O gerenciamento de projetos pode ajudar a administrar estrategicamente muitos aspectos de uma empresa em crescimento. Desde o desenvolvimento de produtos até a criação e ajustes nos processos de negócio, passando por testes, atendimento ao cliente, publicidade, marketing, gestão de pessoas, controladoria etc. Bem utilizado, é uma excelente maneira de refinar, ajustar e criar formas mais eficazes e eficientes de fazer o negócio andar para frente.

Com o gerenciamento de projetos, a empresa passa a ter uma estrutura (métodos, práticas) para ajudar a alcançar os objetivos em tempos e com orçamentos pré-determinados.

Para muitos empresários que administram empresas de pequeno porte, o termo ‘Gerenciamento de Projetos’ pode parecer distante de sua realidade. Isto é um engano. Basicamente, gerenciamento de projetos tem a ver com conhecer e planejar o que deve acontecer, saber quando deve acontecer e quem deve fazer e, sobretudo, um direcionamento do que se espera como resultado.

Para isso, os gerentes de projetos utilizam metodologias e boas práticas amplamente testadas e reconhecidas como eficientes, otimizando os resultados, reduzindo custos e aproveitando melhor a produtividade da equipe para fazer entregas nas datas programadas.

Saiba mais sobre o planejamento e diretrizes dos projetos

Todos os projetos bem-sucedidos têm um plano, que é criado no início e regularmente revisto e atualizado conforme o andamento das atividades. O plano normalmente irá mostrar:

•     O que precisa ser feito (âmbito, resultados e qualidade);
•     Resultados-chave (o que está sendo criado) e marcos (metas e prazos);
•     Quem está realizando as diversas tarefas (recursos);
•     Quais são os recursos necessários e disponíveis – ou que precisam ser adquiridos;
•     Em quais datas é necessário atingir cada etapa;
•     Quais são os custos de realização do projeto como um todo e de cada etapa;
•     Etc.

Ao seguir estas diretrizes, as chances de obter resultados satisfatórios aumentam significativamente. Sem esta linha de direcionamento, é possível que os custos saiam do esperado, que haja atrasos e desgastes que coloquem o projeto em risco entre outras consequências.

Dicas para um gerenciamento de projetos bem sucedido

Dito isso, vamos a alguns pontos que precisam ser considerados no gerenciamento para que sua empresa atinja seus objetivos em quaisquer projetos:

Definir a estratégia e desenvolver o planejamento

Ao iniciar um projeto de criação de um novo produto ou serviço, por exemplo, é fundamental que se tenha uma estratégia e que ela seja voltada às definições macro do projeto.  A partir daí inicia-se um planejamento. Ou seja, é preciso saber qual a real necessidade do mercado que pretendemos resolver. Depois, é necessário pensar em todos os aspectos envolvidos nesta criação: pesquisa de mercado, insumos e conhecimentos necessários, eventuais parceiros de negócio e fornecedores, equipe necessária etc. Assim, entendido muito bem as justificativas e background do projeto, pode-se desenvolver o planejamento de suas entregas através de atividades bem definidas e direcionadas.

Controlar metas e resultados dos projetos

Passo seguinte: é necessário que o gerente de projetos tenha sob seu controle todos os objetivos a serem atingidos e os resultados esperados. Só assim ele poderá direcionar esforços, delegar atividades e cobrar retornos nas datas estipuladas.

Somente com os propósitos bem definidos e alinhados com todos os envolvidos é que é possível organizar a execução do projeto, colocando metodologias e melhores práticas em ação.

Desenvolver técnicas de liderança, negociação e comunicação

Também é fundamental que o gerente assuma um papel de liderança perante todos os profissionais que atuam no projeto. Caberá a ele fazer o recrutamento das pessoas certas para cada atividade, delegar tarefas, orientar nas dúvidas e cobrar os resultados.

Está nas mãos do gerente de projetos todas as negociações com fornecedores, colaboradores etc., para cumprir com o budget estabelecido e entregar nos prazos acordados.

Tudo isso, obviamente, perpassa um bom plano de comunicação, que contemple acesso às informações, intercâmbio de ideias, feedbacks constantes e prestação de contas aos clientes do projeto.

Todos os projetos exigem mudanças e elas nem sempre são bem aceitas. Por isso, o gerenciamento de projetos também precisa lidar com a gestão da mudanças; minimizar os impactos emocionais que podem inibir a produtividade das pessoas expostas às alterações causadas pelo projeto.

Muitas vezes, no entanto, as empresas não conseguem realizar projetos sozinhas. Isso é perfeitamente normal. É para isso que existem as consultorias especializadas. Elas trazem um know how e utilizam metodologias já testadas capazes de auxiliar no planejamento e até na execução dos projetos.

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