Os atrasos na conclusão dos projetos são comuns, porém danosos. Ainda que quase 90% dos projetos (de TI) apresentem atrasos no cronograma, segundo um estudo do Standish Group International, nenhum gestor quer que isso aconteça. Atrasos de projeto podem comprometer o custo, retardar a entrega de produtos e, consequentemente, o início da operação. Por que será, então, que mesmo sabendo desses prejuízos, quase nenhum projeto termina no prazo previsto? Resposta: gestão do tempo ineficaz.
O que é gestão do tempo
A resposta não é única, mas a gestão do tempo tem grande peso no atraso de projetos. De acordo com o guia PMBOK, gerenciar tempo significa administrar todos os processos necessários para terminar o projeto no prazo estimado, desde o planejamento até a entrega final. A gestão de tempo demanda disciplina e um monitoramento eficiente e constante. Só assim será possível corrigir, em tempo hábil, eventuais problemas com prazos e impedir que se tornem graves ou mesmo irreversíveis.
Importância da gestão do tempo na gestão de projetos
Uma coisa é certa: não há como garantir que um projeto terminará no prazo. No processo de execução, ocorrem mudanças, situações inesperadas e, às vezes, incontroláveis – imagine, por exemplo, uma grande tempestade que causa a falta de energia por vários dias. Porém, o gerenciamento de tempo de um projeto oferece ferramentas para prever, minimizar e evitar atrasos. No pior dos casos, mostra com antecedência que um prazo não será cumprido.
A gestão do tempo ajuda a calcular o tempo gasto para desenvolver o projeto por meio da definição e do sequenciamento de atividades, da estimativa dos recursos necessários, da duração das etapas e do desenvolvimento e controle do cronograma. Este processo é extremamente necessário, já que os atrasos na entrega de um projeto podem gerar quebra de contrato, multa por atraso e prejuízos na imagem da organização.
Dicas e métodos para aumentar a produtividade e eficiência
A gestão de tempo é um aspecto importante para a qualidade de um projeto. Isso porque ao aproveitar o tempo da melhor forma, o gestor consegue fazer mais e melhor com tempo e orçamento.
Abaixo, você confere algumas dicas para otimizar o seu tempo gerenciando projetos:
1. Organize-se e programe-se
Listar as etapas do projeto em andamento e programar o tempo necessário para a execução de cada uma delas é essencial. Assim, você consegue distribuir melhor o tempo e agilizar a execução das tarefas. Isso também ajuda o responsável por cada tarefa a se organizar.
2. Aposte em um sistema de gestão de projetos
Um sistema de gestão de projetos mostra as tarefas e o tempo necessário para executá-las. Além disso, é possível ter uma visão holística do andamento do projeto, o que facilita bastante o gerenciamento das tarefas e permite enxergar com antecedência se alguma atividade irá atrasar ou não.
3. Utilize o PMBOK
O guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) mostra todas as etapas de planejamento, execução e acompanhamento de projetos. Se você seguir as etapas conforme o livro ensina, as chances de cumprir qualquer projeto no prazo serão bem maiores, seja qual for o tamanho ou complexidade.
4. Distribua tarefas
Ao delegar tarefas que não precisam ser realizadas necessariamente pelo gestor, sobra mais tempo para cuidar da gestão do tempo e do projeto em si. Utilize bem sua equipe!
5. Invista na comunicação
A comunicação eficaz evita retrabalho, já que uma tarefa não irá sofrer prejuízos por causa de um mal entendido. Ao evitar que tarefas precisem ser refeitas ou que sejam realizadas mais de uma vez (por engano), a comunicação torna-se a base da gestão do tempo em projetos.
Variações de escopos, metas, objetivos e interesses dos envolvidos em um projeto tornam as estimativas de tempo um desafio constante. Por isso, a utilização de metodologias eficientes e boas práticas são essenciais para o cumprimento de prazos nos projetos. Ao perceber desvios em tempo hábil, o gestor poderá atuar em suas correções e entregar o projeto no tempo acordado.
Como você está gerenciando o tempo na sua empresa? Que tal, agora, saber mais sobre outro aspecto muito importante na gestão de projetos? Leia nosso post sobre gestão de riscos!
