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As 4 vantagens da ferramenta 5W2H para gerenciar projetos

Saiba mais sobre essa ferramenta simplificada e útil, que faz diferença no gerenciamento do seu plano de ação. Envolver a equipe é fundamental e o ponto primordial para chegar aos resultados esperados.

Em um mundo cada vez mais acelerado, as empresas precisam acompanhar e,  até mesmo, estar à frente do turbilhão de soluções e inovações que agregam competitividade e inteligência à operação. No caso do gerenciamento de projetos, é crucial se adaptar às modernas ferramentas, como a 5W2H, que facilitam o alcance dos objetivos.

Afinal, profissionais eficientes, liderados por uma gestão inteligente e munidos de bons instrumentos de trabalho são a combinação perfeita para elevar a produtividade e colher bons resultados.

É o que faz de bons guias metodológicos excelentes aliados para a condução de projetos de forma organizada e otimizada. Neste artigo, vamos falar sobre o quanto esses elementos úteis colaboram com os seus planos de ação.

 

Entendendo a ferramenta 5W2H

Executar projetos com otimização de tempo e mantendo a qualidade nos resultados. Esses foram os motivos que impulsionaram os protagonistas da também chamada matriz 5W2H, criada no Japão por profissionais do ramo automotivo, a propor essa ferramenta de apoio ao desenvolvimento do setor.

A 5W2H é, resumidamente, uma facilitadora de processos. Com manuseio prático, intuitivo e de fácil compreensão, essa ferramenta possibilita a gestão de projetos com alto desempenho, principalmente no mundo corporativo. Outro ponto muito importante é que falamos de uma dinâmica flexível, permitindo que sejam feitos ajustes, conforme o andamento do trabalho.

A proposta dessa ferramenta tem por base sete questões norteadoras, que são justamente o significado do próprio nome. A partir da resposta a cada uma, gera-se um mapa norteador de todo o percurso. Confira:

  • What (o quê): o que deve ser feito?
  • Why (por quê): por que é necessário? Qual o objetivo?
  • Who (quem): quem executará?
  • Where (onde): onde será consumido?
  • When (quando): quando deverá ser realizado?
  • How (como): como será guiado?
  • How much (quanto): quanto custará?

 

De olho na aplicação e vantagens

O mundo corporativo exige cada vez mais eficiência, inteligência e velocidade de resposta. Globalização e competitividade pedem que os negócios trilhem caminhos assertivos, com tentativas e erros ocorrendo em ciclos cada vez mais curtos.

Dessa forma, uma boa gestão de projetos precisa estar alinhada aos objetivos e propósitos da empresa ou de alguma ação específica. Unir esse conceito com a ferramenta 5W2H resulta em otimização de tempo e monitoramento constante, que favorece a aplicação rápida de correções necessárias. É um claro suporte ao gerenciamento de projetos seguro e baseado em decisões certeiras, fundamentadas em dados e não no mero “achismo”.

Por isso, a 5W2H tornou-se uma grande aliada dos gestores de projetos, pois auxilia o caminho a ser percorrido de forma otimizada e objetiva. Na prática, ao longo da execução, você vai listando o status de cada atividade e acompanhando até a sua conclusão. Isso facilita o processo para que tudo se desenrole de forma organizada e linear.

 

4 vantagens da matriz 5W2H

Os benefícios de aderir a essa moderna ferramenta são inúmeros. Mas quatro vantagens muito evidentes podem ser destacadas. Veja a seguir.

  1. Agilidade: possibilita envolver a equipe de forma organizada e unida, mirando o objetivo.
  2. Assertividade: proporciona êxito em cada tarefa por meio da estrutura que responde às sete perguntas – What? Why? Who? Where? When? How? How much?
  3. Facilidade: a objetividade proposta permite entendimento acessível, saindo na frente de métodos complexos e cansativos.
  4. Simplicidade: a 5W2H é clean! Sim, é básico e isso facilita no controle de cada passo. Até mesmo porque todo o processo é construído a partir de apenas sete perguntas fundamentais, como já adiantamos por aqui.

 

Como elaboro o meu plano de ação?

Partindo desses fatores de vantagem, é fácil perceber que a estruturação de um projeto, a partir dessa matriz, é simples. O grande ponto de partida é ter clareza quanto ao objetivo do projeto.

Ele será elaborado conforme a sua demanda e as dores sentidas no seu negócio. Pode ser, por exemplo, criar um plano de ação para melhorar a comunicação interna ou externa da empresa; ou o planejamento para ações de superação de possíveis crises; ou ainda incrementar vendas e o patrimônio.

Outra questão relevante, em se tratando da aplicação do 5W2H, é a participação e a contribuição de toda a equipe envolvida. Essa preocupação faz a diferença no sucesso da empreitada.

Para entender melhor como funciona a elaboração dos planos de ação e para responder àquelas sete perguntas, vamos a uma situação hipotética.

 

Inspire-se no exemplo

Supondo que a sua necessidade seja planejar o contorno de possíveis crises consequentes das fragilidades da empresa. Acompanhe os pontos que surgem como possíveis respostas dos 5W e dos 2H.

  • What: o que deve ser feito?
    Como você descreve essa solução de combate à crise institucional?
  • Why: por que é necessário?
    Qual o objetivo? Quais os motivos dessa ação?
  • Who: quem executará?
    Quais profissionais da sua equipe estão envolvidos na resposta?
  • Where: onde será executado o plano?
    Que espaços internos e externos estão envolvidos?
  • When: quando deverá ser realizado?
    Em qual momento serão aplicadas essas definições?
  • How: como será guiado?
    Quais estratégias serão implementadas em cada momento?
  • How much: quanto custará?
    Quais investimentos estão envolvidos?

 

Perceba que, respondendo a essas questões de forma clara, você terá um plano de ação efetivo e detalhado. É muito mais prático e simples acompanhar a execução.

O trabalho profissional de gerenciamento de projetos, que está no foco da Planit, tem por base o valor que os processos de excelência têm, como garantia de atingir os objetivos de cada empreitada. E isso tem a ver, como vimos nesse artigo, com o uso dos instrumentos fundamentais para que o resultado seja o mais assertivo possível. É ter ideias, colocar no papel, sistematizar e trabalhar para a execução.  E nossa especialidade é apoiar o seu percurso, favorecendo e agilizando o atingimento de metas.

Nossa razão de existir está em ajudar você e/ou a sua empresa a crescer, reduzindo situações problemáticas, sejam elas rotineiras ou esporádicas. Um caminho que tem na proposição e execução adequada de projetos um excelente fio condutor.

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