Muitas vezes, para atingir o impacto esperado, um projeto precisa ser ousado e arriscar. Porém, para que o resultado seja um sucesso, avaliar os riscos é essencial. O Guia PMBOK® define como risco um evento ou uma condição incerta que tem efeito pelo menos sobre um resultado final do projeto. Segundo o guia, cada projeto tem um componente de incerteza no momento em que é concebido.
Incerteza pode ter uma ou mais causas e um ou mais impactos sobre a qualidade de um projeto assim como sobre o escopo, cronograma ou custo. Já os riscos podem ser tanto internos como externos em relação ao projeto e ambos têm tanto um impacto quanto uma probabilidade. Se por acaso um risco se concretiza, isso se torna um problema.
Assim, a vantagem do planejamento formal de gestão de risco do projeto é que você terá mais tempo para se concentrar sobre os riscos imprevistos, porque você já decidiu como lidar com os esperados. A gestão de risco em um projeto pode guiar a equipe no monitoramento da probabilidade e do impacto de riscos. Vamos ver mais sobre isso a seguir:
Entenda o que é o gerenciamento de risco do projeto
O risco mais importante e, que deve ser levado em conta, é que o projeto final não atenda as expectativas dos patrocinadores ou das partes interessadas. Ao adotar um plano de gestão de risco, a equipe envolvida não apenas demonstra a intenção de gerenciar o risco como também demonstra como que esse risco será gerido.
A maior parte da quantidade dos riscos está presente no início de um projeto quando acontece a maior quantidade de incerteza. Por isso, o risco deve ser gerido de forma proativa e contínua ao longo de cada uma das fases do ciclo de vida. Também é importante calcular precisamente a probabilidade assim como os riscos negativos e positivos.
Os riscos são inerentes a todos os projetos, independentemente do tamanho, duração ou extensão. É fundamental implantar o processo formal de gerenciamento de risco com intuito de permitir que a equipe do projeto possa se antecipar e responder adequadamente.
Como montar um plano de gerenciamento de riscos?
É nesse contexto que é introduzido o gerenciamento de risco, que busca – através de um planejamento adequado – identificar, analisar e responder aos riscos do projeto. O grande objetivo é a utilização de soluções adequadas para minimizar o impacto dos eventos adversos e maximizar os resultados dos positivos.
Ao identificar e analisar os riscos antes da execução, a equipe do projeto é capaz de produzir decisões mais rápidas e eficazes. Assim, essa equipe vai ser capaz de economizar tempo para gerenciar os outros aspectos importantes para o sucesso.
Para buscar o que promete, o gerenciamento de risco é dividido em seis processos essenciais:
1. Planejar
Para gerenciar os riscos, é preciso de um plano. Por isso, o primeiro processo é o planejamento, no qual é feita a definição de como conduzir as atividades de gerenciamento de riscos e quais ferramentas serão utilizadas.
2. Identificar
Quais são os riscos que podem afetar você? Pense de maneira ampla, abordando os fatores internos e os externos, sem deixar passar nenhuma possibilidade em branco. Após isso, documente as características de cada um dos riscos potenciais identificados.
3. Qualificar
Agora é hora de analisar criteriosamente cada um dos riscos potenciais identificados, procurando elencar quais são os mais prováveis e mais perigosos. São nesses riscos que você deve basear-se na hora de tomar as suas decisões estratégicas, de maneira que você já esteja preparado previamente caso algum deles venha a se tornar realidade.
4. Quantificar
Na quantificação dos riscos são determinados matematicamente os riscos, colocando no papel os valores com que você está lidando. Dessa forma é possível ver de maneira efetiva o impacto que isso pode trazer para a sua empresa.
5. Analisar
Com posse de todas as informações necessárias, você está apto a fazer uma análise profunda dos riscos identificados. É possível trabalhar com cenários diversos, alguns otimistas e outros pessimistas, e preparar as estratégias que podem ser utilizadas em cada um dos momentos.
6. Monitorar e controlar
Durante o ciclo de vida do projeto você o gestor deve estar constantemente monitorando e controlando todos os riscos, adaptando todo o planejamento de acordo com as mudanças observadas.
O gerenciamento de projetos fica muito complicado quando a organização trabalha com base em incertezas, por isso é essencial buscar o máximo de informações possíveis e estar preparado para qualquer situação que venha a acontecer. Enquanto algumas situações podem ser prevenidas completamente, outras podem apenas ser estudadas para que, quando aconteçam, sejam neutralizadas rapidamente, causando o menor impacto possível.
Por outro lado, é também essencial planejar tudo o que pode ser feito caso tudo saia da melhor maneira possível e a empresa atinja os cenários mais otimistas em seus projetos. Sem a análise prévia, na euforia de um grande sucesso, os investimentos poderiam ser realizados de maneira errônea, deixando de tirar o melhor proveito possível da situação.
O gerenciamento de riscos dos projetos é sem dúvidas essencial para a sobrevivência das empresas em um mercado dinâmico e competitivo. Você já conhecia os conceitos apresentados? Como você avalia a aplicabilidade na sua empresa? Compartilhe conosco as suas experiências!
