Fazer o relatório de status de projeto é uma tarefa comum dentro do cenário da gestão, sendo que a grande maioria dos gestores a realiza cotidianamente para reportar a situação atual do projeto tanto para a diretoria quanto para os stakeholders.
Exatamente por isso, esse processo é de suma importância para que as partes interessadas no seu desenvolvimento otimizado tenham segurança de que o investimento dos recursos garanta a entrega dos produtos e objetivos do projeto.
Você sabe como fazer um relatório de status de projeto matador? Neste artigo, você vai descobrir. Vamos mostrar a sua importância, boas práticas na sua realização e oferecer uma checklist assertiva para ajudá-lo. Vamos começar?
Por que fazer o relatório de status de projeto?
O relatório de status de projeto diz respeito à coleta e distribuição de informações relevantes sobre o andamento do projeto, suas metas, seus prazos, o que foi gasto e o quanto está se arrecadando — ou sendo feito, no caso de projetos focados no desenvolvimento de certas competências na própria empresa.
O PMBOK estabelece o relatório de status de projeto como “eventos regulares para a troca de informações sobre o projeto (PMBOK, 2004, p. 233)”, sendo que geralmente esse relatório é elaborado em uma reunião com frequência pré-estabelecida pelos gestores. Após a elaboração do relatório, ele é enviado para os stakeholders e para a diretoria conforme as especificações desses setores.
Essa disseminação de informações é importante tanto para os envolvidos na realização prática do projeto quanto para os stakeholders.
Os gestores e colaboradores entendem, a partir do relatório de status de projeto, a situação em que ele se encontra, amparados por dados concretos e pela deliberação dos envolvidos na prática, enquanto os stakeholders garantem a segurança do seu investimento.
Como fazer um relatório de status de projeto matador?
Ao elaborar esse documento, você precisa levar alguns pontos cruciais em consideração. Confira nosso guia:
Nunca siga somente a intuição
A elaboração de um relatório de status é um evento importante para a saúde do projeto e a sua credibilidade.
Dessa forma, é fundamental que você participe das reuniões preparado, com dados embasados, sem improvisos ou “achismos”. Essa atitude garante que não se perca tempo na elaboração do relatório.
Dicas:
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Peça para os colaboradores elaborarem relatórios contundentes da sua área de atuação no projeto, abrangendo o período compreendido entre a elaboração do relatório atual e o último feito;
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Direcione a reunião: saiba quais são os tópicos importantes a se levantar e elabore um roteiro de antemão;
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As informações mencionadas devem ser relevantes para o entendimento do panorama atual do projeto, e podem conter tópicos importantes de cada setor, rendimentos, conquistas obtidas desde o último report etc.
Deixe alguém responsável pelas informações
Uma ótima maneira de facilitar o trabalho de elaboração do documento é deixar um colaborador responsável por manter relatórios diários, semanais e mensais.
Quando chegar a hora de elaborar o relatório de status de projeto, as informações já estarão organizadas, possibilitando maior agilidade e precisão.
Dicas:
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As conquistas devem ser exaltadas, assim como as falhas. As informações anotadas devem ser sempre transparentes para maior precisão;
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Use softwares e disponibilize esses relatórios na nuvem para o acompanhamento das partes interessadas, mas é interessante que apenas você, como gestor, e a pessoa responsável pela guarda das informações consiga alterá-las.
Checklist de informações necessárias
Para que seu relatório de status de projeto seja ainda melhor, nós preparamos uma pequena checklist de informações que precisam ser inseridas nele.
É válido ressaltar que essas informações são recomendações e normalmente figuram na maioria dos projetos. Dados adicionais podem ser necessários dependendo da atuação do projeto.
Confira:
Informações gerais do projeto:
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Nome do projeto;
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Nome do responsável do projeto;
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Objetivo do projeto;
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Número de colaboradores;
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Departamentos do projeto;
Sumário de atividades:
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Atividades realizadas pelo projeto desde o último relatório;
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Data de completude;
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Custos em relação ao budget;
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Prazos em relação à deadline.
Metas:
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Dados de gerenciamento de tempo;
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Metas cumpridas (ou não);
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É possível cumprir as metas com o prazo dado?
Riscos:
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Quais foram os problemas apresentados;
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Quais são os planos de resposta;
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Atualização dos riscos.
Com essas informações básicas, você já consegue montar um relatório de status de projeto matador!
Você quer saber mais sobre a gestão de projetos? Que tal conhecer mais sobre as áreas fundamentais que norteiam a sua gestão? Siga o nosso blog para descobrir um mundo inteiro de artigos sobre a gestão de projetos.
