permitam ampliar a performance do negócio, com melhor atendimento das necessidades de clientes, funcionários e stakeholders em geral. Dicas de sucesso na construção civil Em segmentos complexos, como o da construção civil, é comum que se mesclem esses fundamentos visando um canteiro de obras com mais inteligência e vantagem competitiva. Nesse contexto, é necessário levar em conta critérios como entrega no prazo e com a qualidade esperada pelo cliente, além da redução de riscos e previsão de orçamento cumprida. Um caminho em que se faz necessário seguir algumas dicas fundamentais: Defina os princípios e escolha uma base de metodologia que vai guiar seu trabalho de gerenciamento de projetos. Em se tratando da execução de obras, são muitos os fatores imprevisíveis, tendo em vista o grande conjunto de variáveis que inclui até mesmo a interferência de fatores climáticos. Por isso, é fundamental a dedicação para se construir uma base sólida de escopo, cronograma e orçamento. O monitoramento cuidadoso que permita analisar o quanto a rota planejada está sendo seguida é outro cuidado crucial. Só assim gargalos, problemas, distorções, prejuízos e desperdícios podem ser evitados, ou rapidamente percebidos e equacionados. Tenha a necessária atenção para as equipes. Isso vale para os critérios de contratação, que devem ser claros para a montagem do melhor time, bem como para um olhar humano no processo de condução do projeto. A dinâmica de trabalho deve estimular a produtividade e a criatividade. Aqui insere-se a transparência como fator fundamental. Resultados e informações precisam ser altamente compreensíveis e acessíveis. Isso resulta em alinhamento e consciência do papel de cada um, tornando todos os envolvidos muito mais colaborativos com o processo. A tecnologia é uma aliada para a eficiência dos canteiros de obras e o gerenciamento mais inteligente. O uso de softwares de gestão, por exemplo, torna essa tarefa muito mais prática e dinâmica, ajudando na fiscalização das obras, outro passo imprescindível na geração de dados preciosos para a análise final dos resultados. Nossos bons serviços prestados Os cases que a Planit Gerenciamento de Projetos coleciona na área de construção civil contam com o olhar sistêmico para esse conjunto de pontos de sucesso. Foi o que aconteceu no trabalho em parceria com a Construtora Reynold, da cidade de Piracicaba, no interior de São Paulo. Por meio da subsidiária Acquadom, a empresa foi selecionada para a construção de uma nova unidade de esgoto no município de Nova Odessa, também em território paulista. O trabalho com a Planit surgiu da necessidade em contar com um player especializado em organizar e conduzir a dinâmica do canteiro de obra, agregando resultados à reconhecida competência da construtora com relação ao processo construtivo. Uma proposta abraçada pelo nosso time, tendo como ponto de partida o entendimento do projeto, com suas premissas, restrições e particularidades. Um diagnóstico completo que permitiu à Planit atuar de forma cirúrgica em atividades-chave, englobando planejamento, gestão e condução de aquisições e fiscalização de obras e instalações. Dessa forma, foi possível desempenhar um papel fundamental no desenvolvimento do projeto, do início ao encerramento, a partir de um olhar engajado e próximo da equipe executora. O resultado foi uma entrega que atingiu alto padrão de qualidade, atendendo às expectativas de todos os envolvidos. Conheça mais cases de sucesso de gerenciamento de projetos com a nossa assinatura em nosso site. Lá, constam outros trabalhos da construção civil e de tantos outros segmentos que atendemos. Visite-nos e fique por dentro do mix de serviços
