5 dicas para o novo gestor de projetos na empresa
Começar em um trabalho novo não é uma transição muito fácil em grande parte das vezes. Para o novo gestor de projetos, essa realidade pode ser ainda mais complicada por diversos fatores. Você, como um novo gestor de projetos, pode enfrentar algumas resistências práticas ao iniciar os seus trabalhos, e saber lidar com elas é essencial para se ter um bom rendimento, integrar-se à equipe e ao ambiente de trabalho além de manter um nível alto de produtividade. Neste artigo, vamos falar sobre a realidade do novo gestor de projetos, mostrar alguns cenários em que sua chegada na empresa pode ser turbulenta e dar dicas para tornar o novo trabalho mais fácil. Vamos começar? Situações difíceis para o novo gestor de projetos Algumas situações podem deixar o novo gestor de projetos em uma posição em que ele precisa trabalhar bastante para entrar no ritmo da empresa/setor e oferecer os resultados que ele está acostumado a atingir. Veja algumas dessas situações e as melhores formas de lidar com elas: Falta de entrosamento Às vezes, por ceticismo da equipe em relação ao trabalho do novo gestor de projetos ou por uma preferência a algum outro colaborador, o novato na operação acaba encontrando um problema de motivação por conta da falta de entrosamento. A melhor maneira de lidar com essa situação é organizando um bom plano de comunicação, sendo transparente nos seus esforços ao mesmo tempo em que demonstra sua autoridade como novo gestor de projetos. A comunicação é essencial nesses casos, pois transporta o novo gestor de projetos para a realidade dos colaboradores. Projeto em andamento Muitas vezes o novo gestor de projetos entra em um projeto já em andamento, com sua dinâmica estabelecida e com seus próprios modelos de trabalho e execução – que foram elaborados sem a participação do novato. O melhor a se fazer nesses casos, que são realmente mais complicados, é observar atentamente e procurar identificar em quais pontos seu trabalho pode ser melhor aproveitado. Procure ficar atento a questões de budget, se os prazos são plausíveis, como está o relacionamento com os clientes e os stakeholders e como é a relação entre os membros da equipe. Também vale a pena perguntar e tirar dúvidas sempre que necessário. Dessa forma, você consegue entender como o projeto está funcionando e consegue dar sua colaboração de forma embasada, sem soar como o outsider que veio para mudar tudo. O que não fazer como um novo gestor de projetos Cada projeto é único, e os esforços para que eles funcionem também são únicos. Mas, ainda assim, existem algumas recomendações universais que vão ajudá-lo muito se você é um novo gestor de projetos. Confira os erros mais comuns identificados na atuação de novos gestores de projetos: Prazos irreais Muitas vezes, no esforço de “mostrar serviço” ou impressionar a clientela e os stakeholders, o novo gestor de projetos pode prometer a entrega de serviços ou produtos sem um embasamento compromissado com a realidade da sua operação. Os prazos são uma das partes mais importantes do projeto e devem sempre ser respeitados. A equipe os utiliza para se guiar, sendo que quando eles são curtos demais há um excesso de trabalho, o que pode resultar em problemas com a qualidade e sua relação com os seus colaboradores. Não mostrar liderança Estar no controle do projeto é uma qualidade fundamental em todo o gestor. Deve haver camaradagem e um clima harmonioso no escritório, é verdade, mas a liderança deve sempre se sobressair no novo gestor de projetos. É importante que o novo gestor de projetos entenda que, no âmbito profissional, ele é hierarquicamente superior aos outros colaboradores, alguém que precisa delegar funções com autoridade e manter a ordem, ao mesmo tempo em que fiscaliza o trabalho dos outros colaboradores e oferece feedbacks. Portanto, dentro do projeto, você deve ser alguém aproximável e aberto para sugestões, desde que a hierarquia seja respeitada e que você consiga exercer sua liderança. Problemas com a delegação de tarefas A delegação de tarefas é parte essencial do trabalho do gestor de projetos, pois contribui para que todos trabalhem de forma otimizada. Um novo gestor de projetos deve conhecer sua equipe a fundo para delegar tarefas de forma responsável e apropriada, e não deve nunca tomar para si funções que não competem ao seu cargo de gestor, algo muito comum em vários projetos. Portanto, conheça os pontos fortes de cada colaborador e delegue tarefas a partir desse estudo, e esteja sempre aberto para sugestões de quem efetivamente realiza o trabalho. Gostou deste post? Então que tal aprofundar sua leitura com o nosso artigo sobre como engajar sua equipe?
Gerenciamento de conflitos de forma saudável
No ambiente corporativo, que é altamente competitivo e cheio de pressões, é difícil enumerar técnicas para coibir a existência de conflitos: eles são naturais e provavelmente vão ocorrer no seu projeto. O melhor a fazer é usar sua posição como gestor de projetos para lidar com eles preservando a produtividade e o bom ambiente de trabalho. Esses esforços tem nome: estamos falando do gerenciamento de conflitos. Quer saber como usar o gerenciamento de conflitos para comunicar-se com os colaboradores e ajudar na interação entre (e com) eles? Você veio ao lugar certo! Continue a leitura para saber mais: Como os conflitos se apresentam? O gerenciamento de conflitos, como o próprio nome já diz, busca a solução de problemas dentro do ambiente de trabalho, sejam eles de cunho prático, como discordâncias sobre metas e quantidade de trabalho por setor, ou emocional. Seguindo uma abordagem interacionista, os conflitos são importantes para o debate de ideias e para chegar a um lugar comum após todas as opiniões serem ouvidas. Por ser algo natural e que muito provavelmente irá acontecer, essa ótica de resolução procura extrair o que há de melhor nos conflitos: o debate, o posicionamento e o diálogo. O conflito relativo ao trabalho Muitas vezes, há dissidência sobre a melhor forma de abordar clientes, prazos, uso do orçamento, dentre várias outras questões ligadas ao aspecto prático e operacional dos projetos. Esse tipo de conflito gera grandes problemas se não for tratado, como a não conformidade de uma parte da equipe em relação ao plano geral da gestão de projetos. Em último caso, isso resulta em perda de produtividade, não garantia da qualidade e no prejuízo das relações com clientes e stakeholders. Nesses casos, não resolver as situações com um bom gerenciamento de conflitos pode fazer a situação se desdobrar e se transformar em pessoal ou emocional. O conflito emocional O lado emocional do gerenciamento de conflitos diz respeito a problemas que os colaboradores enfrentam uns com os outros, como desentendimentos, competições excessivas e pequenas brigas. Esse tipo de conflito, embora comum, pode ser prejudicial para a sua dinâmica de gestão de projetos, pois atrapalha na criação de um local de trabalho harmonioso, transparente e eficaz. Quando dois ou mais colaboradores não se relacionam de maneira cordial, o gerenciamento de conflitos deve intervir para que a qualidade do trabalho e a produtividade não sejam impactadas e para manter o bem-estar dos funcionários. Como se dá o gerenciamento de conflitos? O gerenciamento de conflitos parte de uma iniciativa da gestão de projetos voltada para as pessoas, ou seja, que sempre procura ouvir e incentivar a discussão e o debate de ideias saudável e equilibrado entre seus colaboradores. O PMBOK oferece seis soluções para o gerenciamento de conflitos na sua empresa, oferecendo uma dinâmica ampla de resolução. São elas: Negociação: procura encontrar soluções que resolvam os problemas das duas partes envolvidas nos conflitos. Imposição: consiste em sustentar uma posição em detrimento de outras. Acomodação: tentar focar no que as duas partes em conflito têm em comum, não nas suas diferenças. Retirada: não fazer nada, deixar que outras pessoas ou áreas resolvam o problema. Colaboração: procurar atingir um consenso por meio de debates e discussões, além de aplicar soluções que beneficiam a todas as partes envolvidas no conflito. Colaborar para resguardar a produtividade A colaboração, como podemos ver, surge como uma alternativa extremamente eficaz no gerenciamento de conflitos, sendo a característica fundamental de uma liderança que se importa com a qualidade do serviço e sabe que onde existem muitos conflitos, a produtividade é prejudicada – bem como o ambiente de trabalho, as relações e o estado emocional dos envolvidos. Isso porque a colaboração, dentro de uma estratégia de gerenciamento de conflitos, é um cenário ganha-ganha: as duas partes resolvem o seu problema e ainda crescem com isso. Quando você procura entender as necessidades da sua equipe e trabalha para garantir que elas possam ser analisadas e entendidas, a produtividade não se abala, muito pelo contrário: é possível criar laços fortes e há um aumento de confiança na gestão de projetos. Soluções para o gerenciamento de conflitos Muitas vezes é complicado liberar espaço na sua agenda atarefada para elaborar estratégias e pensar nas melhores soluções. Por isso, você pode designar um setor de RH e treiná-lo para realizar a mediação de conflitos no seu lugar, desde que você acompanhe os esforços e trabalhe junto com esse setor. Para evitar que conflitos surjam, a transparência e a eficácia da comunicação são as melhores práticas a ser adotadas. Faça reuniões de acompanhamento e estimule a criação de um canal no qual os colaboradores possam falar sobre os problemas que encontram no dia a dia do trabalho e receber conselhos ou orientações. Ser um gestor pode ser desafiador, não é mesmo? Que tal conferir o nosso infográfico e saber quais são as habilidades e competências de um gestor de projetos?
Retrospectiva 2017: análise de desempenho dos projetos
Um novo ano está começando e, com ele, um ciclo se fecha e outro se abre na realidade da gestão de projetos. Mesmo que o seu projeto ainda não esteja finalizado, ou seja, com seus objetivos iniciais cumpridos, o ciclo anual é uma milestone importante de se considerar. Para começar 2018 de forma mais assertiva, é essencial realizar a análise de desempenho dos projetos. Você sabe como realizar essa avaliação? Quais informações considerar? Se não, este artigo foi feito para você. Continue a leitura para entender como elaborar o melhor relatório de desempenho anual para o seu projeto! A importância da análise de desempenho dos projetos A análise de desempenho dos projetos feita de forma anual é muito importante para identificar suas vitórias no decorrer do ano, assim como entender o que é possível melhorar para o próximo. O seu projeto muito provavelmente possui suas próprias metas, e é muito comum que elas sigam um calendário bem definido, que encerram seu ciclo dentro do projeto quando o ano também se finda. Dessa forma, mesmo que o seu ainda não tenha sido concluído, realizar a análise de desempenho dos projetos anualmente é crucial para entender como ele se comportou durante o ano. Essas informações vão mostrar: Ganhos: o que o projeto representou em ganhos para a empresa, tanto em expertise quanto financeiramente, dependendo da sua área de atuação; Conformidade: a análise de desempenho dos projetos torna possível entender se o projeto esteve de acordo com os valores da empresa e normas regulamentadoras; Rendimento dos colaboradores e da gestão: quando você realiza a análise de desempenho dos projetos de forma anual, é possível entender o rendimento de todos os envolvidos nele, inclusive o da gestão. As metas foram concluídas no prazo? Quais foram as responsabilidades assumidas pelos colaboradores? Todos esses dados trazem interpretações valiosas. Áreas a desenvolver: é possível entender o que é necessário desenvolver melhor para obter mais produtividade, lucro, motivação e satisfação. Pense em seus pontos fortes, aqueles que você já domina, e os fracos, que podem ser repensados. Como realizar a análise de desempenho dos projetos? Para fazer uma boa análise, você precisa entender a diferença das abordagens e as informações específicas que elas trarão na sua retrospectiva. Cada uma dessas abordagens, que podem ser objetivas ou subjetivas, em um escopo que foca o projeto, os colaboradores ou a gestão, deve ser analisada em um primeiro momento de forma isolada, depois convergida para interpretações mais amplas. Veja como fazer a análise de desempenho: Análise objetiva Na análise objetiva, você deve levar em conta os aspectos práticos do projeto, como as metas do ano, se os prazos imaginados no planejamento anual foram cumpridos e se o projeto ofereceu lucro para a empresa — tanto no nível financeiro como no operacional. Com a junção dessas informações, é possível fazer uma análise de desempenho dos projetos focada nos números e indicadores, que são medidas exatas e objetivas e, a partir daí, entender se no aspecto prático o projeto pôde ser considerado viável durante o ano. Análise subjetiva Essa análise está mais centrada não somente na quantidade de trabalho realizado e nos números, mas no que foi feito para se atingir esses resultados. A gestão de tempo foi bem realizada durante o ano? Colaboradores-chave sofreram com o overworking enquanto outros não foram delegados a funções fundamentais? Como o projeto lidou com os riscos durante o ano? Foram elaborados planos de resposta contundentes? Todos esses dados são importantes para criar o panorama de sucesso dos projetos, não apenas objetivamente, mas sim de forma mais ampla, o que irá trazer um entendimento muito maior do seu rendimento real. Análise dos colaboradores Para entender a saúde de um projeto ao longo do ano, é fundamental que se entenda como os seus colaboradores trabalharam nele. É necessário entender se eles se sentiram motivados durante o ano, se aprenderam novas skills, se procuraram se desenvolver e como foi a sua rotina de trabalho. Com esse entendimento, é possível compreender como os seus colaboradores enxergam o projeto e como eles o transformam, o que é um passo decisivo para realmente entender como o trabalho se desenrolará no próximo ano. Análise do gestor Com a ajuda do seu PMO, é crucial que você entenda como foi a sua própria performance, quais foram os seus pontos fortes e fracos, para que você consiga melhorar no próximo ano e aplicar as habilidades de maior aproveitamento. Que tal pedir o feedback dos colegas, dos stakeholders, dos seus chefes e dos seus subordinados? Quando você identifica acertos e erros na sua própria gestão com um olhar analítico, o seu trabalho provoca maior rendimento e motivação, o que impacta diretamente no sucesso do projeto durante o próximo ano. Viu só como fazer a análise de desempenho dos projetos não é tão complicado assim? Para mais informações como essas, não deixe de acompanhar nosso blog!
Como fazer uma reunião de kickoff de projeto eficiente!
A reunião de kickoff de projeto é um momento crucial para o seu funcionamento e que tem impactos durante toda a extensão do projeto. Dependendo da impressão causada e da forma de difusão das informações, essa reunião poderá ser lembrada até mesmo no momento da sua conclusão. Mas como uma reunião de kickoff de projeto, feita antes mesmo das atividades começarem, possui tanto poder? É simples: é ela que origina as expectativas do projeto e também pauta a forma de lidar com a sua equipe e como ela encara seu próprio trabalho. Pensando por esse lado, você já deve ter percebido a importância da reunião de kickoff do projeto, não é? Quer saber o que é necessário para fazer uma reunião de kickoff de projeto eficiente? Este artigo tem as respostas. Continue a leitura para descobrir! O que é a reunião de kickoff de projeto? É comum pensar que a reunião de kickoff de projeto é um momento para a equipe se conhecer e também para que as partes interessadas na sua resolução conheçam a maneira de seu funcionamento. Isso é verdade, mas é uma forma simplificada de se pensar. Na verdade, a reunião de kickoff de projeto é uma grande proporcionadora da transparência do projeto e irá direcionar as suas interações com a equipe e as partes interessadas presentes. Muito mais do que um momento para fazer um social e também completamente diferente de um espaço para apresentar expectativas pautadas na pura e fria matemática, a reunião de kickoff de projeto é, na verdade, o momento para firmar o projeto como relevante, responsável e capaz de proporcionar um ambiente que preza pelo engajamento e ótima produtividade. A primeira impressão é a que fica: a importância da reunião de kickoff de projeto O que estamos querendo dizer é que, em muitos casos, a primeira impressão é a que fica. Se você explica para o seu cliente que suas metas são fixas e que nada no mundo irá fazer com que o seu projeto as atrase, ele irá acreditar e irá cobrar essa resolução durante todo o projeto. O mesmo acontece com a sua equipe, mesmo de forma não intencional: se, desde a reunião de kickoff de projeto, há um ambiente colaborativo e baseado na interação, os resultados com engajamento e trabalho em equipe serão muito mais satisfatórios do que os obtidos quando a reunião é feita de forma individualista e impessoal. Isso também vale para o estabelecimento da sua liderança, que dá sua primeira impressão na reunião de kickoff de projeto. Se você chega preparado, a equipe, clientes e stakeholders vão confiar muito mais nas suas habilidades, e o contrário, nessa caso, infelizmente, também é verdadeiro. Mas o que fazer para ter uma reunião de kickoff matadora? No próximo tópico damos a dica. Continue lendo! Como fazer uma reunião de kickoff de projeto eficiente O segredo para uma reunião de kickoff de projeto eficiente e produtiva é entender que, na realidade, não existe segredo, mas sim uma boa dose de trabalho e ótimas habilidades de comunicação. Planejamento O planejamento diz respeito ao trabalho realizado antes da própria reunião de kickoff de projeto. Nessa etapa, você precisa ter a declaração de escopo do projeto já elaborada, ter a lista de stakeholders em mãos e planejar-se pensando no público-alvo da sua reunião. Também é uma ótima ideia ter um cronograma inicial já preparado para a reunião, ter as funções pré-definidas e saber bem quem são as pessoas que compõem a sua equipe e o seu currículo. Metas, KPIs e indicadores de sucesso também devem estar disponíveis e devem ser divulgados no ato convocatório da reunião. Performance Não é o desempenho no nível administrativo, estamos falando das suas habilidades de comunicação mesmo: é necessário dominar a atenção das pessoas que estão participando da reunião, de forma a estabelecer a sua liderança e o seu controle total sobre o projeto. Cumprimente cada um que passa pela porta, se possível, converse com quem você conhece e, quando a reunião começar, apresente-se, apresente a equipe e tenha controle sobre a sala. Deixe claro que você está apresentando o projeto e os seus objetivos, mas que há espaço para a flexibilidade. Esteja aberto para perguntas – que devem ser feitas depois da apresentação –, fale que as sugestões serão consideradas e, caso haja necessidade, informe que serão aplicadas e colocadas em prática. O importante na performance é demonstrar que o projeto não é seu, é de todos, mas que você é o responsável por desbravar o caminho para o sucesso e que é plenamente capaz de realizar essa tarefa. Instigue a interação Muitas vezes, você irá querer ilustrar os seus pontos com dados e números, sendo que os participantes da reunião de kickoff de projeto só irão observá-los e concordar com eles. Isso acontece em várias reuniões, mas há uma forma um pouco mais interessante de realizar essa demonstração. Faça com que os participantes interajam com você e com os outros. Peça para que eles ilustrem os problemas relacionados com a sua área de atuação, que serão os mesmos identificados por você, que fez o trabalho de pesquisa e entendeu que seu projeto é justificado. Dessa forma, você não está se colocando como vendedor, mas sim como um facilitador de mudanças. Estabeleça metas realistas e incentive a participação dos envolvidos Mostre que as suas metas são fundamentadas na realidade, não em ideais impossíveis de serem alcançados. Lembra do que falamos sobre atrasos? O melhor nesse caso é mostrar que sua equipe é capacitada o suficiente para não atrasar, mas que, caso ocorram problemas, você está preparado e possui planos de resposta e gerenciamento de riscos para lidar com eles. Deixe claro que o projeto é acessível a todos e que você está presente em canais de comunicação para auxiliar na resolução de qualquer dúvida ou contratempo. É só isso que você precisa para encantar clientes e colaboradores: não a garantia de sucesso, mas sua constante procura e a sua honestidade em reconhecer erros e corrigi-los. Viu só como é importante realizar uma ótima reunião de kickoff
3 dicas para identificar os stakeholders-chave do projeto
Identificar os stakeholders-chave do projeto é de extrema importância para agir pautado em boas práticas e ações que terão relevância significativa nos negócios das partes interessadas. Nós falamos sobre os stakeholders de um projeto em vários artigos pelo blog, sempre deixando claro que eles são fundamentais para o seu bom funcionamento, sendo inseridos na realidade do projeto de forma proeminente. Este artigo, por sua vez, procura entender o que realmente são os stakeholders, e trazer uma outra questão: como identificar os stakeholders-chave do projeto. O que são stakeholders e stakeholders-chave do projeto Não existe uma tradução perfeita para stakeholder, mas nós podemos defini-los como partes interessadas no projeto e que são afetadas por ele. Stake significa interesse e risco, como uma área cinzenta entre esses dois conceitos, e holder é aquele que segura e que possui. Os stakeholders são as pessoas, organizações e empresas que vão ser impactados com o decorrer do projeto, seja ele qual for. Assim, se o seu projeto procura trazer novos aspectos operacionais para o setor de RH, nós podemos dizer que o gestor de pessoal da empresa é um stakeholder. Os stakeholders-chave do projeto possuem uma definição similar, mas com uma diferença primordial: eles são impactados diretamente pelo projeto e também impactam o projeto da mesma maneira. No exemplo citado acima, o diretor de RH da empresa poderia ser considerado um stakeholder-chave do projeto. Assim, a maior diferença entre os dois conceitos é que os stakeholders-chave do projeto precisam de mais informações sobre ele, e estão diretamente relacionado com o seu sucesso e o seu fracasso. 3 dicas para identificar os stakeholders-chave do projeto O processo de identificação dos stakeholders-chave do projeto é fundamental para uma operação eficaz e de sucesso. Os stakeholders podem ser vários, e podem ainda se apresentar de acordo com o segmento no qual o projeto está inserido e a área de atuação da empresa. Os stakeholders-chave do projeto, porém, não costumam ser muitos, e estão mais relacionados com o projeto especificamente. Mas como encontrá-los? Como ter certeza de quem são os stakeholders-chave do projeto? Continue a leitura para descobrir! 1 – Brainstorming em conjunto Reúna a sua equipe de gestão e operação e procurem definir, juntos, quais são as partes mais impactadas pelo projeto. Isso, é claro, irá depender da sua área de atuação e do seu segmento. Em um primeiro momento, é necessário entender o que o projeto procura realizar e para quem: a resposta para essa segunda pergunta normalmente irá revelar quem são os seus stakeholders. Para entender quem são os stakeholders-chave do projeto, é necessário ir além e aprofundar esse brainstorm, analisando condições específicas, riscos e quem depende mais do sucesso do projeto. 2 – Enumere a influência e crie rankings Com esse brainstorm em conjunto bem realizado, você provavelmente irá conseguir uma boa lista de partes interessadas no andamento do projeto, com vários nomes com diferentes impactos no andamento no projeto e interesses diversos. Para conseguir entender quem são os stakeholders-chave do projeto, você precisa criar um ranking com o nível de impacto de cada um desses stakeholders, levando em consideração o interesse no bem-estar do projeto, investimentos realizados, parcerias firmadas e, principalmente, o poder de cada um. Quais são os stakeholders capazes de finalizar o projeto ou estendê-lo? Esses, que irão se encontrar no topo da sua lista, possuem alta probabilidade de serem os stakeholders-chave do projeto. 3 – Não ignore o espaço além das empresas Muita gente, quando pensa em stakeholders, automaticamente os associa com a diretoria da empresa, gestores da área interessada e colaboradores-chave e com influência. Todas essas pessoas podem muito bem ser seus stakeholders e até stakeholders-chave do projeto, mas a identificação deve ir um pouco além do cenário organizacional, dependendo da sua área de atuação. Se você trabalha com obras, por exemplo, e instaura um projeto de drenagem de algum terreno, o dono do terreno é um stakeholder, a firma contratada para a execução também, os vizinhos também podem ser, os órgãos municipais que regulam a construção, e por aí vai. Pensar que os stakeholders são somente seus clientes e seus chefes é uma visão muito simples, que pode levar o projeto a ter problemas no futuro simplesmente por falta de comunicação e de apoio dos stakeholders-chave que não foram identificados a tempo. Se você quiser saber mais sobre o mundo da gestão de projetos e entender a influência dos stakeholders, não deixe de acompanhar nosso blog. Trazemos informações precisas como essas a todo o tempo, para ajudá-lo a tomar as decisões corretas no seu projeto.
