Executar um projeto significa concentrar temporariamente esforços para o alcance de um resultado predeterminado. É necessária uma abordagem sistêmica e integrada para que cada fase do projeto, que juntas constituem o ciclo de vida do projeto, seja definida, planejada, executada e gerenciada para garantir o alcance do resultado pretendido como um todo.
O PMBOK®, Guia das Boas Práticas de Gerenciamento de Projetos, publicado pelo PMI (Project Management Institute), referência mundial em gestão de projetos, estabelece que o ciclo de vida do projeto é composto por cinco fases, cinco conjuntos de processos de trabalho, que são: início, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.
Gerenciar um projeto significa executar ordenadamente as atividades das cinco fases que constituem o ciclo de vida. Sem um bom gerenciamento das fases do projeto como um todo, o resultado esperado ficará comprometido.
As fases de planejamento, execução, monitoramento e controle são executadas cíclica e constantemente ao longo de todo o projeto. Os resultados alcançados ao final de cada etapa de execução são medidos e comparados com os resultados planejados para esta etapa e, em caso de desvios, retorna-se ao planejamento para a definição das ações corretivas pertinentes, e novo ciclo de planejamento, execução, monitoramento e controle é iniciado.
Este artigo aborda o conceito e os processos de execução do ciclo de vida do projeto, fundamentais para a obtenção de melhores resultados nos projetos de sua organização.
As fases do ciclo de vida do projeto
O ciclo de vida do projeto é constituído por cinco etapas:
#1. O início
É extremamente importante não menosprezar o momento que os especialistas chamam de início de um projeto. Nessa fase, o foco é delinear o caminho a ser percorrido, com a definição de necessidades, objetivos e estabelecimento dos ciclos menores de trabalho. Aqui nasce, efetivamente, o escopo do projeto.
#2. O planejamento
Nessa etapa, falamos basicamente de organizar, estruturar e preparar a execução. É quando são coletadas todas as informações necessárias, determinadas as atividades e equipes, bem como os recursos e materiais necessários. Também fazem parte desse estágio a determinação do plano financeiro e do cronograma de desenvolvimento.
#3. A execução
É quando chega a hora da “mão na massa”. O importante aqui é garantir que tudo funcione o mais próximo possível do planejado, afinal, sabemos que o projeto é um organismo vivo e que imprevistos fazem parte do processo. O olhar do gerenciamento do projeto estará voltado justamente a oferecer as melhores soluções aos desafios apresentados, buscando o maior engajamento dos envolvidos e a garantia dos resultados esperados em cada fase.
#4. O monitoramento
Não há projeto bem executado sem acompanhamento criterioso e controle, em um processo constante de análise. Isso é um fato. Estabelecer instrumentos nesse sentido é o que permite entender se está acontecendo o que foi previsto, a partir das métricas de resultados.
Um trabalho que envolve monitorar o desenrolar das atividades, a manutenção das previsões de orçamento e cronograma, bem como o acompanhamento de riscos, a preocupação com os bons níveis de comunicação e o comprometimento do time. Esse olhar panorâmico é o que está por trás das tomadas de decisão rápidas e assertivas, corrigindo rumos sempre que necessário.
#5. O encerramento
Finalizar de maneira adequada um projeto é tão importante quanto qualquer uma das etapas anteriores. É o momento de avaliar, a partir do conjunto global do desenvolvimento, a efetiva realização da proposta, verificando se os objetivos foram atingidos. É interessante que isso tudo conste em um relatório final de entrega, no qual contenha, inclusive, a análise das causas dos eventuais problemas ocorridos durante a execução do projeto, bem como as lições aprendidas, para que tais problemas não se repitam no futuro.
Boas práticas em gerenciamento de projetos
É justamente a integração e a condução dos muitos processos envolvidos nesse conjunto de fases, as chamadas boas práticas de gerenciamento de projetos, o papel de um trabalho especializado no gerenciamento de projetos. Isso vai permitir a construção de uma base com metas devidamente definidas, escopo bem detalhado e acompanhado, custos e cronograma de trabalho devidamente monitorados para cada projeto.
A aplicação das boas práticas de gerenciamento de projetos, reconhecidas e consagradas, garantem mais assertividade e eficiência:
- Na consolidação do escopo do projeto: definição correta de objetivos, entregas, etapas, com elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), diagrama que detalha e hierarquiza os pacotes de trabalho que serão entregues pelo projeto.
- No gerenciamento da execução: garantindo o cumprimento de cronograma e a previsão de orçamento. Isso acontece com planejamento de atividades e custos e o devido monitoramento, realizando correções necessárias. No mesmo sentido, devem ser acompanhados todos os recursos humanos, materiais envolvidos e aquisições necessárias, inclusive no que se refere à mão de obra complementar.
- Na garantia de qualidade: implantando processos para identificar conformidade com os quesitos pretendidos, documentando resultados e auditando cada fase.
- Na comunicação eficaz entre todos os envolvidos no projeto: o gerenciamento do fluxo de informações, garantindo uma comunicação eficaz entre todos os envolvidos no projeto, executantes e partes interessadas, é imprescindível para o bom resultado. A aplicação das boas práticas de gerenciamento por um profissional com características pessoais de liderança é fundamental para o bom gerenciamento das comunicações dentro de um projeto.
É essencial ter em mente que o gerenciamento de projetos é uma abordagem gerencial sistêmica e integrada da realização da execução das atividades de um projeto, que visa garantir o sucesso do esforço temporário direcionado ao alcance de um objetivo único chamado projeto.
Para saber mais sobre gestão eficiente de projetos, conte com a equipe da Planit. E acompanhe os conteúdos do LinkedIn, que trazem contribuições relevantes sobre o gerenciamento de projetos.
