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Todo gestor é um líder? Saiba como ser gestor e líder de sucesso!

Você sabe a diferença entre gestor e líder de sucesso? Os dois profissionais possuem sua importância na manutenção dos processos e projetos de uma empresa, mas existem algumas ações cruciais que podem transformar um profissional em gestor e líder de sucesso ao mesmo tempo.

Se você está se perguntando qual é a diferença entre os dois perfil, aqui você encontra as respostas: neste artigo, vamos elencar as principais diferenças e mostrar como você pode ser gestor e líder de sucesso ao mesmo tempo. 

Vamos começar?

 

Gestor e líder de sucesso: uma questão de perspectiva

A principal diferença que distingue um líder e gestor de sucesso está na perspectiva, na forma com que o profissional encara o seu trabalho e os seus impactos. O gestor está preocupado em realizar o seu trabalho e manter a ordem das coisas, suas responsabilidades e tarefas do dia a dia.

Já o líder está sempre em busca de formas de melhorar processos e operações, e inspira esse sentimento na sua equipe, buscando sempre fazer mais e melhor com menos esforço.

 

A autoridade não é dada, ela é conquistada

O trabalho do gestor muitas vezes se norteia pela autoridade que ele possui sobre os outros colaboradores, autoridade essa reconhecida pela diretoria da empresa e transmitida ao profissional.

O gestor e líder de sucesso, por sua vez, não está preocupado em conseguir autoridade: ela vem até ele pela conquista da confiança dos colaboradores. Enquanto as relações que estabelecem a autoridade de um gestor vêm “de cima para baixo”, o líder solidifica relações de confiança pelo caminho contrário, tocando primeiramente a sua equipe.

E como essa autoridade é conquistada e consolidada? O que realmente distingue um gestor e líder de sucesso? Continue a leitura para saber mais!

 

As maiores diferenças entre um gestor e um líder

O gestor, como dissemos, é aquele que exerce sua autoridade sobre os colaboradores, mas que, por essa qualidade ter sido “imposta”, pode ser questionada a qualquer momento. Na maioria das vezes, ela é.

O líder possui muito mais suporte da equipe, já que o posto foi conquistado de forma mais natural, ele transmite ideias de melhora e trabalha com esse objetivo sempre em mente, o que cativa os seus colegas e os faz trabalhar com o mesmo mindset.

O gestor e líder de sucesso guia os seus colaboradores e os orienta, sempre com transparência e carisma. O que realmente distingue o líder do gestor é que, sem a hierarquia, o líder ainda seria líder.

O gestor possui um pensamento mais direto, ou seja, dá as direções e espera que todos a sigam porque ele tem a habilidade de comandar. O líder delega funções de acordo com o objetivo que ele busca atingir, e em vez de mandar, simplesmente explica para a equipe que objetivo é esse e quais são os seus benefícios e vantagens. A maior marca do gestor e líder de sucesso é a democracia.

Podemos separar então os dois profissionais em duas categorias:

 

Gestor tradicional:

  • Autoridade dada, não conquistada;

  • Manda fazer;

  • Padronização e conservadorismo;

  • Retorno financeiro como norte e objetivo (inclui-se manter o emprego).

 

Gestor e líder de sucesso:

 

Como se tornar um gestor e líder de sucesso?

 

Ser um gestor e líder de sucesso é possível! Como dissemos anteriormente, a liderança não é necessariamente inata, ou seja, você pode aprender a ser um líder com dedicação, esforço e algo mais fácil ainda, que não requer nenhum trabalho: saber ouvir.

A maior característica do líder e a que lhe dá autoridade sobre os demais é a sua capacidade de ouvir e moldar suas ações de acordo com as necessidades de cada um. Quando o gestor muda seus objetivos e sua forma de interagir com sua equipe, a transformação começa, de fato, a acontecer.

Leituras sobre o tema também são bem recomendadas. A gestão de projetos é uma área complexa, assim como qualquer posição de liderança. Para ser um gestor e líder de sucesso, é necessário, antes de tudo, saber o que você está fazendo.

Quer uma forma de saber mais? Visite nosso blog e conheça nosso material exclusivo. Temos vários eBooks, infográficos e muito mais esperando por você. E se tiver alguma dúvida, entre em contato com a Planit!

 

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O impacto da gestão de projetos em agronegócios

Que o Brasil é extremamente competitivo no agronegócio não é nenhuma novidade. Mesmo em um cenário de recessão, a indústria agrícola ainda cresce, e nossos recursos naturais e extensão territorial, sem falar no clima, são fatores que propiciam um crescimento maior e ainda mais seguro.

Mas, como todo modelo de negócios bem-sucedido, sempre há a necessidade de organização. E para isso, nada melhor do que a gestão de projetos em agronegócios. É ela quem garante a maior produtividade, evita desperdícios e consegue uma maior otimização de tudo o que gira em torno da lavoura.

Com isso em mente, neste artigo, vamos falar dos benefícios que a gestão de projetos em agronegócios pode trazer para a seu cultivo. Podemos começar?

 

Gestão de projetos em agronegócios: organizar-se para sobreviver
 

O agronegócio continua em expansão mesmo em tempos de crise, mas será que esse crescimento segue um padrão de sucesso e excelência? Às vezes sim, mas com a gestão de projetos em agronegócios você consegue atingir uma produtividade maior e ter a qualidade assegurada.

A produção agrícola possui vários pontos sensíveis que se beneficiam muito com a gestão de projetos. Um bom planejamento é essencial para trabalhar de forma otimizada, com a certeza de que seu tempo está sendo bem empregado e que os seus esforços terão o maior retorno possível.

Essa é a missão da gestão de projetos em agronegócios: trazer uma grande capacidade de organização para a realidade complexa do trabalho na lavoura. Mas o agronegócio não é só a plantação: ele diz respeito à quantidade de sementes a ser comprada, ao gerenciamento dos insumos, à irrigação, à venda para o grande mercado, dentre outros.
 

 

Os benefícios da gestão de projetos em agronegócios

 

A gestão de projetos em agronegócios oferece a possibilidade de controlar todos os aspectos da sua lavoura, desde o momento anterior ao semeio até a colheita e a venda do último produto. Neste tópico, trataremos com detalhes de alguns dos mais importantes:

 

Controle de insumos agrícolas

Com a gestão de projetos em agronegócios, você utiliza estratégias eficientes para o controle dos insumos utilizados, que podem ser adubos, pesticidas, calcários e até máquinas pesadas, como colheitadeiras e tratores.

E esse controle é extremamente abrangente. É possível calcular com precisão o quanto será necessário comprar, o que está sendo utilizado e até quando as reservas vão durar se o consumo seguir em um determinado ritmo.

Também é possível saber exatamente o impacto financeiro que esses insumos trazem para a lavoura e compará-los com o seu faturamento final, para poder tomar decisões acerca da sua melhor utilização.

 

Irrigação

O controle da irrigação é muito necessário. Com ele, é possível saber a quantidade exata de água a ser utilizada para a sua lavoura por meio de cálculos absolutamente precisos, garantindo que você não use nem menos do que o recomendado nem mais do que o necessário.

A gestão de projetos em agronegócios permite um controle muito grande sobre a irrigação, sendo possível estabelecer horários de regagem, a quantidade de água usada e estabelecer sistemas de irrigação inteligentes, que levam em consideração os diferentes tipos de cultura na sua lavoura.

E por último, mas não menos importante, a gestão de projetos em agronegócios ainda ajuda a reduzir o impacto ambiental por meio da economia de água e do seu uso consciente.

 

Sazonalidade e rotação de culturas

Toda lavoura está à mercê da natureza, sendo que alguns tipos de vegetais, legumes e frutas só crescem em certos períodos do ano ou têm ritmos diferentes de crescimento em certas épocas.

A gestão de projetos em agronegócios permite ter estimativas precisas de quando a colheita será feita antes do semeio começar, o que gera maior segurança no investimento e possibilita um planejamento muito mais assertivo.

Além disso, um planejamento mais profundo também garante maior conhecimento do mercado, podendo ser possível entender quando é a melhor hora de se plantar cada coisa e como o seu agronegócio está se saindo em relação a outros.

 

Não devemos nos esquecer de que o agronegócio é um negócio como qualquer outro, com suas particularidades individuais e com cuidados específicos que precisam ser tomados em questão de organização e gerenciamento de projetos.

Por isso, a melhor saída para uma profissionalização eficaz é utilizar os benefícios da gestão de projetos em agronegócios. Sua lavoura agradece!

 

Precisa de um serviço de gestão de projetos para o seu agronegócio? Entre em contato com a Planit! Oferecemos diferentes soluções para o seu empreendimento.

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Terceirização: como se beneficiar do outsourcing?

Em uma realidade empresarial, mais clientes significa mais trabalho e, com isso, mais faturamento. O problema é que pode ser complicado balancear a vontade de atender mais pessoas com a possibilidade de realizar tudo a tempo e de forma satisfatória. A terceirização surge como a resposta mais eficaz para esses casos.

Neste artigo, vamos falar exatamente disso: como a terceirização pode ajudar a sua empresa a se organizar e a adquirir uma competitividade ainda maior do que a que já tem no mercado. Vamos com a gente?

 

Está na hora de recorrer à terceirização?

 

Uma das maiores dificuldades das empresas hoje em dia é lidar com uma grande quantidade de projetos quando a organização cresce.

Às vezes o crescimento é tão rápido que fica difícil se estruturar para ter a mesma produtividade e qualidade. Será que está na hora de recorrer à terceirização?

Alguns sinais de que o outsourcing é uma boa opção:

 

  • Equipe despreparada: o despreparo não é uma falha da equipe, mas sim algo que ocorre naturalmente, dependendo da velocidade da expansão da sua empresa. Pode ser difícil lidar com projetos que requerem conhecimentos que a sua equipe desconhece ou demandas nunca antes vivenciadas. Nesse caso, a terceirização é a melhor saída.

 

  • Necessidade de estabelecer um PMO: criar um PMO é um passo natural de empresas em expansão, que subitamente se veem tendo que cuidar de vários projetos e gestores. Um bom PMO, ou Escritório de projetos, pode garantir um futuro de sucesso para os seus projetos. Quando não se tem experiência no estabelecimento desse escritório, a terceirização é altamente recomendada.

 

  • Falta de pessoal: outro aspecto interessante da terceirização é a capacidade de alocar pessoas focadas na resolução de algum pormenor específico da sua empresa. Quando se falta pessoal para lidar com questões que necessitam de dedicação total, a terceirização traz enormes vantagens.

 

  • Reestruturação: quando uma empresa passa por uma mudança, os processos que ela vem realizando devem se adequar à nova realidade para que tudo siga um ritmo otimizado de produtividade. A terceirização de atividades organizacionais resolve esse problema com rapidez, transparência e praticidade.

 

Quais são as vantagens que a terceirização oferece?

 

Algumas das maiores vantagens da terceirização é a economia de tempo, otimização de recursos e expertise. Para lidar com algumas situações específicas na sua empresa que a sua equipe ainda desconhece, você precisa de um longo período de assimilação e outro maior ainda de implementação.

Isso pode ser facilmente resolvido se você investe na terceirização. Empresas que trabalham com o outsourcing de gestão de projetos sabem exatamente como gerenciar o tempo da melhor forma, atribuir recursos e focar em questões específicas. A contratada já tem experiência no ramo e sabe exatamente o que é preciso ser feito para se estabelecer uma rotina sem erros, retrabalho e problemas com a qualidade.
 

Ao contar com a expertise de uma empresa especializada para seus projetos, você garante um trabalho de qualidade e uma chance muito maior de encantar a sua clientela e trazer ainda mais pessoas interessadas nos seus produtos ou serviços.
 

Mas todas essas vantagens da terceirização só são possíveis de se atingir quando uma empresa idônea e experiente é acionada.

 

Como escolher uma terceirizada?

É normal que muitas empresas pensem duas vezes antes de fazer o investimento na terceirização. Para isso, é importante:

  • Analisar suas necessidades e seu orçamento;
  • Conversar com os gestores e estar aberto a opiniões diversas;
  • Fazer extensa pesquisa de mercado;
  • Saber mais sobre a empresa que fornecerá os serviços, sua reputação, seu portfólio e seus profissionais.

A maior dificuldade que você irá encontrar com a terceirização é a escolha de uma empresa alinhada com o seu negócio.

Procure uma terceirizada que tenha experiência na sua área e não hesite em procurar as empresas para as quais ela já prestou serviço. Isso é muito importante, pois é só dessa maneira que você conseguirá entender quais são seus pontos fortes e como provavelmente será a dinâmica do outsourcing.

A palavra-chave é pesquisa. Sua decisão será muito mais embasada dessa forma e você não correrá o risco de investir alto e ter baixo retorno.

 

Quer saber mais sobre a gestão de projetos? Temos um blog inteiro falando sobre isso. Venha conhecer o blog da Planit!

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Empreendedorismo no ambiente de gestão de projetos

Criar algo novo a partir de uma ideia, sem medo de enfrentar os riscos, é tudo o que representa o empreendedorismo. O empreendedor está sempre disposto a fazer uma mudança no status quo, colocando-se na mais difícil das posições: a linha de frente.

Mas para que essa inovação aconteça ou para que um novo negócio surja, o empreendedorismo precisa da ajuda da gestão de projetos. Sem o ambiente estruturado que a gestão de projetos propicia, o empreendedorismo é muito visionário, mas pouco prático.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para você perceber como a gestão de projetos ajuda o empreendedorismo a seguir o seu caminho inovador, e entender por que os dois estão conectados na esfera das realizações. Vamos começar?

 

Os conceitos

 

Antes de mais nada, é importante saber o que é empreendedorismo e o que é a gestão de projetos:

  • Empreendedorismo está relacionado com a capacidade e a disposição de se criar novos negócios ou inovações em produtos e serviços, geri-los e buscar acima de tudo o sucesso da sua ideia.

 

  • A gestão de projetos é o ato de  gerir esforços com a intenção de se atingir objetivos pré-estabelecidos. Segundo o PMBOK, projeto é “um esforço temporário para criar um serviço, produto ou resultado único”.

 

A gestão de projetos estrutura o empreendedorismo

 

Um empreendedor é uma pessoa de ideias. Ele identifica oportunidades e usa as suas qualidades e o seu raciocínio para criar algo novo, seja um negócio ou uma inovação na empresa onde trabalha.

E qual é o papel da gestão de projetos quando o empreendedor decide colocar em prática seu espírito inovador? Simples: estruturação.

A gestão de projetos procura estruturar o pensamento do empreendedor e levá-lo para “o mundo real”, para que assim se possa ter certeza sobre a viabilidade do que ele pretende realizar. Sem ela, o trabalho visionário realizado pelo empreendedor corre sérios riscos de não sair do papel.

 

Montando um negócio

A gestão de projetos é aplicável a vários pontos das nossas vidas, pois tudo o que fazemos exige planejamento. No empreendedorismo não é diferente. Criar um novo negócio é acima de tudo um projeto, um dos mais complicados, inclusive, que se beneficia e muito de uma estruturação bem feita.

Com a gestão de projetos, é possível calcular o custo necessário do novo negócio, saber se ele é viável, entender os riscos que serão enfrentados no futuro e a melhor forma de lidar com eles. Além disso, a gestão de projetos estipula as metas de crescimento, levando em consideração o mercado em que o empreendedor está se inserindo e fornecendo, assim, uma análise ampla e cuidadosa da jornada em que ele pretende embarcar.

Dessa forma, a gestão de projetos une-se ao empreendedorismo na construção detalhada de um novo negócio, considerando parâmetros pré-estabelecidos de organização, gestão de tempo, financeiro, dentre outros.

 

Trazendo uma inovação para a empresa

Mas o empreendedorismo não é só a capacidade de abrir e gerir um negócio. Um outro aspecto do empreendedorismo é a capacidade de criar novos produtos ou soluções para uma empresa já consolidada, os projetos, algo muito necessário hoje, em um mundo em constante mudança.

Por meio de parâmetros, análise de dados e estratégias, a gestão de projetos garante que o fogo empreendedor seja bem utilizado, tomando cuidado para que as novidades agreguem valor para a empresa.

 

Gestão de projetos e empreendedorismo estão interligados

 

Como vimos, a gestão de projetos e o empreendedorismo caminham lado a lado na criação de um produto ou serviço inovador dentro do ambiente corporativo, e podemos dizer que sem um não pode haver o outro. Sem o empreendedorismo, novos projetos não são criados e, sem a gestão de projetos, a ideia empreendedora não vai sair do papel.

Dessa forma, é importante levar a gestão de projetos em conta para conseguir oferecer ao empreendedorismo a estrutura necessária para gerar resultados e atingir os seus objetivos, levando em consideração os riscos e os desafios ao longo do caminho bem como a necessidade de se preparar para lidar com eles.

 

Simples, não é? Mas ainda assim muito importante. O que achou do nosso post? Temos muito mais no blog da Planit!

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Quais as vantagens da comunicação na gestão de projetos?

Na gestão de projetos, muita coisa deve ser levada em conta para que tudo corra bem e você obtenha um resultado satisfatório. Os pontos a serem considerados são vários e incluem orçamento, a forma com que se lida com o tempo, a qualidade etc.

Mas uma das coisas mais importantes para se realizar um bom trabalho é a comunicação na gestão de projetos. Ela é essencial para que tudo corra bem e deixa todos os colaboradores comprometidos com o mesmo objetivo: entregar resultados com excelência.

Pensando nisso, elaboramos este artigo sobre a importância da comunicação na gestão de projetos para que você possa entender como um bom plano comunicativo é um grande fator no sucesso de um projeto. Vamos começar?

 

Quais são as vantagens da comunicação na gestão de projetos?

 

Muitos estudiosos e sábios dizem que a comunicação é a chave para um bom relacionamento, não é mesmo? E um projeto envolve diversos relacionamentos: entre gestor e equipe, entre colegas, entre empresa e cliente final etc.

Portanto, a comunicação toca em todas as esferas do trabalho que é realizado, desde alinhamentos de prazos e orçamentos até as relações humanas e a atmosfera do escritório.

 

Alinhamento de informações

A comunicação na gestão de projetos permite que todos os colaboradores conheçam a situação atual do projeto, o que está sendo feito e o que é necessário fazer. Dessa forma, todos sabem sua função para garantir o bom funcionamento do projeto e eliminam-se os pontos dúbios, que podem gerar atrasos e interferir na qualidade do produto ou do serviço que você está entregando.

Isso vale principalmente para os stakeholders. É importante que eles se sintam parte do projeto, que saibam qual é o seu progresso e como eles se encaixam no que está sendo feito. Com a comunicação da gestão de projetos com os stakeholders, o gestor os valoriza e permite sua presença na realização dos objetivos propostos.

Além disso, como saber o que está dando errado, quem está insatisfeito ou quem teve uma ideia boa? Para haver troca de informações bem como expressão de ideias e problemas, é essencial uma comunicação eficaz.

Prevenção de sobrecargas no trabalho

Existe o lado humano e afetivo que a comunicação na gestão de projetos garante: quando todos sabem o que precisam fazer e podem discutir diretamente com o gestor sobre suas funções, as chances de um colaborador ficar sobrecarregado com muitas tarefas diminui exponencialmente.

 

A melhora do bem estar

Quando existe um canal de diálogo entre o gestor, os colaboradores e os stakeholders, é muito mais fácil de se trabalhar no projeto. A comunicação na gestão de projetos propicia uma melhora no ambiente e deixa tudo muito mais simples de se atingir.

Se as relações humanas são boas, é mais fácil conseguir qualquer coisa dentro do projeto. Além disso, a criação de laços afetivos melhora a performance dos colaboradores, por meio da motivação e personalização.

 

Efetividade da comunicação na gestão de projetos

 

A gestão de projetos gira em torno da comunicação. Se ela não é feita de forma satisfatória, os riscos de prejuízos são grandes. Eles podem ser atrasos, queda na produtividade por trabalhadores desmotivados ou que não conversam entre si, queda na qualidade do produto ou serviço, entre outros.

A comunicação na gestão de projetos deve ser bem planejada e estruturada para que não seja um esforço em vão, que usa tempo e recursos, mas não dá resultados. Veja só alguns pontos que separamos que devem figurar no seu plano de comunicação na gestão de projetos:
 

  • Reuniões: talvez um dos melhores recursos da comunicação na gestão de projetos, as reuniões sao espaços em que os setores podem se comunicar diretamente com o gestor e entre si, trazendo suas questões, relatórios e justificativas de atrasos. Dessa forma, o gestor fica sabendo de tudo e, em contrapartida, divide o seu conhecimento com os colaboradores sobre o panorama geral do projeto.

 

  • Grupos: algumas pessoas precisam saber algumas coisas específicas, já outras nem tanto. Entender isso ao colocar um plano de comunicação em prática permite entregar a informação certa para a pessoa certa, o que diminui as chances de mal entendidos e é uma ótima prática de segurança corporativa.

 

  • Padronização de reports: relatórios padronizados facilitam a leitura pelo gestor e a elaboração de outros reports. Por exemplo: uma planilha de dados a ser apresentada para os stakeholders que tenha a mesma estrutura das planilhas que vão oferecer as informações é muito mais fácil de se preencher.

 

  • Ter abertura: quanto mais acessível for o gestor, melhor será sua comunicação na gestão de projetos. Fique atento ao seu e-mail e procure sempre responder as mensagens, além disso, tenha uma linha direta em que você pode ser encontrado, como um telefone celular ou até mesmo WhatsApp. Não deixe de ouvir seus colaboradores para poder saber de tudo o que está acontecendo no projeto.

 

A comunicação na gestão de projetos, quando feita com cuidado e planejamento, só tem a oferecer. Comece agora a criar as suas estratégias em conjunto com os seus colaboradores e veja as vantagens que elas vão proporcionar na organização e nos resultados do seu projeto.

 

Gostou desse post? O blog da Planit possui vários outros tão interessantes quanto, e falamos de pontos relevantes sobre a gestão de projetos. Não deixe de conferir!

 

Infográfico – Identificando os KPIs certos para seu projeto

Como identificar os KPIs certos para o seu projeto

Cada projeto tem uma necessidade e, para cada uma delas, existe o KPI perfeito

Os KPIs (do inglês Key Performance Indicators) são indicadores de desempenho usados para medir a performance de cada etapa do projeto. É por meio dos KPIs que o gestor consegue avaliar se as metas estão sendo atingidas, quais são pontos que precisam melhorar e o quais processos estão dando certo ou não.

Mas cada projeto funciona de um jeito diferente e tem necessidades únicas. Por isso, realizar estratégias e escolher os KPIs adequados é uma tarefa que requer cuidado. Neste infográfico, você vai descobrir quais são as principais categorias de KPIs, o que elas representam e o que elas oferecem ao seu projeto, para que você possa fazer uma estratégia consciente e ter mais controle sobre o seu projeto. Vamos lá?


Prazos são uma prioridade para os gestores de projetos, pois impactam tanto os profissionais quanto o cliente final. Por isso, não deixe de conferir nosso infográfico com os melhores hacks para cumprimento de prazo.

Infográfico: quais são as habilidades e competências de um gestor de projetos?

Um gestor precisa de várias habilidades e competências para lidar com todas as responsabilidades de um projeto. Como figura central, o gestor é quem define os rumos do projeto, toma as decisões corretas, aloca recursos de forma estratégica e preocupa-se com o bem-estar de todos os colaboradores.

Para saber gerenciar todas essas responsabilidades, confira neste infográfico quais são as habilidades e competências de um gestor de projetos eficiente.

Gostou das nossas recomendações? Para mais dicas valorosas com essas, não deixe de ler o nosso blog. Aqui, você encontra dicas sobre gestão de tempoformação de equipe e muito mais.

Infográfico: os melhores hacks para cumprimento de prazo

Saber lidar bem com o tempo é essencial na vida de qualquer gestor de projetos, afinal, ele deve ter sempre como maior preocupação a entrega de resultados de qualidade dentro do prazo estabelecido. Em vias gerais, a melhor estratégia para não atrasar é ter um cronograma estabelecido e segui-lo. Porém, alguns hacks vão revolucionar a maneira como você lida com o tempo dentro do projeto e até na sua vida pessoal. Neste infográfico, trouxemos os melhores hacks para cumprimento de prazo que você pode colocar em ação agora mesmo!

Já quer aplicar esses hacks para a sua gestão de projetos agora mesmo? Essa é a nossa recomendação! Para mais artigos sobre gerenciamento de tempo e tudo o que envolve a gestão de projetos, acompanhe o blog da Planit!

Como melhorar o processo de definição de escopo de um projeto

O escopo é uma parte fundamental de um projeto, já que contém todo trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado, incluindo características e funções. Aqui no blog, já abordamos as principais diferenças entre escopo de produto e de projeto, mas não dicas práticas para melhorar o processo de definição do escopo. Neste blog post, separamos maneiras de você otimizar essa etapa de planejamento e garantir melhores resultados.

 

Para que serve o escopo de um projeto?

O documento deve conter os resultados que o projeto deve gerar, assim como condições e termos em que será realizado. Tudo para que o projeto seja bem-sucedido, respeitando entregas, prazos, custos, requisitos e leis. Mas, para isso, o documento precisa ser desenvolvido e compartilhado com toda a equipe envolvida, que precisa concordar com os termos e premissas da declaração.

 

Dicas para aprimorar o processo de definição de escopo

Ao definir o escopo do projeto de forma eficaz, o gestor consegue evitar falhas de cronograma e de orçamento, além de entregar um produto de acordo com as expectativas do cliente. No entanto, quando o escopo é mal elaborado, os problemas gerados vão de retrabalho até o completo desastre. Mesmo que a equipe consiga encontrar caminhos alternativos para a execução do projeto, provavelmente o resultado final não será satisfatório, seja por atraso ou por não conformidade.

 

Um escopo com falhas também vai gerar um cliente insatisfeito, que pediu uma coisa e recebeu outra. Essa insatisfação pode criar um conflito dentro da própria equipe, que, na busca por um culpado, esquece de analisar e estudar o escopo.

Para evitar isso, e aprimorar cada vez mais o processo de definição de escopo, separamos algumas dicas essenciais. Confira:

 

  • Certifique-se de que todos entenderam o objetivo do projeto. Somente dessa forma haverá consenso quanto ao resultado que deve ser buscado e atingido.

 

  • Escute o cliente com atenção. Assim, você pode sugerir o que ele precisa para resolver o problema, e não apenas concordar com o que ele pede para ser feito.

 

  • Saiba o que o cliente não quer. Não adianta ficar empurrando algo no escopo se o cliente sinalizar que não deseja aquilo. Afinal, é ele quem está pagando e você precisa entregar uma solução adequada.

 

  • Defina com o cliente o que não vai ser feito no projeto. Este senso de realidade evita que o cliente comece a pedir coisas mirabolantes quando o projeto começar.

 

  • Determine recursos necessários. Levante o que será preciso para que o projeto seja realizado.

 

  • Defina prioridades. Há os requisitos obrigatórios e os desejáveis, que devem ser marcados segundo a prioridade do cliente.

 

  • Seja realista. Não adianta dizer que vai fazer várias coisas se essas tarefas não têm condições de serem realizadas (seja por recursos humanos, financeiros ou de tempo).

 

  • Chame a equipe de projeto para a reunião de definição do escopo. Assim, dúvidas e problemas técnicos podem ser levantados e solucionados antes do início do projeto.

 

  • Proteja o seu escopo. Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução raramente cumprem o cronograma e acabam estourando o orçamento.

 

  • Documente meticulosamente. Um escopo é quase um contrato, embora não contenha cláusulas de penalidade ou rescisão. É muito comum quando o produto começa a tomar forma que o cliente fale: “não é bem isso que eu queria”. Evite este tipo de estresse detalhando ao máximo o escopo, confirmando informações e evitando interpretações diversas. Ele servirá como prova e guia dos seus resultados.

 

  • Fuja do Scope Creep. O termo se refere ao aumento descontrolado do produto do projeto sem ajustes de tempo, custos e recursos.

 

  • Evite o Gold Plating. Dar ao cliente mais do que o necessário, ou seja, o que não está no escopo, pode trazer prejuízo para a empresa.

 

Ao começar um projeto, lembre-se de que o objetivo final do escopo é o sucesso. Por isso, preste bastante atenção no processo de definição de escopo de um projeto antes de começar, de fato, sua execução.

 

Ficou com alguma dúvida? Compartilhe conosco nos comentários ou entre em contato!

Como montar uma equipe de trabalho para um projeto eficiente

Montar equipes de trabalho para projetos pode ser uma dor de cabeça para os gestores, já que envolve demandas dos stakeholders, recursos humanos e uma avaliação dos perfis necessários para a equipe. A maior dificuldade está exatamente nisso: seres humanos são diferentes, mas precisam seguir um objetivo em comum para que um projeto seja bem-sucedido.

Importância de montar equipes de trabalho coesas e diversas

Se uma equipe é integrada, consegue atingir níveis de sucesso de um projeto muito acima das metas. Isso porque utilizar a motivação, uma comunicação adequada e com poucos ruídos, além de respeito e alocação adequada de conhecimentos, resulta em uma equipe unida e eficiente. No entanto, se há conflitos diários, desrespeito e falta de conhecimento técnico, o projeto está fadado ao fracasso.

 

Em um grupo ideal, todos procuram maneiras de fazer seu papel da forma mais eficiente, com menos recursos e em consonância com as ideias da empresa. Mas além disso, precisa haver uma espécie de harmonia e colaboração, que ajuda na hora de vencer obstáculos, superar dificuldades e buscar resultados positivos. Sabe aquele velho ditado de que “a união faz a força?”. Embora seja um clichê, continua sendo a premissa de qualquer projeto eficiente.

 

Processos de seleção e definição de perfil

Como, então, selecionar uma equipe de trabalho? Para começar, é essencial desenvolver e aplicar sua inteligência emocional, já que ela vai ajudar, e muito, a identificar talentos, reconhecer habilidades e respeitar diferenças.

Além disso, é essencial ter um processo de seleção organizado e alinhado com as necessidades do projeto. Abaixo, separamos alguns modelos de seleção de profissionais, que podem contemplar soft e hard skills.

 

Entrevista

A entrevista é a técnica mais utilizada, já que se aplica a qualquer função. Essa técnica permite conhecer muito sobre o profissional, porém, para alguns projetos, não é suficiente.

 

Testes de conhecimentos ou capacidade

Estes instrumentos permitem mensurar o grau de conhecimentos profissionais e técnicos, assim como o grau de capacidade ou habilidade exigidos para a função a ser exercida.  Podem ser provas orais, escritas ou mesmo de performance (execução de um trabalho ou tarefa com limite de tempo).

 

Testes psicométricos

Os testes psicométricos tentam determinar em que porcentagem as aptidões existem em cada pessoa (físicas, intelectuais ou de personalidade) comparadas com padrões de resultado de uma amostra representativa.

 

Testes de Personalidade

Esses testes mapeiam traços de personalidade inatos e adquiridos, ou seja, características que distingue este profissional dos outros.

 

Testes de simulação

As técnicas de simulação são aplicadas em grupo. Há uma dramatização de um possível acontecimento no futuro e os candidatos devem simular seu desempenho neste contexto.

 

Dicas práticas para montar equipes de trabalho

Uma equipe de trabalho deve ser mista. O ideal é mesclar profissionais com diferentes habilidades e perfis (soft e hard skills), para que cada um complemente o outro. Se uma pessoa é pouco comunicativa, mas é bastante focada, pode fazer tarefas que normalmente exigem um grande nível de atenção. Ao mesmo tempo, você pode escolher um profissional mais comunicativo para lidar com atividades que demandem essa habilidade.

 

Conhecendo a fundo as habilidades dos colaboradores, você poderá montar uma equipe mais produtiva, já que, quando alguém atua em uma área em que tem conhecimento e habilidade, a produtividade costuma ser bem maior — e o resultado final também.

 

Veja mais algumas dicas para montar equipes de trabalho para projetos eficientes:

 

  • Defina os planos e processos: antes de escolher os profissionais, você precisa saber quais atividades serão desenvolvidas, já que cada etapa do projeto necessita de combinações variadas de habilidades (hard-skills).

 

  • Defina as habilidades de cada membro: agora é o momento de definir o perfil comportamental (soft-skills) necessário para o cumprimento de todas as etapas do projeto. Quais são os comportamentos desejados e não desejados?

 

Está pronto para montar equipes de trabalho para seus projetos? Que tal saber mais sobre a importância da colaboração e sinergia para a gestão de projetos?

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