Estratégia é uma vantagem competitiva. Saiba porque.
Muitos profissionais ouvem falar da importância do planejamento estratégico e de como sua correta aplicação implica no sucesso da gestão do negócio. Mas mesmo assim, deixam essa informação entrar por um ouvido e sair pelo outro. O pensamento que muitas vezes passa pela cabeça é: “isso é muito complexo e serve apenas para grandes empresas”. Estamos aqui para mostrar que pensar assim não traz nenhum benefício para a dinâmica da empresa – muito menos para os resultados esperados. O planejamento estratégico não é um bicho de sete cabeças. Na verdade, é apenas a construção de um projeto que deve ser ensinado para todos os componentes da equipe. Deve ser compartilhado, primeiramente, com os cabeças chaves das organização, os responsáveis pela gestão, que devem transmitir as informações bases para os demais colaboradores. O essencial é que todos tenham conhecimento das metas da empresa e quais são os resultados esperados de cada departamento e aqui a comunicação se torna fundamental. Aí também é interessante inspirar todos os envolvidos no projeto: somente pessoas engajadas em todos os níveis organizacionais podem executar um planejamento com maestria. Esse preconceito em torno do conceito de estratégia por parte dos pequenos e médios empresários termina se tornando em desvantagem competitiva. A estratégia pode ser utilizada por empresas de qualquer porte, que atuem em qualquer segmento e, ainda, para aquelas que ainda nem saíram do papel. E um bom planejamento estratégico implica em inúmeras vantagens que podem alavancar os resultados de uma organização. Veja abaixo como uma estratégia pode ajudar no crescimento orgânico: Estratégia é uma vantagem competitiva Se o planejamento estratégico é o rei para o sucesso da empresa, a avaliação estratégica é a rainha. Isso consiste e uma minuciosa análise do ambiente interno (forças e fraquezas) e do ambiente externo ( como oportunidades e ameaças). Aqui é importante identificar e definir os principais focos e os pontos de melhorias. O objetivo é eliminar as fraquezas e maximizar as qualidades – convertendo-as em forças para alcançar a excelência. Traçar uma estratégia para sua empresa implica em conhecer o mercado que está inserido. Como afirmou Edward Chenard, do e-commerce Best Buy, em sua palestra no Congresso de Experiência do Cliente, é necessário conhecer muito bem seu público para poder vender. Isso funciona para produtos, funciona para serviços, funciona para projetos. A arte de vender não é algo exato. O que pode dar certo no Brasil, por exemplo, pode dar totalmente errado na Índia. São inúmeros motivos, como diferenças culturais, contexto histórico e/ou hábitos da população. Então apenas um amplo conhecimento do mercado abre uma ampla vantagem em cima dos seus concorrentes.E isso apenas é possível com uma ótima estratégia. Objetivos e metas são a base do planejamento estratégico Além disso, traçar objetivos e metas faz parte de um bom planejamento estratégico. Isso ajuda aumentar as vantagens da empresa, e em contrapartida a reduzir as desvantagens, o que implica em uma compreensão do modus operantis da organização. Todas essas armas podem ajudar a garantir um posicionamento diferenciado no mercado. Ao desenvolver um planejamento estratégico para a empresa, os gestores terão seus propósitos definidos de forma objetiva. E ainda irão obter um estudo sobre as ferramentas a serem implementadas, os métodos mais assertivos e o tempo necessário para alcançar cada meta. A partir daí, é possível traçar as funções específicas de cada gestor departamental e a forma como o profissional irá orientar a própria equipe. Cada ação deve ser definida a partir do tempo necessário para executá-la de forma satisfatória. Também é importante que o andamento das tarefas seja atualizado conforme as novas oportunidades e desafios que irão surgir durante o processo. A utilização das técnicas de gestão de projetos desempenhará um papel crucial nesse sentido e ajudará o gestor a controlar melhor o alcance das metas e resultados. Estratégia bem definida resulta em redução de custos Uma estratégia clara, bem definida, esmiuça toda a estrutura organizacional – como também as áreas necessárias para a implantação de um projeto. Isso implica em redução de custos. Como? Saber como que funciona a empresa também ajuda a realocar recursos e atividades e garante controle sobre os gastos e as finanças. O planejamento estratégico também aumenta o engajamento dos colaboradores nas tarefas, respeita cronograma, utiliza recursos e metodologia aplicada. Os gestores poderão ter ações mais assertivas que permitam alavancar os resultados por meio de uma gestão eficiente que envolva um planejamento estratégico em conjunto com as ferramentas da gestão de projetos. Com pequenas ações, a empresa terá munição para dirigir o negócio e controlar imprevistos que possam aparecer durante a trajetória da companhia, minimizar os gastos excedentes e buscar uma margem de antecedência. Assim, a organização tem uma chance a mais de evitar prejuízos. Tanto para pequenas quanto para médias empresas, um planejamento claro, definido pode se tornar a arma mais competitiva da empresa. Por isso, pequenos e médios empresários, não tenham medo de buscar uma estratégia para sua empresa. Lembre-se que um planejamento auxilia ir mais longe, aumenta o conhecimento do negócio e, assim, o domínio sobre a gestão. A estratégia pode surpreender você. E você? Já desenvolveu o seu planejamento estratégico? Deixe o seu comentário e compartilhe as suas experiências com a gente!
Conheça os processos e áreas de conhecimento que o PMBOK reconhece
PMBOK Guide é a sigla para ‘A Guide to The Project Management Body of Knowledge’, ou Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos em português. É um livro que reúne um conjunto de processos e áreas de conhecimento aceito como a melhor publicação prática no âmbito da disciplina de gerenciamento de projetos pelos especialistas da área. Em sua quinta edição, lançada em 2013, o PMBOK é de autoria do comitê de padronização do Project Management Institute – PMI®, maior e mais reconhecida entidade de classe quando se trata de gestão de projetos. A história do PMBOK Guide Era 1976 quando o PMI promoveu um congresso em Montreal no Canadá. Lá, durante as mesas de debate, surgiu a ideia de documentar as melhores práticas em gerenciamento de projetos. A discussão entre os especialistas perdurou pelos próximos cinco anos e, em 1981, foi aprovado um projeto de desenvolvimento de procedimentos para a área de gerenciamento de projetos com objetivo de estruturar e documentar o conhecimento já existente. Assim, em 1983, surge o que hoje pode ser considerado o embrião do PMBOK. Ele abrangia gerenciamento do escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos e comunicação. Mais tarde, em 1986, é lançada uma versão revisada na qual se inclui também o gerenciamento das aquisições e de riscos. Oficialmente, a primeira edição, com todas as áreas do conhecimento juntas é trazida ao mercado em 1987. Em 2000, 2004, 2008 são lançadas a segunda, terceira e quarta edição respectivamente. Elas já incluiam novas implementações de conteúdos, melhorias e revisões na abordagem. Em 2013, chega ao mercado a quinta e mais atual edição do PMBOK. Também neste ano a publicação alcança dez idiomas, além do inglês: português, espanhol, italiano, alemão, árabe, chinês, coreano, francês, japonês e russo. Ao longo dos anos, o PMBOK ganhou reconhecimento e hoje é o alicerce para a realização do exame de certificação Project Management Professional (PMP), a mais desejada entre os profissionais da área em cerca de 165 países. PMBOK não é uma metodologia A principal característica que comprova que o PMBOK não é uma metodologia é o fato de ele distinguir os diferentes tipos de projetos. Ele também não faz uso de peculiaridades de linguagens que respeitem a cultura de diferentes tipos de empresas, além de não apresentar modelos especificos de documentos para serem preenchidos. Acima de tudo, o PMBOK® Guide é um manual que expõe as melhores práticas no universo de conhecimentos da gestão de projetos. Em outras palavras, ele não é um passo a passo, apesar de ter se firmado como um um padrão internacional que inspira quase todas as metodologias existentes na área. Processos e áreas de conhecimento que o PMBOK reconhece O PMBOK reconhece cinco grupos de processos básicos e dez áreas de conhecimento típicos de quase todos os projetos. Os conceitos básicos são aplicáveis ??aos projetos e programas. Os cinco grupos básicos do processo são os seguintes: Início Planejamento Execução Monitoramento e controle Encerramento Logicamente, estes processos se sobrepõem e interagem durante todo o andamento de um projeto. Os processos são descritos em termos de: Documentos, planos, projetos, etc. São normalmente capturados como entradas; Os mecanismos aplicados às entradas são capturados de técnicas e ferramentas; Documentos, os produtos são capturadas nas saídas; As dez áreas de conhecimento são: Gestão de Integração Esta área do conhecimento descreve os processos que integram elementos de gerenciamento do projeto. Na integração, busca-se desenvolver a abertura do projeto, bem como o plano de gerenciamento; orientar e gerir sua execução, monitorar todo o andamento do projeto, controlar mudanças e fazer encerramentos de fases e do projeto em si. Gerenciamento de Escopo Nesta área, descreve-se todo o trabalho que precisa ser feito no projeto. A partir do escopo, o gestor acompanha se ele está sendo cumprido e garante ao cliente que está tudo ocorrendo conforme o planejado. Gerenciamento de tempo Esta é a área do conhecimento que gerencia o cumprimento dos prazos – criação e acompanhamento de cronogramas, definição de atividades conforme os tempos pré planejados, etc. Gestão do Custo Na gestão de custo entra as estimativas, orçamentação e controles de custos. O trabalho consiste em planejar e acompanhar para que não haja despesas adicionais ou fora do planejado. Gestão da Qualidade Esta área está ligada à garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos pré estabelecidos. Entram no processo, padrões, normas e melhores práticas que devem ser seguidos durante a execução do projeto. Gestão de Recursos Humanos Esta é a área do conhecimento que controla toda a equipe que atua no projeto. Desde a escolha dos perfis de profissionais que participarão até treinamentos e acompanhamento do dia a dia de trabalho. Gestão de Comunicação A coleta, a organização, o armazenamento e a distribuição de informações relativas ao projeto a todos os envolvidos são atribuições desta área do conhecimento. Gestão de Risco Esta área descreve o gerenciamento de riscos inerentes ao projeto – desde a determinação do que são riscos no projeto até o planejamento, passando pela análise e atribuição de responsabilidades e prioridades para tratar riscos. Gestão de Compras Toda a gestão de aquisição de materiais, insumos e serviços para o andamento do projeto fica por conta desta área do conhecimento. Gerenciamento de Stakeholders Também descritos como partes interessadas, os stakeholderes são todos que estão envolvidos com o projeto. A gestão de stakeholders, de acordo com o PMBOK, vai muito além da comunicação. Ou seja, há um trabalho de envolvimento dos atores envolvidos, bem como o monitoramento e o controle deste. O PMBOK já faz parte do seu dia a dia como gestor de projetos? Gostaria de tirar alguma dúvida a respeito dele? Deixe seu comentário!
A surpreendente verdade que nunca contaram a você sobre como ser um gerente de projetos feliz
É normal que exista a preocupação de ser bem sucedido na profissão. Muito se fala sobre ser altamente eficaz, produtivo e eficiente como gerente de projeto. Mas há pouca, ou quase nenhuma, publicação que trate de como ser ser um gerente de projetos feliz e satisfeito. A verdadeira pergunta é: qual é o sentido em ser bem sucedido profissionalmente se você não se sentir plenamente satisfeito e feliz com a sua carreira? O primeiro passo para ser pleno é se conscientizar de que isso requer algumas habilidades que não são fáceis de desenvolver. É preciso aprimorar as qualidades que o profissional já tem e adquirir outras que o habilitem a fazer um trabalho primoroso e prazeiroso ao mesmo tempo. Essas habilidades não são ensinadas nos treinamentos técnicos e de liderança típicos ou em livros best seller sobre gerenciamento de projetos. Pensando nisso, preparamos esta série de atitudes fundamentais para alcançar o sucesso e a felicidade na carreira de gerenciamento de projetos. Acompanhe! Quais são as habilidades para ser um gerente de projeto realizado? As dicas a seguir têm a missão de desafiar algumas das suas crenças fundamentais sobre a arte do gerenciamento de projetos. Esforce-se para diminuir suas resistências a este desafio e se envolva na conversa: 1 – Melhore sua atenção e a comunicação A primeira habilidade, aquela que podemos chamar de “mãe das habilidades” é a atenção. Atenção é a capacidade de estar presente no momento e estar ciente do que está acontecendo ao seu redor. Significa ser consciente de seus pensamentos, emoções e comportamentos e estar aberto para perceber o que acontece com as pessoas que fazem parte da sua equipe de projeto. É estar sintonizado com as dinâmicas emocionais e sociais de suas interações e as das outras pessoas envolvidas no seu dia a dia de trabalho. E desenvolver sua atenção vai te ajudar efetivamente em uma boa comunicação! Como? A atenção é a base de um bom processo de comunicação e nós sabemos que boa parte do tempo de um gerente de projetos é dedicado à comunicação – dar e receber feedback, fazer apresentações, participar de reuniões, prestar contas, etc. Quando sua comunicação é eficaz e você obtém os resultados que deseja, você se sente no controle do jogo. Você acredita que é capaz de fazer as coisas acontecerem, consegue ajudar os outros a tomar decisões difíceis e enfrentar os desafios mais árduos, enfim, avançar e fazer progressos reais. No entanto, você não pode se comunicar efetivamente se não prestar muita atenção. Concentração permite que você consiga controlar seu pensamento (em um processo que chamamos de metacognição), e somente atráves desse processo que você pode exercer auto-controle emocional. Em gerenciamento de projetos, como na vida, você deve estar “atento” para vencer. 2 – Vença seu medo e desenvolva resistência Um gerente sênior está tomando todos os tipos de decisões terríveis que estão descarrilando seu projeto? Há um patrocinador ingrato que você nunca consegue agradar? Em qualquer projeto, sempre haverá problemas que podem te fazer pensar em desistir no meio do caminho. O segredo é não desistir apenas quando o medo é o motivador, pois a desistência trará a frustração. A outra boa notícia é que quando sente que deseja sair, você está num ponto onde o crescimento real acontece. Mesmo falhando, a experiência é mais valiosa quando a gente enfrenta os medos e segue em frente. Que tal deixar os livros técnicos um pouco de lado e comprar hoje ainda ‘A Arte da Guerra’, de Sun Tzu? Este clássico traz importantes lições de resistência ao medo e transposição de obstáculos que podem ser aplicadas em todas as áreas da vida. 3 – Nunca deixe a vitimização definir seu relacionamento com seu patrocinador Entenda que você é um especialista em gerenciamento de projetos e o patrocinador precisa de você para ajudá-lo a entregar o projeto com sucesso. A organização confiou-lhe com um investimento importante quando o designou para assumir o gerenciamento, então, esta é uma “parceria de iguais” não um relacionamento “pai-filho”. Não sinta-se vítima da situação. Nunca deixe o patrocinador segurar decisões que tornem seu projeto refém dele. Tome as rédeas da condução, tornando a supervisão do patrocinador o mais dispensável possível durante a decorrência do projeto. Mantenha registros de problemas (quando foram detectados/abertos, quando foram atribuídos e quando foram fechados) e certifique-se de que as decisões do patrocinador sejam recebidas por escrito, via e-mail e/ou sistemas de comunicação do projeto. Eventualmente, se o patrocinador foi irresponsável, a documentação irá mostrar isso. Se a organização se preocupa profundamente com a prestação de contas, então você vai ter fornecido todas as informações necessárias para que ela enfrente os problemas gerados pelos patrocinadores do projeto. 4 – Faça uma excelente gestão do tempo Com todas os compromissos diários, as interrupções e as tecnologias com que você precisa lidar, é normal se sentir sobrecarregado. Bem dito, é normal, mas não deve ser aceitável! Gerir o tempo elencando prioridades, se desapegando de detalhes mínimos e sabendo delegar funções a terceiros é fundamental para evitar sobrecarga e infelicidade no dia a dia de trabalho. Quando você se sentir sobrecarregado com seu projeto, encontre alternativas para mudar este quadro. Não deixe de relaxar e se divertir nos momentos em que está longe da operação. Não leve seus projetos da empresa para a casa! Você gostou dessas dicas? Deixe seu comentário!
As 5 competências pouco conhecidas que os líderes deverão ter nos próximos anos
Chegamos a um ponto em que tudo evolui muito rápido, e o mundo está constantemente mudando. O reflexo desse fenômeno pode ser facilmente observado no ambiente empresarial: anos atrás as comunicações se davam apenas por telefone ou fax e as reuniões eram marcadas com muita antecedência, enquanto hoje em dia temos comunicação instantânea com qualquer lugar do globo. Além disso, observamos uma tendência cada vez maior de startups – que constituem um modelo muito diferente da empresa tradicional que estávamos acostumados a ver. Tudo isso influi diretamente na capacidade de liderança de um bom gestor, que deve estar preparado para acompanhar esse turbilhão de novidades. Apesar de a base fundamental de uma boa liderança continuar em torno de conceitos como boa comunicação, capacidade de motivar uma equipe e, tantas outras características sempre citadas, quando trabalhamos sobre o assunto, novas competências que cercam as inúmeras mudanças que vivenciamos precisam ser adquiridas. De acordo com as mudanças previstas para a próxima década, quais serão as competências necessárias para bons gestores de equipes e projetos? Inteligência multicultural O exemplo de que um negócio com um país asiático pode ir por água abaixo por um simples aperto de mão feito de maneira errada, por mais repetitivo que seja – e não podemos necessariamente levar em conta a veracidade do fato nos dias atuais – é perfeito para exemplificar que as diferenças culturais exercem grande influência no campo empresarial. Some isso ao fato de que a diversidade cultural está cada vez maior e temos aí um grande desafio para os gestores: lidar com pessoas com bagagens culturais e costumes variados. Com base nisso, é esperado de um bom líder não só conseguir administrar essas pessoas como também tirar o máximo de proveito de suas particularidades com o intuito de agregar valor para toda a equipe e para os objetivos da empresa. Trabalhar com colaboradores à distância Nas grandes organizações já virou realidade utilizar colaboradores à distância, ou seja, trabalhadores que executam suas tarefas sem estar presentes fisicamente na organização, o que pode dificultar bastante a gestão dessas pessoas. Em um setor composto por muitas pessoas trabalhando de longe, a comunicação pode ficar comprometida, tanto no nível hierárquico entre o chefe e os subordinados quanto entre os próprios colegas, que necessitam se comunicar entre si para atingir os objetivos propostos da maneira mais efetiva. O gestor irá necessitar da habilidade de gerar equipes online com a mesma eficiência que as equipes presenciais, tirando o máximo de cada indivíduo e fomentando o trabalho em equipe. Adaptar-se aos avanços tecnológicos Novas invenções aparecem aos montes diariamente, e muitas delas podem trazer mudanças no modo de trabalhar e facilitar processos. O essencial nesse quesito é atingir o equilíbrio entre ser flexível o suficiente para aceitar essas mudanças e não se deixar levar pelas novidades sem considerar todos os fatores envolvidos, com o fim de evitar confusões com o excesso de mudanças e também minimizar os custos decorrentes de aquisições tecnológicas. Lidar com a sobrecarga de informação Já falamos anteriormente de o quão rápido tudo está mudando atualmente, e nessa mesma velocidade transitam as novas informações. Porém nós temos um limite de absorção, e por isso é necessário focar no que realmente interessa e pode ser útil. Essa limitação serve tanto para fins mentais como também para fins práticos, como, por exemplo, saber lidar com o fluxo de informações que chegam na caixa de entrada do e-mail todos os dias. Os gestores precisarão ter a capacidade de conseguir tirar apenas o essencial, eliminando os ruídos que surgem no meio de tantas novas ideias e notícias que aparecem. O futuro pode ser agora Essas são algumas das características de um líder de sucesso nos próximos anos, mas não espere chegar até lá para começar a se capacitar. Um bom líder é também aquele que está sempre atualizado e acompanhando o ritmo das mudanças, portanto não deixe que o futuro traga surpresas intransponíveis para você! Você concorda com as competências necessárias no futuro? Quais outras você acha que serão indispensáveis? Compartilhe conosco nos comentários.
Como aproveitar bem as lições aprendidas (e como isso pode fazer toda diferença)
Ao analisarmos a história da humanidade, vemos que os grandes estrategistas levaram em consideração os erros dos seus antepassados e fizeram das lições aprendidas, grandes histórias de sucesso e superação. O mesmo acontece dentro do gerenciamento de projetos. Cada fase, gera uma vasta base de conhecimento proveniente das experiências, dos sucessos e insucessos das atividades executadas. Assim, é importante que exista uma reunião para que seja montada uma base de conhecimento, composta de informações relevantes, de fácil entendimento e que sejam utéis para a execução assertiva de um projeto futuro. Segundo o PMI – Project Management Institute, a reunião de lições aprendidas faz parte do processo de encerramento do projeto. Essa troca de conhecimento é muito importante dentro da gestão de projetos e precisa ser encarada como um longo e contínuo processo de aprendizado. Também como uma chance de implantar melhorias dos gargalos e obstáculos que apareceram durante o desenvolvimento do projeto. Como aproveitar bem as lições aprendidas Se as lições aprendidas nos projetos forem adequadamente absorvidas, avaliadas, estruturadas e assimiladas poderão trazer inúmeros benefícios para projetos futuros. Gerenciamento adequado dos gastos, garantia de qualidade do produto final, alinhamento do escopo com as necessidades de negócio do cliente são algumas das vantagens. Além de, claro, ajudar no cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma do projeto. Por isso que trabalhar com as lições aprendidas e aplicá-las juntamente com a Gestão do Conhecimento pode fazer TODA a diferença para sua empresa. E além dos benefícios citados, traz vantagem competitiva. Os projetos criam uma base de conhecimento e utilizá-la pode ajudar a aprimorar todos os processos futuros. Assim, é necessário que as lições aprendidas sejam registradas e documentadas com o objetivo de distribuir o conhecimento para todos os participantes e os stakeholders. Além disso, criar uma base sólida de experiências adquiridas ajuda a minimizar o risco durante o projeto, reduz os custos, estimula a troca de informações e agiliza o processo de tomada de decisão. Vale lembrar: para que o registro das lições aprendidas seja eficaz, a base sempre deve estar atualizada, as informações devem ser extremamente confiáveis e disponíveis a todos que tiverem permissão, a qualquer hora, e por vários meios. Quais são as informações relevantes e como encontrá-las? Como já conversamos anteriormente, durante todo o seu desenvolvimento, o projeto gera, o tempo todo, conhecimento. Assim é aconselhável que as melhores práticas adotadas pela equipe sejam documentadas para a utilização em outros projetos. Cabe ao gerente de projeto criar uma base de conhecimento – ou ainda, utilizar uma já existente na empresa. O mais importante aqui (assim como o mais difícil) é saber quais são as informações relevantes e onde encontrá-las. Por isso que é essencial motivar a equipe a atualizar a base durante as atividades do cotidiano. Veja algumas informações que devem ser armazenadas durante o projeto: Lições aprendidas Ações e decisões são tomadas em todas as etapas do projeto. Todas geram reações que podem ser positivas e/ou negativas e o conhecimento dessas experiências precisa ser formalizado e registrado de uma forma bem simples para consulta. Erros cometidos Registrar as falhas cometidas, assim como discuti-las, estudá-las e entender as razões e motivos que influenciaram nas decisões erradas evita que esses mesmos erros sejam cometidos novamente. Boas práticas Práticas com resultados palpáveis e que geraram um efeito muito acima do esperado merecem ser registradas para serem novamente utilizadas. Dados históricos Apesar de ser custoso, recolher dados históricos ajuda na tomada de decisões baseadas em estimativas históricas. Por isso, toda a informação sobre temas que trouxeram impactos aos projetos deve ser registrada. Isso também reduz o tempo de levantamento para os próximos projetos. Mapa de raciocínio Aqui cabe o registro dos principais motivos levados em conta no decorrer do projeto. Esses documentos precisam ser estudados para aprender com as decisões corretas ou errôneas cometidas no passado, assim como os dados que ajudaram na tomada dessas. Documentos Todos os documentos que foram utilizados no projeto como os relatórios de status, de encerramento do projeto e das apresentações. Lições aprendidas aliadas com a gestão do conhecimento Uma base de conhecimento bem alimentada oferece à corporação um leque de possibilidades sobre o desenvolvimento de novas soluções e novas visões sobre os obstáculos enfrentados anteriormente. É uma ação estratégica que aliada a uma equipe capacitada proporciona crescimento constante e aprendizado contínuo. No entanto, para isso, a organização deve estar disposta a investir na gestão do conhecimento e acreditar que a construção de uma base de informações é uma ferramenta poderosa, não apenas para o sucesso do projeto atual, mas para a expansão do negócio como um todo. Vale ressaltar que as lições aprendidas e a criação de uma base de conhecimento faz parte do que chamamos de gestão do conhecimento, uma técnica que aliada com metodologias e práticas do gerenciamento de projetos, estimula a troca de conhecimentos, constrói uma ampla vantagem competitiva e ainda promove um ambiente de inovação. E você, o que acha que as lições aprendidas podem trazer de valor? Deixe o seu comentário e compartilhe a sua opinião conosco!
Os principais desafios de montar uma equipe produtiva (e como enfrentá-los)
Como gerente de projetos você se depara com uma grande variedade de decisões estratégicas difíceis mesmo antes do início de um projeto. Uma delas está diretamente relacionada à formação da equipe de trabalho. Muito do seu sucesso se deve à sua capacidade de reunir em um time, pessoas competentes que devem somar forças para realizar tudo com máxima qualidade. Do contrário, sem as pessoas certas atuando nas frentes certas, surgem os erros, os atrasos, as inconformidades – pior ainda, aumentam as chances de decepcionar o cliente do projeto. Pensando nisso, preparamos este post com algumas dicas para que você enfrente os principais percalços encontrados durante a formação de um time com mais facilidade. Acompanhe! Principais desafios de montar uma equipe produtiva A seguir, veja os principais desafios enfrentados quando se está em busca de profissionais para montar uma equipe produtiva e algumas dicas para lidar bem com eles: Pouca maturidade gerencial da empresa cliente Gerir um projeto dentro de uma empresa onde a gestão de recursos humanos não está consolidada, ou ainda é feita de maneira amadora, é realmente um desafio. É preciso estabelecer uma liderança para que a equipe seja produtiva, mas sem entrar em choque com o RH. Dica: Busque apoio da direção da empresa e do departamento pessoal. Leve os requisitos necessários para que os profissionais desempenhem seus papéis no projeto. Se necessário, proponha contratações e treinamentos. Apoie-se também nas lideranças imediatas das pessoas que terão participação direta no projeto. Orçamento limitado Todo mundo quer trabalhar com os melhores profissionais. O problema é que os melhores custam caro. Nem sempre o budget disponível é suficiente para atrair estes profissionais. Dica: Para não perder qualidade e obter uma produtividade alta, faça uma mescla de profissionais seniores com outros menos experientes, que costumam ter um custo de contratação mais barato. Você só precisa deixar claro ao time que alguns profissionais precisarão de apoio de outros, criar um senso de colaboração. Faça um mapa de competências essenciais para o projeto. Desdobre este mapa para as atividades específicas de cada membro e veja como um profissional pode compensar o outro. Este balanceamento pode lhe ser muito produtivo. Trabalho à distância Cada vez mais, os projetos podem ser conduzidos com profissionais atuando distantes um dos outros. Este também é um desafio de gestão ao qual o gerente de projeto precisa se adaptar, pois vai muito além de oferecer soluções tecnológicas adequadas para a comunicação ou realização das atividades. Trata-se de liderar pessoas que não estão a poucos passos e podem ser levadas para um cafezinho. Não é propriamente um empecilho para o sucesso do projeto, basta um esforço de adaptação para esta nova realidade. Dica: Deixe as regras bem claras, entregue e solicite informações atualizadas (status, relatórios etc.) e faça conferências em vídeo com frequência. Coloque-se sempre à disposição para ajudar a solucionar problemas e apure sua capacidade de delegar tarefas e cobrar resultados. Estabelecer confiança nos profissionais Muitas vezes, o gerente de projeto precisa trabalhar com profissionais com os quais nunca teve contato. Ele precisa reunir pessoas de diferentes departamentos de uma empresa, além de fornecedores, por exemplo. Saber o quanto estas pessoas serão produtivas, o quanto se comprometerão com o projeto… Tudo isso é um grande desafio. Dica: Além de olhar o currículo, analise também as realizações de cada profissional em outros projetos. Se possível, converse com outros gerentes que já lideraram estas pessoas para saber sobre o perfil comportamental e o grau de engajamento e produtividade. Gestão estratégica de equipe exige uma liderança diferenciada Depois de transpor todas estas barreiras, eis que você está com sua equipe montada. E agora? Agora começa o trabalho de liderança. Todo gerente de projeto deve estar treinado para controlar três áreas de interesse de um projeto: tempo, custos e recursos humanos. Muita gente vê o gestor de projetos como fanático por produtividade e controle da agenda. Isso, em algum grau, até pode ser verdade, mas a capacidade de liderar deve ser um atributo perseguido em qualquer momento da carreira. Estamos falando de uma liderança inspiradora, que inspire confiança e com quem todo mundo quer contribuir. Obtendo esta forma diferenciada de gerir, a produtividade é só uma consequência. Quais são os seus desafios na hora de montar uma equipe de projeto? Deixe seu comentário!
Entenda o que é o gerenciamento de risco do projeto
Muitas vezes, para atingir o impacto esperado, um projeto precisa ser ousado e arriscar. Porém, para que o resultado seja um sucesso, avaliar os riscos é essencial. O Guia PMBOK® define como risco um evento ou uma condição incerta que tem efeito pelo menos sobre um resultado final do projeto. Segundo o guia, cada projeto tem um componente de incerteza no momento em que é concebido. Incerteza pode ter uma ou mais causas e um ou mais impactos sobre a qualidade de um projeto assim como sobre o escopo, cronograma ou custo. Já os riscos podem ser tanto internos como externos em relação ao projeto e ambos têm tanto um impacto quanto uma probabilidade. Se por acaso um risco se concretiza, isso se torna um problema. Assim, a vantagem do planejamento formal de gestão de risco do projeto é que você terá mais tempo para se concentrar sobre os riscos imprevistos, porque você já decidiu como lidar com os esperados. A gestão de risco em um projeto pode guiar a equipe no monitoramento da probabilidade e do impacto de riscos. Vamos ver mais sobre isso a seguir: Entenda o que é o gerenciamento de risco do projeto O risco mais importante e, que deve ser levado em conta, é que o projeto final não atenda as expectativas dos patrocinadores ou das partes interessadas. Ao adotar um plano de gestão de risco, a equipe envolvida não apenas demonstra a intenção de gerenciar o risco como também demonstra como que esse risco será gerido. A maior parte da quantidade dos riscos está presente no início de um projeto quando acontece a maior quantidade de incerteza. Por isso, o risco deve ser gerido de forma proativa e contínua ao longo de cada uma das fases do ciclo de vida. Também é importante calcular precisamente a probabilidade assim como os riscos negativos e positivos. Os riscos são inerentes a todos os projetos, independentemente do tamanho, duração ou extensão. É fundamental implantar o processo formal de gerenciamento de risco com intuito de permitir que a equipe do projeto possa se antecipar e responder adequadamente. Como montar um plano de gerenciamento de riscos? É nesse contexto que é introduzido o gerenciamento de risco, que busca – através de um planejamento adequado – identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. O grande objetivo é a utilização de soluções adequadas para minimizar o impacto dos eventos adversos e maximizar os resultados dos positivos. Ao identificar e analisar os riscos antes da execução, a equipe do projeto é capaz de produzir decisões mais rápidas e eficazes. Assim, essa equipe vai ser capaz de economizar tempo para gerenciar os outros aspectos importantes para o sucesso. Para buscar o que promete, o gerenciamento de risco é dividido em seis processos essenciais: 1. Planejar Para gerenciar os riscos, é preciso de um plano. Por isso, o primeiro processo é o planejamento, no qual é feita a definição de como conduzir as atividades de gerenciamento de riscos e quais ferramentas serão utilizadas. 2. Identificar Quais são os riscos que podem afetar você? Pense de maneira ampla, abordando os fatores internos e os externos, sem deixar passar nenhuma possibilidade em branco. Após isso, documente as características de cada um dos riscos potenciais identificados. 3. Qualificar Agora é hora de analisar criteriosamente cada um dos riscos potenciais identificados, procurando elencar quais são os mais prováveis e mais perigosos. São nesses riscos que você deve basear-se na hora de tomar as suas decisões estratégicas, de maneira que você já esteja preparado previamente caso algum deles venha a se tornar realidade. 4. Quantificar Na quantificação dos riscos são determinados matematicamente os riscos, colocando no papel os valores com que você está lidando. Dessa forma é possível ver de maneira efetiva o impacto que isso pode trazer para a sua empresa. 5. Analisar Com posse de todas as informações necessárias, você está apto a fazer uma análise profunda dos riscos identificados. É possível trabalhar com cenários diversos, alguns otimistas e outros pessimistas, e preparar as estratégias que podem ser utilizadas em cada um dos momentos. 6. Monitorar e controlar Durante o ciclo de vida do projeto você o gestor deve estar constantemente monitorando e controlando todos os riscos, adaptando todo o planejamento de acordo com as mudanças observadas. O gerenciamento de projetos fica muito complicado quando a organização trabalha com base em incertezas, por isso é essencial buscar o máximo de informações possíveis e estar preparado para qualquer situação que venha a acontecer. Enquanto algumas situações podem ser prevenidas completamente, outras podem apenas ser estudadas para que, quando aconteçam, sejam neutralizadas rapidamente, causando o menor impacto possível. Por outro lado, é também essencial planejar tudo o que pode ser feito caso tudo saia da melhor maneira possível e a empresa atinja os cenários mais otimistas em seus projetos. Sem a análise prévia, na euforia de um grande sucesso, os investimentos poderiam ser realizados de maneira errônea, deixando de tirar o melhor proveito possível da situação. O gerenciamento de riscos dos projetos é sem dúvidas essencial para a sobrevivência das empresas em um mercado dinâmico e competitivo. Você já conhecia os conceitos apresentados? Como você avalia a aplicabilidade na sua empresa? Compartilhe conosco as suas experiências!
Dicas práticas para ajudar no sucesso do gerenciamento do projeto
O gerenciamento de projetos pode ajudar a administrar estrategicamente muitos aspectos de uma empresa em crescimento. Desde o desenvolvimento de produtos até a criação e ajustes nos processos de negócio, passando por testes, atendimento ao cliente, publicidade, marketing, gestão de pessoas, controladoria etc. Bem utilizado, é uma excelente maneira de refinar, ajustar e criar formas mais eficazes e eficientes de fazer o negócio andar para frente. Com o gerenciamento de projetos, a empresa passa a ter uma estrutura (métodos, práticas) para ajudar a alcançar os objetivos em tempos e com orçamentos pré-determinados. Para muitos empresários que administram empresas de pequeno porte, o termo ‘Gerenciamento de Projetos’ pode parecer distante de sua realidade. Isto é um engano. Basicamente, gerenciamento de projetos tem a ver com conhecer e planejar o que deve acontecer, saber quando deve acontecer e quem deve fazer e, sobretudo, um direcionamento do que se espera como resultado. Para isso, os gerentes de projetos utilizam metodologias e boas práticas amplamente testadas e reconhecidas como eficientes, otimizando os resultados, reduzindo custos e aproveitando melhor a produtividade da equipe para fazer entregas nas datas programadas. Saiba mais sobre o planejamento e diretrizes dos projetos Todos os projetos bem-sucedidos têm um plano, que é criado no início e regularmente revisto e atualizado conforme o andamento das atividades. O plano normalmente irá mostrar: O que precisa ser feito (âmbito, resultados e qualidade); Resultados-chave (o que está sendo criado) e marcos (metas e prazos); Quem está realizando as diversas tarefas (recursos); Quais são os recursos necessários e disponíveis – ou que precisam ser adquiridos; Em quais datas é necessário atingir cada etapa; Quais são os custos de realização do projeto como um todo e de cada etapa; Etc. Ao seguir estas diretrizes, as chances de obter resultados satisfatórios aumentam significativamente. Sem esta linha de direcionamento, é possível que os custos saiam do esperado, que haja atrasos e desgastes que coloquem o projeto em risco entre outras consequências. Dicas para um gerenciamento de projetos bem sucedido Dito isso, vamos a alguns pontos que precisam ser considerados no gerenciamento para que sua empresa atinja seus objetivos em quaisquer projetos: Definir a estratégia e desenvolver o planejamento Ao iniciar um projeto de criação de um novo produto ou serviço, por exemplo, é fundamental que se tenha uma estratégia e que ela seja voltada às definições macro do projeto. A partir daí inicia-se um planejamento. Ou seja, é preciso saber qual a real necessidade do mercado que pretendemos resolver. Depois, é necessário pensar em todos os aspectos envolvidos nesta criação: pesquisa de mercado, insumos e conhecimentos necessários, eventuais parceiros de negócio e fornecedores, equipe necessária etc. Assim, entendido muito bem as justificativas e background do projeto, pode-se desenvolver o planejamento de suas entregas através de atividades bem definidas e direcionadas. Controlar metas e resultados dos projetos Passo seguinte: é necessário que o gerente de projetos tenha sob seu controle todos os objetivos a serem atingidos e os resultados esperados. Só assim ele poderá direcionar esforços, delegar atividades e cobrar retornos nas datas estipuladas. Somente com os propósitos bem definidos e alinhados com todos os envolvidos é que é possível organizar a execução do projeto, colocando metodologias e melhores práticas em ação. Desenvolver técnicas de liderança, negociação e comunicação Também é fundamental que o gerente assuma um papel de liderança perante todos os profissionais que atuam no projeto. Caberá a ele fazer o recrutamento das pessoas certas para cada atividade, delegar tarefas, orientar nas dúvidas e cobrar os resultados. Está nas mãos do gerente de projetos todas as negociações com fornecedores, colaboradores etc., para cumprir com o budget estabelecido e entregar nos prazos acordados. Tudo isso, obviamente, perpassa um bom plano de comunicação, que contemple acesso às informações, intercâmbio de ideias, feedbacks constantes e prestação de contas aos clientes do projeto. Todos os projetos exigem mudanças e elas nem sempre são bem aceitas. Por isso, o gerenciamento de projetos também precisa lidar com a gestão da mudanças; minimizar os impactos emocionais que podem inibir a produtividade das pessoas expostas às alterações causadas pelo projeto. Muitas vezes, no entanto, as empresas não conseguem realizar projetos sozinhas. Isso é perfeitamente normal. É para isso que existem as consultorias especializadas. Elas trazem um know how e utilizam metodologias já testadas capazes de auxiliar no planejamento e até na execução dos projetos. Você gostou destas dicas? Tem mais alguma dúvida ou compartilhar sua experiência em gerenciamento de projetos? Deixe um comentário!
Liderança positiva: 5 características de um bom líder
Em tempos de crise, a pressão sobre os colaboradores das empresas cresce ainda mais. Neste cenário, a gestão de pessoas eficaz é requisito para bons resultados. Os líderes se tornam ainda mais fundamentais para as organizações e ambientes de projetos, afinal, eles inspiram, dão segurança e servem como um guia para a equipe. Bons líderes sabem como motivar equipes na superação de obstáculos e desafios do dia a dia das organizações. Pensando nisso, separamos cinco características de uma liderança positiva e quais os impactos dessa prática em equipes e projetos: 1. Autoconhecimento Um profissional que não se conhece e não sabe se guiar, não é um líder. Um líder vai precisar gerenciar suas emoções e deixar de lado aquela frustração, quando ela aparecer. Isso significa que um líder consegue transformar estados emocionais chamados improdutivos (medo, insegurança, depressão, ansiedade, estresse) em combustível para a equipe. Ele sabe que essas emoções não podem se tornar um obstáculo, nem para o projeto, nem para a equipe. 2. Espírito de equipe e comprometimento Um líder sabe que o espírito de equipe é essencial para que um projeto saia do papel. Esses profissionais não ficam apontando o dedo para quem cometeu falhas, mas encontram caminhos para resolvê-las. A liderança positiva também requer determinação, já que sem ela, a equipe pode sentir certa desconfiança em relação ao alcance dos resultados almejados. Quando é necessário, um bom líder também tem humildade suficiente para colocar a mão na massa junto com o time. Outra característica de quem tem espírito de equipe é o comprometimento. Um gestor que falte vários dias da semana ou sempre chegue atrasado não demonstra muito comprometimento com a empresa, não é mesmo? Se ele não mostra como está preocupado com os resultados, por que a equipe deveria se preocupar? Ademais, há o otimismo, intrínseco aos verdadeiros líderes. O líder precisa ser positivo e encorajar a equipe, principalmente em tempos de dificuldade. Ninguém quer um líder negativo dizendo que tudo vai dar errado e que não tem jeito. 3. Bom relacionamento É preciso carisma para conquistar e atrair a simpatia dos colaboradores. Esse magnetismo pessoal ajuda o gestor a conquistar a equipe, o que torna muito mais fácil o relacionamento durante os dias de trabalho. Esse bom relacionamento também depende de uma boa comunicação, clara, objetiva e sem ruídos. Um bom líder consegue explicar a todos quais são as metas a serem atingidas e o caminho para chegar lá. Além disso, líderes não trabalham sozinhos, e geralmente participam de outros grupos, onde existem outros líderes e membros. Por isso, ele precisa criar relações positivas e duradouras, criar vínculos com todos e ouvir o que os membros têm a dizer. Isso não significa deixar todos fazerem o que bem entenderem. Um líder disciplina sua equipe, ou seja, conduz as pessoas para o caminho certo — o que é bem diferente de punir. 4. Criatividade e versatilidade Líderes são criativos, e por consequência, inovadores. Eles pensam “fora da caixa” e não desistem até encontrar uma forma diferente das atuais para solucionar um problema. Esse líder inspira novas ideias, está sempre aberto a sugestões e ao diálogo e clama por críticas construtivas e feedback. Além disso, é preciso ser versátil para lidar bem com mudanças. A versatilidade cria líderes com visão 360º, que permite encontrar soluções mais assertivas e enxergar os processos mais substancialmente. 5. Visão holística O líder com visão holística consegue encontrar alternativas que proporcionam soluções amplas e duradouras. Ele não escolhe logo a opção mais rápida e fácil. Isso significa que ele também sabe dizer não com habilidade, educação e firmeza. Com visão 360º, o bom líder consegue apresentar uma excelente argumentação e convence facilmente os colegas e os subordinados. Dessa forma, mantêm-se o respeito e a confiança conquistados na organização. Em suma, a liderança positiva não consiste apenas em ditar regras e atribuições, mas em seguir junto com a equipe. Que outras características são necessárias para considerar uma pessoa como líder? Comente!
Um bom gerente de projetos também é vendedor
Uma pessoa responsável por gerenciamento de projetos tem muitos pontos em comum com um profissional de vendas. Muitas vezes, mais do que ele sequer imagina. Mesmo que as funções possam ser completamente diferentes na prática, a comunicação multidimensional usada para conseguir manter uma equipe unida e um cliente satisfeito, durante o processo de desenvolvimento de um produto ou serviço, pode ser comparada à habilidade de persuasão que um vendedor aplica diariamente. Mas como exatamente um gerente de projetos se assemelha ao profissional de vendas? Como a comunicação multidimensional realizada por vendedores é necessária para desenvolver uma liderança colaborativa? O gerente de projetos vende seus serviços e habilidades Como gerente de projetos você mostra aos seus clientes de que você tem as habilidades necessárias para entregar os seus serviços com qualidade todos os dias. Não importa se o contrato já esteja assinado, a equipe já tenha começado a produção e a data de entrega esteja próxima. O cliente faz inúmeras ligações cobrando atualizações constantes, e por mais que você consiga levar o gerenciamento de projetos da maneira mais profissional possível, é sempre necessário fazer com que ele entenda que tem o melhor time da empresa, de que a dedicação é sempre constante e que ninguém mais no mercado oferece esse tipo de serviço. Nessa hora você consegue vender todos os detalhes do projeto novamente, lembra que as etapas são complexas e mostrar os pontos principais que elas envolvem. Você sabe bem que falar sobre os profissionais extremamente qualificados que colaboram para fazer o melhor trabalho possível, e como eles foram cuidadosamente escolhidos para atingir os melhores resultados, é uma prática comum que tranquiliza clientes. Por isso você também é um vendedor, usando o seu serviço e o de todos os que trabalham com você para vender suas idéias, todo o tempo. Às vezes você sabe que os problemas podem ser um pouco maiores, como quando o cliente pede alguma alteração e você precisa trabalhar com a liderança colaborativa e balancear os interesses de quem recebe os seus serviços com os da sua equipe. O gerente de projetos vendedor trabalha com liderança colaborativa Quando o cliente fica insatisfeito por conta de um problema que aconteceu durante a produção, ou com o produto final que foi entregue, é quando você como gerente de projetos consegue trabalhar a liderança colaborativa. Aqui é a hora em que seu papel de vendedor se torna mais visível: na mediação entre os interesses da empresa, do cliente, e dos seus próprios usando uma comunicação multidimensional. Bons vendedores conseguem balancear essas demandas quando tentam vender mais – agradando o contratante – por um preço mais baixo, para que o cliente faça a compra, enquanto busca manter os interesses da empresa. Mas você já sabe que em gerenciamento de projetos essa etapa se torna mais complexa, e os argumentos usados quando alguma coisa da errado – protegendo a sua equipe e a empresa – são feitos com calma pedindo a compreensão do cliente. No fim das contas, você como bom vendedor sempre consegue fazer com que o cliente saiba que seus serviços cumprem tudo o que foi prometido, e acaba não duvidando da capacidade do time responsável por conta de um pequeno problema. Mas se isso acontece, você respira fundo e se prepara, para mais uma vez, vender o seu projeto. Você acha que é um bom gerente de projetos vendedor? Deixe um comentário!
