O que é o ciclo de vida dos projetos?
Executar um projeto significa concentrar temporariamente esforços para o alcance de um resultado predeterminado. É necessária uma abordagem sistêmica e integrada para que cada fase do projeto, que juntas constituem o ciclo de vida do projeto, seja definida, planejada, executada e gerenciada para garantir o alcance do resultado pretendido como um todo. O PMBOK®, Guia das Boas Práticas de Gerenciamento de Projetos, publicado pelo PMI (Project Management Institute), referência mundial em gestão de projetos, estabelece que o ciclo de vida do projeto é composto por cinco fases, cinco conjuntos de processos de trabalho, que são: início, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Gerenciar um projeto significa executar ordenadamente as atividades das cinco fases que constituem o ciclo de vida. Sem um bom gerenciamento das fases do projeto como um todo, o resultado esperado ficará comprometido. As fases de planejamento, execução, monitoramento e controle são executadas cíclica e constantemente ao longo de todo o projeto. Os resultados alcançados ao final de cada etapa de execução são medidos e comparados com os resultados planejados para esta etapa e, em caso de desvios, retorna-se ao planejamento para a definição das ações corretivas pertinentes, e novo ciclo de planejamento, execução, monitoramento e controle é iniciado. Este artigo aborda o conceito e os processos de execução do ciclo de vida do projeto, fundamentais para a obtenção de melhores resultados nos projetos de sua organização. As fases do ciclo de vida do projeto O ciclo de vida do projeto é constituído por cinco etapas: #1. O início É extremamente importante não menosprezar o momento que os especialistas chamam de início de um projeto. Nessa fase, o foco é delinear o caminho a ser percorrido, com a definição de necessidades, objetivos e estabelecimento dos ciclos menores de trabalho. Aqui nasce, efetivamente, o escopo do projeto. #2. O planejamento Nessa etapa, falamos basicamente de organizar, estruturar e preparar a execução. É quando são coletadas todas as informações necessárias, determinadas as atividades e equipes, bem como os recursos e materiais necessários. Também fazem parte desse estágio a determinação do plano financeiro e do cronograma de desenvolvimento. #3. A execução É quando chega a hora da “mão na massa”. O importante aqui é garantir que tudo funcione o mais próximo possível do planejado, afinal, sabemos que o projeto é um organismo vivo e que imprevistos fazem parte do processo. O olhar do gerenciamento do projeto estará voltado justamente a oferecer as melhores soluções aos desafios apresentados, buscando o maior engajamento dos envolvidos e a garantia dos resultados esperados em cada fase. #4. O monitoramento Não há projeto bem executado sem acompanhamento criterioso e controle, em um processo constante de análise. Isso é um fato. Estabelecer instrumentos nesse sentido é o que permite entender se está acontecendo o que foi previsto, a partir das métricas de resultados. Um trabalho que envolve monitorar o desenrolar das atividades, a manutenção das previsões de orçamento e cronograma, bem como o acompanhamento de riscos, a preocupação com os bons níveis de comunicação e o comprometimento do time. Esse olhar panorâmico é o que está por trás das tomadas de decisão rápidas e assertivas, corrigindo rumos sempre que necessário. #5. O encerramento Finalizar de maneira adequada um projeto é tão importante quanto qualquer uma das etapas anteriores. É o momento de avaliar, a partir do conjunto global do desenvolvimento, a efetiva realização da proposta, verificando se os objetivos foram atingidos. É interessante que isso tudo conste em um relatório final de entrega, no qual contenha, inclusive, a análise das causas dos eventuais problemas ocorridos durante a execução do projeto, bem como as lições aprendidas, para que tais problemas não se repitam no futuro. Boas práticas em gerenciamento de projetos É justamente a integração e a condução dos muitos processos envolvidos nesse conjunto de fases, as chamadas boas práticas de gerenciamento de projetos, o papel de um trabalho especializado no gerenciamento de projetos. Isso vai permitir a construção de uma base com metas devidamente definidas, escopo bem detalhado e acompanhado, custos e cronograma de trabalho devidamente monitorados para cada projeto. A aplicação das boas práticas de gerenciamento de projetos, reconhecidas e consagradas, garantem mais assertividade e eficiência: Na consolidação do escopo do projeto: definição correta de objetivos, entregas, etapas, com elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), diagrama que detalha e hierarquiza os pacotes de trabalho que serão entregues pelo projeto. No gerenciamento da execução: garantindo o cumprimento de cronograma e a previsão de orçamento. Isso acontece com planejamento de atividades e custos e o devido monitoramento, realizando correções necessárias. No mesmo sentido, devem ser acompanhados todos os recursos humanos, materiais envolvidos e aquisições necessárias, inclusive no que se refere à mão de obra complementar. Na garantia de qualidade: implantando processos para identificar conformidade com os quesitos pretendidos, documentando resultados e auditando cada fase. Na comunicação eficaz entre todos os envolvidos no projeto: o gerenciamento do fluxo de informações, garantindo uma comunicação eficaz entre todos os envolvidos no projeto, executantes e partes interessadas, é imprescindível para o bom resultado. A aplicação das boas práticas de gerenciamento por um profissional com características pessoais de liderança é fundamental para o bom gerenciamento das comunicações dentro de um projeto. É essencial ter em mente que o gerenciamento de projetos é uma abordagem gerencial sistêmica e integrada da realização da execução das atividades de um projeto, que visa garantir o sucesso do esforço temporário direcionado ao alcance de um objetivo único chamado projeto. Para saber mais sobre gestão eficiente de projetos, conte com a equipe da Planit. E acompanhe os conteúdos do LinkedIn, que trazem contribuições relevantes sobre o gerenciamento de projetos.
8 dicas para um relatório de status de projeto completo
O status report é peça crucial para atualizar todas as partes interessadas sobre o andamento do projeto e otimizar os processos. Uma boa preparação desse documento é determinante para uma assertiva gestão na área. O relatório de status de projeto é um documento simples, mas muito importante. Ele existe para o gestor, o cliente e a equipe interna atualizarem, de forma periódica, todos os envolvidos a respeito do processo de execução. O status report é fundamental para o perfeito andamento dos fluxos e processos, além de trazer mais segurança, pois o investimento dos recursos irá resultar no cumprimento dos objetivos pretendidos. Diante disso, é indispensável ter pleno domínio de como fazer um bom relatório de status de projeto, de modo que ele seja completo e eficaz em seu propósito. Com as estratégias que elencamos, será possível economizar tempo e otimizar a gestão. Por que o status do relatório de projeto é importante? Relatórios de status do projeto são atualizações programadas sobre o progresso do trabalho de execução. Quando bem formulados, acabam respondendo às perguntas dos diversos stakeholders antes mesmo que eles as expressem. O ideal é que sejam escritos de forma concisa, fornecendo uma visão ampla sobre os estágios e as iniciativas em andamento. Fazer relatórios regulares de status do projeto é fundamental para ajudar a manter todos os participantes informados e alinhados. É uma forma de deixar claro o quanto o trabalho está em dia, fazendo com que toda a equipe se sinta confiante. Além disso, esses documentos são uma excelente ferramenta para melhorar a tomada de decisões e direcionar iniciativas diante de obstáculos e imprevistos. Isso faz deles instrumentos de incentivo à proatividade e ao monitoramento de atrasos e desvios orçamentários. No relatório de status de projeto, devem constar as metas, os prazos e o que foi gasto, bem como o conjunto global de atividades realizadas e previstas. Essa disseminação de informações é essencial para o time envolvido nas tarefas, bem como para toda a rede de relacionamento interessada na consecução dos objetivos. Assim, gestores, colaboradores e parceiros são amparados com dados concretos que possibilitam entender o andamento do projeto, tendo segurança quanto à sua execução e resultados. Conheça mais sobre o status report, seu desenvolvimento e como ele atende a todas essas expectativas. A preparação e a apresentação adequada do documento O reconhecido Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) estabelece os relatórios de status como “eventos regulares para a troca de informações sobre o projeto”. É um importante norte conceitual, já que a publicação é considerada um marco na história da gestão de projetos. O PMBOK padroniza, identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas com a assinatura do Project Management Institute (PMI), que consolida as melhores práticas mundialmente aceitas na área. Pensando especificamente na preparação do relatório de status, primeiramente é preciso definir uma base de estrutura clara e consistente, que possa ser utilizada em todas as atualizações. A preparação desse modelo deve, também, estar alinhada ao briefing do projeto. Assim, o documento pode ser montado a partir dos seguintes tópicos: Informações gerais do projeto: nome, responsável, objetivo, colaboradores e departamentos envolvidos Sumário de atividades: deve conter as ações já realizadas, as datas de finalização e a relação entre o cumprimento de orçamento e o prazo Metas: foca nas ações seguintes e analisa o alcance ou não do que foi planejado Riscos: apresenta os problemas e as soluções encontradas, e mapeia possíveis novos desafios e obstáculos É preciso ressaltar que o status report deve ser objetivo e conciso, facilitando o entendimento das atividades concluídas, pendências e datas previstas para as próximas ações e estágios. Dessa forma, é válida a utilização de recursos visuais, como gráficos e tabelas, para tornar mais palatável e direta a apresentação dos dados. Também vale pontuar que o excesso de informações técnicas não agrega em nada e pode, até mesmo, confundir quem avalia o seu trabalho. Dicas e estratégias para um bom desenvolvimento Outro fundamento crucial é entender que a elaboração de um relatório de status não é apenas um evento burocrático, mas um momento crítico para a credibilidade e avaliação do trabalho. Por isso, indicamos a seguir algumas sugestões capitais para a elaboração do status report. São conselhos válidos principalmente para os gerentes de projeto que, nos trabalhos mais complexos, precisam da ajuda dos líderes de área e do time. Confira: Participe das reuniões preparado, com dados embasados, sem improvisos ou argumentos baseados no “achismo”. Tenha o relatório como ferramenta para isso. Peça que os colaboradores elaborem relatórios contundentes da sua área de atuação no projeto, desde o último documento até o estágio atual. Direcione a reunião a partir de um roteiro prévio, no qual constem os tópicos importantes. Mencione ações relevantes para o entendimento do panorama atual do projeto. Constam aqui a atuação de cada setor, os investimentos e lucros, as conquistas obtidas e graus de consecução dos objetivos, bem como os novos estágios previstos. Delegue a responsabilidade sobre a coleta de informações para as diferentes áreas, sempre monitorando a qualidade e assertividade dos dados levantados. Facilite o trabalho de elaboração do documento, deixando um colaborador responsável por relatórios diários, semanais e mensais. Quando for o momento de sistematizar o relatório de status de projeto, as informações já estarão organizadas, possibilitando maior agilidade e precisão. Exalte as conquistas e mencione as falhas e correções implementadas. Essas informações devem ser sempre muito transparentes. Use softwares e disponibilize esses relatórios na nuvem para o acompanhamento das partes interessadas. Mas é interessante que apenas você, como gestor, e a pessoa responsável pela guarda das informações, possam alterá-las. Para acompanhar mais conteúdos como esse e absorver estratégias para o gerenciamento de projetos, navegue pelo nosso site.
