Os objetivos e justificativas do projeto são dois pontos iniciais da sua elaboração e estão intimamente ligados com o que o projeto pretende atingir e porque esse esforço é necessário.
Basicamente, sem objetivos instituídos o projeto não tem metas, e portanto não tem um caminho definido para sua conclusão. Realizando uma análise ao pé da letra, um projeto sem objetivos não chegará a lugar algum. Algo similar acontece com as justificativas: sem elas, não há razão para o projeto existir.
É claro que essa abordagem dos objetivos e justificativas do projeto é bem rigorosa, sendo que na prática não é isso que ocorre: o projeto tem seus objetivos e justificativas, mas o que falta em muitos casos é uma análise para chegar a esses conceitos de forma que englobe a real situação do projeto, o que por sua vez resulta em KPIs não satisfatórios e metas que não correspondem à realidade.
Objetivos e justificativas do projeto: um esforço de norteamento
Mas precisamos deixar um ponto claro antes de começar: os objetivos e justificativas do projeto não costumam ser longos em sua execução, mas devem ser convincentes. A justificativa gira em torno de 300 palavras, enquanto os objetivos devem ser apresentados de forma concisa, clara e – é claro – objetiva.
A maior parte do trabalho, porém, acontece antes da elaboração dos objetivos e justificativas do projeto. A apresentação desse argumento só é convincente quando há uma extensa identificação das suas necessidades e do que os stakeholders estão buscando solucionar.
Identificando o que o projeto pode oferecer
O que perpassa a elaboração da justificativa é onde está o verdadeiro longo trabalho. Justificar um projeto, em suma, é demonstrar aos stakeholders como o projeto é essencial através de argumentos sólidos obtidos com pesquisas e análises.
Para começar a pesquisa, uma análise do ambiente é fundamental. Identifique quais são as condições da área onde você pretende atuar. Vai trabalhar para uma empresa oferecendo algum serviço? Identifique suas necessidades e procure justificar seu projeto a partir delas. O que deve ser seu norteador nessa etapa é a identificação de uma situação e a busca da melhor forma de resolvê-la.
Elaborar os objetivos e justificativas do projeto não são dois trabalhos completamente diferentes, como você pode perceber. Em posse das informações que a justificativa trouxe para o projeto, os objetivos passam a ser a mitigação dessa necessidade presente ou latente, mas com uma grande diferença: com metas bem estabelecidas e KPIs para traçar o progresso do projeto.
Analisando os impactos do projeto
O próximo passo para elaboração dos objetivos e justificativas do projeto é a análise prática dos impactos que ele pode causar na empresa onde ele está operando.
Esse ponto age no entendimento dos objetivos e justificativas do projeto também de forma sinérgica, servindo aos dois pontos. É necessário entender quais são os pontos positivos, negativos e neutros que o andamento do projeto trará em questões práticas, as quais podemos destacar questões como o orçamento, ROI, riscos, dentre outras.
Na justificativa do projeto, a identificação desses impactos traz maior validação ao seu argumento, pois é possível provar a viabilidade do projeto. Na elaboração dos objetivos, esse ponto passa a ser fundamental como norteadores de direção, criando caminhos a serem seguidos ou evitados.
Como formalizar os objetivos e justificativas do projeto?
A última etapa, que é de longe a menos trabalhosa e a que mais assusta os gestores é a validação dos objetivos e justificativas do projeto.
Aqui, é importante estar atento ao padrão exigido pelos stakeholders a quem você está oferecendo seu documento para validação. Estar baseado nesses princípios já é um ponto absolutamente positivo, pois mostra atenção à detalhes e a conformidade com o que se espera logo na primeira reunião.
Se a empresa – que pode ser a sua, uma parceira ou uma cliente – espera a justificativa junto com a introdução do projeto, ótimo. Se ela quer um relatório de objetivos sucinto, direto ao ponto, tudo bem também. Adequar-se é uma das maiores qualidades que você deve ter como gestor de projetos.
De qualquer forma, o maior segredo para a elaboração de objetivos e justificativas do projeto é fazer um bom trabalho inicial, antes de entregá-lo. Com isso, esse documento formal passa a fazer o sentido imaginado para ele em primeiro lugar: a culminação dos seus esforços de familiarização com o que se pretende realizar e como o projeto irá atuar nessa questão.
Simples, não é? Não há motivos para temer os objetivos e justificativas do projeto, eles só são o resultado do seu trabalho de fazer o projeto acontecer em primeiro lugar.
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