Você já se viu em uma situação em que um projeto tinha tudo para dar certo, mas fracassou? Provavelmente, depois disso, todos procuraram culpados, mas acabaram encontrando diversas falhas e erros (muitas vezes próprios) pelo caminho. O problema nesses casos é que o gerenciamento do projeto não foi realizado corretamente. E, quando erros passam a se repetir nas diversas tentativas, o resultado é frustração, prejuízo além de dinheiro e tempo jogados fora.
Se você percebeu que tem algo errado com a área de projetos da sua empresa, já é um bom sinal. Sabemos que a gestão de projetos é um conjunto complexo de processos, técnicas e ferramentas. Por causa disso, às vezes, a melhor maneira de otimizá-la é pedindo auxílio de quem é especialista na área. Uma consultoria em gestão de projetos, por ser um agente externo, isento de conflitos e com uma visão ampla, será capaz de administrar expectativas, analisar e implantar uma metodologia alinhada aos objetivos organizacionais e às expectativas da sua empresa.
Checklist: sua empresa precisa de consultoria em gestão de projetos?
Consultores em projetos podem descobrir os pontos fortes da área de gestão de projetos e potencializá-los, mas também encontrar os gargalos e falhas, orientando o gestor a reorganizar o tabuleiro, jogando com segurança, critérios, inovação e estratégia. Apostar em uma consultoria em gestão de projetos pode ser a garantia de que seus projetos terão competitividade.
Se você não tem certeza de que precisa de uma consultoria, confira o checklist com sinais para identificar o momento de contratar o serviço:
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Você não sabe a metodologia que combina com seu negócio
Embora algumas organizações tentem implementar metodologias de gestão de projetos, muitas delas falham ao tentar isso por conta própria. Não é um treinamento de poucas horas que vai tornar os colaboradores aptos a definirem a metodologia mais adequada para a realidade e natureza de um negócio.
A metodologia é uma abordagem usada como guia (um compilado de etapas e processos) pela equipe de projeto durante o desenvolvimento do plano do projeto. Portanto, ela é um fator crítico de sucesso. Além de melhorar o desempenho durante a execução, também cria as condições para aumentar a confiança dos clientes. Isso significa que se sua empresa escolher a metodologia inadequada, ela será ineficaz. Uma consultoria pode ajudar no dimensionamento da metodologia conforme a natureza e o porte dos projetos.
Por exemplo, no desenvolvimento de um produto, será que é melhor usar um fluxo linear, com cada etapa dependente da anterior, ou será mais eficiente usar um fluxo circular, com vários grupos desenvolvendo ao mesmo tempo? Para responder a essa pergunta, a consultoria avalia todos os fatores, como tamanho da equipe, porte da empresa, tipo do projeto, prazos etc.
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Você não tem certeza sobre a viabilidade de um projeto
Fazer a análise de viabilidade de um projeto reduz os riscos e garante que as informações críticas sejam analisadas e documentadas. É a garantia de que os processos irão funcionar sem problemas e de que o projeto será finalizado.
Se sua empresa não consegue identificar prioridades estratégicas, principais stakeholders e, claro, a capacidade financeira, jamais saberá, de fato, a viabilidade de um projeto. Não saber qual é o potencial financeiro do seu projeto, por exemplo, é sinal de que você precisa de uma consultoria urgentemente. Isso porque, para ter sucesso nos negócios, você precisa saber se um projeto é economicamente viável e se os resultados fazem sentido para a empresa em determinado momento.
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Você não possui um método para gestão do portfólio de projetos
Fazer a gestão do portfólio de projetos é uma garantia de que as necessidades da empresa na administração dos seus produtos e serviços por meio de projetos está garantida. Se sua organização não tem um método bem definido, está perdendo benefícios para a tomada de decisão baseada em informações estratégicas e prioridades. Contratar uma consultoria em gestão de projetos pode ajudar a equilibrar os critérios táticos e estratégicos usados nas políticas de prioridades dos projetos.
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Você sente a necessidade de suporte ou acompanhamento da equipe
Um consultor tem uma visão privilegiada em relação à empresa e é contratado para essa função específica. Como ele enxerga tudo da perspectiva externa, não viciada e não influenciada pelas expectativas dos participantes da empresa, além de atuar com dedicação exclusiva dentro do prazo estipulado, ele consegue dar o suporte necessário e acompanhar a equipe de perto. Assim, enquanto os colaboradores estão concentrados em suas tarefas, o consultor pode focar em problemas específicos, ajudando a solucioná-los.
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Você quer montar um escritório de projetos (PMO)
Caso o gestor queira montar um centro de apoio ao gerenciamento de projetos (Project Management Office), é recomendável que contrate uma consultoria para auxiliá-lo. Empresas que sentem a necessidade de adotar as técnicas de gerenciamento de projetos e, ao mesmo tempo, de um sistema padrão que garanta a nova forma de condução destes projetos podem usar o apoio de uma consultoria na criação do plano de projeto e do escritório de projeto (PMO).
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Os projetos não estão gerando o resultado esperado
Quando os projetos estouram prazos e orçamentos, significa que algo está errado e precisa ser revisto. Ao contratar uma consultoria em gestão de projetos, é realizada uma auditoria de processos de gerenciamento de projetos, que vai identificar os problemas já existentes bem como os potenciais. Ao encontrar as áreas de melhorias em um projeto, a consultoria irá ajudar o gestor a criar soluções imediatas e realistas, economizando tempo e dinheiro a longo prazo.
Se você se identificou com algum(ns) dos pontos da checklist, significa que é hora de procurar uma consultoria adequada ao perfil da sua empresa. Procure por uma empresa com experiências que correspondam às suas necessidades e que se encaixem no orçamento.
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