A padronização de processos dentro da gestão de projetos é um salto essencial que todo gestor deve dar. Com ela, é possível medir a eficácia dos seus esforços de um jeito muito mais seguro, pautado na razão e na observação, com parâmetros que aproximam o projeto da realidade de forma mais fiel.
Mas esse não é o único benefício da padronização de processos. Na verdade, são vários, indo desde o estabelecimento de modelos de comparação até um significativo aumento na produtividade, na velocidade e na qualidade do trabalho.
Quer saber o que é exatamente a padronização de processos e suas vantagens na gestão de projetos? Continue a leitura para saber mais!
O que é a padronização de processos exatamente?
A padronização de processos dentro da realidade da gestão de projetos é exatamente o que o seu nome implica: um esforço para seguir modelos operacionais em relação a qualquer atividade que está sendo conduzida, seja ela de conceituação, elaboração de estratégias, planejamento, desenvolvimento de engenharia ou reports de projetos para os stakeholders e a diretoria da empresa.
Dessa forma, se o seu projeto envolve a produção, a padronização dos processos estabelece linhas gerais e específicas na criação do seu produto, sempre de acordo com as expectativas do mercado e com o que o projeto pretende entregar.
O mesmo acontece com os serviços. A padronização dos processos dita a forma com que eles são oferecidos, executados, cobrados e relatados, o que elimina a variação e aumenta a confiabilidade do serviço com o cliente. Eventualmente, isso se traduz em maior produtividade, menor incidência de erros e outros pontos de alta vantagem.
Conceituando, podemos dizer que a padronização dos processos é a formalização das atividades de um projeto seguindo um modelo amplo de operação, um que ao mesmo tempo é rígido e flexível: o trabalho é padronizado, mas o pensamento dos colaboradores não, pois eles devem se sentir livres para inovar e usar a criatividade quando possível.
Quais são as vantagens da padronização de processos?
A padronização de processos funciona na prática como uma forma de medir a eficiência do trabalho sendo realizado no projeto e para aumentar a produtividade e a confiabilidade. Quer saber como isso ocorre?
Método de trabalho
Quando todos os colaboradores envolvidos no projeto possuem um método de trabalho bem definido, a produtividade com certeza irá aumentar.
Isso porque a padronização dos processos no estabelecimento de um método de trabalho faz com que os colaboradores saibam perfeitamente o que deve ser realizado a qualquer hora do dia, como um “roteiro” do que deve ser feito.
Além disso, um método de trabalho bem estabelecido resolve problemas como a falta de qualidade dos produtos ou serviços, prazos não sendo respeitados etc.
Comparação fiel
Com a padronização de processos, é muito mais fácil comparar projetos com outros durante sua execução ou após o seu encerramento.
Isso se dá porque, já que todos os projetos seguem a padronização de processos, todos guardam as informações da mesma forma, com os mesmos parâmetros e, basicamente, falando a mesma linguagem.
Dessa forma, você estabelece uma chave mestra para a comparação, um modelo amplo e eficiente de medição, e consegue entender o projeto não como um esforço só, mas um que está inserido em um amplo universo.
Qualidade impecável
Quando você tem um modelo padrão baseado na melhor qualidade possível de se entregar, todos os produtos ou serviços que o projeto oferecer serão, por lógica, os melhores possíveis.
Dessa forma, a sua qualidade dá um grande salto, pois a forma de fazer o produto da melhor maneira já foi encontrada, tudo o que é preciso fazer é seguir instruções. O melhor de tudo? A padronização dos processos melhora a qualidade e torna o serviço mais simples e fácil de se fazer.
Redução dos custos
Os custos também são diretamente impactados pela padronização de processos, com uma lógica similar à do item anterior: se foram estabelecidos padrões de controle gastos baseados em boas práticas da gestão de projetos, as operações futuras levarão essas melhores formas de controle adiante, criando um ciclo de redução de custos que se sustenta praticamente sozinho.
A padronização de processos é muito importante na realidade da gestão de projetos, sendo um passo fundamental para um controle melhor do que está se passando no nível operacional dos mais variados projetos da empresa.
No fim das contas, todos se beneficiam: os stakeholders por um modelo de comunicação bem embasado e relevante, a diretoria pela redução de gastos e aumento na qualidade e os próprios gestores de projetos, que conseguem atingir grandes resultados.
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