Os principais desafios de montar uma equipe produtiva (e como enfrentá-los)
Como gerente de projetos você se depara com uma grande variedade de decisões estratégicas difíceis mesmo antes do início de um projeto. Uma delas está diretamente relacionada à formação da equipe de trabalho. Muito do seu sucesso se deve à sua capacidade de reunir em um time, pessoas competentes que devem somar forças para realizar tudo com máxima qualidade. Do contrário, sem as pessoas certas atuando nas frentes certas, surgem os erros, os atrasos, as inconformidades – pior ainda, aumentam as chances de decepcionar o cliente do projeto. Pensando nisso, preparamos este post com algumas dicas para que você enfrente os principais percalços encontrados durante a formação de um time com mais facilidade. Acompanhe! Principais desafios de montar uma equipe produtiva A seguir, veja os principais desafios enfrentados quando se está em busca de profissionais para montar uma equipe produtiva e algumas dicas para lidar bem com eles: Pouca maturidade gerencial da empresa cliente Gerir um projeto dentro de uma empresa onde a gestão de recursos humanos não está consolidada, ou ainda é feita de maneira amadora, é realmente um desafio. É preciso estabelecer uma liderança para que a equipe seja produtiva, mas sem entrar em choque com o RH. Dica: Busque apoio da direção da empresa e do departamento pessoal. Leve os requisitos necessários para que os profissionais desempenhem seus papéis no projeto. Se necessário, proponha contratações e treinamentos. Apoie-se também nas lideranças imediatas das pessoas que terão participação direta no projeto. Orçamento limitado Todo mundo quer trabalhar com os melhores profissionais. O problema é que os melhores custam caro. Nem sempre o budget disponível é suficiente para atrair estes profissionais. Dica: Para não perder qualidade e obter uma produtividade alta, faça uma mescla de profissionais seniores com outros menos experientes, que costumam ter um custo de contratação mais barato. Você só precisa deixar claro ao time que alguns profissionais precisarão de apoio de outros, criar um senso de colaboração. Faça um mapa de competências essenciais para o projeto. Desdobre este mapa para as atividades específicas de cada membro e veja como um profissional pode compensar o outro. Este balanceamento pode lhe ser muito produtivo. Trabalho à distância Cada vez mais, os projetos podem ser conduzidos com profissionais atuando distantes um dos outros. Este também é um desafio de gestão ao qual o gerente de projeto precisa se adaptar, pois vai muito além de oferecer soluções tecnológicas adequadas para a comunicação ou realização das atividades. Trata-se de liderar pessoas que não estão a poucos passos e podem ser levadas para um cafezinho. Não é propriamente um empecilho para o sucesso do projeto, basta um esforço de adaptação para esta nova realidade. Dica: Deixe as regras bem claras, entregue e solicite informações atualizadas (status, relatórios etc.) e faça conferências em vídeo com frequência. Coloque-se sempre à disposição para ajudar a solucionar problemas e apure sua capacidade de delegar tarefas e cobrar resultados. Estabelecer confiança nos profissionais Muitas vezes, o gerente de projeto precisa trabalhar com profissionais com os quais nunca teve contato. Ele precisa reunir pessoas de diferentes departamentos de uma empresa, além de fornecedores, por exemplo. Saber o quanto estas pessoas serão produtivas, o quanto se comprometerão com o projeto… Tudo isso é um grande desafio. Dica: Além de olhar o currículo, analise também as realizações de cada profissional em outros projetos. Se possível, converse com outros gerentes que já lideraram estas pessoas para saber sobre o perfil comportamental e o grau de engajamento e produtividade. Gestão estratégica de equipe exige uma liderança diferenciada Depois de transpor todas estas barreiras, eis que você está com sua equipe montada. E agora? Agora começa o trabalho de liderança. Todo gerente de projeto deve estar treinado para controlar três áreas de interesse de um projeto: tempo, custos e recursos humanos. Muita gente vê o gestor de projetos como fanático por produtividade e controle da agenda. Isso, em algum grau, até pode ser verdade, mas a capacidade de liderar deve ser um atributo perseguido em qualquer momento da carreira. Estamos falando de uma liderança inspiradora, que inspire confiança e com quem todo mundo quer contribuir. Obtendo esta forma diferenciada de gerir, a produtividade é só uma consequência. Quais são os seus desafios na hora de montar uma equipe de projeto? Deixe seu comentário!
Entenda o que é o gerenciamento de risco do projeto
Muitas vezes, para atingir o impacto esperado, um projeto precisa ser ousado e arriscar. Porém, para que o resultado seja um sucesso, avaliar os riscos é essencial. O Guia PMBOK® define como risco um evento ou uma condição incerta que tem efeito pelo menos sobre um resultado final do projeto. Segundo o guia, cada projeto tem um componente de incerteza no momento em que é concebido. Incerteza pode ter uma ou mais causas e um ou mais impactos sobre a qualidade de um projeto assim como sobre o escopo, cronograma ou custo. Já os riscos podem ser tanto internos como externos em relação ao projeto e ambos têm tanto um impacto quanto uma probabilidade. Se por acaso um risco se concretiza, isso se torna um problema. Assim, a vantagem do planejamento formal de gestão de risco do projeto é que você terá mais tempo para se concentrar sobre os riscos imprevistos, porque você já decidiu como lidar com os esperados. A gestão de risco em um projeto pode guiar a equipe no monitoramento da probabilidade e do impacto de riscos. Vamos ver mais sobre isso a seguir: Entenda o que é o gerenciamento de risco do projeto O risco mais importante e, que deve ser levado em conta, é que o projeto final não atenda as expectativas dos patrocinadores ou das partes interessadas. Ao adotar um plano de gestão de risco, a equipe envolvida não apenas demonstra a intenção de gerenciar o risco como também demonstra como que esse risco será gerido. A maior parte da quantidade dos riscos está presente no início de um projeto quando acontece a maior quantidade de incerteza. Por isso, o risco deve ser gerido de forma proativa e contínua ao longo de cada uma das fases do ciclo de vida. Também é importante calcular precisamente a probabilidade assim como os riscos negativos e positivos. Os riscos são inerentes a todos os projetos, independentemente do tamanho, duração ou extensão. É fundamental implantar o processo formal de gerenciamento de risco com intuito de permitir que a equipe do projeto possa se antecipar e responder adequadamente. Como montar um plano de gerenciamento de riscos? É nesse contexto que é introduzido o gerenciamento de risco, que busca – através de um planejamento adequado – identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. O grande objetivo é a utilização de soluções adequadas para minimizar o impacto dos eventos adversos e maximizar os resultados dos positivos. Ao identificar e analisar os riscos antes da execução, a equipe do projeto é capaz de produzir decisões mais rápidas e eficazes. Assim, essa equipe vai ser capaz de economizar tempo para gerenciar os outros aspectos importantes para o sucesso. Para buscar o que promete, o gerenciamento de risco é dividido em seis processos essenciais: 1. Planejar Para gerenciar os riscos, é preciso de um plano. Por isso, o primeiro processo é o planejamento, no qual é feita a definição de como conduzir as atividades de gerenciamento de riscos e quais ferramentas serão utilizadas. 2. Identificar Quais são os riscos que podem afetar você? Pense de maneira ampla, abordando os fatores internos e os externos, sem deixar passar nenhuma possibilidade em branco. Após isso, documente as características de cada um dos riscos potenciais identificados. 3. Qualificar Agora é hora de analisar criteriosamente cada um dos riscos potenciais identificados, procurando elencar quais são os mais prováveis e mais perigosos. São nesses riscos que você deve basear-se na hora de tomar as suas decisões estratégicas, de maneira que você já esteja preparado previamente caso algum deles venha a se tornar realidade. 4. Quantificar Na quantificação dos riscos são determinados matematicamente os riscos, colocando no papel os valores com que você está lidando. Dessa forma é possível ver de maneira efetiva o impacto que isso pode trazer para a sua empresa. 5. Analisar Com posse de todas as informações necessárias, você está apto a fazer uma análise profunda dos riscos identificados. É possível trabalhar com cenários diversos, alguns otimistas e outros pessimistas, e preparar as estratégias que podem ser utilizadas em cada um dos momentos. 6. Monitorar e controlar Durante o ciclo de vida do projeto você o gestor deve estar constantemente monitorando e controlando todos os riscos, adaptando todo o planejamento de acordo com as mudanças observadas. O gerenciamento de projetos fica muito complicado quando a organização trabalha com base em incertezas, por isso é essencial buscar o máximo de informações possíveis e estar preparado para qualquer situação que venha a acontecer. Enquanto algumas situações podem ser prevenidas completamente, outras podem apenas ser estudadas para que, quando aconteçam, sejam neutralizadas rapidamente, causando o menor impacto possível. Por outro lado, é também essencial planejar tudo o que pode ser feito caso tudo saia da melhor maneira possível e a empresa atinja os cenários mais otimistas em seus projetos. Sem a análise prévia, na euforia de um grande sucesso, os investimentos poderiam ser realizados de maneira errônea, deixando de tirar o melhor proveito possível da situação. O gerenciamento de riscos dos projetos é sem dúvidas essencial para a sobrevivência das empresas em um mercado dinâmico e competitivo. Você já conhecia os conceitos apresentados? Como você avalia a aplicabilidade na sua empresa? Compartilhe conosco as suas experiências!
Dicas práticas para ajudar no sucesso do gerenciamento do projeto
O gerenciamento de projetos pode ajudar a administrar estrategicamente muitos aspectos de uma empresa em crescimento. Desde o desenvolvimento de produtos até a criação e ajustes nos processos de negócio, passando por testes, atendimento ao cliente, publicidade, marketing, gestão de pessoas, controladoria etc. Bem utilizado, é uma excelente maneira de refinar, ajustar e criar formas mais eficazes e eficientes de fazer o negócio andar para frente. Com o gerenciamento de projetos, a empresa passa a ter uma estrutura (métodos, práticas) para ajudar a alcançar os objetivos em tempos e com orçamentos pré-determinados. Para muitos empresários que administram empresas de pequeno porte, o termo ‘Gerenciamento de Projetos’ pode parecer distante de sua realidade. Isto é um engano. Basicamente, gerenciamento de projetos tem a ver com conhecer e planejar o que deve acontecer, saber quando deve acontecer e quem deve fazer e, sobretudo, um direcionamento do que se espera como resultado. Para isso, os gerentes de projetos utilizam metodologias e boas práticas amplamente testadas e reconhecidas como eficientes, otimizando os resultados, reduzindo custos e aproveitando melhor a produtividade da equipe para fazer entregas nas datas programadas. Saiba mais sobre o planejamento e diretrizes dos projetos Todos os projetos bem-sucedidos têm um plano, que é criado no início e regularmente revisto e atualizado conforme o andamento das atividades. O plano normalmente irá mostrar: O que precisa ser feito (âmbito, resultados e qualidade); Resultados-chave (o que está sendo criado) e marcos (metas e prazos); Quem está realizando as diversas tarefas (recursos); Quais são os recursos necessários e disponíveis – ou que precisam ser adquiridos; Em quais datas é necessário atingir cada etapa; Quais são os custos de realização do projeto como um todo e de cada etapa; Etc. Ao seguir estas diretrizes, as chances de obter resultados satisfatórios aumentam significativamente. Sem esta linha de direcionamento, é possível que os custos saiam do esperado, que haja atrasos e desgastes que coloquem o projeto em risco entre outras consequências. Dicas para um gerenciamento de projetos bem sucedido Dito isso, vamos a alguns pontos que precisam ser considerados no gerenciamento para que sua empresa atinja seus objetivos em quaisquer projetos: Definir a estratégia e desenvolver o planejamento Ao iniciar um projeto de criação de um novo produto ou serviço, por exemplo, é fundamental que se tenha uma estratégia e que ela seja voltada às definições macro do projeto. A partir daí inicia-se um planejamento. Ou seja, é preciso saber qual a real necessidade do mercado que pretendemos resolver. Depois, é necessário pensar em todos os aspectos envolvidos nesta criação: pesquisa de mercado, insumos e conhecimentos necessários, eventuais parceiros de negócio e fornecedores, equipe necessária etc. Assim, entendido muito bem as justificativas e background do projeto, pode-se desenvolver o planejamento de suas entregas através de atividades bem definidas e direcionadas. Controlar metas e resultados dos projetos Passo seguinte: é necessário que o gerente de projetos tenha sob seu controle todos os objetivos a serem atingidos e os resultados esperados. Só assim ele poderá direcionar esforços, delegar atividades e cobrar retornos nas datas estipuladas. Somente com os propósitos bem definidos e alinhados com todos os envolvidos é que é possível organizar a execução do projeto, colocando metodologias e melhores práticas em ação. Desenvolver técnicas de liderança, negociação e comunicação Também é fundamental que o gerente assuma um papel de liderança perante todos os profissionais que atuam no projeto. Caberá a ele fazer o recrutamento das pessoas certas para cada atividade, delegar tarefas, orientar nas dúvidas e cobrar os resultados. Está nas mãos do gerente de projetos todas as negociações com fornecedores, colaboradores etc., para cumprir com o budget estabelecido e entregar nos prazos acordados. Tudo isso, obviamente, perpassa um bom plano de comunicação, que contemple acesso às informações, intercâmbio de ideias, feedbacks constantes e prestação de contas aos clientes do projeto. Todos os projetos exigem mudanças e elas nem sempre são bem aceitas. Por isso, o gerenciamento de projetos também precisa lidar com a gestão da mudanças; minimizar os impactos emocionais que podem inibir a produtividade das pessoas expostas às alterações causadas pelo projeto. Muitas vezes, no entanto, as empresas não conseguem realizar projetos sozinhas. Isso é perfeitamente normal. É para isso que existem as consultorias especializadas. Elas trazem um know how e utilizam metodologias já testadas capazes de auxiliar no planejamento e até na execução dos projetos. Você gostou destas dicas? Tem mais alguma dúvida ou compartilhar sua experiência em gerenciamento de projetos? Deixe um comentário!
Liderança positiva: 5 características de um bom líder
Em tempos de crise, a pressão sobre os colaboradores das empresas cresce ainda mais. Neste cenário, a gestão de pessoas eficaz é requisito para bons resultados. Os líderes se tornam ainda mais fundamentais para as organizações e ambientes de projetos, afinal, eles inspiram, dão segurança e servem como um guia para a equipe. Bons líderes sabem como motivar equipes na superação de obstáculos e desafios do dia a dia das organizações. Pensando nisso, separamos cinco características de uma liderança positiva e quais os impactos dessa prática em equipes e projetos: 1. Autoconhecimento Um profissional que não se conhece e não sabe se guiar, não é um líder. Um líder vai precisar gerenciar suas emoções e deixar de lado aquela frustração, quando ela aparecer. Isso significa que um líder consegue transformar estados emocionais chamados improdutivos (medo, insegurança, depressão, ansiedade, estresse) em combustível para a equipe. Ele sabe que essas emoções não podem se tornar um obstáculo, nem para o projeto, nem para a equipe. 2. Espírito de equipe e comprometimento Um líder sabe que o espírito de equipe é essencial para que um projeto saia do papel. Esses profissionais não ficam apontando o dedo para quem cometeu falhas, mas encontram caminhos para resolvê-las. A liderança positiva também requer determinação, já que sem ela, a equipe pode sentir certa desconfiança em relação ao alcance dos resultados almejados. Quando é necessário, um bom líder também tem humildade suficiente para colocar a mão na massa junto com o time. Outra característica de quem tem espírito de equipe é o comprometimento. Um gestor que falte vários dias da semana ou sempre chegue atrasado não demonstra muito comprometimento com a empresa, não é mesmo? Se ele não mostra como está preocupado com os resultados, por que a equipe deveria se preocupar? Ademais, há o otimismo, intrínseco aos verdadeiros líderes. O líder precisa ser positivo e encorajar a equipe, principalmente em tempos de dificuldade. Ninguém quer um líder negativo dizendo que tudo vai dar errado e que não tem jeito. 3. Bom relacionamento É preciso carisma para conquistar e atrair a simpatia dos colaboradores. Esse magnetismo pessoal ajuda o gestor a conquistar a equipe, o que torna muito mais fácil o relacionamento durante os dias de trabalho. Esse bom relacionamento também depende de uma boa comunicação, clara, objetiva e sem ruídos. Um bom líder consegue explicar a todos quais são as metas a serem atingidas e o caminho para chegar lá. Além disso, líderes não trabalham sozinhos, e geralmente participam de outros grupos, onde existem outros líderes e membros. Por isso, ele precisa criar relações positivas e duradouras, criar vínculos com todos e ouvir o que os membros têm a dizer. Isso não significa deixar todos fazerem o que bem entenderem. Um líder disciplina sua equipe, ou seja, conduz as pessoas para o caminho certo — o que é bem diferente de punir. 4. Criatividade e versatilidade Líderes são criativos, e por consequência, inovadores. Eles pensam “fora da caixa” e não desistem até encontrar uma forma diferente das atuais para solucionar um problema. Esse líder inspira novas ideias, está sempre aberto a sugestões e ao diálogo e clama por críticas construtivas e feedback. Além disso, é preciso ser versátil para lidar bem com mudanças. A versatilidade cria líderes com visão 360º, que permite encontrar soluções mais assertivas e enxergar os processos mais substancialmente. 5. Visão holística O líder com visão holística consegue encontrar alternativas que proporcionam soluções amplas e duradouras. Ele não escolhe logo a opção mais rápida e fácil. Isso significa que ele também sabe dizer não com habilidade, educação e firmeza. Com visão 360º, o bom líder consegue apresentar uma excelente argumentação e convence facilmente os colegas e os subordinados. Dessa forma, mantêm-se o respeito e a confiança conquistados na organização. Em suma, a liderança positiva não consiste apenas em ditar regras e atribuições, mas em seguir junto com a equipe. Que outras características são necessárias para considerar uma pessoa como líder? Comente!
Um bom gerente de projetos também é vendedor
Uma pessoa responsável por gerenciamento de projetos tem muitos pontos em comum com um profissional de vendas. Muitas vezes, mais do que ele sequer imagina. Mesmo que as funções possam ser completamente diferentes na prática, a comunicação multidimensional usada para conseguir manter uma equipe unida e um cliente satisfeito, durante o processo de desenvolvimento de um produto ou serviço, pode ser comparada à habilidade de persuasão que um vendedor aplica diariamente. Mas como exatamente um gerente de projetos se assemelha ao profissional de vendas? Como a comunicação multidimensional realizada por vendedores é necessária para desenvolver uma liderança colaborativa? O gerente de projetos vende seus serviços e habilidades Como gerente de projetos você mostra aos seus clientes de que você tem as habilidades necessárias para entregar os seus serviços com qualidade todos os dias. Não importa se o contrato já esteja assinado, a equipe já tenha começado a produção e a data de entrega esteja próxima. O cliente faz inúmeras ligações cobrando atualizações constantes, e por mais que você consiga levar o gerenciamento de projetos da maneira mais profissional possível, é sempre necessário fazer com que ele entenda que tem o melhor time da empresa, de que a dedicação é sempre constante e que ninguém mais no mercado oferece esse tipo de serviço. Nessa hora você consegue vender todos os detalhes do projeto novamente, lembra que as etapas são complexas e mostrar os pontos principais que elas envolvem. Você sabe bem que falar sobre os profissionais extremamente qualificados que colaboram para fazer o melhor trabalho possível, e como eles foram cuidadosamente escolhidos para atingir os melhores resultados, é uma prática comum que tranquiliza clientes. Por isso você também é um vendedor, usando o seu serviço e o de todos os que trabalham com você para vender suas idéias, todo o tempo. Às vezes você sabe que os problemas podem ser um pouco maiores, como quando o cliente pede alguma alteração e você precisa trabalhar com a liderança colaborativa e balancear os interesses de quem recebe os seus serviços com os da sua equipe. O gerente de projetos vendedor trabalha com liderança colaborativa Quando o cliente fica insatisfeito por conta de um problema que aconteceu durante a produção, ou com o produto final que foi entregue, é quando você como gerente de projetos consegue trabalhar a liderança colaborativa. Aqui é a hora em que seu papel de vendedor se torna mais visível: na mediação entre os interesses da empresa, do cliente, e dos seus próprios usando uma comunicação multidimensional. Bons vendedores conseguem balancear essas demandas quando tentam vender mais – agradando o contratante – por um preço mais baixo, para que o cliente faça a compra, enquanto busca manter os interesses da empresa. Mas você já sabe que em gerenciamento de projetos essa etapa se torna mais complexa, e os argumentos usados quando alguma coisa da errado – protegendo a sua equipe e a empresa – são feitos com calma pedindo a compreensão do cliente. No fim das contas, você como bom vendedor sempre consegue fazer com que o cliente saiba que seus serviços cumprem tudo o que foi prometido, e acaba não duvidando da capacidade do time responsável por conta de um pequeno problema. Mas se isso acontece, você respira fundo e se prepara, para mais uma vez, vender o seu projeto. Você acha que é um bom gerente de projetos vendedor? Deixe um comentário!
