Ao analisarmos a história da humanidade, vemos que os grandes estrategistas levaram em consideração os erros dos seus antepassados e fizeram das lições aprendidas, grandes histórias de sucesso e superação. O mesmo acontece dentro do gerenciamento de projetos. Cada fase, gera uma vasta base de conhecimento proveniente das experiências, dos sucessos e insucessos das atividades executadas.
Assim, é importante que exista uma reunião para que seja montada uma base de conhecimento, composta de informações relevantes, de fácil entendimento e que sejam utéis para a execução assertiva de um projeto futuro. Segundo o PMI – Project Management Institute, a reunião de lições aprendidas faz parte do processo de encerramento do projeto. Essa troca de conhecimento é muito importante dentro da gestão de projetos e precisa ser encarada como um longo e contínuo processo de aprendizado. Também como uma chance de implantar melhorias dos gargalos e obstáculos que apareceram durante o desenvolvimento do projeto.
Como aproveitar bem as lições aprendidas
Se as lições aprendidas nos projetos forem adequadamente absorvidas, avaliadas, estruturadas e assimiladas poderão trazer inúmeros benefícios para projetos futuros. Gerenciamento adequado dos gastos, garantia de qualidade do produto final, alinhamento do escopo com as necessidades de negócio do cliente são algumas das vantagens. Além de, claro, ajudar no cumprimento dos prazos estabelecidos no cronograma do projeto. Por isso que trabalhar com as lições aprendidas e aplicá-las juntamente com a Gestão do Conhecimento pode fazer TODA a diferença para sua empresa. E além dos benefícios citados, traz vantagem competitiva.
Os projetos criam uma base de conhecimento e utilizá-la pode ajudar a aprimorar todos os processos futuros. Assim, é necessário que as lições aprendidas sejam registradas e documentadas com o objetivo de distribuir o conhecimento para todos os participantes e os stakeholders. Além disso, criar uma base sólida de experiências adquiridas ajuda a minimizar o risco durante o projeto, reduz os custos, estimula a troca de informações e agiliza o processo de tomada de decisão.
Vale lembrar: para que o registro das lições aprendidas seja eficaz, a base sempre deve estar atualizada, as informações devem ser extremamente confiáveis e disponíveis a todos que tiverem permissão, a qualquer hora, e por vários meios.
Quais são as informações relevantes e como encontrá-las?
Como já conversamos anteriormente, durante todo o seu desenvolvimento, o projeto gera, o tempo todo, conhecimento. Assim é aconselhável que as melhores práticas adotadas pela equipe sejam documentadas para a utilização em outros projetos.
Cabe ao gerente de projeto criar uma base de conhecimento – ou ainda, utilizar uma já existente na empresa. O mais importante aqui (assim como o mais difícil) é saber quais são as informações relevantes e onde encontrá-las. Por isso que é essencial motivar a equipe a atualizar a base durante as atividades do cotidiano. Veja algumas informações que devem ser armazenadas durante o projeto:
Lições aprendidas
Ações e decisões são tomadas em todas as etapas do projeto. Todas geram reações que podem ser positivas e/ou negativas e o conhecimento dessas experiências precisa ser formalizado e registrado de uma forma bem simples para consulta.
Erros cometidos
Registrar as falhas cometidas, assim como discuti-las, estudá-las e entender as razões e motivos que influenciaram nas decisões erradas evita que esses mesmos erros sejam cometidos novamente.
Boas práticas
Práticas com resultados palpáveis e que geraram um efeito muito acima do esperado merecem ser registradas para serem novamente utilizadas.
Dados históricos
Apesar de ser custoso, recolher dados históricos ajuda na tomada de decisões baseadas em estimativas históricas. Por isso, toda a informação sobre temas que trouxeram impactos aos projetos deve ser registrada. Isso também reduz o tempo de levantamento para os próximos projetos.
Mapa de raciocínio
Aqui cabe o registro dos principais motivos levados em conta no decorrer do projeto. Esses documentos precisam ser estudados para aprender com as decisões corretas ou errôneas cometidas no passado, assim como os dados que ajudaram na tomada dessas.
Documentos
Todos os documentos que foram utilizados no projeto como os relatórios de status, de encerramento do projeto e das apresentações.
Lições aprendidas aliadas com a gestão do conhecimento
Uma base de conhecimento bem alimentada oferece à corporação um leque de possibilidades sobre o desenvolvimento de novas soluções e novas visões sobre os obstáculos enfrentados anteriormente. É uma ação estratégica que aliada a uma equipe capacitada proporciona crescimento constante e aprendizado contínuo.
No entanto, para isso, a organização deve estar disposta a investir na gestão do conhecimento e acreditar que a construção de uma base de informações é uma ferramenta poderosa, não apenas para o sucesso do projeto atual, mas para a expansão do negócio como um todo. Vale ressaltar que as lições aprendidas e a criação de uma base de conhecimento faz parte do que chamamos de gestão do conhecimento, uma técnica que aliada com metodologias e práticas do gerenciamento de projetos, estimula a troca de conhecimentos, constrói uma ampla vantagem competitiva e ainda promove um ambiente de inovação.
E você, o que acha que as lições aprendidas podem trazer de valor? Deixe o seu comentário e compartilhe a sua opinião conosco!
