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Como melhorar o processo de definição de escopo de um projeto

O escopo é uma parte fundamental de um projeto, já que contém todo trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado, incluindo características e funções. Aqui no blog, já abordamos as principais diferenças entre escopo de produto e de projeto, mas não dicas práticas para melhorar o processo de definição do escopo. Neste blog post, separamos maneiras de você otimizar essa etapa de planejamento e garantir melhores resultados.

Para que serve o escopo de um projeto?

O documento deve conter os resultados que o projeto deve gerar, assim como condições e termos em que será realizado. Tudo para que o projeto seja bem-sucedido, respeitando entregas, prazos, custos, requisitos e leis. Mas, para isso, o documento precisa ser desenvolvido e compartilhado com toda a equipe envolvida, que precisa concordar com os termos e premissas da declaração.

 

Dicas para aprimorar o processo de definição de escopo

Ao definir o escopo do projeto de forma eficaz, o gestor consegue evitar falhas de cronograma e de orçamento, além de entregar um produto de acordo com as expectativas do cliente. No entanto, quando o escopo é mal elaborado, os problemas gerados vão de retrabalho até o completo desastre. Mesmo que a equipe consiga encontrar caminhos alternativos para a execução do projeto, provavelmente o resultado final não será satisfatório, seja por atraso ou por não conformidade.

Um escopo com falhas também vai gerar um cliente insatisfeito, que pediu uma coisa e recebeu outra. Essa insatisfação pode criar um conflito dentro da própria equipe, que, na busca por um culpado, esquece de analisar e estudar o escopo.

Para evitar isso, e aprimorar cada vez mais o processo de definição de escopo, separamos algumas dicas essenciais. Confira:

  • Certifique-se de que todos entenderam o objetivo do projeto. Somente dessa forma haverá consenso quanto ao resultado que deve ser buscado e atingido.

  • Escute o cliente com atenção. Assim, você pode sugerir o que ele precisa para resolver o problema, e não apenas concordar com o que ele pede para ser feito.

  • Saiba o que o cliente não quer. Não adianta ficar empurrando algo no escopo se o cliente sinalizar que não deseja aquilo. Afinal, é ele quem está pagando e você precisa entregar uma solução adequada.

  • Defina com o cliente o que não vai ser feito no projeto. Este senso de realidade evita que o cliente comece a pedir coisas mirabolantes quando o projeto começar.

  • Determine recursos necessários. Levante o que será preciso para que o projeto seja realizado.

  • Defina prioridades. Há os requisitos obrigatórios e os desejáveis, que devem ser marcados segundo a prioridade do cliente.

  • Seja realista. Não adianta dizer que vai fazer várias coisas se essas tarefas não têm condições de serem realizadas (seja por recursos humanos, financeiros ou de tempo).

  • Chame a equipe de projeto para a reunião de definição do escopo. Assim, dúvidas e problemas técnicos podem ser levantados e solucionados antes do início do projeto.

  • Proteja o seu escopo. Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução raramente cumprem o cronograma e acabam estourando o orçamento.

  • Documente meticulosamente. Um escopo é quase um contrato, embora não contenha cláusulas de penalidade ou rescisão. É muito comum quando o produto começa a tomar forma que o cliente fale: “não é bem isso que eu queria”. Evite este tipo de estresse detalhando ao máximo o escopo, confirmando informações e evitando interpretações diversas. Ele servirá como prova e guia dos seus resultados.

  • Fuja do Scope Creep. O termo se refere ao aumento descontrolado do produto do projeto sem ajustes de tempo, custos e recursos.

  • Evite o Gold Plating. Dar ao cliente mais do que o necessário, ou seja, o que não está no escopo, pode trazer prejuízo para a empresa.

Ao começar um projeto, lembre-se de que o objetivo final do escopo é o sucesso. Por isso, preste bastante atenção no processo de definição de escopo de um projeto antes de começar, de fato, sua execução.

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